Uma das estratégias mais comuns utilizadas pelas empresas para manter relações com outras organizações e melhorar a sua imagem é levar a cabo actividades para aumentar a sua visibilidade. Estas acções envolvem despesas de representação e é importante tê-las em conta na gestão do orçamento da empresa. A seguir, explicaremos em que consistem exactamente as despesas de representação, as suas características e a informação a ter em conta.
Tabela de conteúdos
1. Quais são as despesas de representação?
As despesas de representação estão associadas às actividades realizadas pela empresa para melhorar e consolidar a sua imagem corporativa, bem como as suas acções para reforçar os laços com fornecedores e clientes para fins comerciais.
Estas despesas estão muitas vezes estreitamente ligadas às acções de relações públicas ou de vendas e marketing da organização. São executados pelos funcionários destes departamentos, e muitas vezes também pela direcção da organização.
1.1 Diferenças entre despesas de viagem e de entretenimento
Há uma confusão frequente entre despesas de viagem e despesas de entretenimento.
A principal diferença entre estes dois conceitos é que os primeiros destinam-se a representar a empresa através da organização de uma acção empresarial, enquanto que as despesas de viagem derivam da actividade laboral dos empregados, tais como estadia, transporte ou alojamento do empregado durante o dia de trabalho.
O problema é que a mesma acção comercial ou de marketing, por exemplo, pode incluir ambos os tipos de despesas, e é aqui que surge a confusão.
Por exemplo: uma empresa convida um cliente estrangeiro a consolidar a sua relação comercial e assim aumentar as suas exportações. A empresa reservou um hotel, vai realizar um jantar com o cliente num restaurante conhecido e, entre as reuniões, o gerente de vendas acompanhará o cliente a um evento desportivo. Todas estas despesas podem ser cobradas como despesas de representação.
Mas e se, por outro lado, é o gerente de vendas que vai visitar o cliente no seu país de origem? Nesse caso, as transferências e o alojamento devem ser contabilizados como despesas de viagem, e só se o gerente convidar o cliente para almoçar é que a factura pode ser contabilizada como despesa de representação.
A linha é bastante fina e por vezes causa dúvidas razoáveis, mas um truque para separar correctamente ambas as despesas durante a mesma missão comercial é fazer a si próprio esta pergunta: esta despesa faz parte da minha actividade de trabalho ou é para um terceiro?
Alguns exemplos de despesas de representação que as empresas podem contar como tal são os seguintes:
- Almoços e jantares comerciais com clientes (reais ou potenciais), fornecedores, colaboradores ou parceiros.
- Transferências e alojamento em hotéis destes parceiros comerciais.
- Presentes corporativos.
- Convite para actividades de lazer tais como eventos desportivos, espectáculos ou sessões de wellness.
- Inscrições para sessões de formação, entre outras actividades de formação.
2. Despesas de representação dedutíveis para efeitos de imposto sobre o rendimento das pessoas colectivas
No sentido mais lato do termo, os custos de representação podem ser infinitos, uma vez que os gestores de marketing ou de vendas não têm limites para a sua imaginação quando se trata de criar eventos para promover produtos ou reforçar uma marca.
No entanto, para efeitos de dedução fiscal, a lista é muito mais curta e, portanto, apenas as despesas de entretenimento especificadas na lei são dedutíveis. Por conseguinte, deve ter-se o cuidado de saber quando é que tal despesa é incorrida e quando não se enquadra nesta categoria para efeitos de dedução fiscal.
As despesas comerciais dedutíveis são as consideradas essenciais para o desenvolvimento da actividade da empresa, incluindo relações públicas com clientes e fornecedores, acções de promoção de produtos ou serviços e todos os pagamentos associados aos rendimentos da empresa.
2.1 Tipos de despesas dedutíveis
Os três principais tipos de despesas de representação que as empresas podem deduzir são os seguintes:
- Despesas para melhorar as relações com clientes ou fornecedores, tais como presentes, convites para restaurantes, alojamento em hotéis, inscrições para conferências e cursos, bilhetes para eventos culturais ou desportivos, ou mesmo serviços de cuidados pessoais.
