En España, cada vez más, el proceso de digitalización empresarial se está convirtiendo en una realidad. Las empresas apuestan por optimizar sus procesos y dotarlos de una automatización. En este sentido, aspectos importantes y vitales para cualquier actividad comercial, también se están digitalizando, como es el caso de la factura electrónica. Descubre en qué consiste, qué ventajas tiene y resuelve las dudas que tengas respecto a este tema en nuestro artículo. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es la factura electrónica?
La definición simple y que mejor puede explicar en qué consiste la factura electrónica se basa en separar los dos conceptos que la forman, factura y electrónica. Sin buscar más complicaciones, una factura electrónica es una factura, como las que solemos estar acostumbrados a tratar en nuestras empresas, pero en formato electrónico.
Cabe destacar que, debido a que este sistema está en proceso de implementación, la factura electrónica solo se puede expedir con el consentimiento y aprobación del destinatario. En caso de no tener dicho consentimiento, se debe entregar una factura física, normal y corriente, impresa en papel.
Del mismo modo que la factura física, la factura electrónica se regula a través del Reglamento sobre las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
2. FAQs sobre la factura electrónica
Tal y como hemos comentado en el apartado anterior, la factura electrónica en España está en pleno auge, en cuanto a su implementación. Es por ello por lo que pueden surgir algunas dudas.
A continuación, mostraremos las preguntas más frecuentas relacionadas con la factura electrónica.
- ¿Qué se hace con las facturas electrónicas enviadas? En el momento de expedir una factura electrónica, el emisor tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas durante el mismo periodo de tiempo que una factura en papel. Dicho período queda establecido según la Ley 58/2003, de 17 de diciembre. Además, las facturas electrónicas se deben conservar cumpliendo con las garantías para ser legibles, para comprobar la autenticidad del origen de la factura y mantener la integridad del contenido de la factura. Por último, es importante que las facturas electrónicas sean accesibles para la Administración tributaria. La peculiaridad de la factura electrónica es que deben ser accesibles en línea.
- ¿Qué se hace con las facturas electrónicas recibidas? Con las facturas electrónicas recibidas, se procede de la misma manera que con una factura electrónica emitida. Se debe conservar durante los plazos establecidos por la Ley 58/2003, de 17 de diciembre. También se debe conservar su legibilidad, autenticidad e integridad del contenido y deben ser accesibles para la Administración tributaria.
- ¿Es obligatorio recibir facturas electrónicas? La respuesta es no. No se puede obligar a un consumidor o cliente recibir una factura electrónica sin su consentimiento. En caso de no obtener dicho permiso, se debe expedir la factura en papel.
- ¿Se puede cobrar por emitir facturas físicas? Con esta cuestión, nos encontramos con una dualidad en la respuesta. Por un lado, la normativa legal no prohíbe solicitar un pago por emitir una factura en papel. Sin embargo, como consumidor o cliente, el hecho de recibir una factura en papel no puede estar condicionado por el pago de una cantidad económica en concreto. Por lo tanto, si nos fijamos en la normativa vigente en materia de Defensa de los Consumidores y Usuarios, la emisión de una factura en papel no debería conllevar un gasto extra.
- ¿Se puede contratar los servicios de terceros para la conservación de facturas electrónicas? La conservación de las facturas electrónicas se puede delegar en un tercero. Sin embargo, cabe destacar dos aspectos importantes. El primero es que esta empresa debe estar autorizada para tal finalidad y, en segundo lugar, la conservación no implica la nulidad de la responsabilidad. Esto implica que, pese a que la factura electrónica está siendo conservada por un tercero, la responsabilidad recae sobre la empresa que la emite o recibe.
- ¿Es necesario verificar la firma electrónica de una factura electrónica? Esta duda es importante pues se deben verificar tanto la firma como el certificado electrónico. En caso de que el certificado electrónico no esté vigente, puede conllevar a problemas para la justificación de dicha factura. Pese a ello, son los mismos programas de generación de firmas electrónicas, o las empresas destinadas a ello, las que aseguran la vigencia y la legalidad de este proceso.
