¿Qué es y para qué sirve el Registro Único Tributario?

El Registro Único Tributario (RUT) constituye el mecanismo único para identificar, ubicar, clasificar y desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio a los sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Si quieres conocer para que sirve en tu compañía, sigue leyendo.

1. ¿Qué es el Registro Único Tributario?

El RUT, o Registro Único Tributario, es el mecanismo por el cual la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en Colombia, identifica, ubica y clasifica a las personas y entidades que tienen la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio.

El Registro Único Tributario también sirve como identificador de otros responsables de impuestos administrados por la DIAN. Este número de identificación es necesario para realizar muchos tipos de transacciones y actividades comerciales, incluyendo la emisión de facturas, la declaración de impuestos y la apertura de cuentas bancarias comerciales, entre otros.

De igual forma, el Registro Único Tributario, RUT, sirve como medio para proporcionar y actualizar información relevante para el control tributario, como la actividad económica, la ubicación de la empresa y la responsabilidad tributaria.

En si es una herramienta crucial para la administración tributaria y es esencial para las operaciones de todas las empresas y personas que hacen negocios en el país. Según la DIAN, la información registrada ayuda a realizar un trabajo eficiente en cuanto a la recolección de impuestos, la supervisión de las obligaciones fiscales y proporcionar un buen servicio a los contribuyentes. Al mismo tiempo, facilita que los contribuyentes cumplan con sus obligaciones en lo que se refiere a impuestos, aduanas y asuntos de cambio de divisas.

Es en resumidas cuentas el documento que identifica a las personas naturales y jurídicas ante el estado como contribuyentes o declarantes.

2. ¿Quiénes deben inscribirse al Registro Único Tributario obligatoriamente?

Según el decreto 678 de 2022 los sujetos que tienen la obligación de inscribirse al Registro Único Tributario (RUT) son casi todos aquellos que realizan actividades económicas o financieras en Colombia, sean residentes o no. Estos son específicamente:

• Las personas naturales que no vivan en Colombia y las sociedades o entidades extranjeras: Estas personas deberán tener un Registro Único Tributario, por cada establecimiento o sucursal que tengan en Colombia. Estas personas y empresas extranjeras también deben registrarse en el RUT para cumplir con sus obligaciones fiscales, incluyendo la declaración de ingresos y ganancias de origen colombiano.

• Los proveedores de servicios extranjeros que no viven ni tienen domicilio en Colombia y que prestan servicios sujetos al IVA en Colombia: Deben registrarse en el Registro Único Tributario, RUT, para cumplir con sus obligaciones fiscales, incluyendo la recaudación, declaración y pago del IVA.

• Los contribuyentes que deben declarar impuestos sobre la renta y otros impuestos administrados por la DIAN.

• Los patrimonios autónomos que se establecen para hacer negocios internacionales y otros que requieren un Número de Identificación Tributaria (NIT) individual.

• Los inversionistas extranjeros que deben cumplir con deberes formales.

• Los inversionistas extranjeros que tienen inversiones de capital en Colombia, sin importar cómo se realicen estas inversiones.

• Las oficinas o sucursales en Colombia de empresas o entidades extranjeras.

• Las personas que actúan en nombre de otros en asuntos fiscales, aduaneros o cambiarios, como representantes legales, contadores y revisores fiscales.

• Los no contribuyentes que deben declarar ingresos y patrimonio y las personas que no están obligadas a pagar el impuesto al consumo en restaurantes y bares.

• Los responsables y no responsables del IVA.

• Aquellos que necesitan un NIT, pero no son responsables del IVA, ya sea porque necesitan emitir facturas o porque realizan una actividad económica no gravada.

• Los responsables y no responsables del impuesto nacional al consumo.

• Los responsables del impuesto a la gasolina y al ACPM.

• Los que retienen impuestos.

• Los importadores, exportadores y otros usuarios aduaneros.

• Los profesionales que compran y venden divisas en efectivo y cheques de viajeros.

• Los que deben declarar la entrada o salida del país de divisas o de moneda colombiana en efectivo.

• Cualquier persona o entidad a la que la DIAN le requiera la inscripción en el RUT para controlar el cumplimiento de sus obligaciones.

• Las personas que decidan voluntariamente acogerse al Impuesto Unificado SIMPLE.

• Aquellos que deben cumplir con las obligaciones sustanciales y formales de estructuras sin personalidad jurídica o similares.

