cómo reducir los gastos de combustibles

5 consejos para reducir los gastos de combustible de tu empresa

El precio de los combustibles en Colombia ha ido en aumento, así lo anuncio Ricardo Bonilla, ministro de Hacienda, quien dijo que se prevé que el galón de gasolina llegue a costar 16.000 pesos al final de este año. Ante este incremento de precios, si las empresas no hacen una correcta planificación presupuestaria, pueden verse afectadas en el funcionamiento de su organización. Por eso te explicamos cómo reducir y controlar estos gastos en tu empresa.

1. 5 consejos para reducir los costos de combustible

El contexto actual en el país y en el mundo ha evidenciado una variación constante en los precios de la gasolina y el diesel o ACPM. El Ministerio de Hacienda y Crédito Público anunció que el precio de la gasolina seguiría subiendo, al menos, durante los próximos dos años. Es por eso, que es necesario, más que nunca, tener una buena planificación y gestión de gastos en las empresas. ¡Acá te damos unas recomendaciones!

1.1. Promover la conducción eficiente

Un aspecto importante para mejorar en la reducción de los gastos de combustible es promover una correcta conducción. Una buena idea es realizar capacitaciones mensuales a los conductores de la compañía sobre cómo conducir de manera más eficiente, evitando aceleraciones y frenadas bruscas.

También, evitar hacer un uso constante del ralentí, el cual es un régimen mínimo de revoluciones que mantiene estable el funcionamiento de un motor sin meter una marcha o pisar el acelerador.

Una hora en ralentí puede llegar a consumir aproximadamente un galón de combustible en vehículos pesados, pero si no se hace el uso de este, se puede reducir hasta un 10% el consumo del combustible. Por otra parte, el ralentí puede generar más contaminación.

Otro aspecto importante es hacer un correcto uso del aire acondicionado. Es recomendable utilizarlo solo si es necesario, pues este depende del motor y por lo tanto puede generar más consumo de gasolina o ACPM, por lo que es preferible utilizar el compresor de aire.

1.2. Realizar un mantenimiento adecuado de los vehículos

Los vehículos en buen estado suelen consumir menos combustible, por lo que es importante mantener los vehículos de la empresa en pleno funcionamiento. Es prioridad realizar los cambios de aceite, la limpieza de filtros de aire y combustible, y revisar regularmente el sistema de frenos y la presión de los neumáticos. Y por supuesto, tener al día la revisión técnico-mecánica que es obligatoria para circular en el país

Además, según el Ministerio de Ambiente los nuevos vehículos deben cumplir con la normativa de la resolución 0762, del 18 de julio de 2022, que busca reglamentar los límites máximos permisibles de emisión de contaminantes, esto para evitar generar más daños al medio ambiente.

1.3. Usar vehículos más eficientes

Otra alternativa para reducir los gastos de combustible líquido en la empresa es plantear la posibilidad de remplazar los vehículos antiguos por unos modernos, esto porque cuando las piezas de un carro son más viejas no dan el mismo rendimiento y pueden crear un mayor consumo de combustible, además esto ayudará a reducir gastos en reparaciones. Por otro lado, pensar en adquirir vehículos híbridos o eléctricos puede reducir los gastos de combustible.

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En Colombia se ha reportado una subida en las ventas de los vehículos híbridos, según Fenalco y la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia, se vendieron en el país 16.774 unidades en 2022, esto quiere decir que hubo un crecimiento de 78.2% en comparación a las ventas de otros años. Lo que evidencia que más colombianos están pensando en alternativas que les generen menos gastos de combustible.

1.4.  Optimizar la carga y descarga del vehículo

Un aspecto que puede influir en el consumo de combustible es la carga y descarga del vehículo. Por lo que es buena idea mantener el peso del vehículo al mínimo necesario y evitar llevar objetos innecesarios. Además, tener una correcta organización de la carga de manera eficiente puede dar un peso de manera equilibrada y evitar arrastres aerodinámicos adicionales.

Al mantener el vehículo ligero y bien organizado, se reducirá la resistencia al viento y se mejorará la eficiencia del combustible. Además, una carga equilibrada ayudará a mantener la estabilidad del vehículo y a prevenir un mayor consumo de combustible debido a una distribución desigual del peso.

1.5. Planificar las rutas de manera eficiente

Planificar las rutas de los vehículos para evitar conducir más kilómetros de los necesarios es una gran alternativa para bajar el consumo de combustible.  Usar tecnologías de mapas y navegación para evitar los trancones y las carreteras congestionadas puede ser una gran estrategia.

2. ¿Qué son los gastos de combustible?

Los gastos de combustible en las empresas se refieren a los costos asociados con el consumo de combustible utilizado para operar los vehículos de la empresa, ya sea gasolina, diésel o cualquier otro combustible necesario para su funcionamiento.

Dentro de lo que abarca los gastos de combustible, está la compra de este, el mantenimiento de los vehículos, el seguro, los impuestos y otros gastos asociados con la flota de vehículos empresariales. Los gastos de combustible pueden ser una parte fundamental en el presupuesto de una empresa, especialmente para aquellas cuyas actividades comerciales dependen del transporte y la movilidad de bienes y servicios. Ante esto, es importante que las empresas empiecen a adoptar estrategias efectivas para reducir los gastos de combustible y mejorar la eficiencia en el uso de los vehículos.

3. ¿Cuáles son los combustibles que más usan las empresas?

La gasolina y el diésel o ACPM son los combustibles más comunes para el funcionamiento de los vehículos empresariales. Según un informe de la Federación Nacional de Comerciantes, Fenalco y la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia, el 71.6% de los vehículos más vendidos en el país utilizan la gasolina. Por otra parte, el 16.9% lo representan los vehículos de carga, buses y camiones.

