Evolución de la factura electrónica en Colombia

Conoce cómo ha evolucionado el uso de la factura electrónica en Colombia. En este artículo, exploraremos qué cambios ha tenido este tipo de facturación en los últimos años, por qué se ha vuelto obligatoria y cómo ha revolucionado la forma en que las empresas manejan sus transacciones comerciales hoy en día.

1. Historia e Inicios de la Factura Electrónica en Colombia: Un hito en la Transformación Digital

En 1995, el gobierno colombiano por medio de la Ley 233   dio un paso pionero al otorgar a la factura electrónica la misma validez que a su contraparte en papel, convirtiéndose en uno de los primeros países de Latinoamérica en hacerlo.

En ese entonces, la factura electrónica en Colombia era utilizada principalmente por el sector financiero y algunas grandes corporaciones que buscaban agilizar sus procesos administrativos y reducir costos. La adopción temprana de este sistema demostró los beneficios potenciales que podía brindar, lo que impulsó su evolución y expansión en los años siguientes.

En 1996, un año después de reconocer la validez de la factura electrónica, surgió el concepto de la “factura por computador” mediante el Decreto 1165.

Sin embargo, a pesar de este avance, no fue sino hasta el año 2007 cuando se estableció la normativa y la regulación técnica necesaria para definir claramente cómo debía expedirse, entregarse, aceptarse y conservarse la factura electrónica. Esto se logró mediante el Decreto 1929 y la Resolución 14465, que establecieron las pautas para su implementación y uso en el sistema colombiano.

Estas publicaciones fueron un punto de inflexión crucial para la facturación electrónica en Colombia, ya que transformaron este sistema en una opción voluntaria para las empresas del país. Sin embargo, es importante destacar que, en ese momento, la factura electrónica aún presentaba algunas limitaciones y desafíos significativos.

Una de las limitaciones era la necesidad de obtener autorización tanto de la DIAN como de los clientes individuales para emitir facturas electrónicas. Esto implicaba llegar a acuerdos formales con cada uno de los clientes a los que se deseaba facturar, lo que generaba cierta complejidad y requería esfuerzos adicionales por parte de las empresas.

Además, en ese momento no existía un estándar definido para la factura electrónica en Colombia. Esta falta de uniformidad dificultaba la interoperabilidad entre los diferentes sistemas utilizados por las empresas y limitaba la adopción masiva de este método de facturación.

Otro aspecto relevante fue que, en ese momento, la factura electrónica no era obligatoria para las empresas, lo que también supuso un freno en su adopción generalizada. Sin embargo, a pesar de estos desafíos, la facturación electrónica en Colombia comenzaba a consolidarse como una opción prometedora para mejorar los procesos administrativos y reducir costos.

2. El avance que tuvo la factura electrónica en Colombia posterior a la década de los 2000s

Fue en el 2014 cuando la implementación de la factura electrónica dio el siguiente paso, esto luego de que el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) otorgó al proyecto “Impulso y Masificación de la Factura Electrónica en Colombia”. Este proyecto tenía como objetivo fortalecer la competitividad, la integración regional del país y las capacidades de la administración tributaria y aduanera.

Luego de tener ese respaldo financiero por parte del BID el gobierno colombiano comenzó a trabajar en un nuevo proyecto que impulsara la obligatoriedad de la factura electrónica y corrigiera los errores del modelo anterior. El 24 de noviembre de 2015, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) publicó el Decreto 2242, estableciendo las condiciones de expedición e interoperabilidad del nuevo modelo de facturación electrónica.

Posteriormente, en febrero de 2016 la DIAN publicó la Resolución 000019, que reglamentaba las especificaciones técnicas del nuevo modelo y pocos meses después, el 18 de abril de 2016, se inició el Plan Piloto de la Factura Electrónica en Colombia.

El Plan Piloto contó con la participación de 59 empresas voluntarias de diversos sectores de la economía colombiana y tuvo una duración de 6 meses. Este proyecto representó un importante progreso en la implementación de tecnologías de la información en el país y brindó una oportunidad invaluable para diagnosticar, visualizar, definir y elaborar un plan de ajustes, mejoras y nuevos desarrollos necesarios en los servicios informáticos implementados por la Administración colombiana.