3. ¿En qué momento se debe hacer la inscripción al RUT?

Las personas jurídicas y naturales deberán hacer su inscripción de manera previa al inicio de la actividad económica. Esta inscripción no tendrá ningún costo.

En el caso de que una persona natural adquiera la calidad de declarante en el correspondiente año gravable, tendrá plazo de inscribirse el Registro Único Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaración.

Por otra parte, según el Decreto 2460 de 2013 la inscripción en el Registro Único Tributario tendrá una vigencia indefinida, y por consecuente no se exigirá su renovación.

3.1 ¿Cómo se inscribe al RUT?

Se puede hacer por primera vez de manera presencial, videollamada o virtualmente, siempre y cuando, el proceso no requiera la inscripción en el registro mercantil ante la cámara de comercio, o asistencia de un funcionario DIAN.

Para inscribirse se debe ingresar a la página de la DIAN, luego definir qué tipo de persona es, natural o jurídica, posteriormente llenar el formulario de identificación y la necesidad de la inscripción a la plataforma. Una vez se haya recibido el código de verificación al correo registrado, se podrá continuar con el registro el cual solicitará adjuntar el documento de identidad y una foto. luego el servicio le pedirá registrar más datos, cuando se tenga todo el registro, se deberá seleccionar el botón de formalizar y finalmente, la DIAN mandará un correo con el documento Registro Único Tributario en PDF. 

4. ¿Para qué sirve el Registro Único Tributario?

El Registro Único Tributario sirve para avalar e identificar la actividad económica colombiana, pero además cumple con múltiples funciones importantes en el ámbito de los impuestos y las transacciones comerciales. Estas son algunas de sus características:

4.1 Identificación de contribuyentes

El RUT es un número único que identifica a cada contribuyente en Colombia. Este número es necesario para realizar transacciones comerciales y fiscales. Cada contribuyente, ya sea una persona física (natural) o jurídica (como una empresa o entidad), tiene un número de Registro Único Tributario único. Este número es utilizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para identificar a cada contribuyente y gestionar su información fiscal.

El número del RUT es esencialmente una identificación fiscal. Se utiliza en todas las transacciones e interacciones con la DIAN y es requerido para una variedad de actividades comerciales y financieras, incluyendo la emisión de facturas, la presentación de declaraciones de impuestos, y la apertura de cuentas bancarias de negocios.

Además de ser un número de identificación, el Registro Único Tributario también contiene información sobre la situación fiscal del contribuyente, como la actividad económica que realiza y las responsabilidades fiscales que tiene.

4.2 Información tributaria

El Registro Único Tributario (RUT) recopila los datos acerca de un contribuyente para fines de administración de impuestos. Cuando una persona o una entidad se inscribe en el RUT, debe proporcionar cierta información que será usada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para administrar y controlar las obligaciones tributarias, como:

• Información de identificación: Esto incluye detalles como el nombre completo de la persona o el nombre de la entidad, el número de identificación fiscal (NIT), la dirección, y los detalles de contacto.
• Tipo de contribuyente: Si es una persona natural o jurídica, residente o no residente, etc.
• Actividad económica: El tipo de actividad económica que realiza el contribuyente, de acuerdo con la Clasificación Internacional Industrial Uniforme de todas las Actividades Económicas (CIIU).
• Responsabilidades fiscales: Qué tipo de impuestos debe el contribuyente, si está sujeto a retención en la fuente, si es responsable del IVA, etc.
• Régimen tributario: Si el contribuyente está sujeto de obligado a facturar o no.

Esta información permite a la DIAN tener un registro detallado y actualizado de todos los contribuyentes, y ayuda a garantizar que todos cumplan con sus obligaciones fiscales de manera correcta y oportuna.

4.3 Cumplimiento de obligaciones fiscales

El RUT es necesario para declarar impuestos y cumplir con otras obligaciones fiscales en Colombia. Este registro facilita a los contribuyentes el cumplir con sus responsabilidades fiscales ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Estos son algunos aspectos clave del cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con el RUT:

• Declarar y pagar impuestos: Si una persona es un contribuyente debe declarar y pagar una serie de impuestos, dependiendo de su situación particular. Estos pueden incluir el impuesto sobre la renta, el impuesto al valor agregado (IVA), impuestos a las ventas, entre otros. El Registro Único Tributario es requerido para realizar estos procesos.
• Retención en la fuente: Según la DIAN y la definición del artículo 367 del Estatuto Tributario. La retención en la fuente es el mecanismo por el cual se consigue “en forma gradual, que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”.
• Facturación:  Para emitir facturas en Colombia, se necesita tener un RUT. Esto es especialmente relevante para las empresas, ya que las facturas a menudo deben incluir esta información.
• Información y documentación: Según cada contribuyente, se puede estar obligado a presentar documentación adicional a la DIAN. El Registro Único Tributario se utiliza para vincular toda esta información al registro tributario.