3. Ventajas de la factura electrónica
Son muchas las ventajas que presenta el modelo de factura electrónica. Al tratarse de un proceso que se efectúa diariamente en una empresa, poder optimizarlo es un gran avance hacia la digitalización y optimización de los procesos.
Las principales ventajas de la factura electrónica son las siguientes:
- Ahorrar en materiales consumibles, como el papel o la tinta de impresora, o los servicios de mensajería.
- En consecuencia, se considera una práctica más sostenible, al reducir el uso de papel.
- Los procesos de facturación se optimizan y se ahorra en tiempo efectivo de los trabajadores encargados de la facturación.
- Es más fácil el seguimiento de una factura, así como su comprobación por parte de la Administración tributaria, evitando posibles fraudes.
- Con la posibilidad de automatizar ciertos procesos de facturación, se reducen los errores.
4. Factura electrónica y la Ley Crea y Crece
El impulso por implantar la factura electrónica viene dado por la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, también conocida como ley “Crea y Crece”, aprobada en septiembre del pasado año 2022. Esta ley pretende potenciar la digitalización de las empresas, con el objetivo de sustituir el sistema de facturación en España, pasando de la factura en papel a la electrónica como obligatoria.
4.1 Implantación de la factura electrónica
La medida de implantación de la factura electrónica está sujeta a los tiempos parlamentarios. La ley Crea y Crece quedó aprobada el 15 de septiembre de 2022 y su publicación en el BOE fue el 29 del mismo mes, con fecha de entrada en vigor para el 19 de otubre. Pese a este calendario, la factura electrónica tiene un período de implementación de seis meses.
Por lo tanto, las empresas tienen hasta el próximo mes de marzo para comenzar a realizar las modificaciones.
Pese a ello, la ley estipula que, según la facturación anual, las empresas y autónomos, tendrán entre 1 y 2 años como máximo para implantar la factura electrónica en sus negocios.
- Facturación anual superior a 8 millones de euros: 1 año como máximo.
- Facturación inferior a 8 millones de euros: 2 años como máximo.
4.2 Requisitos, obligaciones y sanciones de la factura electrónica
Como todo trámite legal, referente a la Administración tributaria, la factura electrónica está sujeta a requisitos, obligaciones y sanciones. Los requisitos para poder expedir una factura electrónica se basan en los siguientes puntos:
- Garantizar la autenticidad del origen y el contenido de la factura: Esto implica a que tanto el emisor como el destinatario deben velar por el buen uso de la factura electrónica. No se puede alterar el contenido de esta, una vez se ha expedido y se debe garantizar el seguimiento, tanto de las partes interesadas, como de la Administración tributaria.
- Uso de firma electrónica: una factura electrónica debe ir firmada mediante una firma electrónica. Este requisito también interpela al buen uso de las herramientas digitales que ofrecen este sistema.
- Intercambio Electrónico de Datos (EDI): Se precisa de un soporte compatible con el sistema EDI, el cual permite un intercambio de información, en este caso, facturas electrónicas, entre empresas. Al tratarse de un formato estándar, favorece la comunicación entre empresas y el envío y recepción de facturas electrónicas.
Las obligaciones, vistas anteriormente, son las de garantizar, tanto por parte de quien emite la factura electrónica como de quien la recibe, la conservación de la factura, en cuanto a legibilidad, autenticación del contenido y acceso a consulta se refiere.
Además, tal y como hemo podido comprobar en el punto anterior, la factura electrónica pasará a ser obligatoria, por lo que esta es la principal obligación para las empresas en los próximos meses.
Debido a que se trata de un sistema obligatorio, el no cumplimiento de la norma conlleva unas sanciones, las cuales pueden ascender hasta los 10.000 euros para aquellas empresas y autónomos que no cumplan con los requisitos de la factura electrónica.
5. Impacto de la factura electrónica en la sostenibilidad
La factura electrónica no solo favorece la eficiencia en tu empresa, sino que también es un cambio positivo para el medio ambiente. Al reducir el uso de papel, contribuyes directamente a la preservación de los recursos naturales.
¿Sabías que imprimir una factura implica no solo papel, sino también energía y emisiones? Al digitalizar este proceso, estás ayudando a reducir el impacto ambiental de tu empresa de una forma sencilla y eficaz.
