En España, cada vez más, el proceso de digitalización empresarial se está convirtiendo en una realidad. Las empresas apuestan por optimizar sus procesos y dotarlos de una automatización. En este sentido, aspectos importantes y vitales para cualquier actividad comercial, también se están digitalizando, como es el caso de la factura electrónica. Descubre en qué consiste, qué ventajas tiene y resuelve las dudas que tengas respecto a este tema en nuestro artículo. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la factura electrónica?
La definición simple y que mejor puede explicar en qué consiste la factura electrónica se basa en separar los dos conceptos que la forman, factura y electrónica. Sin buscar más complicaciones, una factura electrónica es una factura, como las que solemos estar acostumbrados a tratar en nuestras empresas, pero en formato electrónico.
Cabe destacar que, debido a que este sistema está en proceso de implementación, la factura electrónica solo se puede expedir con el consentimiento y aprobación del destinatario. En caso de no tener dicho consentimiento, se debe entregar una factura física, normal y corriente, impresa en papel.
Del mismo modo que la factura física, la factura electrónica se regula a través del Reglamento sobre las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
2. FAQs sobre la factura electrónica
Tal y como hemos comentado en el apartado anterior, la factura electrónica en España está en pleno auge, en cuanto a su implementación. Es por ello por lo que pueden surgir algunas dudas.
A continuación, mostraremos las preguntas más frecuentas relacionadas con la factura electrónica.
- ¿Qué se hace con las facturas electrónicas enviadas? En el momento de expedir una factura electrónica, el emisor tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas durante el mismo periodo de tiempo que una factura en papel. Dicho período queda establecido según la Ley 58/2003, de 17 de diciembre. Además, las facturas electrónicas se deben conservar cumpliendo con las garantías para ser legibles, para comprobar la autenticidad del origen de la factura y mantener la integridad del contenido de la factura. Por último, es importante que las facturas electrónicas sean accesibles para la Administración tributaria. La peculiaridad de la factura electrónica es que deben ser accesibles en línea.
- ¿Qué se hace con las facturas electrónicas recibidas? Con las facturas electrónicas recibidas, se procede de la misma manera que con una factura electrónica emitida. Se debe conservar durante los plazos establecidos por la Ley 58/2003, de 17 de diciembre. También se debe conservar su legibilidad, autenticidad e integridad del contenido y deben ser accesibles para la Administración tributaria.
- ¿Es obligatorio recibir facturas electrónicas? La respuesta es no. No se puede obligar a un consumidor o cliente recibir una factura electrónica sin su consentimiento. En caso de no obtener dicho permiso, se debe expedir la factura en papel.
- ¿Se puede cobrar por emitir facturas físicas? Con esta cuestión, nos encontramos con una dualidad en la respuesta. Por un lado, la normativa legal no prohíbe solicitar un pago por emitir una factura en papel. Sin embargo, como consumidor o cliente, el hecho de recibir una factura en papel no puede estar condicionado por el pago de una cantidad económica en concreto. Por lo tanto, si nos fijamos en la normativa vigente en materia de Defensa de los Consumidores y Usuarios, la emisión de una factura en papel no debería conllevar un gasto extra.
- ¿Se puede contratar los servicios de terceros para la conservación de facturas electrónicas? La conservación de las facturas electrónicas se puede delegar en un tercero. Sin embargo, cabe destacar dos aspectos importantes. El primero es que esta empresa debe estar autorizada para tal finalidad y, en segundo lugar, la conservación no implica la nulidad de la responsabilidad. Esto implica que, pese a que la factura electrónica está siendo conservada por un tercero, la responsabilidad recae sobre la empresa que la emite o recibe.
- ¿Es necesario verificar la firma electrónica de una factura electrónica? Esta duda es importante pues se deben verificar tanto la firma como el certificado electrónico. En caso de que el certificado electrónico no esté vigente, puede conllevar a problemas para la justificación de dicha factura. Pese a ello, son los mismos programas de generación de firmas electrónicas, o las empresas destinadas a ello, las que aseguran la vigencia y la legalidad de este proceso.
3. Ventajas de la factura electrónica
Son muchas las ventajas que presenta el modelo de factura electrónica. Al tratarse de un proceso que se efectúa diariamente en una empresa, poder optimizarlo es un gran avance hacia la digitalización y optimización de los procesos.
Las principales ventajas de la factura electrónica son las siguientes:
- Ahorrar en materiales consumibles, como el papel o la tinta de impresora, o los servicios de mensajería.
