Provisiones contables de una empresa: ¿qué son y para qué sirven?

Las provisiones contables son una herramienta clave para gestionar los riesgos financieros y asegurarse de que una empresa esté preparada para enfrentar eventos inciertos que podrían tener un grave impacto económico. Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre provisiones en este artículo.

1. ¿Qué son las provisiones contables?

Las provisiones contables son una parte fundamental de la contabilidad empresarial y se refieren a la reserva de fondos que una empresa establece para cubrir posibles gastos futuros o contingencias que puedan surgir. Estos gastos futuros pueden incluir obligaciones legales, pérdidas en cuentas por cobrar, garantías de productos, mantenimiento y reparaciones futuras, entre otros. 

La precisión en el cálculo de estas provisiones de gastos es esencial para reflejar la verdadera posición financiera de la empresa. Las provisiones tienen un impacto en la toma de decisiones. Los administradores y accionistas deben ser conscientes de las posibles contingencias y riesgos financieros que enfrenta la empresa para tomar decisiones informadas.

En resumen, las provisiones son una manera de reconocer y prepararse financieramente para eventos inciertos que podrían impactar los estados financieros de la empresa.

2. Consejos prácticos sobre el uso de las provisiones contables

En muchas jurisdicciones, hay requisitos legales o contables que obligan a las empresas a establecer una provisión de gastos para ciertos tipos de contingencias o riesgos. Cumplir con estas regulaciones es esencial para evitar problemas legales y sanciones. Familiarízate con las regulaciones contables y legales del país en que actúa tu empresa y asegúrate de cumplir con los requisitos específicos de provisiones establecidos por las normativas.

Establecer provisiones adecuadas y realistas permite que los estados financieros reflejen de manera más precisa la situación financiera de la empresa. Esto puede requerir consultas con expertos en áreas específicas, como abogados, ingenieros, etc., para evaluar adecuadamente los riesgos. Si no se reconocen apropiadamente, los estados financieros pueden subestimar los pasivos y sobrevalorar los activos, dando una imagen distorsionada de la salud financiera de la empresa.

Es esencial mantener registros detallados de cómo se calculan las provisiones y las razones detrás de las estimaciones. Esto proporciona transparencia y justificación en caso de auditorías o inspecciones.

Comunica de manera transparente a los interesados, como accionistas, inversores y empleados, sobre las provisión contable y sus implicaciones en los estados financieros y la salud general de la empresa.

Las provisiones contables deben revisarse periódicamente para asegurarse de que sigan siendo precisas y relevantes. Los eventos cambiantes pueden requerir ajustes en las cantidades de provisiones.

Utiliza las provisiones como parte de tu planificación financiera para asegurarte de que la empresa esté preparada para afrontar contingencias sin que eso afecte drásticamente su estabilidad financiera.

3. Provisiones contables: legislación en España

En España, la regulación contable se basa en el Plan General de Contabilidad (PGC) y sus adaptaciones sectoriales. El PGC establece las normas y principios contables que las empresas deben seguir al preparar sus estados financieros. En relación con las provisiones contables, el PGC establece directrices sobre cómo deben calcularse y registrarse las provisiones en los estados financieros de una empresa.

En términos generales, el PGC establece que las provisiones deben cumplir con ciertos criterios para ser reconocidas en los estados financieros. Estos criterios incluyen:

• Obligación presente: Debe existir una obligación presente, ya sea legal o implícita, como resultado de eventos pasados.
• Salida de recursos: Se espera que la empresa tenga que desprenderse de recursos económicos para cumplir con la obligación.
• Estimación confiable: La cantidad de la obligación debe poder estimarse de manera confiable.
• Probabilidad de pago: Debe existir una alta probabilidad de que la empresa deba pagar la obligación.

Algunos aspectos adicionales sobre las provisiones contables en España son:

• Valoración: Las provisiones se valoran al valor presente de los flujos de efectivo futuros estimados para cumplir con la obligación.
• Actualización: Las provisiones se actualizan si el valor presente de los flujos de efectivo futuros cambia debido a una tasa de interés relevante.
• Divulgación: Las empresas deben proporcionar información detallada sobre la naturaleza y monto de las provisiones en las notas a los estados financieros.
• Sector específico: Algunos sectores pueden tener regulaciones específicas sobre provisiones, como las instituciones financieras o las empresas de seguros.

Con la última actualización del Real Decreto 1/2021, el PGC adapta la normativa española a los nuevos criterios contables europeos, especialmente en lo referente a instrumentos financieros e ingresos de contratos con clientes. Esto afecta en la clasificación y valoración de instrumentos financieros (adaptándolo a los principios de la NIIF-UE) incluyendo la contabilidad de coberturas, en el reconocimiento de ingresos (alineándolo con la NIIF-UE 15), lo que implica un cambio en cómo las empresas deben reconocer los ingresos en sus cuentas, además de otros aspectos que aseguran la armonización con las directivas comunitarias.

