Documentos equivalentes

¿Qué documentos son equivalentes a la factura en Colombia?

No siempre se dispone de una factura con la que legalizar un gasto. Para ello, existen diferentes documentos, expendidos por el vendedor, que sirven como equivalente a la factura de venta, siempre que la norma lo señale explícitamente. En este articulo veremos los diferentes tipos de documentos equivalentes a la factura de venta y sus requisitos.

1. ¿Qué son los documentos equivalentes?

En Colombia existen dos tipos de sujetos cuando hablamos en términos de ventas: los sujetos obligados a expedir facturas de venta y los sujetos no obligados a facturar. En la siguiente nota, nos centraremos en aquellos sujetos que están obligados a emitir una factura, pero lo pueden hacer mediante documentos equivalentes.

Con esta breve introducción, se intuye en qué consisten los documentos equivalentes, pues son los documentos que, como su propio nombre indica, sirven para remplazar una factura de venta.

Este tipo de documentos son emitidos por algunas compañías que, pese a estar obligadas a expedir una factura de venta, la ley les permite hacerlo a través de los documentos equivalentes. Un ejemplo pueden ser empresas como aerolíneas, cuyo documento equivalente es el tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, o un establecimiento como un cine, quienes pueden expedir la boleta de ingreso al cine.

Por lo tanto, a modo de resumen, los documentos equivalentes sirven para que tanto vendedor como comprador puedan justificar una transacción sin la necesidad de emitir una factura de venta.

2. Documentos equivalentes

Según el artículo 1.6.1.4.6. de decreto único reglamentario 1625 del 2016, el cual fue actualizado por el decreto 358 del 2020, los documentos equivalentes que pueden ser emitidos por los sujetos que están obligados a expedir factura son los que se muestran a continuación.

En este listado quedan reflejadas sus características y requisitos para su correcto uso y legalidad.

2.1 El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S

El tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. es el documento equivalente que pueden expedir los sujetos obligados a facturar. Pese a su validez reconocida por la legislación vigente, si la persona que compra un bien o solicita un servicio pide la expedición de una factura de venta, el vendedor o prestador de servicios está obligado a entregar dicha factura y en formato electrónico.

Los requisitos de este tiqueteson los siguientes:

  • Denominación expresa de sistema P.O.S.
  • Nombre y apellidos o razón social y Numero de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • IVA, Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, por cada uno de los bienes vendidos y servicios prestados.
  • Cantidad, unidad de medida y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes y servicios prestados.
  • Valor total de la operación.
  • Indicar agente retenedor del IVA y autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.
Un ejemplo de documentos equivalentes es el tiquete P.O.S.

2.2 La boleta de ingreso al cine

Como su propio nombre indica, la boleta de ingreso al cine es el documento equivalente que pueden expedir los sujetos obligados a facturar y que vendan entradas para exhibir películas cinematográficas en las salas pertinentes.

Los requisitos de laboleta de ingreso al cineson los siguientes:

  • Denominación expresa de bolea de ingreso a cine.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del vendedor o prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Número de sala de exhibición y número de sillas totales de la sala.
  • Dirección de la sala de exhibición.
  • Nombre de la película o función.
  • Valor total de la operación.
  • IVA, Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, por cada uno de los bienes vendidos y servicios prestados.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.

2.3 El tiquete de transporte de pasajeros

Este tipo de documento equivalente lo pueden emitir los sujetos obligados a facturar que presten el servicio de transporte de pasajeros. Los prestadores de servicio tienen que tener la autorización por parte de las autoridades para ejercer la actividad.

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Los requisitos de este documento son los siguientes:

  • Denominación expresa de tiquete de transporte de pasajeros.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del vendedor o prestador de servicios.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Descripción del servicio prestado: modo de transporte o tipo de operación.
  • Valor total de la operación.
  • IVA, Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, por cada uno de los bienes vendidos y servicios prestados.
  • Empresa de transporte afiliada.
  • Lugar de origen y destino final.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.

2.4 El extracto

El extracto es el documento equivalente el cual pueden expedir los sujetos obligados a facturar y que tengan la categoría de sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores o fondos de pensiones y cesantías.

Los requisitos delextractoson los siguientes:

  • Denominación expresa de extracto.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del vendedor o prestador de servicios.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del destinatario de los bienes y servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Descripción del servicio prestado.
  • Valor total de la operación.
  • IVA.
  • Indicar agente retenedor del IVA y autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios y de Gran Contribuyente.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.
Planilla Excel legalizacion gastos

2.5 El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.

Este es un tipo de documento equivalente el cual lo pueden expedir los sujetos obligados a facturar, cuyo servicio que ofrecen sea el transporte aéreo de pasajeros. Se incluye el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito MCO (por sus siglas en inglés Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito (MPD, EMD) el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (por sus siglas en inglés Ticket Agency Service Free) y demás documentos que se emiten con la autorización de la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), de manera física o electrónica.

Los requisitos de este tiquete son los siguientes:

  • Denominación expresa de tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del vendedor o prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Descripción del servicio prestado.
  • Valor total de la operación.

2.6 El documento en juegos localizados

El documento en juegos localizados lo pueden expedir aquellos sujetos obligados a facturar y que operen en juegos localizados, como pueden ser las máquinas tragamonedas, bingos, bingos virtuales, esferódromos y operadores en casinos.

Los requisitos deldocumento enjuegos localizados son los siguientes:

  • Denominación expresa de documento en juegos localizados.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del vendedor o prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Número identificativo de los instrumentos de juego, máquinas o juegos en sí.
  • Valor del depósito en dinero y valor del dinero pagado en las diferentes máquinas y juegos.
  • IVA.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.

