Nos últimos anos, assistimos a uma tendência crescente de digitalização e automatização dos processos, o que se traduz na implementação de ferramentas e medidas, tanto nas empresas como na administração pública. Desde o início do ano, a faturação eletrónica B2G (Business to Government) é obrigatória em Portugal para todas as empresas que trabalhem com entidades do Estado. Neste artigo, veremos em que consiste e todas as vantagens.
Tabela de conteúdos
1. O que é o B2G?
B2G é uma sigla que significa “Business-to-Government”, que se refere às transações comerciais entre empresas e governos. Trata-se de um modelo de negócios em que as empresas fornecem produtos ou serviços para o governo ou outras instituições governamentais, como agências reguladoras ou instituições públicas.
No B2G, as empresas geralmente têm de seguir requisitos específicos definidos pelo governo, como licitações públicas, documentação legal, padrões de qualidade e políticas de segurança. Esses requisitos podem ser mais complexos do que em transações comerciais padrão entre empresas e clientes, devido à natureza regulatória e fiscalizadora do governo.
2. O que é a faturação eletrónica B2G?
2.1 Introdução
A faturação eletrónica é um componente importante do mercado B2G, já que muitos governos e instituições públicas estão a caminhar para a digitalização dos seus processos de compras e pagamentos.
Como já tínhamos visto noutro artigo, a partir de 1 de janeiro de 2023, todas as faturas emitidas por uma empresa em Portugal devem ser emitidas a partir de um software certificado e aprovado pelas autoridades portuguesas. Para os casos de B2G, esta deve ser eletrónica.
Para que as empresas portuguesas possam cumprir este novo regulamento, terão de utilizar software que cumpra os requisitos estabelecidos pela Portaria N. º363/2010 e 340/2013. Além disso, é também obrigatória uma assinatura digital qualificada para as faturas eletrónicas em PDF, desde que se trate de transações B2B, B2G e B2C.
Do mesmo modo, no processo de implementação da faturação eletrónica, foi acrescentado o código ATCUD —um código de identificação de 8 dígitos— que deve figurar em todos os tipos de faturas e documentos fiscais.
2.2 O que é, então, a faturação eletrónica B2G?
Uma fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.
A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
3. Quais as principais vantagens da faturação eletrónica B2G?
A adoção da faturação eletrónica B2G pode trazer várias vantagens, como redução de custos de processamento de faturas, aumento da eficiência do processo de pagamento, maior transparência e rastreabilidade nas transações comerciais e redução de erros e fraudes:
- Maior eficiência e redução de custos: elimina a necessidade de papel, envio postal e outras atividades manuais, traduzindo-se em maior eficiência e redução de custos operacionais para as empresas que prestam serviços ao setor público. Além disso, a redução do uso de papel contribui para a preservação ambiental.
- Facilidade e agilidade no processamento de faturas: estas, ao serem enviadas eletronicamente e processadas automaticamente pelo sistema das entidades públicas, reduz bastante o tempo necessário para o processamento das faturas e elimina o risco de erros humanos. Como tal, as empresas que prestam serviços ao setor público podem receber o pagamento mais rapidamente.
- Maior transparência e segurança: maior transparência e segurança nas transações comerciais entre empresas e entidades públicas, já que todas as informações relacionadas às faturas são armazenadas eletronicamente num sistema centralizado e seguro, com acesso restrito apenas aos utilizadores autorizados. Isto garante a autenticidade e a integridade dos dados e aumenta a confiança das partes envolvidas.
- Facilidade na gestão de dados fiscais: as empresas que prestam serviços ao setor público podem facilmente gerir os seus dados fiscais num único sistema eletrónico, simplificando a gestão contabilística e fiscal das empresas e reduzindo o tempo e o custo necessários para o cumprimento das obrigações fiscais.
- Conformidade com a legislação: sendo uma exigência legal, a adoção deste sistema garante a conformidade com a legislação em vigor, evitando multas e outras penalizações. Além disso, a adoção da faturação eletrónica pode ser vista como um fator positivo em processos de licitação pública, uma vez que demonstra a capacidade de atender aos requisitos legais e operacionais exigidos pelo governo.
4. O que é o CIUS-PT no âmbito da faturação eletrónica B2G?
4.1 A eSPap
Em Portugal, o processo de implementação é coordenado pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap). Compete a esta entidade a emissão de requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da fatura eletrónica, desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a informação para receção e processamento de faturas eletrónicas. Nesse sentido, a eSPap, como entidade reguladora, divulgou, no dia 27 de setembro de 2019, a versão 1.1.0 da norma técnica específica para Portugal, denominada CIUS-PT, que tem como objetivo cumprir formalidades da emissão de faturas e aumentar o potencial de automatização na receção, conferência e processamento dos documentos eletrónicos.
4.2 Documentação Técnica relativa ao CIUS-PT
Poderá consultar o modelo de dados semântico e lista de sintaxes através da área da ESPAP dedicada às “Normas sobre Fatura Eletrónica” clicando aqui.
4.3. Relatório de gastos de negócios feito a partir da análise automática das faturas
Por todas e outras razões, muitas empresas estão a optar por softwares que lhes permitam digitalizar e automatizar todos estes processos, utilizando tecnologia para capturar todos os campos das faturas e eliminar processos manuais.
Uma destas soluções é Tickelia, um software de gestão de despesas corporativas que utiliza tecnologia OCR, ICR, QRCode para capturar os 18 campos das despesas, incluindo o código ATCUD. Desta forma, a fatura é digitalizada tirando uma fotografia com a aplicação. A fatura digitalizada reúne todos os requisitos exigidos pela Autoridade Tributária Portuguesa. A fatura tem a mesma validade legal que a fatura original em papel.
Além do mais, a Tickelia permite automatizar completamente todo o processo de gestão de despesas corporativas, desde submeter despesas até ao reembolso e contabilização no ERP da empresa. Com a Tickelia, as empresas conseguem ter a política de despesas da empresa e a gestão de adiantamentos controladas, em conformidade com a Lei, de forma ágil e célere.
Não deixe de solicitar uma demonstração na Tickelia, clicando aqui!
