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Dans le monde des affaires actuel, les voyages d’affaires jouent un rôle clé dans la croissance et l’expansion des entreprises. Ils permettent de nouer des contacts, de conclure des affaires et d’explorer de nouvelles opportunités de marché. Mais avez-vous réfléchi à la manière de les planifier et de les exécuter efficacement ? Apprenez les clés pour maximiser le succès de vos voyages d’affaires !
Table des matières
1. L’importance de l’organisation de vos voyages d’affaires
L’apparition de la pandémie de Covid-19 a mis en péril de nombreux voyages, y compris les voyages d’affaires. Cette suspension a mis en péril la tenue de nombreux événements, réunions et conventions réunissant un grand nombre d’hommes d’affaires et d’employés du monde entier. Bien qu’il s’adapte aux conditions actuelles en proposant des formats hybrides ou entièrement en ligne, ce type de réunion, connu sous l’acronyme MICE (Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions) , obtient ses meilleurs résultats lorsqu’il se déroule en personne.
C’est ce que démontre le rapport « The evolution of the MICE industry » du Spain Convention Bureau, qui indique une grande consolidation de ce type de tourisme d’affaires en 2023 : les chiffres d’avant la pandémie ont été dépassés avec un chiffre d’affaires de 13 000 millions d’euros et une amélioration est estimée pour les deux prochaines années. Il convient également de souligner le grand impact des voyages d’affaires : ils représentent un quart du tourisme national, soit 280 millions de personnes qui voyagent pour des raisons professionnelles, selon le Spain Convention Bureau.
Avec l’augmentation des voyages d’affaires, il est important de les gérer correctement afin d’en maximiser la valeur et d’en tirer le meilleur parti. Selon le dernier rapport de la GB TA intitulé « GBTA Business Travel Index Outlook 2023 : Annual Global Report and Forecast », le niveau prépandémique des dépenses de voyages d’affaires de 1 200 milliards d’euros devrait être dépassé d’ici à 2024, de sorte que nous devons plus que jamais connaître les clés de la planification, de l’exécution et de la gestion des voyages d’affaires pour favoriser la réussite organisationnelle.
2. Conseils pour l’organisation de vos voyages d’affaires
2.1 Déterminer les objectifs qui motivent le voyage
Avant d’entreprendre un voyage d’affaires, il est essentiel de bien comprendre les objectifs que vous souhaitez atteindre : s’agit-il de conclure une affaire avec un client potentiel ? d’assister à une conférence ou à une foire commerciale pour établir des contacts ? La définition de ces objectifs vous aidera à structurer l’itinéraire et à hiérarchiser les activités pendant le voyage. Cependant, il est important de garder à l’esprit la politique de voyage de l’entreprise tout au long du processus d’organisation afin de l’adapter aux règles et aux restrictions de l’organisation. Enfin, c’est le Travel Manager qui sera chargé d’approuver les propositions de l’employé et de trouver les meilleures options pour le voyage.
En outre, avant de vous rendre dans une destination spécifique, il est essentiel de mener des recherches approfondies sur la culture et les pratiques commerciales locales. Cela comprend des aspects tels que les heures d’ouverture normales, les attentes en matière de ponctualité et les formes de communication préférées. Le fait d’être bien informé sur ces aspects facilitera non seulement l’interaction avec les partenaires commerciaux locaux, mais permettra également d’éviter les malentendus culturels susceptibles d’avoir une incidence négative sur les relations d’affaires. En outre, connaître les détails de la destination, tels que le climat, l’infrastructure et les options de transport, peut également s’avérer utile pour planifier le voyage plus efficacement en tenant compte des horaires et des temps de déplacement locaux.
2.2 Organisez toute votre documentation et vos réservations à l’avance.
Une planification méticuleuse est essentielle pour éviter les accidents de voyage. Il s’agit notamment d’organiser (et de mettre en œuvre) les documents importants tels que les passeports, les visas, les cartes d’identité, les cartes d’embarquement et les réservations d’hébergement et de transport. Il est recommandé de prendre ces dispositions longtemps à l’avance pour éviter les problèmes de dernière minute et pour profiter d’éventuelles réduction sou de tarifs préférentiels. L’utilisation d’outils de gestion des voyages ou de services spécialisés peut faciliter ce processus et garantir une expérience de voyage plus fluide.