Además, el piloto permitió analizar y concluir preparando a la entidad frente a los desafíos que plantea la masificación de la facturación electrónica en Colombia. Desde el punto de vista logístico, operativo, administrativo, normativo, de control, gestión e informático, se pudo anticipar y abordar los retos que surgirían con la implementación a gran escala de este sistema.

Es por eso que el 22 de agosto de 2016, el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo de Colombia emitió el Decreto 1349, el cual estableció un mecanismo que permitía a las empresas registrar y circular sus facturas electrónicas como títulos de valor. Además, este decreto brindó a la DIAN la capacidad de seleccionar a los primeros grupos de empresas obligadas a utilizar la factura electrónica.

3. La obligatoriedad de la factura electrónica

En Colombia, desde el 26 de marzo de 2019, según la Resolución 020, la factura electrónica es un requisito obligatorio debido a las regulaciones establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta obligatoriedad menciona que todas las personas o entidades que se consideren comerciantes ejerzan profesiones liberales o presten servicios relacionados con estas actividades, así como aquellos que realicen la venta de bienes provenientes de la actividad agrícola o ganadera, están obligados a emitir una factura o un documento equivalente. Además, se requiere que conserven una copia de dicha factura por cada una de las transacciones realizadas, independientemente de si son contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

Esta obligación tiene como finalidad principal facilitar el control tributario y garantizar la transparencia en las transacciones comerciales. Al exigir la expedición y conservación de facturas, las autoridades tributarias tienen un registro claro y verificable de las operaciones realizadas, lo que contribuye a prevenir la evasión fiscal y asegurar el cumplimiento de las obligaciones impositivas.

La factura o el documento equivalente deben contener información precisa y completa sobre la operación realizada, incluyendo:

• Datos de identificación de las partes involucradas.
• Descripción detallada de los bienes o servicios.
• Montos correspondientes y los impuestos aplicables.

Estos documentos deben mantenerse disponibles para su revisión durante un período determinado, de acuerdo con las disposiciones legales establecidas.

La evolución de la tecnología también desempeñó un papel crucial en el desarrollo de la factura electrónica en Colombia. Con los avances en sistemas y plataformas tecnológicas, se crearon soluciones más sofisticadas y seguras para la generación, envío, recepción y almacenamiento de facturas electrónicas. Estas soluciones permitieron una integración más fluida con los sistemas de gestión empresarial, facilitando aún más la adopción de este sistema por parte de empresas de diferentes tamaños y sectores.

Es importante resaltar que la factura electrónica en Colombia ha evolucionado en paralelo a los avances tecnológicos y las regulaciones gubernamentales. Las actualizaciones y mejoras continuas han garantizado la validez y confiabilidad de este sistema, consolidándolo como una herramienta esencial en la gestión empresarial moderna.

4. ¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?

Actualmente, la emisión de facturas electrónicas de venta es obligatoria para ciertos contribuyentes, los cuales se detallan a continuación:

• Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios: Las empresas legalmente constituidas que venden bienes y/o prestan servicios están obligadas a emitir facturas electrónicas de venta.

• Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT: Los individuos que, como personas naturales, venden bienes y/o prestan servicios y tienen ingresos brutos que superan el umbral de 3.500 Unidades de Valor Tributario (UVT) deben emitir facturas electrónicas de venta.

• Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT: Las personas naturales que sean contratistas del Estado y tengan ingresos brutos que superen el umbral de 4.000 UVT deben emitir facturas electrónicas de venta.

Además, hay algunas excepciones para las personas naturales con ingresos inferiores a 3.500 UVT, pero que cumplen ciertos criterios específicos:

• Tienen más de un establecimiento de comercio.
• Están involucrados en la explotación de intangibles.
• Son usuarios aduaneros.
• Realizan consignaciones e inversiones que superan los 3.500 UVT.
• Han optado por el Régimen Simple de Tributación – RST.

Dentro de la categoría de facturación electrónica de venta, se incluyen diferentes tipos de facturas, tales como:

• Facturas electrónicas de crédito: Documentos que respaldan la venta de bienes o servicios a crédito, donde se establecen los plazos de pago y las condiciones acordadas entre el vendedor y el comprador.