5.1 Reducción de papel
El uso de factura electrónica reduce considerablemente la necesidad de utilizar papel, sobres y documentos físicos.
Imagina todo el ahorro en papel que supone el no tener que imprimir facturas para enviarlas por correo postal.
¡Miles de facturas pueden procesarse sin un solo árbol talado!
5.2 Optimización de recursos
Además del ahorro de papel, la digitalización también optimiza otros recursos. Por ejemplo, ya no tendrás que destinar espacio físico para almacenar archivos ni gastar energía en sistemas de almacenamiento tradicionales.
Todo estará en formato digital, accesible desde cualquier dispositivo, lo que también mejora la agilidad y eficiencia en la gestión.
6. Factura electrónica y la transformación digital de las empresas
La factura electrónica no es solo una obligación legal, es una puerta hacia la transformación digital en las empresas.
Al implementar este sistema, no solo cumples con la normativa, también modernizas tus procesos.
La digitalización te permite optimizar la forma en que manejas la información, haciendo que los flujos de trabajo sean más eficientes, más rápidos y con menos errores.
Las empresas que adoptan la factura electrónica están dando un paso más hacia un futuro donde los datos son más accesibles y los procesos más ágiles.
6.1 Integración de tecnologías
Una de las grandes ventajas de la factura electrónica es que puedes integrarla fácilmente con otras soluciones digitales, como sistemas de gestión empresarial (ERP) o plataformas contables.
Esto simplifica mucho el trabajo diario, ya que puedes automatizar procesos que antes requerían intervención manual, como la introducción de datos o el seguimiento de pagos.
6.2 Evolución en el ecosistema empresarial
La digitalización de la facturación es solo una parte de un cambio más amplio en el ecosistema empresarial.
Con la factura electrónica, las empresas pueden mejorar su toma de decisiones gracias a la disponibilidad de datos en tiempo real, lo que les permite actuar de forma más rápida y eficiente.
Además, esta evolución facilita una mayor colaboración entre departamentos y socios externos, agilizando el flujo de trabajo y mejorando la competitividad.
7. Factura electrónica en mercados internacionales
Si tu empresa opera a nivel internacional, la factura electrónica es aún más relevante.
Cada país tiene su propia normativa y estándares en cuanto a la facturación digital, y adaptarse a estos requisitos es clave para cumplir con las leyes locales y evitar sanciones.
Utilizar la factura electrónica te permite automatizar y centralizar estos procesos, facilitando las operaciones transfronterizas y garantizando que tu empresa esté siempre al día con las regulaciones internacionales.
7.1 Estándares internacionales
En distintos países, los formatos y estándares de la factura electrónica varían.
Mientras que en España se utiliza el formato Facturae, en otros países se emplean sistemas como UBL o XML.
Es esencial conocer estas diferencias y contar con un sistema que se pueda adaptar a los estándares locales de cada país.
7.2 Adaptación a la normativa global
Cumplir con la normativa de cada mercado es fundamental, y la factura electrónica puede ser la clave para hacerlo de manera eficaz.
Implementar un sistema que gestione de forma automática las variaciones normativas en diferentes países no solo facilita la operación, sino que también garantiza que tu empresa siga siendo competitiva en el ámbito global, cumpliendo con todas las normativas locales.
8. Desafíos en la implementación de la factura electrónica
Aunque la factura electrónica ofrece muchas ventajas, su implementación no siempre es un camino fácil.
Las empresas, especialmente las más pequeñas, pueden enfrentar varios obstáculos al adoptar este sistema.
Sin embargo, superar estos desafíos es esencial para aprovechar los beneficios a largo plazo, como la reducción de costes y la eficiencia operativa.
8.1 Resistencia al cambio
Muchas veces, las empresas se resisten a cambiar su forma de trabajar, especialmente si han utilizado métodos tradicionales durante años.
Esta resistencia puede provenir tanto de los empleados como de los directivos, quienes temen que la digitalización de la facturación sea complicada o costosa.
8.2 Costes iniciales
Implementar la factura electrónica requiere una inversión inicial en software y formación. Aunque estos costes pueden parecer elevados al principio, es importante tener en cuenta que, a largo plazo, se compensan con los ahorros en tiempo, recursos y reducción de errores.
