El presupuesto de base cero como herramienta para optimizar y utilizar de manera eficiente los recursos de las empresas.

¿Cómo implantar el presupuesto de base cero en tu empresa?

El presupuesto de base cero es un enfoque único y revolucionario para la planificación y asignación de presupuestos en las empresas. En lugar de simplemente ajustar el presupuesto anterior, este método requiere que cada unidad de la compañía justifique su presupuesto desde cero, basándose en sus necesidades y objetivos a largo plazo. Este proceso permite a las empresas optimizar sus recursos y asegurarse de que cada peso se utilice de manera efectiva y eficiente. En este artículo exploraremos en detalle los conceptos y las ventajas del presupuesto de base cero, así como su aplicación práctica en diferentes tipos de compañías.

1. ¿Qué es el presupuesto de base cero?

El presupuesto de base cero es un proceso de planificación de presupuestos que requiere que cada departamento de la empresa evalúe sus necesidades y objetivos y determine cuánto dinero se requiere para alcanzarlos. En lugar de basarse en el presupuesto anterior, el presupuesto de base cero comienza con una hoja en blanco y requiere que cada sección de la compañía justifique su presupuesto desde cero.

Este enfoque se basa en la premisa de que los recursos son limitados y que es importante asegurarse de que el dinero se utilice de manera eficiente. Por lo tanto, se requiere una evaluación exhaustiva de las necesidades y objetivos de cada unidad de la organización y la identificación de maneras innovadoras de alcanzarlos con los recursos disponibles.

El proceso de presupuesto de base cero incluye la evaluación de los programas y proyectos actuales, la identificación de áreas en las que se pueden hacer ahorros y la identificación de nuevas oportunidades de inversión que ayuden a la empresa a alcanzar sus objetivos a largo plazo. Es un proceso colaborativo que involucra a diferentes departamentos y niveles de la compañía y que a menudo se realiza con la participación de un equipo interdisciplinario.

En suma, el presupuesto de base cero es una herramienta valiosa para optimizar los recursos de la empresa, mejorar la eficiencia y garantizar que los fondos se utilicen de manera estratégica para lograr los objetivos a largo plazo de la empresa.

2. Ventajas del presupuesto de base cero ante un presupuesto estándar

El presupuesto de base cero y el presupuesto tradicional son dos enfoques diferentes para la planificación y asignación de presupuestos. Aunque ambos tienen como objetivo asignar recursos de manera efectiva, hay varias diferencias clave entre ellos:

  • Enfoque: El presupuesto tradicional se basa en el presupuesto anterior, mientras que el presupuesto de base cero comienza con una hoja en blanco y requiere que cada unidad de la organización justifique su presupuesto desde cero.
  • Participación: El presupuesto tradicional es un proceso más centralizado, en el que un departamento o empleado es el responsable de la asignación de presupuestos. Por otro lado, el presupuesto de base cero es un proceso colaborativo que involucra a diferentes departamentos y niveles de la organización.
  • Evaluación de programas y proyectos: El presupuesto tradicional a menudo asigna fondos a programas y proyectos sin una evaluación exhaustiva de su efectividad y relevancia. Por otro lado, el presupuesto de base cero requiere una evaluación rigurosa de los programas y proyectos existentes y la identificación de áreas en las que se puede ahorrar.
  • Flexibilidad: El presupuesto tradicional puede ser rígido y poco flexible, mientras que el presupuesto de base cero permite una mayor flexibilidad para responder a las necesidades cambiantes de la organización.
  • Enfoque a largo plazo: El presupuesto tradicional a menudo se centra en el corto plazo, mientras que el presupuesto de base cero se centra en los objetivos a largo plazo de la organización y se asegura de que los recursos se utilicen de manera estratégica para alcanzarlos.

Por lo tanto, el presupuesto de base cero es un enfoque más participativo, evaluativo y flexible que el presupuesto tradicional, y se centra en la optimización a largo plazo de los recursos de la empresa.

3. ¿Cuáles son las desventajas del presupuesto de base cero?

Aunque el presupuesto de base cero es un enfoque que está adquiriendo notoriedad en la planificación y asignación de presupuestos, también tiene algunos desafíos y desventajas que deben considerarse:

  • Tiempo y esfuerzo: El proceso de presupuesto de base cero puede ser más lento y requerir más esfuerzo que un presupuesto tradicional, lo que puede resultar una carga adicional de trabajo para los empleados encargados de realizarlo, en cada departamento.
  • Dificultad para justificar los nuevos proyectos: Si un departamento desea comenzar un nuevo programa o proyecto, puede ser difícil justificar la necesidad y el presupuesto para este dentro del enfoque de presupuesto de base cero.
  • Desfavorece a los programas establecidos: El enfoque de presupuesto de base cero puede desfavorecer a los programas y proyectos establecidos, ya que los departamentos deben justificar cada uno de ellos, al inicio de cada año, lo que puede derivar en una interrupción de la continuidad y una disminución en la eficacia de los programas a largo plazo.
  • Falta de flexibilidad: Aunque el presupuesto de base cero permite una mayor flexibilidad que los presupuestos tradicionales, también puede ser menos flexible, ya que los diferentes departamentos pueden encontrar dificultades para reasignar los recursos de un programa o proyecto a otro sin la aprobación adicional.
  • Costo inicial alto: Implementar un presupuesto de base cero puede requerir una inversión inicial significativa en términos de tiempo y recursos, lo que puede ser un obstáculo para algunas empresas.