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   3.1 ¿Cuál es la diferencia entre gasolina y diésel?

La gasolina es obtenida luego de destilar el petróleo, esta se utiliza principalmente para motores de combustión interna de encendido por chispa. La gasolina la forman hidrocarburos más ligeros pues su densidad es 20 % menos que la del diésel, pero en términos de masa, la gasolina proporciona un 3.5 % más energía, proporciona una respuesta mucho más rápida a la aceleración y es menos contaminante en ciertos tipos de gases emitidos.

El diésel o ACPM por su parte también proviene del petróleo, pero está formado por moléculas más pesadas, por lo que es más denso y aceitoso, por eso requiere que se calienta antes el motor para producir la combustión. La compresión de los motores diésel es mayor y su rendimiento también es superior por lo que necesitan menos cantidad de combustible.

Si se va a utilizar un vehículo constantemente y va a recorrer más kilómetros, los expertos recomiendan un motor diésel. Si no, la mejor opción será un vehículo con motor de gasolina.

Actualmente, el Gobierno Nacional ha mantenido el precio del diésel más bajo que el de la gasolina, ya que ha priorizado no afectar el servicio público y el transporte de carga, esto para no perjudicar los costos de la canasta familiar.

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4. ¿Cómo se regulan los precios de combustibles en Colombia?

En Colombia cada mes se conoce si hay un incremento o no al precio de la gasolina y el ACPM. Este valor lo calcula el Ministerio de Minas y el Ministerio de Hacienda basándose en el comportamiento del mercado internacional y de los derivados del crudo y TRM; posteriormente, crean una fórmula para determinar el valor.

De acuerdo con la Resolución del Ministerio de Minas 40193 de 2021, la Comisión de Regulación de Energía y Gas de Colombia (CREG) tiene la función de calcular los demás componentes que se actualizan una vez al año con la meta de inflación publicada por el Banco de la República y el Índice de Precios al Consumidor (IPC).

Según la Comisión de Regulación de Energía y Gas de Colombia esta fórmula hace la suma del ingreso al productor, el biodiesel, el impuesto a la nación, el impuesto territorial, los márgenes de distribución y el transporte. El precio de venta al público es la suma de todos esos componentes.

4.1. ¿El precio de los combustibles varía por ciudad?

Sí, según la CREG los precios de los combustibles no se aplican igual en todo el territorio nacional, son diferentes según el departamento y municipio, esta variación depende de la ubicación del territorio y los costos que pueden incrementar por el transporte de los combustibles a los almacenamientos y posteriormente estacionamientos de servicio.

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El precio de los combustibles se publica en referencia a las 13 principales ciudades del país. El Ministerio de Minas y el Ministerio de Hacienda por medio de la Comisión de Regulación de Energía y Gas actualizan de manera periódica el precio de la gasolina en el país. Estos son los recientes precios que anunciaron en el mes de mayo de 2023.

  • Bogotá: 12.173 pesos.
  • Medellín: 12.111 pesos.
  • Cali: 12.211 pesos.
  • Barranquilla: 11.847 pesos.
  • Cartagena: 11.805 pesos.
  • Montería: 12.055 pesos.
  • Bucaramanga: 11.920 pesos.
  • Villavicencio: 12.273 pesos.
  • Pereira: 12.154 pesos.
  • Manizales: 12.164 pesos.
  • Ibagué: 12.118 pesos.
  • Pasto: 9.916 pesos.
  • Cúcuta: 10.225 pesos.

5. ¿Cómo gestionar los gastos de combustible?

Las empresas muchas veces suelen gestionar los gastos de combustible de forma manual, pidiéndole a los conductores que guarden los recibos de las gasolineras, o cualquier tipo de gastos que se relacionen con el transporte. Algunas suelen poner todo en una carpeta, y luego trasladar toda esa información a un Excel, esa situación hace que sea más complicado tener un control del presupuesto, y hace que los trabajadores tengan más inconvenientes reportando los gastos.

Con este reciente panorama del incremento de la gasolina, muchos tendrán que reportar de manera más rigurosa sus gastos, pues como cambia el precio constantemente, las empresas se verán obligadas a pensar en nuevas alternativas de control de finanzas.

Una alternativa mucho más moderna y practica es el uso de la tecnología, como Tickelia, una App que digitaliza la legalización y gestión de viáticos y gastos de viaje de empresa. Además, funciona en el escritorio y desde el celular, cosa que facilita la practicidad para el usuario.

Tickelia, además, se integra con Google Maps para hacer un cálculo de las distancias que puede tener el conductor al hacer un recorrido, esto ayudará a evitar tomar rutas más largas, trancones y así consumir más gasolina o ACPM.

Por otra parte, si el conductor de la empresa necesita recargar el combustible del vehículo empresarial y luego requiera reportar ese gasto a sus superiores, la App le permite hacer una captura desde su celular a los recibos y por medio de la tecnología OCR, Tickelia le hará una lectura de la factura de la gasolinera y una digitalización automática de esta.

Es así como le ayudará a no encartarse con papelitos de las estaciones de servicio, y permitirá que cumpla con las normativas de la empresa. Además, al mánager y al responsable de finanzas les ayudará a controlar los gastos de la gasolina o ACPM de la empresa y podrán ver los posibles fraudes o duplicaciones de recibos que se puedan presentar al momento del reporte.

Si quieres conocer cómo evitar que estos precios de la gasolina te afecten la producción y funcionamiento de tú empresa, ¡te invitamos a conocer más de Tickelia, dándole clic al siguiente banner!

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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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