Viajar para o trabalho é uma das principais necessidades de muitas empresas. É uma forma de fidelizar os clientes ou atrair novos clientes. No entanto, com os efeitos do Covid-19 e as reduções de custos que as empresas fizeram nos últimos anos, a política de viagens mudou substancialmente.
Tabla de contenidos
1. Viagens de negócios: uma acção fundamental para a empresa
Apesar das restrições e complicações experimentadas nos últimos anos, as viagens de negócios são essenciais e muitos empregados estão dispostos a retomá-las desde que tenham uma série de requisitos que lhes permitam cobrir as suas necessidades durante a sua viagem e estadia.
Portanto, o mais importante para um viajante profissional é realizar as suas tarefas diárias sem qualquer problema e que os seus clientes não sejam deixados sem vigilância. O contacto com a empresa e os clientes é essencial.
Em muitos casos, para que a viagem de negócios decorra o melhor possível, a empresa pode contar com um Gestor de Viagens, a figura profissional que será responsável pela organização da viagem de negócios
2. O que é um Gestor de Viagens?
Um Gestor de Viagens é um perito profissional na gestão de viagens empresariais que está preparado para realizar tudo, desde a elaboração do orçamento até ao planeamento de segurança e gestão de riscos durante a viagem.
De acordo com Ostelea, Escola de Gestão de Turismo, um Gestor de Viagens pode ser responsável por rever as tendências de viagem, monitorizar as políticas e regulamentos de viagem no destino, aconselhar os viajantes da empresa, controlar as despesas de viagem de negócios ou negociar com os prestadores de serviços e gerir os custos.
Além disso, um Gestor de Viagens é um profissional que tem de se manter a par dos desenvolvimentos no sector do turismo, bem como das necessidades dos viajantes profissionais e das exigências que surgem no ambiente empresarial.
2.1 Como é que os Gestores de Viagens fazem poupanças em viagens empresariais?
Para além dos voos e bilhetes de transporte, os Gestores de Viagens são essenciais para poupar em alojamento quando viajam em negócios.
Reservar online e comparar preços em diferentes motores de busca é uma forma muito boa de o conseguir. É importante fazer isto através de diferentes portais e motores de busca, uma vez que existem muitos websites de gestão de viagens com preços diferentes. Portanto, ter ferramentas para monitorizar as flutuações de preços é uma grande vantagem para poupar tempo e dinheiro.
É melhor reservar com antecedência, uma vez que isto garante que o preço será mais baixo. É também importante que todas as reservas feitas através da Internet permitam reembolsos, pois é muito comum que as viagens de negócios sejam canceladas ou que apareçam ofertas de última hora com grandes descontos. Desta forma, a empresa pode garantir que não perde o dinheiro em caso de qualquer problema.
O objectivo é encontrar a melhor relação custo-benefício tendo em conta os interesses da empresa, as necessidades do empregado e também o orçamento atribuído.
Uma vez escolhido o alojamento, deverá considerar o melhor método de pagamento para tornar o serviço mais rentável. Um dos métodos mais recomendados é a transacção electrónica, uma vez que são não só rápidos, mas também convenientes.
Como aspecto digno de nota, o Gestor de Viagens deve também estar bem informado sobre as condições e negociar as cláusulas estabelecidas para pagamentos com cartão de crédito quando a viagem é doméstica. Se, por outro lado, a viagem for internacional, deve evitar pagar com cartão de crédito, uma vez que vários países cobram sobretaxas e comissões pela realização do pagamento.
3. O que é MICE?
MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) é um tipo de turismo de negócios que é realizado com o objectivo de assistir a reuniões, congressos ou outros tipos de eventos para realizar negócios relacionados com o trabalho.
Em termos de turismo de negócios, existem duas categorias:
- Primário: Desde que se concentre apenas em questões relacionadas com o trabalho.
- Secundário: Quando as questões de trabalho são acompanhadas por outras actividades de lazer e recreio no destino da viagem empreendida.
Segundo a Travel Advisors, 20% dos turistas que viajam fazem-no por trabalho e, com base nos números da ICCA (International Congress and Convention Association), gastam 53% mais do que aqueles turistas que só viajam por prazer.
