Comment mieux maîtriser la gestion des frais professionnels ?

Un contrôle exhaustif des dépenses de l’entreprise est indispensable pour toute entreprise qui se veut efficace, faute de quoi elle risque d’avoir des problèmes de rentabilité. Afin d’effectuer une gestion correcte des frais professionnels, il est essentiel de connaître les différents types de frais, car, selon leur classification, les frais doivent être traités d’une manière ou d’une autre.

Points clés

• Le fait d’avoir toutes les dépenses dans un seul système vous permet d’avoir une vue d’ensemble, de détecter les dépassements et d’analyser les tendances.
• 20 % des dépenses professionnelles sont improductives en l’absence d’une politique claire.
• Une politique d’approbation automatisée peut accélérer jusqu’à trois fois le processus de validation.
• Jusqu’à 10 % de la TVA sur les billets sont perdus en raison du non-respect des exigences fiscales.

1. Qu’est-ce qu’une dépense professionnelle ?

Les frais professionnels se définissent comme l’ensemble des sorties de fonds qui proviennent de l’activité de l’entreprise et qui ont un impact direct sur le budget. Le volume de ces dépenses peut varier en fonction du secteur et de la taille de l’entreprise, de sorte qu’elles peuvent être plus ou moins importantes. Dans ce qui suit, nous allons détailler et examiner chacune d’entre elles.

1.1 Pourquoi classer les dépenses professionnelles ?

Il est important de prendre en compte toutes les dépenses encourues dans une entreprise, et pour cela il est nécessaire de les classer selon leur typologie. Savoir différencier et cataloguer chacune des dépenses est essentiel pour l’administration de l’entreprise :

• Elle est indispensable à une bonne gestion comptable.
• Il fournit un aperçu détaillé des coûts de l’entreprise.
• Il facilite l’établissement du budget.
• Il permet d’identifier les dépenses qui peuvent être déduites.

2. Les types de dépenses professionnelles

Il existe différents types de dépenses professionnelles, qui sont regroupées en fonction de leur origine et de leur fonction. Les principales catégories de dépenses sont les suivantes

2.1 Frais généraux

Ils sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. C’est-à-dire que toute organisation en a, quel que soit le service offert ou la production. Ils sont nécessaires pour qu’une entreprise puisse continuer à fonctionner. En voici quelques exemples :

• Le loyer du lieu de travail.
• Frais de déplacement.
• Frais de service.
• Entretien et réparations.
• Logistique et transport.
• Achat de fournitures de bureau.
• Marketing, publicité et conception graphique.
• Frais administratifs et financiers.
• Sécurité sociale, salaires et traitements .

2.2 Dépenses directes

Contrairement aux précédents, ceux qui relèvent de ce point proviennent de l’élaboration du produit, du service ou du projet. Elles servent à assurer la continuité de l’entreprise et comprennent les matières premières ou les ressources humaines utilisées pour la production. Étant donné que ce type de dépenses est lié à la création, des exemples clairs de ce type de dépenses sont :

• Paiement des travailleurs.
• L’argent destiné au contrôle de la qualité.
• Approvisionnement en matières premières pour la fabrication de produits.

2.3 Coûts indirects

Ces types de dépenses ne sont pas directement liés à l’activité productive de l’entreprise, mais permettent à celle-ci de continuer à fonctionner normalement. En voici quelques exemples :

• Frais de mobilier.
• Équipement technologique.
• Fournitures de bureau.
• Matériel de nettoyage, etc.
• Surveillance.
• Frais d’administration, de gestion et d’organisation.
• Outils ou matériaux.

Les coûts indirects sont les coûts les plus élémentaires. Sans eux, l’entreprise ne serait pas en mesure d’exercer son activité productive.

