En general, la responsabilidad de la expedición de facturas es de los empresarios o profesionales que prestan los servicios o hacen la entrega de bienes. Ahora bien, tal como indica el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, también existe la posibilidad de que un contribuyente pueda delegar la obligación de facturar en nombre de un tercero o del propio cliente.
Tabla de contenidos
1. Expedición de facturas en las empresas
Todas aquellas empresas obligadas a expedir facturas y copias de las mismas por cada una de las entregas de bienes o prestaciones de servicios que realicen durante su actividad, también deberán expedir factura y copia de esta por los pagos recibidos con antelación a la entrega del producto o servicio.
En cualquier caso, es obligatorio que las empresas conserven una copia de cada una de las facturas emitidas, ya sea en formato impreso o electrónico.
1.2 ¿Qué dice la ley acerca de la expedición de facturas?
Las normas sobre la expedición de facturas están reguladas en el Reglamento sobre las obligaciones de facturación (RD 1619/2012), aunque también en los siguientes textos legales:
- Artículo 29 de la Ley General Tributaria 58/2003.
- Artículo 164 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido 37/1992.
Además, puede encontrarse toda la información sobre las obligaciones de facturación en la web de la Agencia Tributaria.
1.2.1 Excepciones a la obligación de expedir factura
Como explicábamos anteriormente, la ley estipula que cualquier empresa está obligada a expedir factura con copia de sus ventas de productos y servicios. Esta obligación afecta asimismo a las empresas acogidas a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Sin embargo, existen unas pocas excepciones a esta obligatoriedad, detalladas en el Artículo 3 del Reglamento de Facturación. Las principales son las siguientes:
- Las operaciones exentas de IVA, aunque con excepciones.
- Las actividades a las que se aplica el régimen especial del recargo de equivalencia, excepto por entrega de inmuebles.
- Los profesionales acogidos al régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe según el volumen de ingresos, además de otras excepciones.
- Las operaciones realizadas en el desarrollo de las actividades acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, salvo por entrega de inmuebles.
1.2.2 ¿Cuándo se puede expedir una factura simplificada?
El Artículo 4 del Reglamento de Facturación detalla los casos en los que las empresas pueden expedir facturas simplificadas o tiques. Son estos:
- Cuando el importe del producto o servicio no supere los 400 euros, IVA incluido.
- Cuando deba expedirse una factura rectificativa.
- Cuando el importe de la factura no exceda los 3.000 euros en las siguientes operaciones:
- Ventas al por menor.
- Servicios de ambulancia.
- Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
- Transporte de personas.
- Servicios de hostelería, restauración o salas de baile.
- Servicios telefónicos prestados de cabinas telefónicas o de tarjetas.
- Servicios de peluquería e institutos de belleza.
- Utilización de instalaciones deportivas.
- Servicios prestados por estudios fotográficos.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Alquiler de películas.
- Servicios de tintorería y lavandería.
- Utilización de autopistas de peaje.
2. Expedición de facturas por terceros o cliente
Tal como comentábamos al inicio de este artículo, generalmente la expedición de facturas suele ser responsabilidad de los empresarios o profesionales que realizan la entrega de viernes o la prestación de servicio.
Pero tal como indica el artículo 5 del Real Decreto 1619/2012, esta obligación también puede ser cumplida por los clientes o por terceros, siempre y cuando el empresario o profesional en cuestión obligado a expedir la factura siga siendo el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones que se establecen en este título.
Por lo tanto, serán sus datos identificativos los que aparezcan en el documento.
La normativa de facturación vigente establece una serie de requisitos para llevar a cabo la facturación por tercero o cliente. Estos son:
- Acuerdo entre el empresario o profesional y la persona que deberá realizar las facturas en su nombre de forma previa a hacer la emisión de las facturas.
- Cada factura emitida por tercero o cliente deberá pasar por período de aceptación por parte del empresario o profesional antes de entregarla al destinatario.
- La expedición de facturas será realizada por nombre y cuenta del empresario o profesional que realiza las operaciones.
- El destinatario de las operaciones que realice la expedición de facturas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó.
- Las facturas expedidas por los destinatarios o por terceros deben tener una serie distinta para cada uno de ellos, tal como indica la Consulta Vinculante V2111-13.
