Viajar a trabalho é uma das principais exigências de muitas empresas. Isso ocorre como meio de fidelizar clientes ou atrair novos. Contudo, devido aos impactos do Covid-19 e as reduções de custos implementadas pelas empresas nos últimos anos, as políticas de viagem sofreram alterações significativas.
Tabela de conteúdos
1. Viagens de negócios: uma acção fundamental para a empresa
Apesar das restrições e complicações vivenciadas nos últimos anos, as viagens de negócios são essenciais, e muitos colaboradores estão dispostos a retomá-las, desde que sejam atendidos uma série de requisitos que lhes permitam satisfazer as suas necessidades durante a viagem e a estadia.
Portanto, é crucial para um viajante profissional conseguir realizar as suas tarefas diárias sem contratempos, garantindo que os seus clientes não fiquem sem acompanhamento. O contacto contínuo com a empresa e os clientes é fundamental.
Em muitos casos, para assegurar que a viagem de negócios decorra da melhor forma possível, a empresa pode contar com um Gestor de Viagens, um profissional encarregado da organização das deslocações profissionais.
2. O que é um Gestor de Viagens?
Um Gestor de Viagens é um especialista na gestão de deslocações corporativas, capacitado para lidar com todas as etapas, desde a elaboração do orçamento até ao planeamento de segurança e gestão de riscos durante a viagem.
De acordo com Ostelea, Escola de Gestão de Turismo, um Gestor de Viagens pode ter responsabilidades que incluem a análise das tendências de viagem, o acompanhamento das políticas e regulamentos do destino, aconselhamento aos viajantes da empresa, controlo das despesas de viagem de negócios, negociação com fornecedores de serviços e gestão de custos.
Além disso, o Gestor de Viagens é um profissional que deve manter-se atualizado sobre os desenvolvimentos no setor do turismo, bem como compreender as necessidades dos viajantes profissionais e as exigências emergentes no ambiente empresarial.
2.1 Como é que os Gestores de Viagens conseguem poupar em viagens empresariais?
Além dos voos e bilhetes de transporte, os Gestores de Viagens desempenham um papel essencial na redução de despesas com alojamento durante as viagens de negócios.
Reservar online e comparar preços em diferentes motores de busca é uma abordagem eficaz. É crucial realizar essa pesquisa através de diversos portais e motores de busca, dada a variação de preços entre diferentes sites de gestão de viagens. Ter ferramentas para monitorar flutuações de preços é uma vantagem significativa, poupando tempo e dinheiro.
A antecipação na reserva é aconselhável, pois garante preços mais baixos. Além disso, é fundamental que todas as reservas online permitam reembolsos, dada a possibilidade frequente de cancelamentos em viagens de negócios ou surgimento de ofertas de última hora com descontos substanciais. Isso assegura que a empresa não perca dinheiro em situações imprevistas.
O objetivo é encontrar a melhor relação custo-benefício considerando os interesses da empresa, as necessidades do colaborador e o orçamento disponível.
Após a escolha do alojamento, é importante ponderar sobre o método de pagamento mais vantajoso para otimizar os custos. A transação eletrónica é recomendada por sua rapidez e conveniência.
O Gestor de Viagens deve estar bem informado sobre as condições e negociar cláusulas relacionadas ao pagamento com cartão de crédito em viagens domésticas. No caso de viagens internacionais, deve-se evitar o pagamento com cartão de crédito, visto que diversos países aplicam sobretaxas e comissões nesse tipo de transação.
3. O que é MICE?
MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) é um tipo de turismo de negócios que visa participar em reuniões, congressos ou outros eventos relacionados ao trabalho.
Em termos de turismo de negócios, existem duas categorias:
- Primário: Centrado exclusivamente em questões relacionadas ao trabalho.
- Secundário: Envolve questões de trabalho acompanhadas por atividades de lazer e recreação no destino da viagem.
De acordo com a Travel Advisors, 20% dos turistas viajam a trabalho e, com base nos números da ICCA (International Congress and Convention Association), esses turistas gastam 53% a mais do que aqueles que viajam apenas a lazer.