- As características e tipos de eventos turísticos MICE
Se há algo que se destaca no turismo MICE, é que ajuda a posicionar e melhorar a competitividade internacional do país ou cidade devido ao grande afluxo de participantes que um determinado evento, tal como o Mobile World Congress, pode gerar.
Quais são os eventos mais comuns neste tipo de turismo?
Congressos: Com uma duração de mais de um dia, estes eventos são frequentados por empresas do mesmo sector para troca de informações e conhecimentos.
Convenções: Este tipo de evento é normalmente organizado por uma entidade privada e são apresentados estudos, análises ou mesmo produtos a outras empresas interessadas no tema da convenção.
Feiras comerciais: Neste caso, as feiras comerciais são eventos onde empresas do mesmo sector se reúnem para apresentar e promover os seus produtos e serviços.
Devido às consequências do Covid-19, as características naturais do turismo MICE foram alteradas, dando lugar a novas tecnologias que lhes permitiram, em algumas ocasiões, a realização deste tipo de eventos, mas virtualmente.
Graças aos avanços tecnológicos, é relativamente fácil organizar um evento virtual com acesso remoto, permitindo ao utilizador e ao organizador um maior alcance e flexibilidade na realização de tais eventos.
4. Principais necessidades dos viajantes de negócios
Como mencionado acima, é muito importante poder satisfazer as necessidades do trabalhador itinerante durante a sua estadia, pois isto não só tornará as suas tarefas atribuídas mais eficientes e agradáveis, mas também aumentará a sua produtividade durante o seu afastamento das instalações da empresa.
Existem 5 necessidades essenciais para um funcionário itinerante:
4.1 Wifi
A utilização da Internet é uma necessidade fundamental para o tráfego normal da empresa. A utilização de correio electrónico, acesso a informações e documentos na nuvem ou acesso a servidores é uma prioridade para os funcionários. Portanto, antes de viajar, o Gestor de Viagens deve assegurar-se de que o hotel onde o viajante corporativo ficará alojado dispõe de uma boa ligação à Internet.
Além disso, em certos voos (especialmente voos internacionais), as companhias aéreas têm ligações WiFi para que os viajantes se possam ligar à Internet durante a sua viagem. Este aspecto está a tornar-se cada vez mais apreciado pelo público viajante, pelo que será outro aspecto a ter em conta.
4.2 Mesa de trabalho nos quartos do hotel
Outra das necessidades do viajante de negócios é ter, no quarto de hotel onde está hospedado, um espaço de trabalho para poder realizar as suas tarefas de trabalho. É importante ter uma pequena secretária ou mesa de trabalho onde possam colocar o seu computador e trabalhar confortavelmente.
Existem também hotéis para viajantes de negócios que asseguram uma experiência mais calma e tranquila, o que pode ser de grande benefício para o empregado.
4.3 Salas de reunião
No caso de o funcionário ter de se encontrar com um cliente e não se encontrar nos escritórios do cliente, o viajante de negócios deve ter salas de reunião disponíveis no hotel onde está hospedado. O Gestor de Viagens deve informar-se sobre as instalações disponíveis na sala de reuniões do hotel, tais como ligação WiFi, projectores, microfones, etc. Além disso, deve também informar-se sobre quaisquer custos adicionais para outros serviços.
É importante que o Gestor de Viagens obtenha esta informação antes de fazer a reserva para que possa garantir que o trabalhador tem todos os elementos necessários para realizar correctamente o seu trabalho durante a estadia e que não há surpresas de última hora.
4.4 Saída tardia
Outra das exigências que a maioria dos viajantes de negócios tem é a possibilidade de sair da sala mais tarde do dia para poder aproveitar o dia com reuniões e reuniões com clientes. Portanto, é importante que o Gestor de Viagens encontre um hotel que permita o check-out tardio para não ter de procurar um lugar para deixar a mala até à partida do comboio ou do voo do viajante.
No caso desta opção não estar disponível num hotel que satisfaça todas as outras necessidades do empregado, o Gestor de Viagens terá de assegurar que o hotel permite ao empregado deixar as suas malas na sala de bagagem até que ele as venha buscar, seja qual for a hora.