Lors du processus de réservation, il est très important de s’inscrire aux programmes de fidélité des compagnies aériennes les plus utilisées par l’entreprise (sachant qu’il s’agit de l’un des moyens de transport les plus utilisés par les voyageurs d’affaires). Nous obtiendrons ainsi des cartes de fidélité qui nous permettront d’accumuler des points et de bénéficier d’avantages tels que des réductions, des produits ou des services comme la location de voitures ou des séjours à l’hôtel.
2.3 Renseignez-vous sur la situation en matière de santé et de sécurité à votre destination.
Outre la politique de voyage, l’entreprise dispose également d’une politique de sécurité qui comprend des procédures d’urgence et des ressources disponibles en cas d’incident, ainsi que des lignes directrices pour voyager en toute sécurité. Certaines organisations proposent même une formation spécifique à la sécurité avant les voyages d’affaires. Mais au-delà des situations d’urgence et de la sécurité du personnel pendant le voyage, il est important de se tenir informé des conditions de santé et de sécurité sur le lieu de destination.
Soyez conscient des risques potentiels, tels que les épidémies, les conditions météorologiques extrêmes, les conflits politiques ou sociaux, et toute autre situation susceptible d’affecter le bien-être pendant le voyage. La consultation de sources fiables, telles que les sites web gouvernementaux ou les agences de voyage spécialisées, peut fournir des informations actualisées sur la situation à destination et aider à prendre des décisions éclairées quant à la sécurité du voyage ou aux précautions supplémentaires à prendre.
Il est important de prendre des précautions supplémentaires si nécessaire, par exemple en évitant les zones de conflit ou dangereuses, en se tenant au courant des vaccinations et des médicaments recommandés pour la destination, en emportant une trousse de premiers secours et en restant en contact régulier avec des collègues ou des membres de la famille pour leur faire part de votre position et de votre situation. En prenant ces précautions supplémentaires, vous pouvez réduire le risque de rencontrer des situations dangereuses ou d’urgence au cours de votre voyage et vous assurer une expérience plus sûre et plus harmonieuse.
2.4 Optimiser votre itinéraire et votre temps
Il est essentiel de planifier efficacement les réunions et les événements afin d’éviter les pertes de temps pendant les voyages d’affaires. Pendant la période où nous nous trouvons dans un pays étranger, nous recherchons la productivité dans nos réunions. Il est donc important de coordonner à l’avance des heures de réunion pratiques et de préciser l’objet de chaque réunion. En outre, il est important de hiérarchiser les tâches les plus importantes et les plus urgentes, ainsi que de regrouper les activités par lieu géographique afin de minimiser le temps de déplacement et d’utiliser ce temps pour d’autres tâches.
2.5 Assurer la connectivité et la disponibilité des communications
Pendant les voyages d’affaires, il est essentiel de garantir la disponibilité de la communication avec les collègues et les contacts externes. Pour ce faire, vous devez vous assurer que vous avez accès à des dispositifs de communication, tels que des téléphones mobiles avec fonction d’itinérance ou des cartes SIM locales, ainsi qu’à des ordinateurs portables avec une connexion internet. En outre, il est important de tenir compte du décalage horaire lorsque vous planifiez des appels ou des vidéoconférences afin de garantir une communication efficace.
Pour faciliter la communication pendant les voyages d’affaires, il est conseillé d’utiliser des outils et des applications de communication efficaces. Le courrier électronique, la messagerie instantanée et la vidéoconférence vous permettent de rester en contact avec vos collègues et vos clients de manière rapide et efficace, même lorsque vous n’êtes pas au bureau. En outre, l’utilisation d’outils de collaboration en ligne, tels que les documents et les calendriers partagés, peut faciliter la coordination et la planification des activités pendant les déplacements.
Malgré les progrès de la technologie et des communications, il est possible que des problèmes de connectivité surviennent pendant les voyages d’affaires, tels que l’absence de signal internet ou des problèmes techniques avec les appareils électroniques. Il est donc essentiel d’avoir un plan de secours au cas où ces problèmes surviendraient. Il peut s’agir d’emporter un dispositif de connectivité mobile supplémentaire, d’avoir accès à des réseaux wifi publics ou de disposer d’une liste de numéros de téléphone d’urgence de l’entreprise ou du fournisseur de services de communication à appeler pour obtenir une assistance technique en cas de besoin.
2.6 Maintenir une apparence professionnelle et respecter les normes culturelles du pays d’accueil.
La tenue vestimentaire et l’apparence jouent un rôle crucial dans l’image professionnelle lors des voyages d’affaires. Il est important de s’habiller de manière appropriée et professionnelle selon les règles de l’étiquette des affaires. Cela peut impliquer le port d’un costume formel ou d’une tenue d’affaires, en veillant à ce que les vêtements soient en bon état. Une apparence soignée et professionnelle contribuera à donner une impression positive et respectueuse lors des interactions professionnelles.