- Características e tipos de eventos turísticos MICE
O turismo MICE destaca-se por contribuir para posicionar e melhorar a competitividade internacional de um país ou cidade, devido ao grande número de participantes que eventos como o Mobile World Congress, podem atrair.
- Eventos comuns neste tipo de turismo:
Congressos: Eventos de vários dias frequentados por empresas do mesmo setor para troca de informações e conhecimentos.
Convenções: Organizadas por entidades privadas, apresentam estudos, análises ou produtos a outras empresas interessadas no tema da convençã
Feiras comerciais: Encontros onde empresas do mesmo setor apresentam e promovem seus produtos e serviços.
Devido às consequências da Covid-19, as características naturais do turismo MICE foram alteradas, levando à adoção de novas tecnologias que permitiram, em alguns casos, a realização de eventos virtuais.
Graças aos avanços tecnológicos a organização de eventos virtuais com acesso remoto tornou-se relativamente fácil, proporcionando maior alcance e flexibilidade tanto para o utilizador quanto para o organizador. Isso foi uma resposta às mudanças impostas pela pandemia, permitindo a continuação desses eventos de maneira virtual.
4. Principais necessidades dos viajantes de negócios
Conforme mencionado anteriormente, é importante atender às necessidades dos trabalhadores em viagens de negócios para tornar suas atribuições mais eficientes e agradáveis, contribuindo para uma maior produtividade durante o período em que estão fora das instalações da empresa.
Existem cinco necessidades essenciais para um funcionário itinerante:
4.1 WiFi
A utilização da Internet é uma necessidade fundamental para o fluxo normal das operações empresariais. O uso de correio eletrônico, acesso a informações e documentos na nuvem, bem como a conexão a servidores, é uma prioridade para os funcionários. Portanto, antes de uma viagem, o Gestor de Viagens deve garantir que o hotel onde o viajante corporativo ficará alojado oferece uma conexão à Internet de qualidade.
Adicionalmente, em alguns voos, especialmente em voos internacionais, as companhias aéreas disponibilizam conexões WiFi, permitindo que os viajantes estejam conectados à Internet durante a viagem. Este aspecto é crucial para garantir que os funcionários possam manter a produtividade enquanto estão em trânsito.
4.2 Mesa de trabalho nos quartos do hotel
Outra das necessidades do viajante de negócios é ter, no quarto de hotel onde está hospedado, um espaço de trabalho para poder realizar as suas tarefas. É importante ter uma pequena secretária ou mesa de trabalho onde possam colocar o seu computador e trabalhar confortavelmente.
Existem também hotéis para viajantes de negócios que asseguram uma experiência mais calma e tranquila, o que pode ser de grande benefício para o empregado.
4.3 Salas de reunião
No caso de o funcionário ter de se encontrar com um cliente e não se encontrar nos escritórios do cliente, o viajante de negócios deve ter salas de reunião disponíveis no hotel onde está hospedado. O Gestor de Viagens deve informar-se sobre as instalações disponíveis na sala de reuniões do hotel, tais como ligação WiFi, projectores, microfones, etc. Além disso, deve também informar-se sobre quaisquer custos adicionais para outros serviços.
É importante que o Gestor de Viagens obtenha essas informações antes da reserva para garantir que o trabalhador tenha todos os recursos necessários para desempenhar adequadamente suas funções durante a estadia, evitando surpresas de última hora.
4.4 Check-out tardio
Outra exigência comum entre os viajantes de negócios é a possibilidade de realizar o check-out mais tarde no dia, permitindo aproveitar o tempo com reuniões e encontros com clientes. Portanto, é importante que o Gestor de Viagens encontre um hotel que ofereça a opção de check-out tardio, eliminando a necessidades de procurar um local para guardar a bagagem até a partida do comboio ou do voo do viajante.
Caso esta opção não estiver disponível, o Gestor de Viagens deve garantir que o hotel permita ao empregado deixar suas malas na sala de bagagem até a sua recolha, independentemente da hora.