3. El SII y la expedición de facturas
Si se cumplen todos los requisitos detallados anteriormente por parte del empresario titular de las operaciones y del emisor o cliente delegado se podrán expedir las facturas en nombre de un tercero.
Aunque se delegue la facturación a nombre de un tercero o cliente, se deberá considerar que la llevanza de libros de IVA a la que sustituye el SII (Suministro Inmediato de Información del IVA), sigue siendo responsabilidad del empresario. Por lo tanto, será él quien deberá remitir la información a la Agencia Tributaria y no la persona delegada.
De hecho, la Agencia Tributaria establece que el empresario o profesional acogido al SII que delegue las funciones de facturación al cliente tendrá que notificarlo mediante el modelo 036.
Como dato a tener en cuenta, en el caso de las facturas emitidas por terceros, el plazo de remisión de las facturas aumenta a 8 días naturales. Es decir, aunque la obligación se mantendrá en el contribuyente, contará con un plazo de 8 días naturales para remitir las facturas delegadas en lugar de los 4 días naturales que ofrece la normativa para la recepción y emisión de facturas habituales.
A pesar de que el plazo de entrega de las facturas emitidas por terceros o cliente haya pasado de 4 a 8 días naturales, es importante que las empresas cuenten con la máxima agilidad posible para llevar a cabo la gestión de gastos y su posterior reporte a la Agencia Tributaria.
4. Ventajas de la transformación digital para la fiscalidad de tu empresa
La automatización de procesos de gestión en las empresas facilita enormemente la expedición y tramitación de facturas, tanto en el caso de la facturación propia como en el supuesto de expedirlas como terceros. En función de las características y la tecnología implantada en cada negocio, las tareas de confección, envío, contabilización y declaración de facturas pueden realizarse de modo automático, con la mínima inversión de tiempo por parte del personal de administración y contabilidad.
En cambio, en el caso de los tiques y facturas recibidos, no todo está en manos de la empresa, ya que esta debe gestionar una amplia variedad de tipos de documentos, según cada gasto y proveedor: tiques impresos, facturas recibidas por correo postal, facturas recibidas por e-mail pero confeccionadas con Excel o Word, así como documentos totalmente digitalizados.
Es precisamente por este motivo existen herramientas tecnológicas como Tickelia, una solución integral para la gestión de las notas de gastos, así como de las compras indirectas y suscripciones de empresa.
En este sentido, Tickelia favorece la gestión en varios aspectos:
- Digitalización: Gracias a la tecnología OCR + ICR, Tickelia captura hasta 18 campos con una solo foto del tique de gasto, independientemente del idioma y país. Por lo tanto, facilita el proceso a través del cual los empleados en movilidad reportan sus gastos, además de digitalizar la información necesaria para entregar a la AEAT.
- Disponibilidad inmediata: La digitalización de las notas de gastos de empresa, junto a la automatización que proporciona Tickelia, permite que los datos se puedan consultar en cualquier momento y con la certeza de que están actualizados.
- Certificación de la Agencia Tributaria: Con el SII, la Agencia Tributaria cuenta con los datos de registro de facturación de las empresas acogidas en un período de tiempo breve. Pero en caso de inspecciones, es necesario que las empresas proporcionen las facturas emitidas y recibidas originales, con tal de comprobar que su declaración se ha hecho correctamente. Gracias a Tickelia, no hará falta contar con los documentos en formato físico, ya que, al ser un software de gestión homologado por la AEAT, los originales en papel tienen la misma validez legal que los tiques digitalizados.
- Gestión de facturas de las compras indirectas: Tickelia proporciona un modelo de gestión end-to-end, integrando la solicitud de compra, aprobación, pago y contabilización de la factura. Esto incluye la asignación contable de centros de coste o conceptos analíticos, lo cual facilita la consolidación de costes y seguimiento del presupuesto.
Gracias a la eficiencia y a la automatización de los procesos de gestión, Tickelia permite reducir el tiempo invertido en tareas relacionadas hasta en un 75%, disminuyendo también los costes asociados y liberando a los empleados de la carga de llevar a cabo tareas largas, repetitivas y tediosas. Además, al poder integrarse en sistemas de gestión empresarial o ERP, se consigue alcanzar la automatización total de los procesos de gestión en la empresa.
