Um dos grandes problemas dentro do setor das viagens de negócios é a utilização dos termos “duty of care” (deveres de cuidado) e “travel risk management” (gestão de riscos) como sinônimos. No entanto, existem algumas diferenças entre eles. O objetivo é estabelecer uma política que garanta a segurança dos trabalhadores nas viagens de negócios.
Tabela de conteúdos
1. O que é duty of care?
Duty of care é também conhecido em Portugal como deveres de cuidado. É um termo utilizado para falar sobre as obrigações que todas as empresas têm em relação aos trabalhadores que precisam viajar por motivos de trabalho. Neste sentido, é responsabilidade da empresa gerir qualquer risco que o trabalhador possa enfrentar durante a viagem. Também é responsabilidade da companhia garantir a segurança durante o deslocamento. Em outras palavras, as empresas têm uma responsabilidade legal sobre os trabalhadores nessas viagens.
2. Travel risk management
Os fatores relacionados à segurança do trabalhador devem ser integrados ao plano de gestão de viagens, também conhecido como “travel risk management“. Para gerir adequadamente esses riscos, é necessário envolver alguns fornecedores especializados, como as empresas de seguros de viagem.
Devido ao aumento das viagens, as empresas devem estabelecer políticas de viagens mais específicas. Estas políticas devem levar em consideração quaisquer situações de risco que o trabalhador possa enfrentar durante a viagem.
Portanto, é de extrema importância implementar um plano abrangente de gestão de riscos nas viagens dos trabalhadores. Também é essencial analisar qualquer imprevisto que possa surgir durante o deslocamento. Caso contrário, a empresa estaria cometendo negligência.
3. Qual é o objetivo principal da gestão de riscos?
Com o intuito de aumentar a receita, cada vez mais empresas estão apostando na globalização. Isso resulta no aumento das viagens de negócios realizadas por muitos colaboradores, para que a empresa possa expandir-se para outros territórios.
Dessa forma, o objetivo fundamental da gestão de riscos de viagem é garantir a segurança dos trabalhadores em deslocamento. Isso faz com que as responsabilidades da empresa ultrapassem fronteiras e alcancem as instalações e o pessoal localizado no exterior.
4. Quem é responsável pela gestão de riscos?
Um dos principais erros nas empresas é acreditar que o responsável por gerir os riscos da viagem deve ser o departamento de gestão de viagens. Este é um dos responsáveis, mas não deve ser o único a cuidar desses aspetos.
Essa crença é uma abordagem incorreta que pode sair cara para as empresas. A razão é que a gestão de riscos de viagem abrange muitas outras questões, o que também pode envolver outros departamentos da empresa.
4.1 Grandes empresas
Nas grandes empresas, os departamentos de recursos humanos, comunicação e finanças também devem participar na gestão de riscos. Todas essas áreas não só devem estar envolvidas no desenvolvimento de políticas de gestão de riscos de viagem, mas também na execução das mesmas em caso de qualquer tipo de emergência.
4.2 Pequenas y Médias Empresas (PMEs)
No caso das PMEs, o problema é que não possuem alguns desses departamentos. Por esse motivo, a pessoa responsável pelas tarefas relacionadas com a gestão de riscos poderia ser o diretor ou o administrativo.
5. Como criar uma estratégia de gestão de riscos
Para criar uma estratégia eficaz de gestão de riscos de viagem, a empresa deve trabalhar em colaboração com a sua agência de viagens. Tudo o que for acordado deve ser documentado, como os pontos que seguem:
- Principais perigos de cada destino.
- Métodos de prevenção e como lidar com situações de emergência, bem como dicas para evitar ou reduzir os riscos enfrentados pelos viajantes.
- Formação dos trabalhadores sobre autoproteção durante as viagens.
- Canais aprovados para informar os trabalhadores em tempo real sobre qualquer incidência, perigo ou dificuldade.
- Acompanhamento e monitorização dos riscos.
- Medidas a serem tomadas em situações de crise ou urgência.
Nesse sentido, as agências de viagens, e não apenas a empresa, desempenham um papel fundamental na implementação desses programas de gestão de riscos. Além disso, as agências são as que melhor conhecem e gerem esses riscos.
Por outro lado, a gestão de riscos de viagem deve estar incluída na política de viagens da empresa, para que os trabalhadores possam consultá-la a qualquer momento.
6. Elementos que afetam a gestão de riscos de viagem
Existem vários fatores que podem influir na gestão de riscos de viagem. Estes podem ser protocolos de ação, aspetos de formação e informação ou questões legais, entre outros. Por isso, é necessária a atuação e envolvimento das agências de viagens, uma vez que são fornecedores especializados capazes de responder e executar as ações necessárias conforme as necessidades dos trabalhadores e da empresa.
A companhia e a agência de viagens devem trabalhar conjuntamente para criar um programa abrangente com conselhos práticos e informações direcionadas a todos os trabalhadores. Isso pode ser comunicado aos colaboradores por SMS ou e-mail, mas tudo deve fazer parte dum plano que não permita ações improvisadas que possam colocar o interessado em perigo perante emergências.
7. Soluções para melhorar a política de viagens da empresa
Além de ter um plano definido para evitar ou minimizar riscos durante as viagens corporativas, outra solução a considerar é controlar de forma precisa a gestão de despesas da empresa. A Tickelia é uma excelente opção devido à sua capacidade para digitalizar a gestão de faturas e recibos de despesas e viagens corporativas.
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