¿Qué es la factura POS?

La factura POS es ampliamente utilizada en diversos tipos de negocios, como tiendas minoristas, restaurantes, supermercados, farmacias y demás establecimientos. Acá te explicamos su significado, cómo se aplica y por qué a partir de junio 2023 no se podrá utilizar si las ventas superan el monto máximo de 5 UVT, esto por la nueva aplicación de la Resolución de la DIAN 1092 de 2022.

1. ¿Qué es la factura POS?

La factura POS (Point Of Sale o Punto de Venta en español) es un tipo de factura que se genera en el punto de venta al momento de una transacción comercial. Esta se utiliza comúnmente en tiendas minoristas, restaurantes y otros establecimientos comerciales que venden bienes o servicios directamente a los clientes. En términos generales la factura POS debe permitir registrar las ventas, calcular el monto total a pagar, imprimir las facturas o recibos correspondientes y administrar el inventario.

Estos son algunos de sus componentes:

• Terminal POS: Es el dispositivo central del sistema, que consta de una pantalla táctil o un monitor, un teclado o pantalla táctil para ingresar datos y una impresora integrada para imprimir las facturas o recibos.

• Lector de códigos de barras: Permite escanear los códigos de barras de los productos para registrarlos automáticamente en el sistema y agilizar el proceso de venta.

• Cajón de dinero: Es un compartimiento seguro donde se guarda el efectivo recibido de las ventas.

• Terminal de tarjeta de crédito o débito: Permite procesar los pagos electrónicos de los clientes, ya sea a través de tarjetas de crédito, débito o sistemas de pago móvil.

• Software de gestión: Es el programa informático que se ejecuta en la factura POS y que permite administrar las ventas, controlar el inventario, generar informes y llevar un registro de las transacciones realizadas.

2. ¿Cómo funciona la factura POS?

La factura POS es un conjunto de hardware y software utilizado en los establecimientos comerciales para procesar y gestionar las transacciones de venta. Este sistema debe tener un software especializado que sea aceptado por la DIAN.

La factura POS debe contener información específica, como:

• El nombre o razón social del comercio.
• Número de identificación tributaria (NIT).
• Dirección del establecimiento.
• Fecha y hora de la transacción.
• La descripción detallada de los productos o servicios vendidos.
• La cantidad.
• El valor unitario.
• Los impuestos aplicables (como el IVA).
• El monto total a pagar.

3. ¿Qué dice la nueva normativa sobre los límites para usar la factura POS?

La DIAN establece normas y reglamentos para la emisión de facturas POS en Colombia, y los comercios deben cumplir con dichas regulaciones para mantener su registro fiscal en orden. Las facturas POS también son importantes para llevar un control adecuado de las ventas, la contabilidad y para cumplir con las obligaciones tributarias correspondientes.

En Colombia es obligatorio desde el 2020 expedir facturas electrónicas para todas las personas naturales o jurídicas según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, sin embargo, esta entidad hizo una excepción que permite emitir la factura POS a cualquier contribuyente que tenga puntos de venta y que haga ventas masivas o al detal, y según el artículo 13 de la resolución 000042 del 2020, para emitir esta factura se deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar claramente etiquetado como factura P.O.S.
• Manifestar la condición de retenedor del Impuesto sobre las Ventas – IVA y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según sea aplicable.
• Pedir la correspondiente resolución de autorización a la DIAN utilizando el formato 1302, lo cual se realiza en línea a través de la cuenta que el contribuyente posea en la plataforma MUISCA.

Ahora bien, con la nueva normativa DIAN 1092 del 1 de julio de 2022, la DIAN ha establecido nuevas reglas para el uso de la factura POS, pues se indica que las ventas superiores a 5 UVT (Unidad de Valor Tributario) que se encuentra en 42.412 pesos, y equivalen en total a $212.000 ya no deben sustentarse como facturas POS, sino como facturas electrónicas.

Esto lo dijo la DIAN, para tener un mayor control fiscal de los pequeños establecimientos esto porque en estos momentos la facturación POS no está conectada en línea con la DIAN, por lo tanto, son los emisores de estos documentos quienes periódicamente le reportan a la autoridad fiscal este tipo de transacciones.