En general, el Registro Único Tributario es una herramienta fundamental para la administración de los impuestos en Colombia. Ayuda a los contribuyentes a cumplir con sus obligaciones fiscales y permite a la DIAN mantener un control eficaz sobre el sistema tributario.

4.4 Realización de transacciones comerciales

El Registro Único Tributario tiene un papel importante para la realización de transacciones comerciales. Las entidades y personas naturales que realicen alguna actividad económica, comercial o financiera en Colombia deben estar registradas en el Registro Único Tributario y deben utilizar este número para todas las transacciones comerciales relevantes.

Por otra parte, el Registro Único Tributario es esencial para la realización de transacciones comerciales en Colombia, ya que ayuda a garantizar que las transacciones se realicen de manera transparente y estén debidamente registradas a efectos fiscales

Estos son algunos ejemplos de cómo se ve reflejado:

• Facturación: Al emitir o recibir facturas, es necesario incluir el número de Registro Único Tributario. Esto garantiza que la transacción se puede rastrear y está asociada con el correcto contribuyente a efectos fiscales.
• Importación y exportación: Los importadores y exportadores necesitan un Registro Único Tributario para llevar a cabo estas actividades. El RUT se utiliza en los documentos aduaneros y para pagar cualquier tarifa o impuesto de importación o exportación que se pueda aplicar.
• Contratos comerciales: Al firmar contratos comerciales, las partes a menudo deben incluir sus números de Registro Único Tributario. Esto permite que la transacción se registre correctamente a efectos fiscales y también ayuda a confirmar la identidad de las partes.
• Declaración de impuestos: El Registro Único Tributario se utiliza al presentar declaraciones de impuestos y pagar los impuestos debidos. Esto permite que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) asocie los pagos y las declaraciones con el contribuyente correcto.

5. Clasificación de los contribuyentes

La clasificación de contribuyentes en el Registro Único Tributario se refiere a la categorización de los contribuyentes de acuerdo con ciertos criterios fiscales. Estos criterios pueden incluir el tipo de entidad (por ejemplo, si es una persona física, una empresa, una organización sin fines de lucro, etc.).

Cada contribuyente está clasificado en el Registro Único Tributario de acuerdo con estas y otras características, y esta clasificación determina qué obligaciones fiscales tiene la persona o entidad en cuestión.

Así están clasificados:

5.1 Personas Jurídicas

Esta categoría incluye a las empresas que tienen personalidad jurídica, como las sociedades anónimas, las sociedades limitadas, las corporaciones, entre otras. También se refieren a las entidades que tienen una personalidad legal distinta de la de sus miembros. Esto puede incluir empresas, organizaciones sin fines de lucro, fundaciones, corporaciones, sociedades anónimas, entre otros.

Estas entidades son reconocidas por la ley como contribuyentes individuales. Es decir, pueden realizar actividades comerciales, celebrar contratos, poseer propiedades, demandar y ser demandadas, y asumir obligaciones tributarias. Cada persona jurídica tiene un número único de identificación tributaria (NIT) asignado por la DIAN y registrado en el Registro Único Tributario.

Al igual que las personas naturales, las personas jurídicas tienen la obligación de inscribirse en el Registro Único Tributario antes de comenzar cualquier actividad económica en Colombia. Este registro es esencial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, aduaneras y cambiarias. La DIAN utiliza la información del RUT para la administración, control, investigación y recaudación de los impuestos.

Además, el Registro Único Tributario también proporciona información adicional sobre la persona jurídica, como su dirección, actividad económica principal, representante legal y otras informaciones relevantes.

5.2 Personas Naturales

Esto incluye a los ciudadanos colombianos y extranjeros residentes que tienen ingresos, como empleados, trabajadores independientes, empresarios individuales, propietarios de bienes inmuebles, entre otros. Estas personas deben inscribirse en el Registro Único Tributario antes de realizar cualquier actividad económica que pueda generar obligaciones tributarias.