4.5 Centro de coworking
Uma das principais exigências dos viajantes de negócios são os centros de coworking, onde possam trabalhar de maneira confortável, com acesso a WiFi, impressoras e sala de reuniões. Cada vez mais, os centros de coworking estão se tornando populares, proporcionando um ambiente agradável para que os trabalhadores possam realizar suas actividades de forma confortável.
Além disso, de acordo com um estudo realizado por RoomIt da CWT, os factores determinantes para um viajante a trabalho ao avaliar sua estadia em um hotel incluem o acesso a WiFi, a tarifa do quarto, a proximidade ao local de trabalho e a qualidade do pequeno-almoço. Portanto, estes são os aspectos-chave que o Gestor de Viagens deverá levar em consideração ao procurar um hotel para empregados nas suas deslocações.
5. Necessidades emergentes devido à Covid-19
Apesar da manutenção das necessidades acima delineadas, os empregados que atualmente se encontram na situação de viajar para o trabalho incorporaram outras exigências que lhes proporcionarão uma experiência de viagem mais segura e tranquila de aqui para frente.
- Gestão sem papel: Muitos trabalhadores em movimento reconhecem que, devido à Covid-19, preferem gerir documentos a partir da nuvem e evitar o transporte de itens impresos. Isto inclui, bilhetes de avião, reservas de hotel, ingressos para eventos empresariais, entre outros. Neste sentido, o uso de dispositivos móveis, tais como tablets ou smartphones, é considerado a melhor opção.
- Sistemas de pagamento eficientes: Tanto os gestores de viagens quanto os viajantes de negócios precisam encontrar as melhores ferramentas para otimizar alguns dos processos que têm lugar durante uma viagem de negócios, como os pagamentos. Seja ao reservar um hotel, adquirir bilhetes de transporte ou efetuar pagamentos por refeições e materiais necessários, o sistema de pagamento deve ser eficiente. Actualmente, o uso de software de gestão de despesas é comum, permitindo que os trabalhadores reportem despesas de forma ágil, economizando tempo, enquanto os responsáveis podem gerir as despesas de forma eficiente.
- Seguro de viagem completo: Um dos receios mais comuns ao viajar atrualmente é a possibilidade de enfrentar dificuldades no regresso devido às restrições impostas pelo governo do país visitado. Por esta razão, a apólice de seguro subscrita deve abranger o máximo possível de eventualidades relacionadas com a Covid-19.
- Transporte pessoal: Para evitar contacto desnecessário com outras pessoas e, assim ,minimizar o risco de infecção, os trabalhadores sentem-se mais seguros quando têm transporte pessoal (por exemplo, um carro alugado) para se deslocarem pela cidade.
Além disso, algo que é cada vez mais valorizado pelos empregados não é receber dinheiro adiantado pela empresa, mas sim utilizar um cartão empresarial para todas as despesas necessárias durante a sua estadia.
6. Dicas úteis para viajantes de negócios
Profissionais que viajam regularmente a trabalho muitas vezes enfrentam fadiga devido a deslocações extensas, noites fora de casa e ao desafio de equilibrar trabalho e vida pessoal. Como resultado, estão especialmente suscetíveis ao ao stress e exaustão. Estas dicas simples destinadas aos profissionais em viagem de negócios podem ajudar a reduzir situações stressantes e melhorar a experiência de viagens de negócios.
6.1 Planear a sua viagem
Uma chave para o sucesso de uma viagem de negócios é um planeamento sólido. O viajante deve ter uma compreensão clara do cronograma de visitas e reuniões, das transferências entre o aeroporto, o hotel e o local de trabalho, além de calcular o tempo necessário para cada atividade.
A pontualidade é também um aspecto muito importante, contudo, temos de contar com possíveis contratempos, tais como engarrafamentos de trânsito ou perda de bagagem.
6.2 Descobrir sobre o destino
Outra dica prática é conhecer o destino antes de iniciar a viagem. O empregado em viagem de negócios deve ter um conhecimento mínimo da cidade para onde está indo, incluindo horários, questões de segurança e procedimentos alfandegários. Além disso, deve estar ciente se algum dos dias em que estiver a viajar for um feriado local que os obrigue a alterar os seus planos.
