Calcular o combustível gasto durante uma viagem de empresa é uma tarefa essencial para um bom planeamento financeiro e controlo de despesas da sua companhia. Neste artigo, vamos apresentar uma guia detalhada para saber como calcular o custo do combustível duma viagem de trabalho. Dessa forma, terá uma estimativa mais precisa e evitará surpresas e despesas indesejadas. Aprenda como calcular o custo do combustível e das portagens incluídas na rota da forma mais simples seguindo os seis passos da nossa guia.
Tabela de conteúdos
1. Calcule o custo do combustível em 6 passos
Calcular o combustível gasto numa viagem de trabalho é uma etapa fundamental para um planeamento financeiro eficiente. Se seguir os passos apresentados nesta guia, poderá obter uma estimativa mais precisa do valor a ser gasto com combustível e manter um controlo das despesas corporativas.
Além dos fatores essenciais para realizar esse cálculo, como o consumo médio do veículo, a distância a ser percorrida e os preços do combustível ao longo da rota, é importante lembrar-se de considerar outros custos adicionais, como portagens e manutenção do veículo. Registar todas as despesas durante a viagem facilitará o cumprimento do orçamento.
Com um cálculo preciso do custo do combustível, será mais fácil otimizar os recursos financeiros da sua companhia, tomar decisões assertivas e garantir um melhor controlo das despesas em suas viagens de trabalho. Aproveite essas informações para melhorar seu planeamento e alcançar uma gestão mais eficiente dos custos de combustível em suas viagens de trabalho.
Mas afinal, quais são os passos a seguir para fazer um cálculo preciso dos custos?
1.1 Verifique o consumo médio do veículo
O primeiro passo para calcular o combustível é verificar o consumo médio do automóvel que será utilizado na viagem. Consulte o manual do utilizador ou entre em contato com o fabricante para obter essa informação. O consumo médio é uma referência importante para estimar quantos litros de combustível serão necessários para percorrer determinada distância.
A fórmula para calcular o consumo médio de combustível dum veículo é o resultado de dividir a quilometragem total percorrida pela quantidade de combustível consumida. Este dado será o consumo médio do seu carro em quilômetros por litro (km/l) ou milhas por galão (mpg), dependendo das unidades de medida utilizadas para a distância e a quantidade de combustível.
Lembre-se que o consumo médio pode variar dependendo de diversos fatores, como o tipo de condução, as condições da estrada ou o tráfego.
1.2 Planifique a rota e calcule a distância
Planifique o itinerário a percorrer durante a viagem e calcule a distância total. Recomendamos a utilização de mapas online como o Google Maps ou outros aplicativos de navegação especializados (como ViaMichelin) para obter essa informação da forma mais precisa possível. Se os houver, não se esqueça de incluir desvios e paragens ao longo do caminho.
É interessante verificar o estado do trânsito em tempo real e obter informações relevantes que possam desvirtuar o cálculo de custos realizado previamente. Seguem alguns recursos úteis:
- Para além do referido anteriormente, Waze, HERE WeGo e Moovit. Estes aplicativos fornecem informações detalhadas em tempo real sobre congestionamentos, acidentes e outras condições de estrada que podem afetar o tempo de viagem e, consequentemente, o consumo de combustível.
- Algumas webs também oferecem informações atualizadas sobre o tráfego em tempo real em várias áreas. Em Portugal, o site da Autoridade Nacional de Segurança Rodoviária (ANSR) e o da Infraestruturas de Portugal (IP) mostram informações sobre o estado do trânsito em diferentes estradas do país.
Ao verificar o estado do tráfego e identificar congestionamentos ou trechos de estrada em obras, pode planear rotas alternativas e ajustar sua estimativa de consumo de combustível. Lembre-se de que este pode aumentar em situações de tráfego intenso, devido a paradas frequentes, acelerações bruscas e marcha lenta prolongada.
1.3 Verifique os preços do combustível
Antes da viagem, verifique os preços nos postos de combustível onde pretende abastecer ao longo da rota.
Consulte sites ou aplicativos que fornecem tarifas atualizadas dos postos de abastecimento. Anote os valores para cada tipo de combustível. Algumas das ferramentas mais utilizadas para encontrar o preço mais conveniente:
- Apps como “MaisGasolina” e o “VivaGas”, fornecem informações atualizadas sobre os preços dos combustíveis em postos de abastecimento em Portugal. Estes aplicativos permitem consultar os preços por localização e tipo de combustível: gasolina, gasóleo, GPL, etc.
