Qué puede hacer la digitalización certificada por tu empresa

¿Qué puede hacer la digitalización certificada por tu empresa?

Mar 31, 2021 | Digitalización

Actualmente, es posible implementar un modelo de gestión paperless y deshacerse de las facturas y tiques en papel derivados de los gastos de empresa, siempre y cuando la compañía cuente con la digitalización certificada de facturas homologada por la Agencia Tributaria, ya que esto será lo que preservará el valor legal de los documentos.

¿Qué es la digitalización certificada?

La digitalización certificada es un proceso tecnológico que permite transformar la imagen realizada de un documento en papel (como tiques y facturas) en un formato digital contemplado por la Agencia Tributaria. Por lo tanto, este tipo de digitalización permite la destrucción del original en papel, sin que se tenga que conservar durante mínimo 5 años, como pasa con el proceso de digitalización normal no reconocido por la AEAT.

La aprobación de la Resolución de la Orden EHA/962/2007 del 24 de octubre de 2007 expuso la validez de los formatos normalmente utilizados en la digitalización de facturas y de los softwares homologados. Por lo tanto, para que una empresa pueda olvidarse del papel y optar por un formato digital con plena validez legal, esta deberá de contar con una solución homologada por la AEAT.

¿Qué beneficios tiene la digitalización certificada?
  • Ahorro de tiempo y dinero.
  • Gestión eficaz y mayor productividad de los empleados.
  • Automatización de los procesos de gestión de gastos de empresa.
  • Disminución de errores.
  • Preservación del medio ambiente.

Una de las actividades laborales que ocasiona más volumen de tiques y facturas son los viajes de empresa, ya que el trabajador, si se hace por el método tradicional, deberá guardar los tiques del hotel, peajes, gasolina, restaurantes, etc. para, después, poder reportar estos gastos.

Con soluciones como Tickelia, no será necesario que el empleado guarde todas estas facturas. Esta herramienta permite pagar con una tarjeta Visa Tickelia, hacer una fotografía del tique ¡y listo! Tickelia se encarga de gestionar íntegramente el flujo como la aprobación, el control de las políticas de gasto, el pago y la contabilización con el ERP.

Además, cabe recordar que, desde 2015, Tickelia está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel. Asimismo, gracias a su tecnología OCR+ICR puede capturar hasta 18 campos de la factura del gasto con la mayor fiabilidad del mercado independientemente del idioma y país.

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