2.4 Coûts fixes

On retrouve dans cette catégorie les dépenses qui ne changent jamais, quel que soit le fonctionnement de l’entreprise. Les dépenses fixes sont régies par la date à laquelle elles sont dues, comme le loyer mensuel d’un bureau. Elles sont inamovibles et ne peuvent être évitées. Le fait qu’elles soient prévisibles facilite le contrôle de ces dépenses. Voici quelques exemples de dépenses fixes :

• L‘électricité.
• Loyer.
• Paiement de l’assurance.
• Paiement de droits ou de taxes.
• Services de spécialistes dans votre secteur, tels que des avocats, des économistes, des consultants, des architectes, etc.
• Frais administratifs.

2.5 Coûts variables

Les coûts variables évoluent en fonction de l’activité de l’organisation à ce moment-là, c’est-à-dire qu’en cas d’augmentation ou de diminution de la productivité, le montant de ces coûts variables changera également.

• Paiement de la quantité de matières premières: produits finis ou semi-finis, en fonction de la quantité produite.
• Sous-traitance à des entreprises spécialisées dans la programmation, la conception graphique, la création de contenu audiovisuel, etc.
• Emballage : le matériau utilisé pour l’emballage du produit change également en fonction de la quantité de production et des ventes.
• Frais : tels que ceux facturés par la banque pour l’utilisation du dataphone dans les entreprises.

2.6 Dépenses extraordinaires

Il s’agit des dépenses qui ne peuvent être prévues, car elles sont peu fréquentes et surviennent de manière inattendue. Les dépenses qui entrent dans cette catégorie sont les suivantes :

• Amendes.
• Sanctions.
• Incendies.
• Inondations.

Ces quatre cas ont en commun le fait que lorsqu’une entreprise est confrontée à ce type de situation, son activité productive est affectée pendant un certain temps, c’est pourquoi leur prise en compte au niveau budgétaire est utile pour éviter des pertes monétaires importantes.

3. Autres types de dépenses

Nous avons parlé précédemment des dépenses les plus courantes, mais parmi les dépenses variables, il existe d’autres dépenses beaucoup plus spécifiques qu ‘il est également important de mentionner afin d’avoir un contrôle correct des dépenses. Il s’agit des suivantes :

• Les frais de représentation sont ceux qui sont utilisés pour créer et entretenir des relations avec des clients et des fournisseurs nouveaux et existants.
• Frais de séjour et de voyage : il s’agit des frais d’hébergement et de repas des agents dans l’exercice de leurs fonctions en dehors de leur lieu de travail habituel.
• Frais kilométriques: ces frais sont encourus lorsqu’un membre du personnel doit utiliser son propre véhicule pour se déplacer pour des raisons professionnelles.
• Frais de loisirs, de divertissement et de bien-être: invitations à des conférences, à des événements culturels et sportifs et à des spectacles pour les employés.

4. Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document dans lequel chaque employé inscrit ses dépenses professionnelles, par exemple les frais de déplacement, les indemnités journalières, les frais de représentation, etc. Ils sont utilisés pour obtenir le remboursement de ce qu’ils ont dépensé pour autant que cela soit lié à leur activité professionnelle.

4.1 Flux de gestion manuelle

Lorsque les dépenses professionnelles sont gérées manuellement, il y a une chaîne d’étapes à suivre pour s’assurer qu’elles sont effectuées correctement. Malgré l’existence d’outils technologiques permettant d’automatiser et de numériser entièrement ce processus, certaines entreprises optent encore pour la méthode traditionnelle :

• L’employé remplit un formulaire Excel (note de frais) précisant les dépenses.
• Joignez les reçus papier à la note de frais.
• L’employé signe la note de frais et celle-ci est examinée par la personne responsable.
• Les dépenses sont comptabilisées.
• Les reçus sont classés, ainsi que les notes de frais.
• L’employé est remboursé (s’il n’a pas payé par avance ou par carte d’entreprise).

Nous pouvons constater qu’il s’agit d’un processus long et fastidieux, avec de nombreux allers-retours d’informations et . Cela en fait une méthode inefficace de contrôle des coûts.