El número de identificación de la persona natural es la Cedula de Ciudadanía.

Las personas naturales que deben declarar ante la DIAN son aquellas que cumplan alguna de las siguientes características:

• Que el patrimonio bruto al término del año gravable 2022 sea igual o superior a $171.018.000.
• Los ingresos totales del respectivo ejercicio gravable sean igual o superior a $53.206.000.
• Los consumos mediante tarjeta de crédito sean iguales o superiores a $53.206.000.
• El valor total de las compras y consumos sean igual o superior a $53.206.000.
• Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras sean igual o superior a $53.206.000.

5.3 Los no obligados a declarar  

Según información de la DIAN, no están obligados a declarar:

• Asalariados que no sean responsables del IVA: Estos asalariados solo pueden aplicar si sus ingresos brutos provienen por lo menos en un 80% de pagos originados en una relación laboral o legal y reglamentaria y si les aplican estos requisitos:
  • Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable no exceda 4500 UVT.
  • Que los ingresos brutos sean inferiores a 1400 UVT.
  • Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan 1400 UVT.
  • Que el valor total de compras y consumos no supere las 1400 UVT.
  • Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras no exceda las 1400 UVT.

• Personas naturales y sucesiones ilíquidas: Deben contar con los siguientes requisitos.
  • Que el patrimonio bruto en el último día del año gravable no exceda 4500 UVT.
  • Que los ingresos brutos sean inferiores a 1400 UVT.
  • Que los consumos mediante tarjeta de crédito no excedan 1400 UVT.
  • Que el valor total de compras y consumos no supere las 1400 UVT.
  • Que el valor total acumulado de consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras no exceda las 1400 UVT.

• Personas naturales o jurídicas extranjeras sin residencia o domicilio en el país: Cuando la totalidad de sus ingresos hubieren estado sometidos a la Retención en la Fuente que tratan los artículos 407 (Tarifas para dividendos y participaciones), 408 (Tarifas para rentas de capital y de trabajo) 409 (Tarifa especial para profesores extranjeros).

• Los consorcios y uniones temporales.

• Inversionistas extranjeros de portafolio.

• Fondos de inversión, Valores, Fondos Comunes Administrados por Entidades Fiduciarias y Fondos de Pensiones y Cesantías.

• Centros de eventos y convenciones con participación mayoritaria de las Cámaras de Comercio y que sean Empresas Industriales y Comerciales del Estado.

• Entidades que se encuentren en liquidación forzosa administrativa, obligatoria o que hayan suscrito acuerdo de reestructuración.

5.4 Grandes Contribuyentes

Según la DIAN son personas jurídicas legalmente constituidas o personas naturales que por el volumen de sus operaciones, ingresos, patrimonio o importancia en el recaudo cumplen con las condiciones previstas en la Resolución 000105 del 23 de noviembre de 2020.

Las personas serán clasificadas como grandes contribuyentes si cumplen por lo menos con uno de los siguientes requisitos:

• Que se encuentre en el grupo de contribuyentes que aportaron el 60% de todas las recaudaciones de impuestos, aduanas y cambios de moneda de la entidad en los últimos cinco años, contando hasta el 30 de septiembre del año en que se realiza la evaluación.
• Para las entidades legales o similares, se requiere que hayan reportado ingresos netos en el año fiscal anterior a la evaluación, excluyendo las ganancias ocasionales, que sean de al menos 5,000,000 de Unidades de Valor Tributario UVT, (que equivalen cada una a 42.412 pesos este 2023).

Personas naturales que durante el año gravable anterior al de la calificación hayan declarado un patrimonio bruto igual o superior a 3.000.000 Unidades de Valor Tributario UVT.

5.4.1 Obligaciones de los Grandes Contribuyentes

Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, los Grandes contribuyentes deben cumplir con una serie de obligaciones como:

• Presentar todas sus declaraciones de impuestos y comprobantes de pago a través de las plataformas digitales proporcionadas por la DIAN, cumpliendo con los plazos fijados por el gobierno nacional. Haciendo uso de la herramienta de Firma Electrónica (IFE).
• Los montos adeudados en concepto de Impuesto a la Renta se abonan en tres cuotas, la primera es en febrero del año correspondiente según el Calendario Tributario de la DIAN.
• Los Grandes Contribuyentes deben facturar electrónicamente.
• Deben reportar la totalidad de la información exigida por la DIAN en medios magnéticos a través de los servicios informáticos, con ayuda del prevalidador dispuesto para el efecto y haciendo uso de la Firma Electrónica.

