Uma das estratégias mais comuns utilizadas pelas empresas para manter relações com outras organizações e melhorar a sua imagem é levar a cabo actividades para aumentar a sua visibilidade. Estas acções envolvem despesas de representação e é importante tê-las em conta na gestão do orçamento da empresa. A seguir, explicaremos em que consistem exactamente as despesas de representação, as suas características e a informação a ter em conta.
Tabela de conteúdos
1. Quais são as despesas de representação?
As despesas de representação estão relacionadas com as actividades realizadas pela empresa para melhorar e consolidar a sua imagem corporativa, bem como para fortalecer os laços com fornecedores e clientes com objetivos comerciais.
Estas despesas frequentemente estão ligadas às acções de relações públicas ou de vendas e marketing da organização. São realizadas pelos trabalhadores desses departamentos e, muitas vezes, também pela direcção da organização.
1.1 Diferenças entre despesas de viagem e de entretenimento
A diferença entre despesas de viagem e despesas de representação reside nos objetivos e no contexto em que são incurridas.
As despesas de viagem referem-se a gastos associados a deslocamentos necessários para fins profissionais ou comerciais. Alguns exemplos deste tipo de despas são a estadia em hotéis, transporte (passagens aéreas, táxis, aluguel de carros), alimentação e outras despesas relacionadas com a viagem a trabalho.
Por sua vez, as despesas de representação estão ligadas à promoção da imagem e interesses comerciais da empresa. Este tipo de despesas são destinadas a melhorar a visibilidade e as relações comerciais da empresa. Exemplos: jantares de negócios, eventos corporativos, presentes para clientes, atividades de marketing ou publicidade que buscam fortalecer a imagem da empresa.
Enquanto as despesas de viagem estão relacionadas diretamente aos custos logísticos e operacionais de deslocamento e estadia durante atividades profissionais, as despesas de representação estão mais focadas em criar uma imagem positiva da empresa e promover relacionamentos comerciais.
Contudo, pode haver situações em que uma viagem de negócios envolve elementos de representação, como um jantar de negócios ou a participação em eventos que visam promover a empresa. Nesses casos, os custos podem ser considerados despesas de representação e de viagem. A distinção muitas vezes depende do propósito principal da despesa.
A linha que separa umas despesas das outras é muito fina e, às vezes, gera dúvidas razoáveis, mas um truque para separar correctamente ambas as despesas durante a mesma missão comercial é fazer a si próprio esta pergunta: esta despesa faz parte da minha actividade de trabalho ou é para um terceiro?
Alguns exemplos de despesas de representação que as empresas podem contar como tal são os seguintes:
- Almoços e jantares comerciais com clientes (reais ou potenciais), fornecedores, colaboradores ou parceiros.
- Transferências e alojamento em hotéis destes parceiros comerciais.
- Presentes corporativos.
- Convite para actividades de lazer tais como eventos desportivos, espectáculos ou sessões de wellness.
- Inscrições para sessões de formação, entre outras actividades de formação.
2. Despesas de representação dedutíveis para efeitos de imposto sobre o rendimento das pessoas colectivas
No sentido mais amplo do termo, os custos de representação podem ser infinitos, uma vez que os gestores de marketing ou de vendas não têm limites para a sua imaginação quando se trata de criar eventos para promover produtos ou reforçar uma marca.
No entanto, para efeitos de dedução fiscal, a lista é muito mais curta e, portanto, apenas as despesas de entretenimento especificadas na lei são consideradas dedutíveis. Por conseguinte, deve-se ter cuidado para determinar quando é que tal despesa é incorrida e quando não se enquadra nesta categoria para efeitos de dedução fiscal.
As despesas comerciais dedutíveis são as consideradas essenciais para o desenvolvimento da actividade da empresa, incluindo relações públicas com clientes e fornecedores, acções de promoção de produtos ou serviços e todos os pagamentos associados aos rendimentos da empresa.
2.1 Tipos de despesas dedutíveis
Os três principais tipos de despesas de representação que as empresas podem deduzir são os seguintes:
- Despesas para melhorar as relações com clientes ou fornecedores, tais como presentes, convites para restaurantes, alojamento em hotéis, inscrições para conferências e cursos, bilhetes para eventos culturais ou desportivos, ou mesmo serviços de cuidados pessoais.
