¿Dónde se encuentra la diferencia entre los gastos de representación y los gastos de viaje? ¿Cuándo se efectúan unos y otros? ¿Pueden ser gastos simultáneos o son excluyentes? Descubre todo lo que debes saber sobre cómo gestionar los gastos de representación en tu empresa. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
1. Gastos de representación, ¿qué son?
Los gastos de representación son aquellos que sirven para realizar acciones comerciales con el objetivo de mejorar la imagen y la reputación de la empresa entre los proveedores y clientes. Todo ello, se basa en conseguir un rendimiento comercial positivo que repercuta en el aspecto financiero de la compañía.
Cabe destacar que los gastos de representación son estrictamente comerciales. Aquellos gastos como regalos u obsequios que se entregan a alguien que no mantiene una relación comercial con la empresa, no se consideraría como gasto de representación.
Los gastos de representación se pueden dividir en dos tipos principales: gastos de imagen y gastos de promoción:
- Gastos de imagen: gastos asociados a la producción de material publicitario, como tarjetas de presentación, folletos, carteles y otros elementos de promoción. También se incluyen los pagos por la asistencia a eventos, como ferias, conferencias y otros acontecimientos, así como las invitaciones para proveedores y/o clientes, ya sea para asistir a un evento o para realizar un almuerzo o cena. También se consideraría un gasto de representación el pago de las estadías de los proveedores y/o clientes en hoteles.
- Gastos de promoción: Estos gastos se refieren a los costes asociados a la comunicación de una marca, como la contratación de publicidad en medios de comunicación, campañas de publicidad, anuncios en Internet y otros medios. También se incluyen los costes asociados a la realización de actividades de promoción, como la organización de concursos, sorteos o premios, o la realización de acciones de marketing en redes sociales.
1.1 ¿Qué gastos de representación son deducibles para las empresas?
Del mismo modo que sucede con todos los gastos de una empresa, los gastos de representación también se rigen bajo una legislación que indica cuáles se pueden deducir. Según la normativa, solo aquellos que sean estrictamente necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y que, a su vez, generen una rentabilidad para la compañía.
Por lo tanto, es muy necesario que cualquier gasto que se considere como gasto de representación se justifique su finalidad. Los gastos de representación que cumplen con las características para ser deducidos son:
- Gastos relacionados con las relaciones públicas con proveedores y/o clientes.
- Gastos relacionados con la publicidad realizada para la venta de bienes o servicios.
- Gastos de personal relacionados con actividades de representación.
- Gastos de los beneficios obtenidos por la acción de representación.
2. Gastos de viajes, ¿qué son?
Por otro lado, tenemos los gastos de viaje, los cuales, en muchas ocasiones, se confunden con los gastos de representación. Es un error muy común pues en la mayoría de casos, los viajes de empresa tienen un fin comercial que ser muy parecido a los fines de los gastos de representación.
Sin embargo, los gastos de viaje son aquellos que se refieren a los costos ocasionados por el desplazamiento de trabajadores a otros lugares con el fin de seguir realizando tareas propias de su trabajo.
En los gastos de viaje se incluye el transporte, los viáticos, seguros, etc.
3. Diferencias entre los gastos de representación y los gastos de viaje
Tal y como hemos indicado en apartado anterior, los gastos de representación y los gastos de viaje son propensos a confundirse. Sin embargo, tienen algunas diferencias claras que permiten que no haya duda.
La primera diferencia es que tanto los gastos de representación como los gastos de viaje van en partidas presupuestarias diferentes. Este concepto es clave, pues es el primer indicativo que nos permite hacer una diferenciación entre ambos gastos.
Pero la mayor diferencia entre los gastos de representación y los gastos de viaje se encuentra en los propios términos que los definen. Los gastos de representación sirven para, precisamente, representar a la empresa ante los proveedores, clientes actuales y potenciales clientes.
Por otro lado, los gastos de viaje son aquellos gastos que genera un empleado en movilidad.
Por lo tanto, podemos resolver la duda que se exponía en la introducción a este artículo y es si los gastos de representación y los gastos de viaje pueden ser compatibles. La respuesta es sí, estos dos tipos de gastos no tienen por qué ser excluyentes. Un mismo trabajador puede generar gastos de viaje y de representación de manera simultánea.
4. Contabilización de los gastos de representación
La contabilización de los gastos de representación en Colombia, al igual que otros gastos empresariales, debe realizarse de acuerdo con las normas contables y fiscales vigentes en el país. A continuación, te proporciono una visión general de cómo se manejan estos gastos en Colombia:
- Definición: Los gastos de representación son aquellos gastos en los que incurren los directivos o empleados de una empresa en el ejercicio de sus funciones, con el propósito de representar a la empresa ante terceros. Estos pueden incluir gastos de viaje, hospedaje, comidas, entre otros.
- Contabilización: Al igual que cualquier otro gasto, los gastos de representación deben ser debidamente soportados con facturas o documentos equivalentes que cumplan con los requisitos exigidos por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Una vez se cuenta con el soporte, se realiza el registro contable correspondiente, debitando una cuenta de gastos y acreditando una cuenta de bancos o cuentas por pagar, según corresponda.
