Modelo 111: todo lo que debes saber para cumplir con Hacienda sin errores

El Modelo 111 es una obligación fiscal esencial para empresas y profesionales en España. En esta guía descubrirás qué es, quién debe presentarlo, cómo se cumplimenta paso a paso, qué plazos existen y cómo evitar errores frecuentes que pueden derivar en sanciones económicas. ¡Sigue leyendo!

Puntos clave

• ¿Sabías que una simple omisión en el Modelo 111 puede costarte cientos de euros en sanciones? Descubre cómo evitarlo.
• ¿Pagas alquileres o colaboras con autónomos? Entonces estás obligado a presentar el Modelo 111.
• ¿Trimestral o mensual? Te explicamos cómo saber si estás presentando el modelo en el periodo correcto.
• Aprende a rellenar el Modelo 111 paso a paso sin errores y con ejemplos prácticos.
• Evita los fallos más comunes que provocan inspecciones fiscales: te contamos qué mira Hacienda con lupa.

1. ¿Qué es el Modelo 111?

El Modelo 111 es un formulario tributario que empresas y profesionales presentan a la Agencia Tributaria para comunicar las retenciones e ingresos a cuenta practicados sobre determinadas rentas. Incluye principalmente los pagos realizados a trabajadores, autónomos, arrendadores y otros perceptores sobre los que se aplica una retención.

En otras palabras, sirve para que Hacienda reciba lo que se ha retenido a terceros durante un periodo determinado. No es voluntario: si retienes, estás obligado a presentarlo.

2. ¿Qué se declara en el Modelo 111?

El Modelo 111 recoge todas las cantidades que una empresa o profesional ha retenido a terceros durante un periodo determinado. No se trata solo de sueldos: muchas operaciones habituales en el día a día empresarial implican retenciones que deben informarse correctamente.

Entre las rentas más frecuentes que se deben declarar están:

• Retribuciones salariales: Incluyen los sueldos y salarios de empleados, junto con conceptos adicionales como pagas extraordinarias, dietas no exentas o retribuciones en especie. Es fundamental que el importe declarado coincida con las nóminas emitidas.
• Servicios profesionales: Si se han contratado autónomos o profesionales independientes, sus facturas suelen incluir una retención de IRPF. Estas cantidades también deben consignarse en el modelo.
• Alquileres de inmuebles urbanos: Cuando se arrienda un local u oficina para desarrollar la actividad, el arrendador puede estar sujeto a retención. Esta debe incluirse también.
• Premios o gratificaciones: Cualquier premio en metálico o especie otorgado por la empresa, siempre que esté sujeto a retención, debe figurar en la declaración.
• Rentas especiales: Tales como pagos por derechos de imagen, determinadas cesiones de derechos o retribuciones no salariales.

Cada una de estas categorías requiere especificar el número de perceptores, la base sobre la que se ha practicado la retención y el importe retenido. Presentar esta información con exactitud es clave para evitar discrepancias con Hacienda y posibles inspecciones.

3. Quién está obligado a presentarlo

Están obligados a presentar el Modelo 111 todas aquellas personas físicas o jurídicas que hayan practicado retenciones o ingresos a cuenta durante un periodo fiscal. Esta obligación no depende del tamaño de la empresa ni de su volumen de facturación, sino del hecho de haber realizado pagos que estén sujetos a retención.

Los obligados más habituales son:

• Empresas con trabajadores en plantilla: Si pagas salarios y retienes IRPF, debes declararlo trimestral o mensualmente a través del modelo.
• Autónomos y sociedades que contraten servicios profesionales: Cuando se abonan honorarios a profesionales (por ejemplo, asesores, diseñadores o consultores), estos pagos suelen llevar una retención que debe incluirse en la declaración.
• Entidades que arrienden inmuebles urbanos: Si pagas un alquiler por un local de negocio, y el arrendador está sujeto a retención, tú eres el obligado a declararlo.
• Empresas que otorguen premios o retribuciones sujetas a IRPF: Esto incluye desde sorteos hasta incentivos comerciales que se abonan a terceros.

Incluso si no se ha generado ninguna retención durante el periodo —por ejemplo, porque el IRPF aplicable es del 0 %—, puede ser necesario presentar el modelo en blanco para cumplir con la obligación formal.

Además, si superas ciertos volúmenes de facturación (más de seis millones de euros anuales), deberás presentar el Modelo 111 de forma mensual en lugar de trimestral, lo cual incrementa la exigencia de control contable y fiscal.

4. Periodicidad y plazos de presentación

La frecuencia con la que debe presentarse el Modelo 111 depende del volumen de operaciones del declarante. Existen dos regímenes: trimestral y mensual. Es fundamental conocer cuál te corresponde para evitar sanciones por presentación fuera de plazo.

Presentación trimestral

Es el régimen general y se aplica a la mayoría de autónomos y pequeñas empresas. Se debe presentar durante los primeros 20 días naturales del mes siguiente al cierre de cada trimestre natural:

• Primer trimestre: del 1 al 20 de abril.
• Segundo trimestre: del 1 al 20 de julio.
• Tercer trimestre: del 1 al 20 de octubre.
• Cuarto trimestre: del 1 al 20 de enero del año siguiente.