4.2 Inconvénients de la gestion manuelle des notes de frais

Si vous vous interrogez sur les inconvénients de la conservation des notes de frais sur papier, nous vous en disons un peu plus :

• Perte de temps: en particulier pour les employés du service comptable, temps qui pourrait être consacré à d’autres responsabilités. Il ne s’agit pas d’un processus facile ou particulièrement rapide.
• Le risque de fraude interne lié aux notes de frais est courant et implique encore plus de temps et de travail pour être résolu.
• Difficulté à organiser et à trier chaque billet.
• L’archivage physique : comme il s’agit d’un processus non numérisé, l’accès aux documents est limité par l’emplacement et l’argent est également dépensé pour maintenir ces archives avec des reçus.
• Il y a des pertes de reçus et de justificatifs: ne pas numériser le processus de gestion des dépenses n’est pas du tout favorable au scénario actuel, lorsque nous parlons de télétravail ou de la possibilité de travailler à distance, parce que si le justificatif doit être conservé, il est susceptible d’être perdu, taché ou barbouillé.

5. 11 Conseils pour maîtriser les coûts des entreprises

Le contrôle des dépenses des entreprises est d’une importance vitale, car les organisations dépendent des revenus et des bénéfices qu’elles génèrent grâce à leurs services ou à leurs produits. Pour éviter toute confusion avec les pertes et profits, il est essentiel de savoir différencier et gérer chaque type de dépense. Voici une liste de conseils pour améliorer le contrôle des dépenses de l’entreprise.

5.1 Créer une politique de dépenses

Stipuler des règles générales et les partager avec le personnel permet de s’assurer que tout le monde les connaît lorsqu’il s’agit d’acheter quelque chose de nécessaire pour l’entreprise. En outre, ce système permet d’établir des priorités en fonction de l’importance et de l’urgence de chaque article, en tenant compte du budget déjà convenu.

Une bonne communication de cette politique est essentielle, afin qu’elle soit connue de tous les employés qui engagent des dépenses et pour éviter la confusion et les malentendus qui peuvent rendre l’environnement de travail très difficile. Un employé qui n’est pas dédommagé pour une dépense qu’il a avancée parce qu’il n’a pas compris la politique de l’organisation en matière de dépenses est un employé qui, dans une certaine mesure, peut se sentir floué par l’entreprise, même si ce n’est pas le cas.

Il est donc essentiel de communiquer par écrit et de manière compréhensible les critères, les limites et les restrictions applicables au règlement des dépenses, en particulier dans les cas suivants :

• Indemnités journalières.
• Kilométrage.
• Hébergement.
• Frais de représentation.

En outre, l’entreprise devrait être impliquée dans la réduction et l’optimisation des coûts. Inciter le personnel à réaliser des économies en le récompensant d’une manière ou d’une autre contribue également à le sensibiliser.

En revanche, si l’entreprise dispose d’une solution complète de gestion des frais comme Tickelia, la politique de frais peut être intégrée dans l’outil de gestion, grâce à la configuration des limites et des restrictions.

5.2 Établir un budget détaillé

Lorsque l’entreprise établit un budget, elle s’assure de savoir où l’argent gagné est dépensé et combien il est dépensé. Si l’on tient compte des dépenses mentionnées ci-dessus, la détermination du montant nécessaire facilite le contrôle et la régulation. Pour faire un budget rigoureux, il est nécessaire :

• Prévoyez les recettes et les dépenses : estimez soigneusement les recettes des ventes et les dépenses.
• Disposer d’un plan stratégique : mettre en œuvre des objectifs financiers pour l’entreprise d’une manière mesurable et réaliste. Des analyses comparatives, des analyses d’études antérieures, etc. peuvent être réalisées. En calculant les objectifs de manière fiable, on évite de se lancer à l’aveuglette.
• Examens de suivi : le budget est généralement annuel, mais son examen périodique permet de voir si un domaine ou un département nécessite un budget plus important ou si des aspects financiers peuvent être améliorés.
• Tenez compte de chaque domaine : dans le prolongement du point précédent, il est important d’établir le budget en tenant compte de toutes les parties opérationnelles de l’entreprise afin de pouvoir en garder le contrôle et d’en assurer le suivi.

Le budget annuel global de l’entreprise doit être lié aux budgets individuels de chaque projet commercial, afin que les dépenses puissent être affectées à un projet et que les coûts puissent être mieux contrôlés.