Estas facturas se generan a través de sistemas de punto de venta que están conectados a una impresora o pantalla, permitiendo que el cliente reciba una copia impresa. Además de ser un comprobante de la transacción, la factura POS también es utilizada para llevar un registro de las ventas realizadas, controlar el inventario y facilitar la contabilidad y la gestión financiera del negocio.

4. ¿Cuál es la diferencia de la factura POS y la factura electrónica?

En Colombia, tanto la factura POS como la factura electrónica son documentos legales utilizados para registrar y respaldar las transacciones comerciales. Sin embargo, existen algunas diferencias clave entre ambas:

• Emisión: La factura POS se emite en el momento de la transacción en un punto de venta físico, como una tienda o restaurante. Por otro lado, la factura electrónica se genera y envía electrónicamente, sin necesidad de estar presente físicamente en el lugar de la transacción.

• Medio de entrega: La factura POS se entrega al cliente en formato impreso o electrónico (PDF), directamente en el punto de venta. En cambio, la factura electrónica se envía al cliente de forma digital, generalmente a través del correo u otros canales electrónicos.

• Requisitos técnicos: La factura POS tiene menos requisitos técnicos en comparación con la factura electrónica. La factura electrónica debe cumplir con los estándares y formatos establecidos por la DIAN, como el uso de la factura electrónica XML y la inclusión de la firma digital.

Ambos tipos de facturas, la POS y la electrónica, son válidos y aceptados por la DIAN como documentos legales para respaldar las transacciones comerciales. La elección entre uno u otro depende del tipo de negocio y de las preferencias y necesidades específicas de cada empresa.

Sin embargo, la DIAN ha anunciado nuevos cambios para los comerciantes a partir de este año, pues dependiendo las ventas por unidad que realicen, deberán emitir facturas electrónicas a sus clientes. Este cambio lo ha hecho la DIAN para tener un mayor control fiscal de los pequeños comercios, y esta medida empezará a aplicar antes de abril de 2023.

Esta nueva aplicación será obligatoria a partir del 1 de abril y según la DIAN, hay unas fechas límites para empezar a aplicar esta resolución:

• Hasta el 1 de febrero de 2023 los Grandes Contribuyentes.
• Hasta 1 de abril de 2023 los Declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios que no tengan a calidad de grandes contribuyentes.
• Hasta el 1 de mayo de 2023 los No declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios.
• Hasta el 1 de junio de 2023 los Demás sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas.

3.1. Requisitos para utilizar la factura electrónica

La factura electrónica es un documento tributario digital que se genera, valida y autoriza electrónicamente por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Como requisitos para hacer uso de este tipo de factura la DIAN solicita:

• Hacer la correspondiente actualización del RUT (Registro Único Tributario), tanto de la empresa (Persona Jurídica) como de los representantes legales (Personas naturales).
• Tener acceso al correo electrónico registrado en el RUT, el cual aplica para las empresas como para los representantes legales y personas naturales que facturan directamente.
• Contar con un certificado de firma digital autorizado por la ONAC (Organismo Nacional de Acreditación de Colombia)
• Tener habilitado el instrumento de firma electrónica de la DIAN para autorizar los rangos de numeración de factura electrónica.

3.2 ¿Cómo se hace una factura electrónica?

Ya que la DIAN está queriendo hacer una transición a el registro electrónico, para tener un mayor control del comercio, estos son los pasos que se deben hacer para emitir una factura electrónica:

• Generación de la factura electrónica: El emisor de la factura, que puede ser un comercio, empresa o prestador de servicios, genera la factura electrónica en formato XML utilizando un software o sistema de facturación electrónica que cumpla con los estándares establecidos por la DIAN. La factura electrónica debe contener la información requerida por esta entidad como los datos del emisor y receptor, detalle de los productos o servicios, impuestos, entre otros.

• Firma digital: Una vez generada la factura electrónica, el emisor debe firmar digitalmente el documento utilizando un certificado digital válido emitido por una entidad certificadora reconocida por la DIAN. La firma digital garantiza la integridad y autenticidad de la factura electrónica.

• Envío y recepción: El emisor envía la factura electrónica al receptor, ya sea a través del correo electrónico o utilizando otros medios electrónicos acordados entre ambas partes. Es importante que el receptor tenga la capacidad de recibir, validar y almacenar las facturas electrónicas.