- Despesas destinadas a reforçar o sentimento de pertença dos trabalhadores à organização, de acordo com os costumes e práticas. Um exemplo claro deste tipo de despas é o presente de Natal para empregados.
- Despesas corporativas para a promoção dos produtos da empresa ou para reforçar o posicionamento da marca. Esta categoria também engloba a participação da empresa em actividades destinadas a fortalecer sinergias num determinado sector económico, em colaboração com outras empresas do mesmo ramo. Por exemplo, a criação de eventos, a participação em feiras sectoriais ou a organização de conferências e seminários.
2.2 Despesas não-dedutíveis
No entanto, nem todas as despesas da empresa são dedutíveis. Para fazer uma distinção mais precisa e evitar confusões, observamos que a legislação que rege o imposto sobre o rendimento das sociedades menciona uma série de despesas não dedutíveis:
- Perdas causadas por jogos de azar.
- Multas e sanções penais ou administrativas.
- Planos e fundos de pensões.
- Despesas resultantes de acções contrárias à lei.
- Pagamentos a serviços ou pessoas residentes em paraísos fiscais.
- Despesas decorrentes da gestão contabilística, especificamente do imposto sobre o rendimento das sociedades.
- Doações ou outras despesas desnecessárias para conduzir o negócio.
- Rentabilidade dos capitais próprios
- Refeições de negócios em casas particulares.
2.3 Limites de dedução das despesas de entretenimento
Só é possível deduzir um máximo de 1% do volume de negócios líquido nesse período fiscal.
Além disso, é importante lembrar que as despesas cujo objectivo não é obter lucros comerciais no futuro, não são elegíveis para benefícios fiscais. Alguns exemplos disto incluem convidar pessoas não relacionadas à empresa para comer num restaurante ou a compra de bilhetes para eventos ou espectáculos para amigos ou familiares.
3. Gestão das despesas de representação
Algumas empresas ainda utilizam folhas de cálculo tradicionais do Excel para a gestão de despesas comerciais, incluindo despesas de representação. Este método implica a recolha de facturas e recibos, seguida da introdução manual dos dados relevantes. Posteriormente, a reconciliação bancária precisa ser realizada e inserida no sistema contabilístico da empresa para processamento. Este é um processo moroso e dispendioso para as empresas, resultando em erros de introdução de dados com frequencia.
A automatização do processo de gestão das despesas de representação oferece à empresa uma abordagem mais prática e eficiente, permitindo ter maior controlo sobre as despesas dos empregados e a deteção de irregularidades ou casos de fraude interna. Além disso, proporciona à empresa uma visão abrangente das despesas de representação, reduzindo significativamente os custos administrativos adicionais.
Como resultado, muitas empresas estão a adotar a gestão automatizada de despesas por meio da utilização de ferramentas tecnológicas projetadas especificamente para esse fim.
4. Vantagens de digitalizar a gestão das despesas de representação
Soluções como a Tickelia estão disponíveis no mercado para gerir todo o processo de notas de despesas e viagens empresariais do início ao fim, abrangendo desde os adiantamentos até à contabilidade ERP, respondendo a todas essas necessidades.
A implementação da Tickelia proporciona às empresas de qualquer setor uma maneira eficaz de otimizar globalmente o processo de gestão de despesas profissionais, contribuindo para a rentabilidade da empresa. A Tickelia reduz o tempo gasto neste processo em 75% e pode ser totalmente integrada com ERP, CRM, software de gestão de salários e recursos humanos. Além disso, permite a definição de alertas personalizáveis para um maior controlo dos pagamentos de acordo com a política de cada organização e possui um processo inteligente de deteção de fraudes.
Outra funcionalidade que torna esta solução extremanete prática é que, para digitalizar os recibos, basta tirar uma fotografia com a App e Tickelia cuida de todo o fluxo comercial, incluindo aprovação, controlo das políticas de gastos, gestão dos adiantamentos e integração com o ERP.