- Tratamiento Fiscal: Es importante tener en cuenta que no todos los gastos de representación son deducibles para efectos del impuesto de renta. La DIAN establece ciertos límites y condiciones para la deducción de estos gastos. Por ejemplo, en algunos casos, los gastos de representación tienen un límite en función del salario del empleado o directivo que los genera.
- Control Interno: Las empresas suelen establecer políticas y procedimientos internos para el manejo y aprobación de los gastos de representación. Esto incluye límites de gasto, aprobaciones necesarias, y procedimientos de reembolso.
- Actualizaciones Normativas: Es esencial estar al tanto de las actualizaciones en las normas contables y fiscales relacionadas con los gastos de representación. En Colombia, con la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), algunas prácticas contables han cambiado, y es crucial estar actualizado.
Dado que la contabilidad y la fiscalidad son áreas que pueden tener cambios y actualizaciones, siempre es recomendable consultar con un contador o asesor fiscal en Colombia para obtener información detallada y actualizada sobre la contabilización de los gastos de representación y su tratamiento fiscal.
5. ¿Cómo optimizar los gastos de representación?
Como pasa con todos los gastos de una empresa, la clave para poder optimizarlos es obteniendo una correcta gestión de estos. Para ello, es recomendable seguir una serie de pasos que permitirán, tanto a los empleados como a los managers, ser más eficientes en el proceso de rendición y legalización, en este caso, de los gastos de rendición.
Cabe destacar que los gastos de representación, tal y como hemos visto a lo largo de este artículo, guardan cierta similitud con los gastos de viaje, en cuanto a su procedimiento o gestión. Por ello, estos consejos se pueden poner en práctica con los gastos de viaje y con todas las partidas de gastos de la empresa. Para ello, lo más aconsejable es crear una política de gastos bien detallada, en la que queden definidos todos los tipos de gastos de una empresa.
Para lograr una gestión de los gastos de representación optima, se recomienda realizar las siguientes acciones:
- Establecer un presupuesto: Establece un presupuesto realista para los gastos de representación, teniendo en cuenta los objetivos de la empresa y los recursos financieros disponibles. Establecer límites claros para los gastos de representación ayudará a cumplir con la política de gastos.
- Uso de tarjetas de crédito corporativas: Las tarjetas de crédito corporativas permiten a los empleados realizar pagos de representación con una tarjeta de crédito. Esto permite a la empresa controlar los gastos de representación mediante la recopilación de información detallada sobre los gastos realizados. Además, muchas de estas tarjetas, combinadas con un programa de gestión de gastos, permite una conciliación de gastos instantánea.
- Establecer restricciones: Establecer restricciones sobre los tipos de gastos de representación permitidos y los montos que un empleado puede gastar. Las restricciones no deben ser vistas como algo negativo, sino que deben servir para crear consciencia de empresa y para que los empleados hagan un uso responsable del dinero de la empresa.
- Seguimiento de los gastos: Es necesario que todos los gastos tengan un seguimiento. Con este control se pueden detectar irregularidades, propias de errores o de posibles intentos de fraude.
- Reutilizar: Por último, un aspecto muy importante y que muchas empresas no tienen en cuenta es el hecho de reutilizar los materiales de representación, como carpetas, tarjetas de presentación y documentos impresos, cuando sea posible. Este factor se consigue en el momento de la ideación del diseño o producto destinados a la representación. Una buena opción es generar material genérico, que pueda servir en varios eventos o períodos de tiempo. Evitar crear material exclusivo para cada evento. Esto ayudará a reducir los gastos de representación.
6. Herramientas para digitalizar y automatizar la gestión de los gastos de representación
Para concluir este artículo sobre cómo se deberían gestionar los gastos de representación, es necesario conocer el contexto actual de muchas empresas, las cuales siguen rindiendo y legalizando gastos manualmente o con programas desfasados, que no permiten una optimización de este proceso. La realidad es que existen nuevas formas de llevar la gestión financiera de una empresa.
La tecnología ha dado grandes pasos en materia de programas para la gestión empresarial y dentro de estos, la gestión financiera también se ha visto beneficiada por estos avances. Son muchas las compañías que ya están optando por implantar programas especializados como Tickelia, que permiten una gestión financiera completa.
Tickelia es la herramienta indicada para realizar una gestión financiera integral. Gracias a su sistema colaborativo entre empleado y manager, es posible rendir y legalizar notas de gastos de manera eficiente.
Además, Tickelia permite una digitalización y automatización del proceso de rendición de gastos. La tecnología OCR+ICR, de la que está dotada Tickelia, permite rendir gastos tomando una simple fotografía con cualquier dispositivo móvil.
Tickelia también permite establecer unos parámetros de aprobación, creando una personalización con la que tener un mayor control de los gastos de representación o cualquier tipo de gasto.
Por último, Tickelia es una herramienta 100% integrable con otros programas de gestión empresarial, como programas de gestión ERP & CRM, programas de gestión de nóminas y RR.HH. o agencias de viajes, con las que poder planificar la gestión de viajes, entre muchos otros.
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