Quais são as necessidades dos viajantes de negócios?

O perfil dos viajantes de negócios está em constante evolução, exigindo uma adaptação rápida por parte dos departamentos de finanças e de RH. Em 2025, não basta reservar voos e alojamento: conhecer e atender as novas prioridades dos viajantes torna-se um diferencial estratégico para garantir produtividade, satisfação e controlo de despesas.

Pontos Chave

• Flexibilidade e autonomia digital: o viajante exige reservas ágeis, plataformas self-service e aprovação imediata.
• Sustentabilidade e responsabilidade corporativa: a escolha de fornecedores com políticas ESG passa a ser critério obrigatório.
• Bem-estar e equilíbrio vida-trabalho: pausas de lazer, ambiente saudável e conectividade segura tornam-se essenciais.
• Integrar a tripulação remota e mista: as viagens híbridas e o trabalho remoto transformam a logística e os custos relacionados.

1. Porque as necessidades dos viajantes de negócios mudaram?

Historicamente, a missão empresarial focava essencialmente em deslocações rápidas com mínimo custo. Hoje, o cenário é diferente: a digitalização, o trabalho remoto e a pressão por sustentabilidade fazem parte da equação. Segundo dados recentes, as despesas globais com viagens corporativas devem ultrapassar os 1,6 biliões de dólares em 2025.

Assim, a prioridade das empresas é adaptar processos de viagens que combinem eficiência financeira, satisfação do colaborador e conformidade normativa.

2. O que é um gestor de viagens?

Um gestor de viagens é um especialista na gestão de deslocações corporativas, capacitado para lidar com todas as etapas, desde a elaboração do orçamento até ao planeamento de segurança e gestão de riscos durante a viagem.

De acordo com Ostelea, Escola de Gestão de Turismo, um Gestor de Viagens pode ter responsabilidades que incluem a análise das tendências de viagem, o acompanhamento das políticas e regulamentos do destino, aconselhamento aos viajantes da empresa, controlo das despesas de viagem de negócios, negociação com fornecedores de serviços e gestão de custos.

Além disso, o Gestor de Viagens é um profissional que deve manter-se atualizado sobre os desenvolvimentos no setor do turismo, bem como compreender as necessidades dos viajantes profissionais e as exigências emergentes no ambiente empresarial.

2.1 Como é que os gestores de viagens conseguem poupar em viagens empresariais?

Além dos voos e bilhetes de transporte, os Gestores de Viagens desempenham um papel essencial na redução de despesas com alojamento durante as viagens de negócios.

Reservar online e comparar preços em diferentes motores de busca é uma abordagem eficaz. É crucial realizar essa pesquisa através de diversos portais e motores de busca, dada a variação de preços entre diferentes sites de gestão de viagens. Ter ferramentas para monitorar flutuações de preços é uma vantagem significativa, poupando tempo e dinheiro.

A antecipação na reserva é aconselhável, pois garante preços mais baixos. Além disso, é fundamental que todas as reservas online permitam reembolsos, dada a possibilidade frequente de cancelamentos em viagens de negócios ou surgimento de ofertas de última hora com descontos substanciais. Isso assegura que a empresa não perca dinheiro em situações imprevistas.

O objetivo é encontrar a melhor relação custo-benefício considerando os interesses da empresa, as necessidades do colaborador e o orçamento disponível.

Após a escolha do alojamento, é importante ponderar sobre o método de pagamento mais vantajoso para otimizar os custos. A transação eletrónica é recomendada por sua rapidez e conveniência.

O Gestor de Viagens deve estar bem informado sobre as condições e negociar cláusulas relacionadas ao pagamento com cartão de crédito em viagens domésticas. No caso de viagens internacionais, deve-se evitar o pagamento com cartão de crédito, visto que diversos países aplicam sobretaxas e comissões nesse tipo de transação.

3. O que é MICE?

MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) é um tipo de turismo de negócios que visa participar em reuniões, congressos ou outros eventos relacionados ao trabalho.

Em termos de turismo de negócios, existem duas categorias:

• Primário: Centrado exclusivamente em questões relacionadas ao trabalho.
• Secundário: Envolve questões de trabalho acompanhadas por atividades de lazer e recreação no destino da viagem.