En suma, el presupuesto de base cero es un enfoque efectivo para la planificación y asignación de presupuestos, pero también tiene algunos desafíos y desventajas a tener en cuenta antes de implementarlo. Es importante evaluar cuidadosamente las necesidades y objetivos de la empresa para determinar si el presupuesto de base cero es la mejor opción.

el presupuesto de base cero presenta algunas desventajas iniciales, pero a la larga, pueden optimizar mucho los recursos de las empresas.

4. Pasos para implantar un presupuesto de base cero

El proceso para elaborar un presupuesto de base cero y poder implantarlo de manera efectiva en una empresa, se divide en los siguientes pasos:

  • Identificar los objetivos y estrategias: Antes de comenzar a hacer un presupuesto de base cero, es importante identificar los objetivos y estrategias de la empresa. También es necesario considerar cualquier cambio en su entorno.
  • Evaluar los programas y proyectos actuales: El siguiente paso es evaluar los programas y proyectos actuales de la organización, incluyendo su efectividad, su relevancia y su impacto en los objetivos y estrategias de la compañía.
  • Reevaluar los recursos: Una vez que se han evaluado los programas y proyectos, es importante reevaluar los recursos, incluyendo el personal, los bienes, los servicios y los costos indirectos, para determinar qué se necesitará para lograr los objetivos.
  • Identificar áreas para la reducción: Durante el proceso de reevaluación de los recursos, es probable que se identifiquen áreas en las que se puedan reducir costos o eliminar proyectos que no estén alineados con los objetivos y estrategias de la empresa.
  • Justificar nuevos proyectos: Si un departamento desea comenzar un nuevo proyecto, se debe justificar su necesidad y el presupuesto para este dentro del enfoque de presupuesto de base cero.
  • Asignar presupuestos: Una vez que se han evaluado y reevaluado los proyectos y recursos, se puede asignar el presupuesto para cada uno de ellos, de acuerdo con los objetivos y estrategias de la empresa.
  • Monitorear y revisar: El proceso de presupuesto de base cero no termina con la asignación del presupuesto. Es importante monitorear y revisar regularmente el presupuesto para asegurarse de que se están cumpliendo los objetivos y marcados y de que se están utilizando de manera eficiente todos los recursos de la compañía.

Estos son los pasos más utilizados para hacer un presupuesto de base cero. Sin embargo, la complejidad y los detalles de cada paso pueden variar según la empresa y su entorno, pero estos son los componentes clave que deben considerarse para un enfoque efectivo y eficiente.

5. Soluciones para la gestión de presupuestos

A lo largo de este artículo, hemos podido ver como el presupuesto de base cero es una de las modalidades que más fuerza está adquiriendo entre las empresas. Sin embargo, es muy probable que muchas de estas compañías estén implantando este sistema presupuestario sin haber invertido en mejorar el proceso en sí.

Las empresas pueden realizar el presupuesto de diferentes maneras, aunque las más comunes son, de manera digital o de manera manual. Cuando hablamos de manera manual, no queremos referirnos a que aún se utiliza papel y lápiz, aunque puede que algunas compañías sí lo realicen así. Realizar el presupuesto manualmente, significa que se introducen los datos, se realizan los cálculos y se analizan los informes de manera manual.

Hoy en día, existen muchas soluciones que permiten realizar todos estos procesos de manera digitalizada y con la posibilidad de automatizar dichos procesos. Soluciones como Tickelia, ofrecen una gestión integral de los gastos empresariales.

Tickelia es la solución de gestión de gastos 360 para las empresas, con la que es posible tener un control absoluto de las finanzas de una compañía. Gracias a su sistema colaborativo entre empleados y managers, es posible hacer participes a todos los miembros de una empresa, del mismo modo que sucede con el presupuesto de base cero.

Tickelia ofrece la posibilidad de legalizar gastos de manera ágil y eficiente, a través de cualquier dispositivo móvil y mediante una imagen tomada con el propio smartphone y gracias a la tecnología OCR+ICR, esta recupera hasta 18 campos de información de los tiquetes o facturas, para que le gasto quede legalizado correctamente.

Además, Tickelia ofrece una aprobación de los gastos personalizable, con la que permite mantener un control, tanto de los gastos como del cumplimiento de las políticas internas. Esta herramienta es muy importante para combatir el posible fraude interne.

Por último, cabe destacar que Tickelia es 100% integrable con otros programas de gestión empresarial, como programas de gestión ERP&CRM, de gestión de nóminas y de RR.HH., entre muchas otras.

Si quieres conocer todo lo que Tickelia puede ofrecer en la gestión de gastos de tu empresa, ¡haz clic en el siguiente banner!

Automatiza la gestión de la legalización de viáticos y gastos de viaje de empresa
Etiquetas
Compartir
Gemma Mondéjar
Marketing junior en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
  • Los artículos más leídos de Contabilidad y Regulación Tributaria
  • Redes sociales
    Últimas noticias
    Boletín
    Los artículos más
    leídos del Blog
    Solicitar demo

      Ver condiciones

      Artículos relacionados

      El mundo de la facturación electrónica en Colombia está experimentando cambios significativos. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) presentó un proyecto de resolución

      ...

      A medida que el nuevo año fiscal se acerca, es esencial para los contribuyentes estar bien informados sobre las fechas clave y los requisitos del

      ...

      ¿Estás preparado para el Calendario Fiscal de 2024? Este calendario es una herramienta esencial para todos los contribuyentes, ya que establece las fechas límite para

      ...

      Solicitar una demostración

        Inscríbete al Webinar rellenando este formulario

          ¡Inscríbete a nuestro Webinar Flash!

          No te vayas sin antes inscribirte a nuestro Webinar Flash de 20 minutos, sin costo y en vivo, que te permitirá descubrir cómo automatizar la gestión de gastos y viáticos de empresa, y cómo reducir tiempo y dinero invertido en el proceso