El concepto de conciliación bancaria está relacionado con el proceso de cuadrar los movimientos financieros de una empresa. Con el fin de detectar errores entre los extractos bancarios y los libros contables de la compañía, los departamentos financieros realizan este proceso de conciliación. Descubre cómo se realiza, los desajustes y consejos para realizar una correcta conciliación bancaria.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es una conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es el proceso de verificar la exactitud de los saldos de una cuenta bancaria con los movimientos reflejados en los libros contables de una empresa. Su objetivo es comprobar que los extractos bancarios y el saldo registrado internamente sean los mismos. De esta manera se puede detectar errores, los cuales pueden ser por un fallo de digitación, por un desvío involuntario, por un desajuste entre el banco y la empresa o por un posible caso de fraude interno.
Para visualizarlo de manera gráfica, utilizaremos un simple ejemplo. Una empresa solicita el extracto mensual a su banco. En este se refleja unos movimientos correspondientes a $ 5.000.000.
Por otro lado, la empresa consulta sus libros de cuentas y en ellos aparecen movimientos con un monto total de $ 4.500.000, por lo que hay un desajuste de $500.000. La conciliación bancaria sirve para darse cuenta de estos fallos de conciliación y poder identificar el porqué.
2. Tipos de conciliación bancaria
Tal y como hemos visto, la conciliación bancaria es un proceso utilizado para verificar la exactitud de los saldos registrados en los libros contables contra los saldos legalizados por el banco. Existen dos tipos principales de conciliación bancaria: la conciliación bancaria individual y la conciliación bancaria conjunta.
La conciliación bancaria individual consiste en realizar una comparación de movimientos con una frecuencia más elevada. Este método consiste en ir comprobando los movimientos tanto en los libros contables de la empresa como en los extractos bancarios. Es el método más utilizado por la mayoría de compañías y es con el que se pueden detectar un mayor número de errores y rectificarlo de manera ágil y eficiente.
Por otro lado, está el modelo de conciliación bancaria conjunta, o contable, con la que se hace una recopilación de todos los movimientos que no cuadran. Con esta información se elaboran unas pólizas de corrección, con las que se determina de quien ha sido error, si de la propia empresa o del banco. Una vez se ha determinado quien ha cometido el error, es este quien corrige la conciliación.
3. Objetivos de la conciliación bancaria
Los objetivos principales de la conciliación bancaria se pueden resumir en dos principales:
- Realizar una legalización periódica: esta legalización puede tener una periodicidad de mensual, trimestral o la que la empresa considere adecuada para mantener un control y evitar que se produzcan muchos descuadres. Gracias a esta legalización, las empresas pueden tener toda la información necesaria para poder presentar los informes requeridos por las administraciones competentes en materia de tributación de finanzas empresariales.
- Controlar las finanzas de la empresa: este objetivo se basa en tener un protocolo de actuación en los casos en los que se producen los desajustes en las conciliaciones. Las empresas deben tener un conocimiento completo de la situación actual en la que se encuentran.
4. ¿Cuándo se debe realizar la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria es un proceso que se realiza, normalmente, durante los períodos en los que se deben emitir el informe del estado de las cuentas de la empresa ante las administraciones competentes.
Pese a que la DIAN no especifica que se deba presentar un documento identificado como conciliación bancaria, es recomendable realizarla, pues es una herramienta muy útil para conseguir tener un documento con el que comprobar que todos los movimientos en las cuentas del banco coinciden con los anotados en los libros de gastos de la compañía.
Por otro lado, las empresas pueden ir realizando conciliaciones bancarias de manera periódica, con el fin de tener un mayor control y evitar demasiados errores. La conciliación bancaria se puede realizar según las necesidades de cada empresa o la importancia que estas le den. Por lo tanto, puede ser una conciliación bancaria mensual, bimensual, trimestral, anual, e incluso semanal o diaria.
5. ¿Quién está obligado a realizar la conciliación bancaria?
Tal y como acabamos de comentar, la conciliación bancaria no es de naturaleza obligatoria para las empresas. La DIAN no hace un requerimiento a las compañías para que estas elaboren y emitan una conciliación bancaria.