Recuerda que la legislación contable puede ser compleja y puede variar según el tipo de empresa y la situación particular. Siempre es recomendable consultar directamente la normativa vigente o buscar asesoramiento profesional para asegurarte de cumplir con los requisitos legales y contables en España.

4. Tipos de provisiones contables

El Plan General de Contabilidad de España establece varios tipos de provisiones contables que las empresas pueden contemplar para reflejar contingencias y obligaciones futuras en sus estados financieros. A continuación, te presentamos algunos de los tipos de provisiones en contabilidad contempladas en el Plan General de Contabilidad:

• Provisiones para retribuciones a largo plazo al personal: Estas provisiones se utilizan para cubrir obligaciones derivadas de retribuciones diferidas a largo plazo, como bonificaciones por jubilación, pagos de indemnizaciones, entre otros.
• Provisiones para litigios y sanciones: Se refieren a obligaciones legales o contingencias que puedan surgir a raíz de litigios o sanciones en curso o posibles futuros.
• Provisiones para garantías: Cubren las obligaciones que surgen de ofrecer garantías para productos o servicios, incluyendo los posibles costes de reparación o reemplazo.
• Provisiones para reestructuración: Estas provisiones se usan para anticipar los costes relacionados con procesos de reestructuración de la empresa, como despidos, cierres de instalaciones, entre otros.
• Provisiones para jubilaciones y pensiones: Se establecen para cubrir los costes futuros de jubilaciones y pensiones de los empleados, en caso de que la empresa ofrezca planes de pensiones.
• Provisiones para depreciación de activos: No se trata de provisiones propiamente dichas, pero son ajustes en la valoración de los activos fijos tangibles e intangibles para reflejar su depreciación o amortización.
• Provisiones para impuestos diferidos: Estas provisiones se establecen para reflejar la diferencia temporal entre la contabilidad y los impuestos, anticipando el pago de impuestos en el futuro.
• Provisiones para contingencias ambientales: Estas provisiones se crean para cubrir posibles gastos futuros relacionados con la restauración ambiental o desmantelamiento de activos que puedan tener impactos ambientales.
• Provisiones para deudas incobrables: Se utilizan para cubrir posibles incobrables en las cuentas por cobrar, anticipando que algunos clientes no pagarán sus deudas pendientes.

Según la duración estimada de la provisión, esta puede ser:

• A corto plazo: Cuando se prevé que la obligación se cumplirá en menos de 12 meses. Se registra como pasivo corriente.
• A largo plazo: Cuando se espera que la obligación se cumpla en más de 12 meses. Se refleja en el pasivo no corriente.

Es importante que las empresas sigan las regulaciones específicas del Plan General de Contabilidad y las adaptaciones sectoriales correspondientes para el reconocimiento, medición y revelación adecuada de las provisiones contables en sus estados financieros. 

5. Ventajas de las provisiones contables en la empresa

Las provisiones contables ofrecen diversas ventajas para una empresa en términos de gestión financiera y cumplimiento normativo. Una de las principales es que permiten a la empresa anticipar y prepararse para posibles contingencias y eventos futuros que puedan tener un impacto financiero. Esto ayuda a mitigar riesgos y a garantizar que la empresa esté preparada para hacer frente a situaciones imprevistas.

Otra ventaja importante de establecer provisiones contables correctas es la mejora de la precisión de los estados financieros. Al reflejar los pasivos y contingencias de manera adecuada, los estados financieros proporcionan una imagen más realista de la situación financiera de la empresa. Del mismo modo, ayudan a la dirección a tomar decisiones más informadas. Esto incluye la asignación de recursos, la planificación de inversiones y la evaluación de proyectos.

Las provisiones contables transparentes y precisas brindan a los inversores, accionistas y otras partes interesadas una comprensión más completa de las obligaciones futuras y los riesgos potenciales de la empresa. Esto aumenta la confianza y la transparencia en la comunicación financiera.

Al anticipar los costes futuros, las provisiones contables contribuyen a una evaluación más precisa de la rentabilidad de proyectos y actividades. Esto es particularmente relevante en la toma de decisiones de inversión.

6. Una gestión inteligente de la empresa

Tickelia, la plataforma de gestión de gastos corporativos es una excelente aliada para el departamento contable de una empresa. Esta solución cuenta con múltiples funciones que automatizan y simplifican el procesamiento de datos financieros relacionados con los gastos de la empresa. Tickelia registra y digitaliza todos los gastos de la compañía, permitiendo una visión global y actualizada del estado financiero.

El sistema utiliza Inteligencia Artificial para leer mediante OCR, ICR y QR todos los datos de recibos, tiques y facturas con solo tomar una foto. Tras fotografiar el comprobante, Tickelia extrae la información esencial (fecha, tipo de gasto, método de pago, país, divisa, etc.), la almacena en el sistema y crea un documento digital con el mismo valor legal que el documento físico.

La aprobación de gastos se hace de forma sencilla y en tiempo real, permitiendo la conciliación bancaria automática y facilitando que el departamento contable pueda elaborar y consultar en tiempo real informes sobre la salud financiera de la empresa, todo ello cumpliendo con la legislación vigente.