Calcular viáticos en las empresas es un tema clave en la gestión y legalización de gastos. Sin embargo, muchas empresas enfrentan dificultades para realizarlo debido a la falta de claridad en sus procedimientos y políticas empresariales. En esta guía, presentaremos algunas consideraciones importantes para el cálculo y gestión efectiva de los viáticos en las empresas. ¡Continúa leyendo!
Tabla de contenidos
Puntos Clave
- Son los pagos que una empresa realiza a un trabajador para cubrir gastos derivados de desplazamientos laborales
- Los viáticos permanentes se pagan de forma habitual a trabajadores que viajan constantemente
- Los viáticos puedes ser deducibles para la empresa si están soportados correctamente
- Deben estar justificados con soportes válidos (facturas, tiquetes, etc.)
1. ¿Qué es un viático?
La palabra “viático” proviene del latín “viaticum”, que originalmente se refería a los suministros necesarios para un viaje. Con el tiempo, el término se ha expandido para incluir los gastos necesarios para un viaje, especialmente aquellos relacionados con los negocios. Los viáticos son una cantidad de dinero que se asigna a un trabajador o empleado para cubrir los gastos necesarios durante un viaje de negocios o una actividad laboral fuera de su lugar de trabajo habitual. Se otorgan con el objetivo de facilitar y asegurar que el trabajador pueda cubrir los gastos necesarios durante su viaje de trabajo sin incurrir en gastos personales.
2. ¿Por qué es importante calcular los viáticos?
Calcular correctamente los viáticos es fundamental porque impacta directamente en el cumplimiento fiscal de la empresa. Cuando no se definen bien o no se justifican adecuadamente, estos pagos pueden ser considerados como salario encubierto, lo que implica cotizaciones adicionales y posibles sanciones por parte de la DIAN. Un cálculo claro y alineado con la normativa permite asegurar que cada importe tenga el tratamiento adecuado y evita riesgos innecesarios.
Además, los viáticos son una partida de gasto que, si no se controla, puede crecer sin visibilidad. Sin criterios definidos, es fácil que aparezcan sobrecostes, duplicidades o gastos fuera de política. Por eso, calcularlos correctamente ayuda a establecer límites, comparar desviaciones y entender el coste real de la movilidad dentro de la empresa, algo especialmente relevante para la toma de decisiones financieras.
También tiene un impacto importante en la equidad interna. Cuando no existe una base clara para asignar viáticos, pueden surgir diferencias entre empleados que generan malestar o sensación de trato desigual. Definir criterios de cálculo homogéneos permite aplicar las mismas reglas a todos, reforzando la transparencia y la confianza en la organización.
Desde el punto de vista fiscal, un cálculo adecuado es clave para garantizar la deducibilidad de estos gastos. Para que la empresa pueda beneficiarse de ello, los viáticos deben estar correctamente cuantificados, justificados y vinculados a una actividad laboral real. De lo contrario, no solo se pierde ese beneficio, sino que se incrementa la carga tributaria.
Por otro lado, contar con un sistema claro de cálculo mejora la trazabilidad y facilita cualquier proceso de auditoría. Tener registro detallado de cada gasto permite demostrar su validez, reducir errores y detectar posibles irregularidades a tiempo, lo que refuerza el control interno de la organización.
Finalmente, calcular bien los viáticos contribuye a la eficiencia operativa. Evita revisiones manuales innecesarias, reduce errores en las liquidaciones y agiliza los reembolsos. En conjunto, no se trata solo de una cuestión administrativa, sino de una palanca clave para mantener el control financiero, cumplir con la normativa y optimizar los procesos internos.
3. ¿Qué aspectos son importantes a considerar para el cálculo de los viáticos?
Existen varios aspectos importantes que deben ser considerados al momento de calcular los viáticos para un viaje de negocios. A continuación, se presentan algunos de ellos:
- Tipo y tamaño de la empresa: La actividad económica y tamaño de la empresa pueden influir en la cantidad de dinero asignada para viáticos. Una empresa con mayor actividad comercial y más grande puede tener mayores recursos para destinar a los gastos de viaje, mientras que una empresa más pequeña puede tener un presupuesto más limitado.