4.5 Centro de coworking
Uma das principais exigências dos viajantes de negócios são centros de coworking onde possam trabalhar confortavelmente, ter WiFi, impressoras ou uma sala de reuniões. Cada vez mais, os centros de coworking estão a tornar-se cada vez mais populares e estão a revelar-se um espaço agradável para os trabalhadores realizarem confortavelmente as suas actividades.
Além disso, segundo um estudo por RoomIt da CWT, os factores determinantes para um viajante empregado ao avaliar a sua estadia num hotel são o acesso a WiFi, a tarifa do quarto, a distância ao local de trabalho e o pequeno-almoço, pelo que estes são os aspectos chave que o Gestor de Viagens terá de ter em conta ao procurar um hotel para empregados móveis.
5. Necessidades decorrentes da Covid-19
Embora mantendo as necessidades acima delineadas, os empregados que hoje em dia se encontram na situação de viajar para o trabalho acrescentaram outras necessidades que lhes permitirão viajar com maior segurança e paz de espírito a partir de agora.
- Gestão sem papel: Muitos trabalhadores móveis admitem que, devido ao Covid-19, preferem gerir documentos a partir da nuvem e não transportar nada impresso. Isto inclui, portanto, bilhetes de avião, reservas de hotel, bilhetes para eventos empresariais, etc. Neste sentido, a utilização de dispositivos móveis, tais como comprimidos ou smartphones, são a melhor opção.
- Sistemas de pagamento eficientes: Tanto os gestores de viagens como os viajantes de negócios precisam de encontrar as melhores ferramentas para optimizar alguns dos processos que têm lugar durante uma viagem de negócios, tais como os pagamentos. Quer seja ao reservar um hotel ou bilhetes de transporte, ou ao pagar refeições ou materiais necessários, o sistema de pagamento deve ser eficiente. Actualmente, está a ser utilizado software de gestão de despesas, que permite ao funcionário comunicar uma despesa de uma forma ágil, sem perder muito tempo e, da mesma forma, a pessoa responsável pode gerir a despesa de forma eficiente.
- Seguro de viagem completo: Um dos receios mais comuns quando se viaja hoje em dia é ter dificuldades em regressar devido às restrições impostas pelo governo do país de estada. Por esta razão, a apólice de seguro subscrita deve cobrir tanto quanto possível todos os efeitos do Covid-19.
- Transporte pessoal: Para evitar o contacto desnecessário com mais pessoas e assim minimizar o risco de infecção, os trabalhadores sentem-se mais seguros se tiverem transporte pessoal (por exemplo, um carro alugado) para se deslocarem pela cidade.
Além disso, algo que é cada vez mais valorizado pelos empregados não é ter dinheiro adiantado pela empresa, mas sim utilizar um cartão empresarial para fazer todas as despesas que são necessárias durante a sua estadia.
6. Dicas úteis para os viajantes de negócios
Os profissionais que viajam regularmente em trabalho acumulam muitas vezes muito cansaço devido a longas deslocações, noites longas fora de casa e um difícil equilíbrio entre trabalho e vida pessoal. Como resultado, são particularmente propensos ao stress de esgotamento ou mesmo ao esgotamento. Estas dicas simples para profissionais na estrada podem ajudar a reduzir situações stressantes e melhorar a experiência de viagens de negócios.
6.1 Planear a sua viagem
Uma das chaves para uma viagem de negócios bem sucedida é um bom planeamento. O viajante deve ser claro quanto ao horário das visitas e reuniões, transferências do aeroporto para o hotel e do hotel para o local de trabalho, e calcular o tempo gasto em cada uma das acções.
A pontualidade é também um aspecto muito importante, contudo, temos de contar com possíveis contratempos, tais como engarrafamentos de trânsito ou perda de bagagem.
6.2 Descobrir sobre o destino
Outra dica prática é descobrir o destino antes de iniciar a viagem. O empregado numa viagem de negócios deve ter um conhecimento mínimo da cidade para onde viaja, tais como os seus horários, segurança e alfândegas. Além disso, devem ser informados se um dos dias em que estiverem a viajar for um feriado local que os obrigue a alterar os seus planos.
Por tudo isto, a utilização de bases de dados ou de meios de comunicação social pode facilitar o processo de recolha de toda esta informação, bem como proporcionar uma melhor experiência para o viajante de negócios.