5.3 Contrôle de la fraude interne

La fraude interne en matière de notes de frais est plus répandue que vous ne le pensez. Il s’agit généralement de petites fraudes, mais sur une année, elles peuvent causer des dommages considérables à l’entreprise. Il peut s’agir, par exemple, de faire passer une note de frais personnelle pour une dépense professionnelle ou de gonfler le kilométrage des déplacements.

Outre une politique de tolérance zéro à l’égard de ces irrégularités, l’automatisation de la gestion des dépenses permet d’éviter les fraudes commises par les employés de l’entreprise.

5.4 Négocier avec les fournisseurs

Les fournisseurs sont un élément clé de la gestion des coûts de l’entreprise, il est donc important de revoir les contrats établis et d’évaluer la possibilité de les améliorer. Voici quelques points à garder à l’esprit lorsque l’on souhaite maintenir et améliorer ces liens professionnels:

• Développer le lien : pour établir une bonne communication, vous devez passer du temps avec eux et développer au mieux la relation professionnelle. De cette manière, les relations professionnelles s’établissent avec une confiance suffisante pour négocier et mettre en œuvre des changements dans les contrats.
• Innovation et gestion : s’assurer que vous disposez d’un logiciel qui vous aide à gérer vos fournisseurs en fonction de l’objectif et du secteur de votre entreprise permet de maintenir l’ordre et d’enregistrer efficacement les informations nécessaires.
• Délais de paiement : le respect des délais de paiement aux fournisseurs est également important pour maintenir ce partenariat.

En ce qui concerne ce dernier point, il est également fortement recommandé d’analyser le délai moyen de paiement des fournisseurs (DMP ) et d’établir les stratégies appropriées pour améliorer le retour sur investissement et la stabilité budgétaire de l’entreprise.

5.5 Récupérer toute la TVA

Combien d’entreprises perdent de l’argent parce qu’elles ne déduisent pas la TVA sur les tickets ou les factures simplifiées des parcmètres, des bars ou des péages ? Etcombien d’argent cela peut-il représenter si la TVA n’est pas récupérée sur des centaines de tickets tout au long de l’année ?

Les solutions de gestion des dépenses telles que Tickelia peuvent vous aider à maximiser votre déduction de la TVA en convertissant les reçus en factures déductibles, tant pour les dépenses nationales qu’étrangères.

5.6 Intégrer la veille stratégique

L’analyse systématique des coûts est une tâche qui peut aujourd’hui être effectuée en temps réel par les gestionnaires financiers ou les contrôleurs, grâce à l’automatisation des processus qui implique l’utilisation de la technologie dans la comptabilité et la gestion financière.

Les outils technologiques accumulent une multitude de données qui peuvent être converties en informations utiles à la prise de décision des entreprises, grâce à l’utilisation de la Business Intelligence.

Des rapports réguliers sur les coûts de l’entreprise, comparant les variables les plus pertinentes, sont essentiels pour détecter les déviations budgétaires et garder les coûts variables sous contrôle.

5.7 Utiliser des méthodes de paiement intelligentes

Certaines solutions de gestion des dépenses proposent des méthodes de paiement intelligentes telles que les cartes Visa Tickelia, qui vous permettent de fixer des limites et des restrictions en fonction de votre politique de dépenses et d’éliminer les soucis et les tâches manuelles telles que le suivi et le rapprochement bancaire. En outre, ces cartes sont dotées d’une fonction Smart AutoBlock, qui permet de bloquer la carte en cas d’utilisation abusive.

De même, pour les achats indirects de l’entreprise, Tickelia propose des cartes virtuelles pour les paiements en ligne, qui permettent une autorisation préalable des dépenses par le responsable et augmentent la sécurité des paiements en ligne. Dans le cas des abonnements, les cartes virtuelles récurrentes remplissent la même fonction, comme nous le verrons dans le prochain conseil.