- Sites especializadosem calcular os preços dos combustíveis em Portugal. Consulte “Prio”, “Já Não Dá Para Abastecer” ou “ANP – Autoridade Nacional do Petróleo”, entre outros, para verificar e comparar os preços do combustível em diferentes postos de abastecimento.
Antes de calcular o custo total da viagem, tenha em consideração a rota que pretende seguir. Considere os postos de abastecimento ao longo do caminho e verifique os preços em cada localidade para obter uma estimativa mais precisa do custo total do combustível.
Lembre-se que os preços do combustível podem variar de acordo com a região e a concorrência entre os postos de abastecimento. É aconselhável verificar os preços com antecedência para obter informações precisas.
1.4 Calcular o combustível necessário e estime o custo final
Com base no consumo médio do veículo e na distância estimada, é possível calcular a quantidade de combustível necessária para a viagem. Divida a distância total pelo consumo médio para obter o número aproximado de litros necessários. Multiplique essa quantidade pelo preço por litro. Esse cálculo dará-lhe uma estimativa do custo total do combustível para a viagem.
1.5 Considere fatores adicionais
Além do preço do combustível, da distância percorrida e do consumo médio do veículo, existem alguns fatores adicionais que podem influenciar o cálculo final do custo duma viagem de trabalho:
- Verifique se há portagens ao longo da rota e inclua esses custos no cálculo.
- Condições da estrada: como subidas íngremes, descidas, estradas sinuosas ou estradas com muitos semáforos, podem afetar o consumo de combustível. Em áreas urbanas, o trânsito intenso também pode aumentar o consumo de combustível.
- Velocidade de condução: velocidades mais altas geralmente resultam num maior consumo. Manter uma velocidade constante e moderada pode ajudar a economizar combustível.
- Estilo de condução: a forma de conduzir também pode afetar o consumo de combustível. Acelerações bruscas, travagens abruptas e uma condução agressiva podem aumentar o consumo.
- Condições meteorológicas: em condições climáticas adversas, como chuva, neve ou ventos fortes, o consumo de combustível pode ser afetado. Além disso, conduzir com ar-condicionado ou aquecimento ligado pode aumentar o consumo de combustível.
- Carga do veículo: o peso adicional de passageiros ou carga no veículo também pode aumentar o consumo de combustível. Considere, também, o peso extra ao calcular o custo da viagem.
- Manutenção do veículo: um carro sem uma manutenção adequada, com pneus desgastados, filtro de ar sujo ou problemas mecânicos, pode resultar num consumo de combustível mais alto. Manter o veículo em boas condições pode ajudar a economizar combustível.
Leve todos esses fatores adicionais em consideração ao calcular o custo duma viagem de trabalho para obter uma estimativa o mais precisa possível do custo final.
1.6 Registe as despesas e acompanhe os resultados
Durante a viagem, registe todas as despesas relacionadas ao combustível, incluindo os valores pagos nos postos de abastecimento e outros custos relacionados como portagens. Isso facilita o cumprimento do orçamento e fazer ajustes, caso seja necessário.
2. Calcular e simplificar a gestão de despesas
Felizmente, existem plataformas de gestão de despesas que facilitam o processo de cálculo do custo do combustível e o reembolso posterior. Uma dessas soluções é a Tickelia, um software abrangente que oferece recursos avançados para automatizar e simplificar o processo de gestão de despesas corporativas.
Com a Tickelia, é possível submeter duma forma simples todas as despesas da viagem, incluindo o custo do combustível. Isto é feito por meio dum aplicativo instalado no telemóvel, bastante intuitivo e fácil de usar. O sistema permite capturar e guardar mediante o telemóvel todos os recibos, talões e faturas. Onde quer que esteja, sem que seja necessário guardar os documentos em papel.
Além disso, a Tickelia oferece integração total com o seu ERP ou qualquer outro software da empresa. Isto permite-lhe ter uma visão geral centralizada de todas as despesas da empresa, que facilita o controlo, a análise e o planeamento financeiro. Assim, agiliza o processo de reembolso de despesas.
A automatização da Tickelia ajuda a economizar tempo e reduzir possíveis erros resultados do processo manual na gestão de despesas, incluindo o cálculo do custo do combustível em viagens. A solução também oferece recursos adicionais, como relatórios detalhados, políticas de despesas personalizáveis e recursos de aprovação, para garantir o cumprimento das políticas da empresa.
Solicite uma demonstração gratuita e descubra de que forma a Tickelia pode automatizar e simplificar o processo de cálculo do custo do combustível e a gestão de despesas em viagens de trabalho, proporcionando maior eficiência, precisão e controlo financeiro para sua companhia.