6.3 Bagagem
Quando viajar em viagem de negócios, deve levar uma mala pequena e leve, pois estas são normalmente para alguns dias, e se viajar de avião, para que a possa levar na cabine sem ter de a registar. Isto poupa tempo nos aeroportos e ao embalar e desembalar. Se estiver a transportar roupa delicada que não quer ficar amarrotada, a melhor coisa a fazer é colocá-las em cima dos seus artigos de higiene pessoal, roupa interior, sapatos, etc. e colocar uma toalha em cima para as proteger.
6.4 Transportes
Este aspecto é muito importante e vital para o viajante. Se viajar de avião, é necessário informar-se previamente sobre as opções de transferência entre o aeroporto e o hotel. Deve descobrir se as viagens entre o seu alojamento e os pontos de encontro e visitas podem ser feitas a pé. Deve também ter em conta as opções de transporte público para lá chegar no mais curto espaço de tempo possível.
6.5 Alojamento
Em quinto lugar, a escolha do hotel é igualmente importante para uma boa experiência de viagem. A proximidade do alojamento do local onde as visitas ou reuniões serão realizadas ajudará a poupar muito tempo e evitar grandes dores de cabeça. Idealmente, deverá poder caminhar até ao seu destino, mas se tal não for possível, deverá procurar as ligações de transportes públicos.
6.6 Justificar as despesas
Finalmente, quando fazemos uma viagem corporativa, não devemos esquecer os recibos de pagamento nos locais onde foi efectuada uma despesa, tais como hotéis, transportes ou restaurantes, e geri-los de acordo com o protocolo de cada empresa, quer através da preparação do relatório de despesas, quer através da sua gestão automatizada.
Nas empresas que gerem estas despesas manualmente, o viajante de negócios deve recolher e apresentar cada bilhete em papel, a fim de justificar as despesas efectuadas e para que estas possam ser devidamente contabilizadas.
Contudo, com soluções que digitalizam os vales de pagamento, tanto o viajante de negócios como o departamento de contabilidade podem dispensar a maior parte das tarefas burocráticas relacionadas com as despesas de viagem.
7. Gestão sem papel das despesas de viagem da empresa
Hoje em dia é possível ter uma gestão de despesas empresariais completamente sem papel para que a empresa possa dispensar o papel, tarefas manuais, bem como adiantamentos de dinheiro aos seus empregados itinerantes.
Tickelia é uma solução de nuvem que consegue reduzir em 75% o tempo gasto em gestão de despesas e viagens de negócios, a partir de uma única plataforma ligada ao ERP ou sistema de gestão empresarial da empresa.
Esta solução permite aos funcionários móveis reportar qualquer tipo de despesa da forma mais simples: têm simplesmente de pagar o que precisam, tirar uma fotografia do recibo e carregá-lo para a aplicação Tickelia; a solução trata do resto, desde o controlo das políticas de despesas até à contabilidade com o ERP.
Além disso, para que os empregados possam pagar convenientemente as suas despesas comerciais e a empresa tenha controlo sobre cada um dos pagamentos efectuados, esta solução fornece aos utilizadores o cartão Visa Tickelia, um método de pagamento inteligente que pode ser configurado com limites e restrições com base nas políticas de gastos da empresa. Este cartão tem também a função Smart AutoBlock, que bloqueia o cartão até que os pagamentos efectuados não sejam devidamente justificados.
Tickelia permite à empresa simplificar o fluxo de pedidos de meios de comunicação e a análise dos custos de viagem, com rastreabilidade em cada ponto e a possibilidade de gerir eventos imprevistos ou cancelamentos, bem como o pedido de meios de comunicação móveis (um quarto de hotel, bilhetes de avião ou comboio, aluguer de automóvel, etc.) e um perfil de gestão para o Gestor de Viagens ou comunicação bidireccional com a agência de viagens da empresa.
A Tickelia também integra o pedido de adiantamentos no processo de notas de despesa, permitindo aos gestores configurar um fluxo de aprovação multinível em função do montante solicitado, pagamento automático por transferência SEPA e mesmo a gestão de reembolsos e ajuste automático das liquidações negativas a serem devolvidas.