• Facturas electrónicas de débito: Documentos utilizados para corregir errores en facturas emitidas anteriormente, como ajustes en montos o impuestos.

• Facturas electrónicas de exportación: Documentos que respaldan las ventas de bienes o servicios destinados a la exportación, cumpliendo con los requisitos y formalidades aduaneras correspondientes.

Estas regulaciones y clasificaciones son fundamentales para garantizar la transparencia y el cumplimiento de las obligaciones tributarias en el ámbito de la facturación electrónica de venta. El uso correcto y oportuno de estos documentos contribuye a una adecuada gestión contable y financiera, asegurando la trazabilidad y la validez legal de las transacciones comerciales.

5. La nueva Resolución 1092

La nueva Resolución 1092 lanzada en agosto de 2022 trajo nuevos cambios respecto a la obligatoriedad de la factura electrónica, pues establece que las facturas POS no dejarán de utilizarse, pero solo podrán ser entregadas si el monto de las ventas es inferior a 212.000 pesos o cinco unidades de valor tributario UVT, lo cual equivale a $42.412 pesos.

En cuanto al plazo para realizar los cambios exigidos por la DIAN, se aplican las siguientes fechas:

• Los grandes contribuyentes tienen hasta el 1 de febrero para realizar los ajustes necesarios.
• Los declarantes del impuesto sobre la renta, así como aquellos obligados a facturar electrónicamente, tienen plazo hasta el 1 de abril.
• Los comercios no declarantes de impuestos sobre la renta y complementarios tienen tiempo hasta el 1 de mayo para cumplir con esta medida.

En consecuencia, los comerciantes deberán adaptar sus máquinas registradoras a los nuevos estándares de venta para cumplir con los requisitos establecidos por la normativa vigente. Este avance a la implementación también ha incluido a los tendederos y vendedores en pequeñas tiendas, pues a partir de junio de 2023 están obligados a emitir facturas electrónicas para ventas que superen los $212.000, sin incluir impuestos, por cada transacción de venta o servicio que realicen.

6. ¿Cuáles son los beneficios de la factura electrónica en Colombia?

La factura electrónica en Colombia ha revolucionado el ámbito contable y financiero, brindando numerosos beneficios a las empresas en términos de eficiencia, control y cumplimiento tributario.

La factura electrónica brinda mejoras en la gestión administrativa y la reducción de costos operativos, hasta el fortalecimiento del control y seguimiento de las transacciones, la factura electrónica ha transformado la forma en que las empresas manejan su facturación y operaciones financieras. Estos son algunos beneficios al momento de hacer uso de esta:

• Eficiencia en la gestión administrativa: La implementación de la factura electrónica en Colombia ha permitido una notable mejora en la eficiencia de los procesos administrativos. Al eliminar el uso de papel y la necesidad de realizar tareas manuales, las empresas pueden agilizar sus operaciones y reducir los tiempos de procesamiento. Esto se traduce en una mayor productividad y en la optimización de los recursos empleados en la gestión de facturas y transacciones comerciales.

• Reducción de costos operativos: La factura electrónica en Colombia ha demostrado ser una alternativa más económica en comparación con el uso de facturas en papel. Al eliminar los gastos asociados con la impresión, el almacenamiento físico y la logística de envío, las empresas pueden reducir significativamente sus costos operativos. Además, la factura electrónica ayuda a minimizar los errores humanos y los riesgos de pérdida o extravío de documentos, lo que a su vez reduce los costos asociados con la resolución de disputas o auditorías.

• Mejora en el control y seguimiento: La facturación electrónica en Colombia ofrece un mayor control y seguimiento de las transacciones comerciales. A través de sistemas electrónicos, se puede realizar un seguimiento detallado de cada factura emitida y recibida, lo que facilita el control interno y la auditoría. Además, la factura electrónica proporciona una mayor trazabilidad de las operaciones, lo que contribuye a la prevención de fraudes y evasión fiscal.

• Cumplimiento tributario y legal: La factura electrónica en Colombia cumple con las regulaciones tributarias y legales establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Al emitir facturas electrónicas, las empresas pueden cumplir de manera más precisa y eficiente con las obligaciones fiscales y legales. Además, la factura electrónica brinda mayor seguridad y autenticidad de los documentos, lo que ayuda a prevenir la evasión fiscal y garantiza la integridad de las transacciones comerciales.