Eso sí, como bien se apuntaba anteriormente, la realización de un documento de conciliación bancaria es un soporte que permite verificar que no hay irregularidades entre los extractos bancarios y los movimientos de dinero anotados en los libros de cuentas de la empresa.
La conciliación bancaria no es obligatoria, pero emitir un informe de los gastos realizados por la empresa, con el fin de justificar la situación financiera, sí que es obligatorio, por lo tanto, tal y como hemos indicado, es recomendable realizar la conciliación bancaria antes de presentar cualquier justificante a la DIAN.
6. ¿Quién se encarga de realizar la conciliación bancaria?
Esta cuestión, pese a que parece tener una respuesta simple, cabe matizarla. Lo más común en todas las empresas es que la conciliación bancaria la realicen aquellas personas cuyas tareas diarias estén relacionadas con el aspecto financiero de la empresa. Cuando se trata de empresas con un amplio número de trabajadores, estas suelen tener un departamento contable propio, por lo que los managers de este departamento serían los responsables de realizar las conciliaciones bancarias.
También, se puede dar el caso de que no se disponga de un departamento propio de finanzas. Ya sea por cuestión de tamaño de la empresa, o porque no se dispone de personal cualificado, son muchas las empresas la que externalizan este tipo de tareas a terceros. Las compañías que realizan esta acción encargan a gestorías que realicen las conciliaciones bancarias, ahorrando tiempo y personal a cambio de un coste extra.
7. ¿Cómo se realiza una conciliación bancaria? Paso a paso
A continuación, veremos paso a paso, cómo se realiza una conciliación bancaria. Estos son los pasos básicos de toda conciliación, pese a ello, pueden surgir algunos desajustes, los cuales veremos en el siguiente apartado.
7.1 Paso 1: Solicitar los extractos bancarios
Tal y como hemos comentado a lo largo del artículo, la conciliación bancaria se trata en comparar los movimientos registrados por la entidad bancaria con los movimientos anotados en los libros de gastos de la empresa.
Por lo tanto, el primer paso que toda empresa necesita hacer es obtener la información del banco, o los bancos, en los que tienen el dinero.
Para ello, las entidades bancarias emiten extractos de periodos de tiempo en concreto. Las empresas deben indicar el periodo en el que quieren realizar dicha conciliación bancaria.
Como hemos visto anteriormente, estos períodos dependen de cada empresa. Hay compañías que realizan una conciliación bancaria a final de cada mes, otras de manera anual o, por el contrario, hay empresas que realizan una conciliación bancaria semanal, e incluso cada día, al finalizar la jornada.
En suma, una vez la entidad bancaria ha entregado los extractos de las diferentes cuentas, en caso de tener más de una, a la empresa, se realiza el segundo paso.
7.2 Paso 2: Localizar los libros contables de la empresa
Para poder realizar una comparativa de movimientos, es necesario tener un registro interno de los movimientos financieros realizados. Para ello, las empresas deben disponer de un libro de cuentas, en el que se van anotando todos los movimientos que se han realizado.
Es aconsejable disponer de estos libros con el fin de dejar constancia de cada movimiento, ya sea a través de las cuentas bancarias o de los demás sistemas de pago, como por ejemplo la caja menor.
En el momento en que se dispone de la información bancaria y de los registros internos, se puede realizar el tercer paso: la comparativa.
7.3 Paso 3: Realizar la comparativa y crear los asientos contables
Con toda la información disponible, llega el momento de realizar la comparativa. Este proceso consiste en identificar cada movimiento anotado en los libros de cuentas de la empresa con su movimiento bancario correspondiente.
Este es un proceso que puede ser tedioso, si se realiza de manera manual. Más adelante, veremos cómo la tecnología puede ayudar a tu empresa a realizar conciliaciones bancarias de manera automática.
Sin embargo, en cualquier caso, siempre pueden aparecer desajustes, ya sean provocados por la propia entidad bancaria o por la empresa. Para corregir estos desajustes se utilizan los conocidos asientos contables. Estos asientos sirven para efectuar una nota con la que un gasto que no conciliaba quede bien registrado y se sepa toda la información de ese movimiento.