• Validación y autorización: El receptor de la factura electrónica debe validar su autenticidad y verificar que cumpla con los requisitos establecidos por la DIAN. Para ello, puede utilizar el portal web de la DIAN o software autorizado para la validación de facturas electrónicas. Una vez validada, el receptor acepta y autoriza la factura electrónica.

• Registro en la DIAN: El emisor de la factura electrónica debe enviar una copia de la factura validada y autorizada a la DIAN para su registro y posterior control tributario. Esto se realiza a través del portal web de la DIAN, utilizando los servicios electrónicos habilitados para tal fin.

La factura electrónica ofrece ventajas como la reducción de costos y tiempo en el proceso de facturación, mayor seguridad y trazabilidad de las transacciones, y facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Es importante que las empresas se aseguren de utilizar software o sistemas de facturación electrónica que cumplan con los requisitos establecidos por la DIAN para garantizar la validez y legalidad de las facturas electrónicas emitidas.

4. Ventajas de la digitalización de facturas

La DIAN ha reiterado múltiples veces su idea de digitalizar cada vez más las obligaciones que deben cumplir los comerciantes, esto principalmente para mejorar los controles de seguridad y registro.  Y es que la digitalización de las facturas ofrece diversas ventajas tanto para las empresas como para los clientes, estas son algunas:

• Eficiencia y ahorro de tiempo: La digitalización elimina la necesidad de procesos manuales y repetitivos asociados con las facturas en papel, como la impresión, envío físico, almacenamiento y manipulación manual de los documentos. Al digitalizar las facturas, se agiliza el proceso de emisión, envío y recepción, lo que permite ahorrar tiempo y recursos.

• Reducción de costos: Al eliminar los gastos asociados con el papel, la tinta de impresión y los envíos físicos, la digitalización de las facturas puede generar importantes ahorros económicos a largo plazo. Además, se reducen los costos relacionados con el almacenamiento físico y la gestión de archivos en papel.

• Mayor precisión y reducción de errores: La digitalización minimiza los errores humanos asociados con la entrada manual de datos. Los sistemas electrónicos de facturación suelen contar con mecanismos de validación y verificación automáticos que ayudan a garantizar la precisión de los datos y reducir los errores.

• Acceso y búsqueda rápida de información: Al digitalizar las facturas, se facilita el acceso rápido y fácil a la información. Los sistemas de facturación electrónica suelen ofrecer funciones de búsqueda y filtrado que permiten encontrar rápidamente una factura específica o generar informes de manera ágil.

• Seguridad y respaldo de datos: La digitalización de las facturas proporciona una mayor seguridad en comparación con las facturas en papel. Los sistemas de facturación electrónica suelen contar con medidas de seguridad, como la encriptación de datos y la firma digital, para proteger la integridad y autenticidad de las facturas. Además, la digitalización permite realizar copias de respaldo y evitar la pérdida de información.

• Sostenibilidad y reducción del impacto ambiental: Al reducir el consumo de papel y la generación de residuos, la digitalización de las facturas contribuye a la conservación del medio ambiente y promueve prácticas empresariales más sostenibles.

La digitalización de las facturas ofrece beneficios significativos en términos de eficiencia, ahorro de gastos, precisión de datos, acceso rápido a la información, seguridad de los datos y sostenibilidad ambiental. Estas ventajas impulsan cada vez más a las empresas a adoptar la facturación electrónica como una alternativa eficiente y moderna frente a las facturas en papel.

De hecho, otra implementación que ahora pueden hacer las empresas es digitalizar las facturas o recibos que tengan sus empleados al momento de hacer una compra empresarial. Un ejemplo de esto es Tickelia, solución de software que registra y gestiona los gastos empresariales de forma muy simplificada para que cualquier empleado lo pueda hacer sin complicarse.

Tickelia permite que el empleado pueda utilizar la cámara de su celular para tomarle una foto a la factura, luego gracias a la tecnología OCR, puede leer y registrar esa información de manera digital y de forma muy rápida. Este procedimiento puede ahorrarle al empleado un 75% de su tiempo que invierte normalmente en el registro de los gastos. Otro punto importante, es que controla y baja los niveles de fraude, pues logra establecer alertas si hay un mal registro, o una mala práctica.

Y por supuesto, se adapta a la transición digital que están solicitando las entidades regulatorias como la DIAN, Tickelia es un aliado tecnológico que facilita el cumplimiento de las normas y el registro estratégico.

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