À medida que as empresas crescem e ampliam as suas áreas de atuação, torna-se obrigatória a necessidade de levar os produtos ou serviços a outros clientes espalhados pelo país ou pelo mundo. Nessas situações, os colaboradores deslocam-se em viagens por diferentes lugares. Portanto, é crucial que as empresas tenham um controlo eficiente das despesas relacionadas a essas viagens, o que gera alguns benefícios, mas, também, alguns desafios. Neste artigo, abordaremos as quatro principais dificuldades do controlo de despesas de viagens.
Tabela de conteúdos
1. Controlo de despesas de viagens
Uma das despesas que muitas empresas enfrentam, e por vezes têm alguma dificuldade em gerir, são aquelas relacionadas com desembolsos extras de trabalhadores, geralmente relacionados com viagens, deslocação e/ou alimentação associados ao trabalho.
1.1 Despesas com viagens
São as relacionadas com passagens aéreas, combustível, uso de veículos (de alguer o própio) ou qualquer outro meio de transporte público e privado.
1.2 Ajudas de custo
As ajudas de custo são uma compensação financeira da empresa por despesas relacionadas com o trabalho dum funcionário, que podem ir desde a alimentação ao alojamento. Geralmente estão associadas a viagens de negócios ou ao subsídio de alimentação.
Na gestão dessas despesas, as empresas costumam escolher entre dois modelos que se adaptam às suas necessidades e realidades: o modelo fixo ou o modelo de justificação de custos.
No primeiro é definido um determinado valor para um conjunto de despesas previamente definidas, evitando o controlo detalhado de cada movimento.
Já no segundo, cada trabalhador deve apresentar comprovativos (passagem, fatura, voucher, etc.) para reclamar adequadamente o dinheiro gasto. Aqui, as empresas avaliarão a despesa e após aprová-la, pagarão o valor declarado.
2. Viagens corporativas, como otimizar a sua gestão e uso?
Quando os colaboradores se deslocam em viagens por diferentes lugares, as empresas precisam de pensar em formas de administrar a gestão das despesas para não apenas garantir a segurança dos seus profissionais, mas também evitar gastos desnecessários.
Uma gestão de viagens corporativas eficaz disponibiliza vantagens para o negócio, desde a otimização de custos e um maior controlo administrativo. Sem esquecer do aumento da produtividade dos próprios trabalhadores.
No entanto, separamos alguns benefícios para ajudar as empresas na gestão:
2.1 Possuir uma política completa
As regras transmitem boa condução para os colaboradores. Com isso, eles sabem o que podem gastar, como devem proceder e quais os documentos a apresentar que comprovem os pagamentos. Quando a empresa assume uma boa política de viagens corporativas, ela ganha clareza e dinâmica. Com boas informações e os documentos corretos, melhor será para os colaboradores e para a própria empresa, que terá maior controlo de despesas de viagens e otimizará seus processos e resultados financeiros.
2.2 Consciencialização dos colaboradores
Além duma boa política de viagens de empresa, os colaboradores precisam adotar e executar tais práticas. É necessário que a empresa os consciencialize sobre a importância da economia e como manter um controlo eficaz sobre as despesas corporativas. Afinal, quando a empresa caminha com eficiência, todos são beneficiados. Informar os colaboradores de como executar escolhas mais seguras e inteligentes em suas viagens é muito importante.
2.3 Controlo de pagamentos de qualquer lugar
Para que uma empresa tenha tranquilidade e ganhe facilidade nos seus processos financeiros, é sempre necessário que o setor financeiro trabalhe com um orçamento determinado. Atualmente existem alternativas de pagamento que podem ser controladas à distância, como cartões de crédito corporativos integrados a uma plataforma de gestão de despesas que pode visualizar os gastos em tempo real de maneira prática e ágil, como é o caso da Tickelia.
No entanto, não podemos esquecer as necessidades dum viajante de negócios e os seguintes passos para um melhor controlo de pagamentos e despesas:
- Digitalizar despesas e recibos.
- Controlar, rever e decidir.
- Elaborar um orçamento para o controlo das despesas.
- Criar políticas ou procedimentos de compra e despesas que todos compartilhem.
- Comparar o que está previsto com o que está realmente a ser feito.
- Comunicar aos colaboradores a importância de economizar e evitar desvios de orçamento.
3. 4 dificuldades para garantir controle de gastos em viagens corporativas
É possível observar que as despesas com as viagens são enormes, apesar de terem um potencial de retorno muito grande. Com isso, torna-se necessário a realização do controlo de despesas em viagens corporativas. Porém, isso não é tão simples de ser realizado, já que a empresa precisa encontrar o equilíbrio entre reduzir os custos, mas sem abrir mão da qualidade e o conforto das viagens para os colaboradores. É necessário ter um bom planeamento, fazer análises, ter o pensamento estratégico e contar com a ajuda de boas ferramentas de viagem para encontrar os melhores preços e conseguir as melhores oportunidades de alojamento e reservas.
Para que as empresas consigam tomar as melhores decisões e controlar os gastos, separamos 4 das principais dificuldades de controlo de gastos que podem aparecer no dia a dia:
3.1 Reembolso
A primeira dificuldade ao reduzir custos e, talvez, a maior, é o reembolso e a veracidade das informações, seja por registos de gastos extras, por desatenção ou até mesmo por fraude. A melhor maneira de superar essa dificuldade e organizar os reembolsos é através de políticas e normas específicas e bem definidas, com prazos e as formas pelas quais as solicitações serão realizadas. É importante definir prazos e deixar as informações claras para os colaboradores. Afinal, o pagamento é um direito do colaborador, um dever da empresa e a clareza das informações pode fazer parte desta motivação.
3.2 Submissão de despesas feita pelo próprio colaborador
Outra dificuldade bastante comum é quando a empresa não possuí uma gestão de viagens corporativas e a submissão das despesas fica a cargo do próprio colaborador que participou da viagem. Apesar de parecer uma tarefa simples, são muitas informações importantes e, ao acumular com as outras tarefas do colaborador, maior é a hipótese de erros. Além disso, quanto maior for a equipa, mais notas, pedidos de reembolso e outras informações que demandam gestão das mesmas.
3.3 Controlo dos canais de compras
Mais uma dificuldade que as empresas enfrentam na hora de reduzir os custos é com o controlo efetivo dos diferentes canais de compras. Isto porque, atualmente, existem diversas opções de sites e apps para a compra de passagens, reservas de hotéis, aluguer de carros, etc.
3.4 Perda ou atraso nas faturas
Por fim, outro problema muito comum é a perda da fatura, ou ainda, o atraso na data de entrega das faturas e talões. Isso pode gerar muitos problemas para a empresa, além de ser considerado como uma tentativa de fraude. Por isso, é necessário que as políticas de viagens corporativas sejam muito bem definidas e que os trabalhadores estejam cientes de todos os seus direitos, deveres e responsabilidades.
Com a Tickelia, poderá fazer uma gestão de viagens corporativas efetiva e reduzir os custos.
Poderá também contar com a ajuda da nossa tecnologia – existem diversas ferramentas que permitem facilitar os processos eque permitem aos colaboradores solicitar compras e reservas de passagens, alojamento ou aluguer de carros, entre outras despesas comuns no que diz respeito a viagensde trabalho, a fim de que a pessoa responsável possa aprovar tais solicitações, de forma ágil e justa.
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