• Agilidad en la gestión financiera: La implementación de la factura electrónica en Colombia ha mejorado la gestión financiera de las empresas. La automatización de los procesos contables asociados a la facturación electrónica permite un registro más rápido y preciso de las transacciones, lo que facilita la conciliación y el control de los estados financieros. Asimismo, la factura electrónica proporciona información oportuna y confiable para la toma de decisiones financieras.

7. Pasos para la realización de la factura electrónica

Estos son los pasos que se deben tener de la factura electrónica:

7.1 Registro como facturador

En primer lugar, se debe hacer el registro en el sistema de la DIAN, si eres una persona natural, será necesario proporcionar tus datos personales al momento de realizar trámites o transacciones. Esto incluirá información como:

• Nombre completo.
• Número de identificación.
• Dirección.
• Otros datos relevantes.

En caso de ser una persona jurídica, es importante que proporciones como:

• Datos de la empresa.
• Nombre comercial.
• Número de identificación tributaria.
• Dirección fiscal.
• Información necesaria para identificar y vincular la transacción con la entidad correspondiente.

7.2 Registro del software para la factura electrónica

Para emitir las facturas electrónicas, es necesario disponer de una herramienta tecnológica que facilite el proceso. A la hora de seleccionar un software, existen tres opciones disponibles:

• Utilizar un software personalizado propio.
• Contratar los servicios de un proveedor tecnológico especializado en facturación electrónica.
• Emplear el sistema proporcionado por la DIAN.

La elección de la opción adecuada dependerá de las necesidades y recursos de la empresa. Si se dispone de un software propio que cumple con los requisitos técnicos y legales para emitir facturas electrónicas, se puede utilizar para llevar a cabo el proceso. En caso de no contar con un software propio, se puede considerar la contratación de los servicios de un proveedor tecnológico especializado que ofrezca soluciones de facturación electrónica adaptadas a las necesidades específicas.

Además, la DIAN ofrece su propio sistema para la emisión de facturas electrónicas, el cual constituye una opción viable si se desea utilizar una herramienta desarrollada y respaldada directamente por la autoridad tributaria colombiana.

7.3 Periodo de pruebas

Antes de estar habilitado para emitir la factura electrónica, la DIAN recomienda llevar a cabo una fase de pruebas. Esta etapa implica utilizar el software seleccionado para generar facturas electrónicas y verificar que cumplan con los requisitos establecidos. Una vez completada esta fase, la DIAN informará la empresa a través de un mensaje que el proceso de prueba ha sido exitoso.

Posteriormente, se debe pedir a la DIAN la autorización de numeración que debe contar con un rango y vigencia autorizada.

8. Requisitos que debe tener la factura electrónica

Al crear una factura electrónica de venta, es importante tener en cuenta los siguientes elementos:

• Identificación como factura electrónica de venta: Debe quedar claramente establecido que se trata de una factura electrónica de venta.

• Datos del vendedor: Se deben incluir los apellidos y nombre del proveedor del servicio o el NIT del vendedor.

• Datos del comprador: Se deben registrar los apellidos y nombre del comprador o el NIT del comprador. Si el comprador no está registrado en el Registro Único Tributario (RUT), se deberá proporcionar el tipo y número de documento de identidad.

• Numeración consecutiva: La factura electrónica debe contar con un sistema de numeración consecutiva autorizado, que incluya el rango de numeración permitido y su vigencia.

• Fechas y horas: Es necesario indicar la fecha y hora de generación de la factura, así como la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN.

• Descripción de los bienes o servicios: Se debe especificar claramente la cantidad y descripción de los bienes vendidos o servicios prestados. Cada uno de ellos debe tener un código que permita su identificación y relación.

• Valor total de la operación: Se debe indicar el valor total de la transacción realizada.

• Forma y medio de pago: Debe especificarse si el pago fue realizado de contado o a crédito. Además, se debe indicar el medio de pago utilizado, como efectivo, tarjeta de débito, tarjeta de crédito o transferencia electrónica.