- Despesas destinadas a reforçar o sentimento de pertença dos trabalhadores à organização, de acordo com os costumes e práticas. Tipicamente este é o cesto de Natal, embora outros pequenos presentes para empregados em ocasiões especiais também possam ser incluídos.
- Despesas corporativas para a promoção dos produtos da empresa ou para reforçar o posicionamento da marca. Esta categoria inclui também a participação da empresa em actividades destinadas a reforçar sinergias num determinado sector económico, em colaboração com outras empresas do mesmo ramo. Por exemplo, a criação de eventos, a participação em feiras sectoriais ou a organização de conferências e seminários.
2.2 Despesas não-dedutíveis
No entanto, nem todas as despesas da empresa são dedutíveis. A fim de fazer uma distinção mais precisa e evitar confusões, vemos que a lei que rege o imposto sobre o rendimento das sociedades menciona uma série de despesas não dedutíveis:
- Perdas causadas por jogos de azar.
- Multas e sanções penais ou administrativas.
- Planos e fundos de pensões.
- Despesas resultantes de acções contrárias à lei.
- Pagamentos a serviços ou pessoas residentes em paraísos fiscais.
- Despesas decorrentes da gestão contabilística, especificamente do imposto sobre o rendimento das sociedades.
- Doações ou outras despesas desnecessárias para conduzir o negócio.
- Rentabilidade dos capitais próprios
- Refeições de negócios em casas particulares.
2.3 Limites de dedução das despesas de entretenimento
Só é possível deduzir um máximo de 1% do volume de negócios líquido nesse período fiscal.
Além disso, deve ser lembrado que as despesas cujo objectivo não é obter lucros comerciais no futuro, não são elegíveis para benefícios fiscais. Alguns exemplos disto são convidar pessoas não ligadas à empresa para comer num restaurante ou a compra de bilhetes para eventos ou espectáculos para amigos ou familiares.
3. Gestão das despesas de representação
Algumas empresas utilizam folhas de cálculo tradicionais do Excel para a gestão de despesas comerciais, incluindo despesas de representação. Isto implica a recolha de facturas e recibos e a introdução manual dos dados relevantes. A reconciliação bancária tem então de ser efectuada e introduzida no sistema contabilístico da empresa para processamento. Este é um processo moroso e dispendioso para as empresas e leva frequentemente a muitos erros de introdução de dados.
A automatização do processo de gestão das despesas de representação proporcionará à empresa uma nova e prática forma de trabalhar e poupar. A empresa terá mais controlo sobre as despesas dos empregados, e poderá mesmo detectar irregularidades ou casos de fraude interna. Além disso, a empresa terá uma visão global das despesas de representação, reduzindo drasticamente os custos administrativos adicionais.
Como resultado, muitas empresas estão a recorrer à gestão automatizada de despesas através da utilização de ferramentas tecnológicas concebidas especificamente para este fim.
4. Vantagens de digitalizar a gestão das despesas de representação
Soluções como a Tickelia estão disponíveis no mercado que gerem todo o processo de notas de despesas e viagens empresariais do início ao fim: desde os adiantamentos à contabilidade ERP, respondendo a todas estas necessidades.
A sua implementação proporciona às empresas de qualquer sector um meio de optimizar adequadamente o processo global de gestão das despesas profissionais, ao mesmo tempo que contribui para a rentabilidade da empresa. A Tickelia reduz o tempo gasto neste processo em 75% e pode ser 100% integrada com ERP, CRM, software de gestão de salários e recursos humanos. Permite também definir alertas personalizáveis para um maior controlo dos pagamentos de acordo com a política de cada organização e dispõe de um processo inteligente de detecção de fraudes.
Outra das funcionalidades que torna esta solução tão prática é que para digitalizar os recibos basta tirar uma fotografia da aplicação e pronto, a Tickelia encarrega-se de gerir todo o fluxo comercial, tais como aprovação, controlo das políticas de gastos, gestão dos adiantamentos e contabilidade com o ERP.