Lors d’un voyage d’affaires international, il est également essentiel de respecter les normes culturelles et commerciales du pays d’accueil. Cela implique de se familiariser avec les coutumes locales, les gestes de politesse et les formules de politesse appropriées, ainsi que de connaître les pratiques commerciales et de négociation courantes dans le pays visité. En faisant preuve de sensibilité culturelle et en s’adaptant aux attentes locales, vous contribuerez à établir des relations d’affaires solides et vous éviterez les malentendus ou les offenses involontaires.
2.7 Équilibrer le temps de travail et le bien-être personnel
Lors d’un voyage d’affaires, il est facile de tomber dans le piège du travail sans pause, ce qui peut conduire à l’épuisement et à une augmentation du stress. Il est essentiel de faire des pauses régulières pendant les voyages pour se ressourcer et maintenir un niveau de productivité optimal. Il peut s’agir de prévoir de courtes pauses entre les réunions ou les activités, ainsi que de prendre le temps de se détendre et de se déconnecter du travail. De même qu’il est conseillé d’optimiser le temps de votre itinéraire pour améliorer votre productivité, il est nécessaire d’inclure des activités de loisirs et des visites touristiques dans votre itinéraire chaque fois que cela est possible.
Il est essentiel de donner la priorité à l’équilibre entre le travail et le bien-être personnel pendant les voyages d’affaires. Cela implique de fixer des limites claires entre le temps consacré au travail et le temps consacré au repos et aux loisirs. Il est important de reconnaître l’importance de prendre soin de son bien-être physique et émotionnel, à la fois pour sa santé personnelle et pour son efficacité professionnelle à long terme. Donner la priorité à l’équilibre entre le travail et le bien-être personnel garantira une expérience de voyage plus satisfaisante et favorisera un niveau plus élevé de performance globale et de bien-être.
2.8 Utilise un outil de gestion des dépenses
Pendant le voyage, il est essentiel de suivre et d’enregistrer les dépenses encourues, car beaucoup d’entre elles sont prises en charge par l’entreprise, comme les frais de voyage et de séjour. Pour pouvoir les présenter correctement, il faut présenter des factures, des billets ou des reçus pour les dépenses en question. Si votre entreprise gère ce processus manuellement, vous devrez collecter et conserver soigneusement chaque justificatif. En revanche, si vous disposez d’outils tels que Tickelia, qui numérise et automatise le processus de gestion des frais sans un grand nombre de tâches bureaucratiques, vous n’avez plus qu’à vous soucier de prendre une photo du reçu à partir de l’application mobile.
Tickelia est un outil spécialisé conçu pour faciliter la gestion des dépenses lors des voyages d’affaires. Grâce à cette application, les professionnels peuvent facilement enregistrer toutes les dépenses ou demandes liées aux voyages, telles que l’hébergement, le transport et les repas, directement à partir de leurs appareils mobiles. En outre, elle offre plusieurs fonctionnalités qui simplifient et rationalisent le processus de gestion des dépenses, telles que la capture des reçus avec photo, la catégorisation automatique des dépenses, la création de rapports détaillés et l’analyse des coûts des déplacements.
En utilisant Tickelia, les voyageurs peuvent avoir un contrôle précis de leurs dépenses en temps réel, ce qui leur permet de respecter leur budget. De plus, afin de respecter la politique de dépenses de l’entreprise et d’éviter les dépenses non autorisées, cette solution offre la carte Visa Tickelia pour éviter les avances de fonds aux employés et pour établir des limites et des restrictions de dépenses personnalisées. Avec ce mode de paiement, l’entreprise et l’employé gagnent en confort et en contrôle des dépenses. De plus, cette carte dispose d’une fonction Smart AutoBlock qui bloque la carte dans le cas où les dépenses ne sont pas dûment justifiées.
La demande d’avances est également prévue et facilitée par Tickelia, qui dispose d’un système d’approbation à plusieurs niveaux basé sur l’analyse de l’entreprise et le paiement automatique de ces avances parvirement SEPA.
L’intégration de Tickelia avec d’autres outils de gestion d’entreprise, tels que les systèmes de comptabilité et les logiciels de gestion des voyages, est un autre atout qui permet d’améliorer l’efficacité de l’administration financière de l’entreprise.
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