De acordo com a Travel Advisors, 20% dos turistas viajam a trabalho e, com base nos números da ICCA (International Congress and Convention Association), esses turistas gastam 53% a mais do que aqueles que viajam apenas a lazer.

• Características e tipos de eventos turísticos MICE

O turismo MICE destaca-se por contribuir para posicionar e melhorar a competitividade internacional de um país ou cidade, devido ao grande número de participantes que eventos como o Mobile World Congress, podem atrair.

• Eventos comuns neste tipo de turismo:

Congressos: Eventos de vários dias frequentados por empresas do mesmo setor para troca de informações e conhecimentos.

Convenções: Organizadas por entidades privadas, apresentam estudos, análises ou produtos a outras empresas interessadas no tema da convençã

Feiras comerciais: Encontros onde empresas do mesmo setor apresentam e promovem seus produtos e serviços.

Devido às consequências da Covid-19, as características naturais do turismo MICE foram alteradas, levando à adoção de novas tecnologias que permitiram, em alguns casos, a realização de eventos virtuais.

Graças aos avanços tecnológicos a organização de eventos virtuais com acesso remoto tornou-se relativamente fácil, proporcionando maior alcance e flexibilidade tanto para o utilizador quanto para o organizador. Isso foi uma resposta às mudanças impostas pela pandemia, permitindo a continuação desses eventos de maneira virtual.

4. Principais necessidades dos viajantes de negócios

Conforme mencionado anteriormente, é importante atender às necessidades dos trabalhadores em viagens de negócios para tornar suas atribuições mais eficientes e agradáveis, contribuindo para uma maior produtividade durante o período em que estão fora das instalações da empresa.

Existem cinco necessidades essenciais para um funcionário itinerante:

4.1 WiFi

A utilização da Internet é uma necessidade fundamental para o fluxo normal das operações empresariais. O uso de correio eletrônico, acesso a informações e documentos na nuvem, bem como a conexão a servidores, é uma prioridade para os funcionários. Portanto, antes de uma viagem, o Gestor de Viagens deve garantir que o hotel onde o viajante corporativo ficará alojado oferece uma conexão à Internet de qualidade.

Adicionalmente, em alguns voos, especialmente em voos internacionais, as companhias aéreas disponibilizam conexões WiFi, permitindo que os viajantes estejam conectados à Internet durante a viagem. Este aspecto é crucial para garantir que os funcionários possam manter a produtividade enquanto estão em trânsito.

4.2 Mesa de trabalho nos quartos do hotel

Outra das necessidades do viajante de negócios é ter, no quarto de hotel onde está hospedado, um espaço de trabalho para poder realizar as suas tarefas. É importante ter uma pequena secretária ou mesa de trabalho onde possam colocar o seu computador e trabalhar confortavelmente.

Existem também hotéis para viajantes de negócios que asseguram uma experiência mais calma e tranquila, o que pode ser de grande benefício para o empregado.

4.3 Salas de reunião

No caso de o funcionário ter de se encontrar com um cliente e não se encontrar nos escritórios do cliente, o viajante de negócios deve ter salas de reunião disponíveis no hotel onde está hospedado. O Gestor de Viagens deve informar-se sobre as instalações disponíveis na sala de reuniões do hotel, tais como ligação WiFi, projectores, microfones, etc. Além disso, deve também informar-se sobre quaisquer custos adicionais para outros serviços.

É importante que o Gestor de Viagens obtenha essas informações antes da reserva para garantir que o trabalhador tenha todos os recursos necessários para desempenhar adequadamente suas funções durante a estadia, evitando surpresas de última hora.

4.4 Check-out tardio

Outra exigência comum entre os viajantes de negócios é a possibilidade de realizar o check-out mais tarde no dia, permitindo aproveitar o tempo com reuniões e encontros com clientes. Portanto, é importante que o Gestor de Viagens encontre um hotel que ofereça a opção de check-out tardio, eliminando a necessidades de procurar um local para guardar a bagagem até a partida do comboio ou do voo do viajante.