• Retención de IVA: Si el vendedor actúa como retenedor del Impuesto al Valor Agregado (IVA), se debe señalar su calidad de retenedor.

• Discriminación de impuestos: Se deben detallar de manera clara y separada los montos correspondientes al IVA y al Impuesto al Consumo, indicando las tasas respectivas.

• Firma digital: La factura electrónica debe contar con una firma digital que garantice su autenticidad e integridad.

• Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Debe incluirse un código único, conocido como CUFE, que identifica de manera inequívoca a la factura electrónica.

• Código QR: Cuando se presente una representación gráfica digital o impresa de la factura electrónica en formato PDF, se recomienda incluir un código QR, que facilita la lectura y acceso a la información contenida en la factura.

Estos elementos son esenciales para asegurar la validez y cumplimiento de la factura electrónica de venta, proporcionando la información necesaria para el control y seguimiento adecuados de las transacciones comerciales.

9. ¿Qué incluye la factura electrónica?

Cuando se crea una factura electrónica se deberán ingresar los datos relevantes de la empresa, los detalles del comprador y los productos vendidos. A continuación, el programa generará automáticamente una factura electrónica con los siguientes elementos:

• XML: La factura electrónica se genera en formato XML, el cual es un lenguaje de marcado utilizado para estructurar y organizar la información de la factura. Este formato estándar permite la correcta interpretación y transmisión de los datos contenidos en la factura electrónica.

• CUFE: El CUFE (Código Único de la Factura Electrónica) es un código único asignado a cada factura electrónica. Este código tiene la función de identificar de manera inequívoca a la factura, garantizando su autenticidad e integridad. Es un elemento fundamental para el control y seguimiento de las facturas electrónicas.

• Código QR: La factura electrónica también puede incluir un código QR (Quick Response Code), que es un código de barras bidimensional utilizado para almacenar y representar datos codificados. Este código puede ser escaneado con dispositivos móviles u otros lectores para acceder rápidamente a la información contenida en la factura electrónica.

10. ¿Cómo mejorar la gestión de la factura electrónica por medio de la automatización?

La tecnología ha revolucionado la gestión de las facturas electrónicas, proporcionando una serie de beneficios significativos para las empresas. A continuación, se presentan algunos de los beneficios clave de la tecnología en la gestión de facturas electrónicas:

• Automatización y eficiencia: La tecnología permite la automatización de los procesos de emisión, envío, recepción y archivo de las facturas electrónicas. Esto agiliza significativamente el proceso, reduce la carga de trabajo manual y minimiza los errores humanos. Además, la automatización facilita la búsqueda y recuperación de facturas, lo que ahorra tiempo y recursos en comparación con la gestión manual de documentos físicos.

• Ahorro de costos: La tecnología elimina los gastos asociados con la impresión, el envío postal y el almacenamiento físico de las facturas. Al utilizar soluciones tecnológicas, las empresas pueden reducir considerablemente los costos operativos relacionados con la gestión de facturas, incluyendo el uso de papel, la tinta de impresión y los servicios de mensajería.

• Mejora de la precisión y reducción de errores: La tecnología proporciona herramientas de validación y verificación automatizadas, lo que contribuye a la precisión y exactitud de los datos en las facturas electrónicas. Esto reduce los errores y las discrepancias, mejorando la integridad de la información y minimizando los problemas asociados con facturas incorrectas o incompletas.

Soluciones digitales como Tickelia, ayudan a las empresas a tener el registro de todas las facturas electrónicas que reciban sus empleados, pues por medio de su sistema móvil y de escritorio, podrán adjuntar todos los documentos que les den al hacer una compra o suscripción.

Si es una factura de papel, los empleados podrán tomarle una fotografía con su celular, y luego la app hará una lectura de los datos por medio de las tecnologías OCR e ICR, esto facilitará a que toda la información se digitalice y quede mejor registrada en un sistema digital seguro.

Para las facturas electrónicas, Tickelia tiene la funcionalidad de hacer el cargue del documento PDF y el cargue masivo de los XML de las facturas electrónicas, esto es una parte fundamental para que las empresas puedan cumplir con los requisitos que establece la DIAN, además es una funcionalidad principal que se adapta a las nuevas normativas del Estatuto Tributario.

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