5.8 Bien gérer les abonnements

Les abonnements professionnels sont de plus en plus nombreux: outils tels que Zoom, Microsoft Teams, publicité en ligne, hébergement de blogs, utilitaires de référencement… Tout cela s’ajoute aux traditionnelles mises à jour de logiciels et d’antivirus. Le modèle d’achat par abonnement est sans aucun doute une tendance croissante.

Une bonne gestion des abonnements a l’avantage d’éviter le chaos qui peut se produire lorsque des cartes d’entreprise sont utilisées pour payer des abonnements dans plusieurs départements. Il est également important de savoir quels outils et services sont payés, car des paiements sont souvent effectués pour des abonnements oubliés qui ne sont plus utilisés.

Une fois de plus, l’utilisation de la technologie offre une visibilité à 360º sur tous les abonnements, donnant aux employés de l’autonomie sans que le gestionnaire ne perde le contrôle. Des solutions telles que Tickelia gèrent les abonnements en générant une carte virtuelle pour chaque abonnement mensuel ou annuel approuvé. Grâce à cet outil, vous pouvez interrompre ou annuler un abonnement en un seul clic et contrôler ces dépenses par le biais de limites et de restrictions d’utilisation.

5.9 Automatiser le paiement des salaires

Afin de réaliser une digitalisation complète du processus de gestion des frais professionnels, il est également conseillé d’avoir une automatisation complète du département RH. Dans ce cas, l’implémentation d’une solution complète de gestion des salaires et des ressources humaines, telle qu’Epsilon HR du Grupo Castilla, et son intégration avec des solutions expertes de gestion des dépenses telles que Tickelia, permet aux entreprises d’automatiser l’ensemble du processus de gestion, de la déclaration à la comptabilisation de ces montants, ainsi que leur décompte ultérieur dans la paie des employés.

5.10 Numérisation des factures

La numérisation certifiée des factures permet de convertir les factures imprimées en format électronique à l’aide d’un logiciel agréé. Les documents ainsi numérisés sont acceptés par l’administration fiscale, ce qui rend inutile la saisie manuelle des données ou la conservation de l’original sur papier. La numérisation certifiée facilite également la gestion de la TVA par le biais du SII.

Ce qui nous amène au dernier et principal conseil :

5.11 Automatiser les processus de gestion des dépenses

Une fois que nous avons utilisé des outils intelligents pour le paiement des dépenses et numérisé la documentation, l’automatisation des processus de gestion est l’étape logique suivante.

L’automatisation de l’ensemble du processus de paiement, d’approbation, d’établissement de rapports, de comptabilité, de rapprochement et de déduction des frais professionnels accroît considérablement le contrôle des coûts et permet d’économiser jusqu’à 75 % du temps consacré à leur gestion, aidant ainsi les travailleurs à ne plus se sentir démotivés par l’exécution de tâches monotones et répétitives qui n’apportent aucune valeur réelle à l’entreprise.

Tickelia est la solution pour la numérisation et la gestion complète des frais professionnels, rendant le processus rapide, facile et efficace :

• Déclaration des dépenses : avec Tickelia, il est facile de déclarer les dépenses sans avoir à se soucier des reçus papier ; il suffit de les prendre en photo à partir de l’application Smartphone et le système se charge de les numériser. Tickelia facilite la déclaration de dépenses de différents types et sous différents formats, permettant entre autres l’envoi de reçus reçus par email ou la déclaration d’indemnités journalières par accord.

• Numérisation et technologie OCR: grâce à cette solution, il n’est plus nécessaire de conserver les reçus papier, car Tickelia, avec sa technologie OCR + ICR, peut capturer jusqu’à 18 champs du reçu, en plus d’être approuvé par l’Agence fiscale dans de nombreux pays.

• Gestion financière: Tickelia permet à l’entreprise de disposer d’un contrôle budgétaire et d’une analyse des coûts détaillés, grâce à un décompte et une comptabilité automatiques.

Tickelia permet donc une gestion et un contrôle des coûts à 360°, une augmentation de la productivité et une réduction de la fraude interne et des erreurs manuelles en détectant les anomalies dans les dépenses déclarées.