En el día a día de las empresas, albarán y factura son documentos habituales que desempeñan roles importantes. Es esencial tener un conocimiento claro de las diferencias entre ambos y de sus respectivos propósitos. En este artículo, te ofrecemos una explicación detallada sobre qué son y para qué se utilizan el albarán y la factura en la gestión empresarial.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es un albarán?
El albarán de entrega, también conocido como nota de entrega, es un documento que se utiliza para dar fe de la recepción de una mercancía o servicio por parte del cliente. Su propósito principal es confirmar que los productos o servicios contratados han sido recibidos y aceptados por este.
Aunque el formato del albarán puede variar según la empresa, el albarán debe incluir información esencial como:
- Fecha de entrega.
- Número de referencia del documento o pedido.
- Información de contacto del proveedor.
- Información de contacto del cliente.
- Descripción de los productos o servicios entregados, detallando la cantidad
- Firma del receptor, que confirma que los productos o servicios se han entregado y aceptado satisfactoriamente.
Existen otros elementos que pueden constar en el albarán de entrega, aunque no sean obligatorios. Por ejemplo: el precio de la mercancía, información sobre la forma de pago utilizada o el coste de los gastos de envío.
2. Qué es una factura
La factura, por otro lado, es un documento financiero que detalla una transacción financiera en la que se compran productos o servicios. Es un documento legal y esencial para la gestión contable y fiscal de una empresa.
En España, una factura es un documento financiero que debe cumplir con ciertos requisitos legales y contables. Los elementos que debe contener una factura en España son los siguientes:
- Datos del emisor de la factura: Nombre o razón social, número de identificación fiscal (NIF o CIF) y domicilio fiscal.
- Datos del receptor de la factura: Nombre o razón social (si el receptor es una empresa). número de identificación fiscal (NIF o CIF) del receptor (si es una empresa) y domicilio fiscal.
- Número y fecha de emisión de la factura
- Descripción detallada de los productos o servicios prestados: Cantidad y unidad de medida de los bienes o servicios, así como el precio unitario.
- Importe total de la factura antes de impuestos: El desglose de los impuestos aplicables, como el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) u otros impuestos específicos.
- Fecha de la operación.
- Forma de pago: Especificación de los términos de pago, como plazos, condiciones y datos bancarios para realizar el pago.
- Tipo de IVA aplicado: El tipo de IVA aplicado a la operación, con la tasa correspondiente.
- Información adicional: Cualquier otra información adicional requerida por la legislación fiscal, como referencia a la exención de IVA en ciertos casos.
Es importante cumplir con todos estos requisitos legales al emitir una factura para garantizar su validez y evitar problemas fiscales.
3. Diferencias entre albarán y factura
En el mundo empresarial y la gestión comercial, es fundamental comprender las diferencias entre ambos documentos: albarán y factura. Como hemos visto, los dos desempeñan roles específicos en el proceso de ventas y entregas de bienes y servicios, y conocer sus características es esencial para una gestión eficiente y transparente.
Las diferencias más importantes entre una factura y un albarán son las siguientes:
3.1 Naturaleza legal
- El albarán es un documento de carácter comercial que confirma la entrega de bienes o servicios, pero no tiene implicaciones fiscales ni legales para la declaración de impuestos.
- La factura es un documento de naturaleza fiscal y legal que establece la obligación de pago por parte del receptor y es fundamental para la declaración de impuestos.
3.2 Información fiscal
- El albarán no contiene información fiscal ni datos tributarios, ya que su función principal es confirmar la entrega.
- La factura debe incluir obligatoriamente información detallada sobre los impuestos aplicables, como el IVA, así como los datos fiscales tanto del emisor como del receptor.
3.3 Obligación de pago
- El albarán no crea una obligación de pago. Su función es confirmar que la entrega de bienes o servicios se ha realizado.
- La factura establece la obligación de pago por parte del receptor y es utilizada como base para calcular los impuestos a pagar.
3.4 Secuencia numérica única
Los albaranes también pueden llevar números secuenciales, pero no tienen el mismo valor legal ni fiscal que las facturas.
Cada factura debe llevar obligatoriamente un número de factura único y secuencial. Este número se utiliza para llevar un registro de las transacciones y debe emitirse en orden.
3.5 Plazos de conservación
- Los albaranes, si bien es recomendable conservarlos para propósitos comerciales y de control, no tienen un período de conservación específico establecido por la ley.
- Las facturas deben conservarse durante un período legalmente establecido, que suele ser de al menos 4 años según la Ley General Tributaria, para fines de auditoría y cumplimiento fiscal.
3.6 Uso en la declaración de impuestos
- Los albaranes no se utilizan en la declaración de impuestos y no generan derechos de deducción.
- Las facturas son documentos esenciales para calcular y declarar los impuestos, como el IVA, y pueden utilizarse para deducir el impuesto soportado.
En resumen, mientras que la factura es un documento con implicaciones fiscales y legales que establece la obligación de pago, el albarán es un comprobante de entrega de bienes o servicios que no tiene ese carácter fiscal y no genera obligación de pago. Ambos documentos son importantes en la gestión comercial, pero sus roles y repercusiones legales son distintos.