Si el día 20 cae en sábado, domingo o festivo, el plazo se traslada al siguiente día hábil.

Presentación mensual

Este régimen afecta a grandes empresas, es decir, aquellas cuyo volumen de operaciones haya superado los 6.010.121,04 euros en el año natural anterior. También aplica a las Administraciones Públicas.

En este caso, el Modelo 111 debe presentarse cada mes hasta el día 20 del mes siguiente al que se refiere la declaración (por ejemplo, los ingresos de enero se declaran hasta el 20 de febrero).

Consecuencias del retraso

Presentar el Modelo 111 fuera de plazo conlleva recargos automáticos de entre el 1 % y el 20 %, según el tiempo transcurrido, además de posibles intereses de demora y sanciones económicas. Para evitarlo, es clave llevar un control riguroso de las fechas y automatizar la gestión de obligaciones fiscales.

5. Cómo rellenar el Modelo 111 paso a paso

Cumplimentar el Modelo 111 correctamente es esencial para evitar errores y sanciones. A continuación, te explicamos el proceso paso a paso, de forma clara y estructurada. Si necesitas información más detallada, puedes consultar directamente la página de ayuda de la AEAT.

Paso 1: Accede a la Sede Electrónica de la AEAT

• Dirígete a www.agenciatributaria.es.
• En el buscador, escribe “Modelo 111” y selecciona la opción “Presentación ejercicio actual”.

Paso 2: Identifícate

Selecciona el método de identificación electrónica:

• Certificado digital (recomendado para empresas).
• DNIe (requiere lector).
• Cl@ve PIN (válido para autónomos).

Paso 3: Rellena los datos del declarante

En la pantalla inicial del formulario:

• Indica el NIF y nombre o razón social.
• Selecciona el ejercicio fiscal.
• Elige el periodo: trimestre (1T, 2T, 3T, 4T) o mes (si eres gran empresa).

Paso 4: Informa de las retenciones practicadas

El formulario incluye varias secciones. Rellena solo las que correspondan según tu actividad:

1. Rendimientos del trabajo (empleados):

• Nº de perceptores
• Base de retención total
• Cuota retenida

2. Actividades económicas (profesionales/autónomos):

• Nº de perceptores
• Base
• Retención

3. Arrendamientos de inmuebles urbanos:

• Nº de arrendadores
• Base de las facturas
• Retención aplicada

4. Arrendamientos de inmuebles urbanos:

• Incluir si has otorgado premios, dietas no exentas o retribuciones en especie sujetas a retención.

Verifica que los importes coincidan con tus registros contables.

Paso 5: Resultado final y forma de ingreso

El sistema calcula automáticamente el total a ingresar. Elige cómo vas a pagarlo:

• Domiciliación bancaria (solo si estás dentro del plazo).
• Pago con NRC: obtén el código desde tu banca online y añádelo al formulario.
• Reconocimiento de deuda con aplazamiento o fraccionamiento (si lo necesitas).

Paso 6: Presenta la declaración

• Haz clic en “Validar” y luego en “Firmar y enviar”.
• Descarga y guarda el justificante de presentación (PDF). Es tu comprobante oficial ante Hacienda.

6. Errores frecuentes y buenas prácticas

Presentar el Modelo 111 puede parecer rutinario, pero pequeños fallos pueden acarrear sanciones, requerimientos o inspecciones. Estas son las equivocaciones más comunes y cómo evitarlas con buenas prácticas.

Errores habituales

• Declarar fuera de plazo: La AEAT aplica recargos automáticos (desde el 1 % si presentas al día siguiente) y sanciones si considera que hay ocultación o reiteración.
• Omitir perceptores: Es habitual dejar fuera a profesionales que han emitido solo una factura puntual o a arrendadores de inmuebles. Cada pago con retención debe declararse, sin excepción.
• Incluir conceptos no sujetos a retención: A veces se declaran importes que no corresponden (como dietas exentas, compensaciones no salariales o indemnizaciones no tributables). Esto puede distorsionar tus declaraciones.
• Errores de cálculo: Bases, tipos y retenciones mal aplicadas generan discrepancias. Si Hacienda detecta incoherencias entre el Modelo 111 y los datos del perceptor (por ejemplo, en su IRPF), puedes recibir un requerimiento.
• No declarar en blanco cuando no hay retenciones: Aunque no hayas practicado ninguna retención, si estás obligado a presentar el modelo, debes hacerlo en blanco. No presentarlo implica infracción.

Buenas prácticas

• Centraliza toda la información contable para que nóminas, alquileres y facturas estén actualizadas y accesibles al cerrar el periodo.
• Usa herramientas de gestión automatizada, que integren nóminas, contabilidad y pagos para calcular y preparar las retenciones de forma precisa.
• Revisa el histórico de declaraciones anteriores para evitar incoherencias.
• Crea alertas de calendario fiscal para no olvidar los plazos de presentación.
• Consulta con un asesor fiscal ante cualquier operación inusual o pago poco frecuente.

Adoptar estos hábitos no solo reduce el riesgo de sanciones, sino que optimiza la gestión fiscal de tu empresa, mejora la trazabilidad interna y garantiza el cumplimiento normativo.