Caso esta opção não estiver disponível, o Gestor de Viagens deve garantir que o hotel permita ao empregado deixar suas malas na sala de bagagem até a sua recolha, independentemente da hora.

4.5 Centro de coworking

Uma das principais exigências dos viajantes de negócios são os centros de coworking, onde possam trabalhar de maneira confortável, com acesso a WiFi, impressoras e sala de reuniões. Cada vez mais, os centros de coworking estão se tornando populares, proporcionando um ambiente agradável para que os trabalhadores possam realizar suas actividades de forma confortável.

Além disso, de acordo com um estudo realizado por RoomIt da CWT, os factores determinantes para um viajante a trabalho ao avaliar sua estadia em um hotel incluem o acesso a WiFi, a tarifa do quarto, a proximidade ao local de trabalho e a qualidade do pequeno-almoço. Portanto, estes são os aspectos-chave que o Gestor de Viagens deverá levar em consideração ao procurar um hotel para empregados nas suas deslocações.

5. Fatores a ter em conta para viajantes de negócios em 2025

O viajante moderno já não procura apenas eficiência, procura autonomia, conforto, propósito e equilíbrio. Em 2025, estas dimensões tornaram-se essenciais para manter a motivação e garantir o sucesso das deslocações profissionais.

As organizações mais competitivas perceberam que viajar bem é também trabalhar melhor. Garantir ferramentas digitais simples, políticas flexíveis e experiências mais humanas não é apenas uma questão de conveniência: é uma estratégia para aumentar a produtividade, reduzir o stress e fortalecer a relação entre empresa e colaborador.

É neste contexto que surgem as quatro grandes prioridades que estão a transformar as viagens corporativas e que todas as empresas devem conhecer para se adaptarem à nova era da mobilidade profissional.

5.2 Flexibilidade e autonomia digital

Com a pergunta “posso reservar quando quiser e gerir eu mesmo?” na mente dos viajantes, a flexibilidade tornou-se critério crucial. Plataformas integradas, apps móveis, QR codes e alertas em tempo real são já exigência.

5.2.1 Reservas e aprovações instantâneas

O viajante não quer esperar dias por aprovação; as soluções devem permitir validação automática ou quase imediata, reduzindo o ciclo de reserva e agilizando a missão.

5.2.2 Acesso a dados e controlo remoto

Ter acesso a relatórios em tempo real, verificação de custos por viagem e alertas de budget permite ao gestor antecipar desvios e intervir atempadamente.

5.3 Sustentabilidade e responsabilidade corporativa

Nos processos de viagem, os colaboradores agora perguntam: “Qual é o impacto ambiental da minha deslocação?”.
Transportes alternativos, compensação de carbono e fornecedores certificados ESG estão entre as prioridades. Segundo fontes, 47 % dos gestores de viagens indicam a sustentabilidade como prioridade em 2025.
Ao alinhar as políticas de viagem com estes valores, as empresas reforçam reputação, motivação e ainda potenci­am economia de custos a longo prazo.

5.4 Bem-estar e equilíbrio vida-trabalho

Introduzimos aqui um novo módulo para 2025: o viajante de negócios procura cada vez mais experiências que permitam conciliar missão e bem-estar, seja uma pausa de lazer (‘bleisure’), um endereço próximo do transporte ou conexão WiFi potente.
As empresas que garantem alojamento com bom sono, ginásio ou refeições saudáveis reduzem fadiga, erros e ausências. O bem-estar da equipa em viagem traduz-se em melhores resultados e menos reclamações de despesas.

5.5 Viagem híbrida e custo total reavaliado

Neste contexto, o hábito da “viagem para escritório fora da sede” ganhou nova dimensão no cenário híbrido. Os colaboradores podem ficar mais tempo, trabalhar remotamente ou combinar missão e teletrabalho.
Daí que o custo total da viagem — alojamento, transporte, tempo de deslocação, impacto no rendimento — seja agora calculado numa visão mais holística. Quem gere despesas deve prever cenários de “missão+teletrabalho” e adaptar as políticas internas para garantir conformidade, visibilidade e controlo.