- Política de viáticos de la empresa: Cada empresa puede tener sus propias políticas de viáticos, las cuales pueden variar en función del tipo de viaje o de la posición del trabajador en la empresa.
- Objetivos del viaje: El objetivo del viaje también puede influir en el cálculo de los viáticos. Por ejemplo, si el viaje tiene como objetivo la negociación de un contrato importante, es probable que se asignen mayores recursos para los gastos de entretenimiento y transporte, ya que estos pueden ser esenciales para lograr el éxito en la negociación.
- Destino y duración del viaje: El lugar al que se viajará y la duración del viaje son aspectos importantes a considerar para calcular los viáticos. Los costos de alojamiento, transporte y alimentación pueden variar significativamente según el destino y la duración del viaje.
- Categoría del viaje: Los viáticos pueden variar según la categoría del viaje. Por ejemplo, los viáticos para un viaje de negocios internacional pueden ser mayores que los de un viaje nacional.
- Tipo de gastos: Los viáticos pueden cubrir diferentes tipos de gastos, como alojamiento, comidas, transporte, entre otros. Es importante definir qué gastos serán cubiertos y en qué medida.
- Requisitos fiscales y tributarios: Es importante considerar los requisitos fiscales y tributarios relacionados con los viáticos, como la información exógena del pago de viáticos, tratamiento tributario de los viáticos en la declaración de renta de persona natural, los límites de deducción fiscal, entre otros.
- Seguimiento y control: Es fundamental llevar un seguimiento y control detallado de los gastos y viáticos incurridos durante el viaje para garantizar que se ajusten a la política y presupuesto establecido.
4. Las políticas empresariales en el cálculo y gestión de los viáticos
Como se mencionó en el punto anterior unos de los aspectos más importantes para calcular los gastos de viaje son las políticas empresariales.
En Colombia, el manejo de los viáticos está sujeto a la regulación del Estatuto Tributario, que es el marco legal que establece las disposiciones sobre los montos y condiciones de los viáticos, así como las implicaciones fiscales de su gestión. Haciendo cumplimiento a estas disposiciones que establece la ley, el manejo de los viáticos está principalmente definido por las políticas internas de cada empresa, las cuales establecen las normas y procedimientos para su gestión, control y legalización.
4.1. Importancia de Las políticas empresariales en el cálculo y gestión de los viáticos
Algunas de las razones por las que las políticas empresariales son importantes incluyen:
- Establecen claramente cuáles son las reglas y procedimientos que se deben seguir al asignar y gestionar los viáticos;
- Ayudan a controlar los costos de los viajes de negocios mediante la definición de límites en los gastos y en la forma en que se deben utilizar los fondos asignados;
- Permiten estar en línea con las leyes y regulaciones aplicables en materia de gastos de viaje;
- Ayudan a los empleados a ser más productivos durante los viajes de negocios al establecer expectativas claras y alineadas con la misión y objetivos de la empresa.
5. ¿Qué inconvenientes encuentran las empresas a la hora de calcular y gestionar los viáticos?
Uno de los principales inconvenientes que enfrentan las empresas a la hora de calcular y gestionar sus viáticos es la falta de herramientas adecuadas para su gestión. En muchos casos, las empresas todavía utilizan procesos manuales y documentos en papel para solicitar, aprobar y legalizar los gastos de viaje, lo que puede generar errores, retrasos y falta de eficiencia en la gestión.
La falta de procesos eficientes también puede dificultar el seguimiento y control de los gastos de viaje, lo que puede generar situaciones de mal uso o fraude de los fondos asignados para los viáticos, además de dificultar el cumplimiento de los requisitos legales y fiscales.
6. ¿Cómo superar estos inconvenientes?
Para superar los inconvenientes que se presentan en el cálculo y control de viáticos, las empresas pueden adoptar sistemas de gestión de viáticos automatizados que permitan la captura, procesamiento y seguimiento de los gastos de los viajes de manera más eficiente y precisa. Contar con una solución de gestión de gastos corporativos como Tickelia, es sin duda la mejor opción para la reducción de errores, ahorro de tiempo, mayor transparencia y control de gastos.
