Ya sea para conocer las mejores prácticas en facturación, realizar tus operaciones comerciales o cumplir con tus obligaciones fiscales, entender los tipos de facturas que existen es parte fundamental de la progresión de cualquier empresa. ¡Acompáñanos para descubrir de forma simple y rápida cada una de ellas!
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son las facturas y sus tipos?
Como sabes, una factura es un documento que acredita una operación de compraventa o prestación de servicios entre dos partes. Este documento mercantil es clave para registrar cada transacción comercial de tu empresa.
Sin embargo, existen ciertas condiciones que excusan la existencia de diferentes tipos de facturas, las cuales pueden incluir una clase u otra de información detallada sobre los bienes o servicios adquiridos. Con el fin de cumplir con las obligaciones fiscales y contables de tu negocio, así como mejorar su gestión, conviene realizar las operaciones comerciales de la manera más eficiente posible.
2. Contexto de los tipos de facturas en España
Todas las empresas deberían estar al corriente de los diferentes cambios que van produciéndose en cuestiones fiscales y legislativas, lo cual repercute también en algo tan cotidiano como los tipos de facturas que vamos emitiendo.
Y es que en 2021, entró en vigor una normativa por la que las empresas de la Administración Pública están obligadas a emitir sus facturas en formato electrónico, teniendo que ser enviadas a través del punto general de entrada de facturas electrónicas.
En cuanto a las entidades privadas, en 2020 se produjo una modificación en la normativa del IVA que afecta a la información que debe incluirse en los distintos tipos de facturas emitidas en algunas operaciones intracomunitarias con clientes europeos.
Más recientemente, a finales del 2022, el gobierno aprobó la Ley “Crea y Crece”, que se enfoca en el tema de la facturación electrónica para combatir la morosidad en las operaciones comerciales, especialmente en las pymes en España y así potenciar su crecimiento. La ley establece la obligatoriedad de expedir y enviar facturas electrónicas en cualquier operación comercial, con el objetivo de tener un mayor control y trazabilidad de los plazos de pago.
Como puedes observar, este ecosistema cuenta con un ritmo bastante cambiante, contrario a lo que podríamos anticipar. Diferentes eventos mundiales o el mero avance tecnológico (que plantea otro tipo de estándares) pueden variar cómo se hacen las cosas, y aunque dispongas de una gestoría que se ocupe de ello siempre es recomendable mantenerse al día.
3. Tipos de facturas en España
Sin más dilación, pasamos a introducir los distintos tipos de facturas que se utilizan en España, de acuerdo con la Agencia Tributaria:
- Factura electrónica: Se emite y recibe en formato electrónico, cuenta con la misma validez legal que una factura en papel.
- Factura ordinaria o completa: Utilizada para las operaciones de compraventa o prestación de servicios que no están sujetas a ninguna particularidad legal.
- Factura proforma: Empleada como un presupuesto o una oferta para la realización de una operación comercial.
- Factura rectificativa: Es un tipo de factura especial a la que se recurre para corregir errores u omisiones en una factura ya emitida.
- Factura simplificada: Se usa en operaciones de menor cuantía o cuando no es obligatoria la expedición de una factura completa.
A continuación, te explicaremos en mayor detalle cada uno de los tipos de facturas:
3.1 Facturas electrónicas
Como decíamos, estas cuentan con la misma validez que las de papel, ya que deben contener su misma información. En concreto, estos consisten en los datos identificativos del emisor y del receptor, la fecha de emisión, el número de factura, una descripción detallada de los bienes o servicios, el precio, los impuestos aplicables y la forma de pago.
La factura electrónica está regulada por la Ley 6/2020 y el Real Decreto 1619/2012, las cuales aprueban el Reglamento por el que se rigen las obligaciones de facturación. Tal y como hemos mencionado en el contexto, ha sido objeto de varias modificaciones legislativas recientes, por lo que sugerimos revisar toda la información relativa a facturas electrónicas aquí.
3.2 Facturas ordinarias o completas
Dentro de los tipos de facturas, es la más común en España y está regulada por la Agencia Tributaria. Es la que se utiliza siempre en toda compraventa o prestación de servicios entre dos partes. Las facturas ordinarias deben incluir las mismas variables que las electrónicas.
3.3 Facturas proforma
La factura proforma es una factura provisional que se utiliza como presupuesto o cotización previa a una operación comercial. A diferencia de la factura ordinaria, no tiene efectos contables ni fiscales, ya que no se aplica en operaciones reales, sino como herramienta de negociación. Con esta factura el cliente potencial es informado sobre las condiciones de dicha transacción pero no existe obligación de pago.
La emisión de este tipo de facturas no es obligatoria pero es una práctica bastante extendida y resulta especialmente útil en operaciones comerciales entre diferentes países. La factura proforma no tiene valor comercial, no se declara ni se liquida. Cumple una función meramente informativa, conteniendo los datos de una futura compra de bienes o prestación de servicios.
Este tipo de documento debe indicar claramente en el título que se trata de una “factura proforma” y contener los mismos datos que una factura convencional detallando:
- Fecha
- Datos identificativos del vendedor
- Datos del cliente al que se le envía la factura proforma: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal
- Descripción de la operación detallando los bienes o servicios pretendidos
- Total de factura: precio total neto, el IVA y el importe bruto
- Condiciones de pago
Aunque no es obligatorio que lleven un número de serie (elemento que sí es esencial en otro tipo de facturas), es recomendable para facilitar el seguimiento por parte del emisor. Las facturas proforma deben de hacerse de forma exhaustiva y cuidadosa ya que, a pesar de ser un documento informativo sin valor fiscal ni contable, sí tiene validez jurídica y puede ser utilizado a tal efecto en casos de disputas legales.
Una vez que el cliente acepta una factura proforma, el vendedor puede emitir la factura final para cobrar y entregar el producto o los bienes contratados.
3.4 Facturas rectificativas
Una factura rectificativa es un documento que se usa para modificar una factura ordinaria o completa que ya ha sido emitida y contabilizada, con el objetivo de corregir errores o actualizar información.
Deberá tener escrito el motivo de rectificación, los datos de la factura rectificada, así como la nueva información que queremos poner. Ten en cuenta que este tipo de factura tiene efectos fiscales y contables. Por lo tanto, debe ser emitida en el plazo de un mes desde que se detectó el error o la necesidad de rectificación, y debe seguir los mismos requisitos que la ordinaria o completa.
3.5 Facturas simplificadas
Las facturas simplificadas se emplean en operaciones comerciales con un importe máximo de 400 euros o en ciertos casos especiales que permiten su emisión, como por ejemplo en las ventas al por menor. Y es que su uso más frecuente es en establecimientos comerciales como tiendas, supermercados, bares y restaurantes.
Pero este tipo de facturas, tienen una validez fiscal limitada, y que no pueden utilizarse para deducir el IVA soportado en las operaciones realizadas.
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