2.7 La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados

Estos tipos de documentos equivalentes son expedidos en relación a los juegos de suerte y azar, los cuales son diferentes a los juegos localizados y pueden ser emitidos por los sujetos obligados a facturar por los beneficios obtenidos por la venta y prestación de los servicios para los juegos mencionados anteriormente.

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Los requisitos para estos tipos de documentos son los siguientes:

  • Denominación expresa de juegos de azar: boleta, fracción o formulario.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del realizador del sorteo.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Valor de la boleta, fracción o formulario.
  • IVA.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.

2.8 El documento expedido para el cobro de peajes

Este documento equivalente lo pueden emitir los sujetos obligados a facturar que obtengan ingresos por el cobro de peajes.

Los requisitos para este documento son los siguientes:

  • Denominación expresa de documento para el cobro de peajes.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del vendedor o prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Valor total de la operación.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.

2.9 El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores

El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores es el documento equivalente expedido por los sujetos obligados a facturar, los cuales obtienen ingresos por las comisiones y demás remuneraciones.

Los requisitos para el comprobante de liquidación son los siguientes:

  • Denominación expresa de comprobante de liquidación.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Valor total de la operación.
  • IVA.
  • Comisión a favor de la Bolsa y otras remuneraciones.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.

2.10 El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities

Este documento equivalente es similar al anterior, pero en este caso lo pueden emitir los sujetos obligados a facturar y que hayan obtenido ingresos por las comisiones y demás remuneraciones, en este caso por operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.

Los requisitos para este tipo de documento son los siguientes:

  • Denominación expresa de documento de operaciones.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Valor total de la operación.
  • IVA.
  • Comisión a favor de la Bolsa.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.

2.11 El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios

El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios es aquel que emiten los sujetos obligados a facturar, los cuales son empresas que, tal y como su nombre indica, prestan los servicios públicos domiciliarios tales como alcantarillado, aseo, energía eléctrica, telefonía pública básica conmutada, telefonía móvil rural y distribución de gas combustible.

Los requisitos para este documento son los siguientes:

  • Denominación expresa de documento de servicios públicos domiciliarios.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Valor total de la operación.
  • IVA.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.

2.12 La boleta de ingreso a espectáculos públicos

Este tipo de documento se asemeja a otros vistos anteriormente y consiste en el documento equivalente que acredita el ingreso a espectáculos públicos. Lo pueden expedir aquellos sujetos obligados a facturar que reciban ingresos por la venta de boletas para espectáculos públicos y artes escénicas.

Los requisitos para la boleta de ingreso a espectáculos públicos son los siguientes:

  • Denominación expresa de boleta de ingreso a espectáculos públicos.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del prestador de servicios.
  • Número de facturación consecutiva.
  • Fecha y hora de expedición.
  • Valor total de la operación.
  • Código único del evento (PULEP).
  • Nombre del evento.
  • Sala, escenario, puesto o localidad determinada.
  • Nombre y apellidos o razón social y NIT del fabricante del programa y nombre del programa.
Los documentos equivalentes pasarán a ser electrónicos en Colombia

3. El documento equivalente electrónico

El documento equivalente electrónico es una de las novedades que se implantarán en Colombia de cara al próximo año. Su función es la misma que los 12 documentos equivalentes vistos con anterioridad, pero en formato digital.

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Esta novedad llega a través de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), quien presentó el pasado mes de agosto un nuevo Proyecto de Resolución con la intención de actualizar el sistema de facturación electrónica en Colombia.

Esta propuesta modifica el modo en que se emiten los documentos electrónicos, obligando a las empresas vendedoras a expedir estos documentos de manera electrónica. De nuevo, este cambio afecta a aquellos contribuyentes afectados, los cuales están obligados a emitir factura, ya sea de venta o a través de documentos equivalentes.

En el Proyecto de Resolución, la DIAN fija las fechas de implantación, de manera progresiva de acuerdo con cada tipo de documento equivalente, entre el 1 de marzo y el 1 de julio del próximo año 2023.

Los requisitos para que se puedan tramitar los documentos equivalentes electrónicos se basan en que contengan la firma del emisor del documento, además de los requisitos individuales de cada documento equivalente, vistos anteriormente.

4. Documento equivalente para soporte de costos, deducciones e impuestos descontables y excepciones

Del mismo modo que las facturas de venta, los documentos equivalentes también sirven para soportar costos, deducciones e impuestos descontables, si se cumplen los requisitos establecidos por la normativa.

Pese a ello, hay algunos documentos equivalentes que no cumplen con los requisitos para ser utilizados como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables. Un ejemplo es el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. Así lo refleja el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por la ley 2155 de 2021:

«Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS, no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente.

No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a expedir factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.»

Por lo tanto, todos aquellos documentos equivalentes que no sirvan como soporte de costos, deducciones e impuestos, pero que el adquiriente quiera declararlos, este deberá solicitar una factura de venta que, en la mayoría de los casos, debe ser electrónica.

No obstante, los gastos realizados a los sujetos no obligados a facturar podrán ser reportados a la DIAN. En algunos de estos se podrá bajar la base gravable de renta a través de otro de los documentos equivalentes como es el documento soporte.

5. Herramientas para la gestión de gastos y documentación de facturas

Como ya conocemos, las empresas se ven obligadas tanto a emitir facturas como a reclamarlas. Es por ello por lo que una correcta gestión de estos procedimientos es necesaria para que el flujo de trabajo de los diferentes departamentos vinculados a la gestión financiera pueda se pueda realizar de manera eficaz y optimizada.

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Gemma Mondéjar
Redactora de contenido en Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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