- En consecuencia, se considera una práctica más sostenible, al reducir el uso de papel.
- Los procesos de facturación se optimizan y se ahorra en tiempo efectivo de los trabajadores encargados de la facturación.
- Es más fácil el seguimiento de una factura, así como su comprobación por parte de la Administración tributaria, evitando posibles fraudes.
- Con la posibilidad de automatizar ciertos procesos de facturación, se reducen los errores.
4. Factura electrónica y la Ley Crea y Crece
El impulso por implantar la factura electrónica viene dado por la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, también conocida como ley “Crea y Crece”, aprobada en septiembre del pasado año 2022. Esta ley pretende potenciar la digitalización de las empresas, con el objetivo de sustituir el sistema de facturación en España, pasando de la factura en papel a la electrónica como obligatoria.
4.1 Implantación de la factura electrónica
La medida de implantación de la factura electrónica está sujeta a los tiempos parlamentarios. La ley Crea y Crece quedó aprobada el 15 de septiembre de 2022 y su publicación en el BOE fue el 29 del mismo mes, con fecha de entrada en vigor para el 19 de otubre. Pese a este calendario, la factura electrónica tiene un período de implementación de seis meses.
Por lo tanto, las empresas tienen hasta el próximo mes de marzo para comenzar a realizar las modificaciones.
Pese a ello, la ley estipula que, según la facturación anual, las empresas y autónomos, tendrán entre 1 y 2 años como máximo para implantar la factura electrónica en sus negocios.
- Facturación anual superior a 8 millones de euros: 1 año como máximo.
- Facturación inferior a 8 millones de euros: 2 años como máximo.
4.2 Requisitos, obligaciones y sanciones de la factura electrónica
Como todo trámite legal, referente a la Administración tributaria, la factura electrónica está sujeta a requisitos, obligaciones y sanciones. Los requisitos para poder expedir una factura electrónica se basan en los siguientes puntos:
- Garantizar la autenticidad del origen y el contenido de la factura: Esto implica a que tanto el emisor como el destinatario deben velar por el buen uso de la factura electrónica. No se puede alterar el contenido de esta, una vez se ha expedido y se debe garantizar el seguimiento, tanto de las partes interesadas, como de la Administración tributaria.
- Uso de firma electrónica: una factura electrónica debe ir firmada mediante una firma electrónica. Este requisito también interpela al buen uso de las herramientas digitales que ofrecen este sistema.
- Intercambio Electrónico de Datos (EDI): Se precisa de un soporte compatible con el sistema EDI, el cual permite un intercambio de información, en este caso, facturas electrónicas, entre empresas. Al tratarse de un formato estándar, favorece la comunicación entre empresas y el envío y recepción de facturas electrónicas.
Las obligaciones, vistas anteriormente, son las de garantizar, tanto por parte de quien emite la factura electrónica como de quien la recibe, la conservación de la factura, en cuanto a legibilidad, autenticación del contenido y acceso a consulta se refiere.
Además, tal y como hemo podido comprobar en el punto anterior, la factura electrónica pasará a ser obligatoria, por lo que esta es la principal obligación para las empresas en los próximos meses.
Debido a que se trata de un sistema obligatorio, el no cumplimiento de la norma conlleva unas sanciones, las cuales pueden ascender hasta los 10.000 euros para aquellas empresas y autónomos que no cumplan con los requisitos de la factura electrónica.
5. Soluciones para la gestión de facturas electrónicas
Siendo coherentes con todo lo que hemos explicado en el artículo, creemos que la mejor forma de concluirlo es hablando de digitalización, pero en este caso, de los procesos relacionados con la gestión financiera.
La factura electrónica es un gran avance en materia de digitalización y automatización para las empresas. Sin embargo, son muchas las compañías que siguen utilizando sistemas desfasados para el control de las finanzas. Muchas de ellas, todavía no disponen de un sistema informatizado al 100%.
Hoy en día, la tecnología ha avanzado muchísimo en este ámbito y ha permitido el desarrollo de soluciones digitales para la gestión financiera. Soluciones como Tickelia, que permiten una gestión 360º de los gastos de empresa.
Tickelia ofrece la posibilidad de establecer aprobaciones personalizables para los gastos de empresa, con el que obtener un mayor control de todos los movimientos financieros que se efectúan con el dinero de la compañía.
Además, gracias a su proceso end-to-end, el pago a los acreedores se descentraliza. Con el flujo de aprobación implantado según las necesidades de la empresa, son los propios empleados quienes pueden solicitar las facturas y reportarlas a los responsables del departamento contable.
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