5.5 Otros tipos de contribuyentes

• Contribuyente mediano alto: Personas naturales o jurídicas con patrimonio bruto superior a 30,000 SMMLV.
• Contribuyente mediano: Personas naturales o jurídicas con patrimonio bruto entre 5,001 y 30,000 SMMLV.
• Contribuyente pequeño: Personas naturales o jurídicas con patrimonio bruto entre 501 y 5,000 SMMLV.
• Contribuyente micro: Personas naturales o jurídicas con patrimonio bruto de hasta 500 SMMLV.
• Entidades de derecho público: Entidades de orden nacional, departamental, municipal y descentralizadas, cuya información debe mantenerse actualizada en el Registro Único Tributario.
• Régimen especial o sin ánimo de lucro: Entidades registradas en la casilla 64 del Registro Único Tributario, responsables del régimen especial del impuesto de renta y/o sin ánimo de lucro.
• Contribuyente por clasificar: Contribuyentes con información insuficiente o inconsistente en el Registro Único Tributario, que no se pueden clasificar en otras categorías.

6. La apuesta por la digitalización

Desde el 2019, Colombia ha impulsado la modernización de todas las entidades principales. El Artículo 147 de la Ley 1955 del 2019 del Plan Nacional de Desarrollo establece que las entidades del orden nacional deberán incluir en su plan de acción el componente de transformación digital, siguiendo los estándares que para tal efecto defina el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Debido a esto, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, ha creado un plan digital 2022 -2025 para mejorar la gestión tributaria y aduanera, una de las principales características de este plan es las mejoras en el modelo de facturación, la modernización de la gestión de cobranza y, el diseño e implementación de la factura electrónica para mejorar el cumplimiento tributario. Esto lo han impulsado para garantizar los ingresos que requiere el Gobierno Nacional para efectos de programas sociales, contribuir a la competitividad del país, así como también hacer frente a la evasión fiscal y la lucha contra el contrabando.

De hecho, desde el 1 de enero de 2019, las compañías colombianas encargadas de pagar y declarar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) deben implementar el sistema de facturación electrónica, de acuerdo con lo que se establece en el Decreto 2242 de la DIAN.

Ante esto, si una empresa está obligada a emitir facturas electrónicas y no cumple con este requisito, puede enfrentar sanciones. Por un lado, podrían aplicarse multas equivalentes al 1% del valor registrado en la factura, siempre y cuando no superen las 950 Unidades de Valor Tributario (UVT), que en 2023 corresponden a $42.412. Sin embargo, si se omite información o se proporciona de manera errónea, se puede generar una sanción que no exceda las 15.000 UVT. Además, si no se adopta el sistema de facturación obligatorio, como lo exige el artículo 684-2 del Estatuto Tributario, el establecimiento podría enfrentar una clausura temporal.

Por otro lado, a partir del 1 de junio de 2023 las facturas POS (Point of sale), que en su mayoría emiten los pequeños establecimientos, solo serán válidas si equivalen a ventas menores a los $212.000 pesos, si se excede en ese monto, los establecimientos deberán emitir las facturas electrónicas.

7. ¿Cómo gestionar las facturas electrónicas de los gastos de mi empresa?

Como se mencionó anteriormente, la DIAN está obligando aún más a la digitalización de las actividades económicas de las empresas, esto para tener un control y una mejor efectividad en la recaudación de recursos.

Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas que facilitan la organización y la gestión de los gastos empresariales, Tickelia es ejemplo de esto, ya que los empleados pueden digitalizar todos los gastos que hagan tomándole una foto a los recibos, facturas, o tirillas de papel y luego Tickelia logra digitalizarlos por medio de los sistemas ICR y OCR que logran extraer y clasificar la información de los documentos de forma muy clara y a detalle.

Pero además de digitalizar los gastos, Tickelia se integra al Departamento de Finanzas o Administración, controlando el presupuesto y la analítica de los costes a detalle. Por otra parte, facilita a que el departamento contable pueda hacer una legalización de los gastos y mantenerse al día en las obligaciones tributarias.

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