O uso de bases de dados ou de redes sociais pode facilitar a coleta dessas informações, proporcionando uma experiência mais satisfatória para o viajante de negócios.
6.3 Bagagem
Quando viajar a trabalho, é recomendável levar uma mala pequena e leve, especialmente para viagens de curta duração, permitindo que a mala seja transportada na cabine sem a necessidade de check-in. Isto economiza tempo nos aeroportos. Para proteger roupa delicada contra amassados, uma dica é colocá-las em cima dos seus artigos de higiene pessoal, roupa interior, sapatos, etc. e colocar uma toalha em cima para as proteger.
6.4 Transportes
A questão dos transportes é vital para o viajante. Se viajar de avião, é necessário informar-se previamente sobre as opções de transferência entre o aeroporto e o hotel. Avalie se as distâncias entre o alojamento e os locais de reunião podem ser percorridas a pé ou considere opções de transporte público para garantir deslocações eficientes.
6.5 Alojamento
Em quinto lugar, a escolha do hotel é igualmente importante para uma boa experiência de viagem. A proximidade do alojamento ao local onde as visitas ou reuniões serão realizadas economiza tempo e evita complicações. Idealmente, o viajante deve poder caminhar até o destino; caso contrário, deverá considerar as opções de transporte público.
6.6 Justificar as despesas
Ao realizar uma viagem corporativa, não devemos esquecer os recibos de pagamento para todas as despesas, como hotéis, transportes ou restaurantes. O viajante deve gerir esses recibio de acordo com o protocolo da empresa, quer através da preparação dum relatório de despesas, quer através da sua gestão automatizada.
Nas empresas que gerem estas despesas manualmente, o viajante de negócios deve recolher e apresentar cada documento em papel, a fim de justificar as despesas efectuadas e para que estas possam ser devidamente contabilizadas.
Contudo, com soluções que digitalizam os vales de pagamento, tanto o viajante de negócios como o departamento de contabilidade podem dispensar a maior parte das tarefas burocráticas relacionadas com as despesas de viagem.
7. Gestão sem papel das despesas de viagem da empresa
Atualmente, é possível realizar a gestão de despesas empresariais de forma totalmente sem papel, permitindo que a empresa possa dispensar o papel, tarefas manuais, bem como adiantamentos de dinheiro aos seus empregados itinerantes.
Tickelia é uma solução baseada na nuvem que reduz em 75% o tempo dedicado à gestão de despesas e viagens de negócios, a partir de uma única plataforma ligada ao ERP ou sistema de gestão empresarial da empresa.
Esta solução permite aos funcionários reportar qualquer tipo de despesa nas suas deslocações da forma mais simples: basta pagar o que precisam, tirar uma fotografia do recibo e carregá-lo para a App da Tickelia. A solução cuida do resto, desde o controlo das políticas de despesas até à contabilidade com o ERP.
Além disso, para que os empregados possam pagar convenientemente as suas despesas comerciais e a empresa tenha controlo sobre cada um dos pagamentos efectuados, esta solução fornece aos utilizadores o cartão Visa Tickelia, um método de pagamento inteligente que pode ser configurado com limites e restrições com base nas políticas de gastos da empresa. Este cartão tem também a função Smart AutoBlock, que bloqueia o cartão até que os pagamentos efectuados não sejam devidamente justificados.
Tickelia permite à empresa simplificar o fluxo de pedidos de meios de comunicação e a análise dos custos de viagem, com rastreabilidade em cada ponto e a possibilidade de gerir eventos imprevistos ou cancelamentos, bem como o pedido de meios de comunicação móveis (um quarto de hotel, bilhetes de avião ou comboio, aluguer de automóvel, etc.) e um perfil de gestão para o Gestor de Viagens ou comunicação bidireccional com a agência de viagens da empresa.
A Tickelia também integra o pedido de adiantamentos no processo de notas de despesa, permitindo que os gestores configurarem um fluxo de aprovação multinível com base no montante solicitado, pagamento automático por transferência SEPA e até mesmo a gestão de reembolsos e ajuste automático das liquidações negativas a serem devolvidas.