Por ello, en el caso de detectar desajustes y realizar los asientos contables oportunos, es importante dejar constancia de estos ajustes, para que, en futuras conciliaciones, en el caso de detectar desajustes similares, se sepa su procedencia.
8. Desajustes más comunes en la conciliación bancaria
En el momento de realizar la conciliación bancaria pueden aparecer ciertos desajustes, los cuales se pueden clasificar en dos tipos: temporales o permanentes.
- Desajustes temporales: Son los que se producen por un desajuste en las fechas indicadas en los extractos y en los libros contables. Esto implica que el movimiento está reflejado, pero están anotados con una fecha diferente. Un ejemplo muy típico de desajuste temporal es cuando se emite un cheque a un cliente y este no lo cobra en la fecha prevista, sino más adelante. El movimiento de emisión del cheque queda registrado en los libros contables de la empresa y también en los extractos bancarios, pero con fechas distintas.
- Desajustes permanentes: estos se pueden producir por varios factores. Lo más común es por un error interno en la empresa, pero se puede dar el caso de que sea un error de la entidad bancaria. La mayoría de desajustes permanentes se efectúan en el momento de anotar la información y los más comunes son los errores de cifras, pues se anota una cifra que no era la correcta, o no anotar un movimiento, el cual se ha producido en la cuenta bancaria, en los libros contables.
9. Consejos para realizar una conciliación bancaria
Tras ve qué tipo de desajustes pueden ocurrir durante el proceso de conciliación bancaria, veamos algunos consejos para intentar evitarlos.
- Es recomendable disponer de toda la información posible antes de realizar la conciliación. Esto implica que, si se detecta, antes de iniciar el proceso, que falta alguna factura o el comprobante de algún gasto, se debe reclamar.
- Es muy importante disponer de una información actualizada, pues de nada sirve trabajar en una conciliación bancaria de un período en concreto con información obsoleta.
- Es aconsejable no realizar una conciliación bancaria de un período muy extenso. Hemos visto que se pueden realizar conciliaciones bancarias en lapsos de tiempo muy concretos, como semanales o mensuales. Cuanto más breve sea el periodo, menos errores se producen y estos son más fáciles de detectar y corregir.
- Prestar mucha atención al proceso de conciliación para evitar los errores, ya no solo durante el proceso de conciliación, sino también en el momento en que se anota un movimiento.
- Ser eficientes en el proceso de corrección de errores. Es probable que se detecte un error de desajuste y se pierda mucho tiempo intentando buscar el movimiento en cuestión, cuando lo más eficiente sería establecer un protocolo de actuación en el que se siguieran unos pasos concretos.
- No abusar de los asientos contables, pues estos sirven para anotar que un movimiento no cuadraba, pero si se arrastran en el tiempo, esto puede implicar mayores errores en un futuro.
- Por último, el consejo más importante es implantar herramientas para la gestión financiera que permitan digitalizar y automatizar los procesos, incluida la conciliación bancaria.
10. Herramientas para automatizar y optimizar la conciliación bancaria
Retomando el último consejo del apartado anterior, una de las mejores soluciones para evitar errores en el proceso de conciliación bancaria, así como en la gestión financiera en general, es implantar herramientas tecnológicas que permitan una digitalización y una automatización de las tareas correspondientes con la contabilidad de las empresas.
Herramientas como Tickelia permiten una gestión de gastos integral. Gracias a su sistema colaborativo, los empleados y managers trabajan juntos en la rendición y legalización de gastos.
Tickelia permite realizar los procesos de manera eficiente y automatizada, reduciendo el tiempo que se dedica a la gestión de gastos en un 75%.
Además, Tickelia ofrece la automatización del proceso de conciliación bancaria, ya que permite una liquidación y contabilización automática.
Tickelia es 100% integrable con otras herramientas de gestión empresarial como programas de gestión ERP&CRM o programas de gestión de nóminas y RR.HH., entre muchos otros.
Si quieres descubrir todo lo que ofrece Tickelia a tu empresa, ¡haz clic en el siguiente banner!
