Gestión de gastos automatizada

¿Cómo gestionar los gastos de representación?

Una de las estrategias más utilizadas por parte de las empresas para mantener relación con otras organizaciones y mejorar su imagen es llevar a cabo actividades que permitan aumentar su visibilidad. Estas acciones comportan gastos de representación y es importante tenerlos en cuenta a la hora de gestionar el presupuesto de la empresa. A continuación, explicaremos en qué consisten exactamente los gastos de representación, sus características e información a tener en cuenta.

1. ¿Qué son los gastos de representación?

Los gastos de representación están asociados a las actividades que realiza la empresa para mejorar y consolidar su imagen corporativa, así como sus acciones para estrechar los vínculos con proveedores y clientes con finalidades comerciales.

Estos gastos suelen estar estrechamente ligados a las relaciones públicas de la organización o con las acciones de ventas y marketing. Son ejecutadas por los empleados de estos departamentos, y a menudo también por los altos directivos de la organización.

1.1 Diferencias entre gastos de viaje y gastos de representación

Existe una frecuente confusión entre los gastos de viaje y los gastos de representación.

La principal diferencia entre estos dos conceptos es que los primeros están destinados a representar a la compañía organizando una acción corporativa, mientras que los gastos de viaje derivan de la actividad laboral de los empleados, como las dietas, transporte o alojamiento del empleado durante la jornada de trabajo.

El problema es que una misma acción comercial o de marketing, por ejemplo, puede englobar ambos tipos de gastos, y ahí es donde nace la confusión.

Por ejemplo: una empresa invita a un cliente extranjero para consolidar su relación comercial y aumentar, así las exportaciones. La compañía ha reservado un hotel, celebrará una cena con el cliente en un conocido restaurante y, entre reunión y reunión, el director comercial le acompañará a ver un evento deportivo. Todos estos gastos pueden imputarse como gastos de representación.

¿Pero qué ocurre si, contrariamente, es el director comercial el que va a visitar al cliente a su país? En ese caso, los traslados y el alojamiento deben computarse como gastos de viaje, y solo si el director invita a comer al cliente podrá contabilizar esa factura como un gasto de representación.

La línea es bastante fina y a veces provoca dudas razonables, pero un truco para separar correctamente ambos gastos durante una misma misión comercial es hacerse esta pregunta: ¿este gasto forma parte de mi actividad laboral o tiene está dirigido a un tercero?

Algunos ejemplos de gastos de representación que las empresas pueden contabilizar como tales son los siguientes:

  • Comidas y cenas de negocios con clientes (reales o potenciales), proveedores, colaboradores o partners.
  • Traslados y alojamiento en hoteles de estos socios comerciales.
  • Obsequios de empresa.
  • Invitación a actividades de ocio como eventos deportivos, espectáculos o sesiones de bienestar.
  • Inscripción a sesiones de training, entre otras actividades formativas.
gastos de representación restaurante

2. Gastos de representación deducibles del Impuesto de Sociedades

En el sentido amplio del término, los gastos de representación pueden llegar a ser infinitos, ya que los responsables del departamento de Marketing o de ventas no ponen límite en su imaginación a la hora de crear eventos para promocionar productos o reforzar una marca.

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Ahora bien, a efectos de deducción fiscal, la lista es mucho más corta y, por lo tanto, solo los gastos de representación especificados en la ley son deducibles. Por esto hay que tener cuidado con saber en qué momentos estamos efectuando un gasto de ese tipo y cuándo no entra en esta categoría a efectos de su deducción.

Según la Ley del Impuesto sobre Sociedadeslos gastos de empresa deducibles son los que se consideran fundamentales para el desarrollo de la actividad de la compañía, incluyendo las relaciones públicas con clientes y proveedores, las acciones para promocionar los productos o servicios y todos aquellos pagos asociados a los ingresos de la compañía

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2.1 Tipos de gastos deducibles

Los tres principales tipos de gastos de representación que las empresas se pueden deducir del Impuesto de Sociedades son los siguientes:

  • Gastos para mejorar la relación con clientes o proveedores, como pueden ser obsequiosinvitación a restaurantes, alojamiento en hoteles, inscripciones a jornadas y cursos, adquisición de entradas para eventos culturales, deportivos o incluso servicios de cuidado personal.
  • Gastos destinados a consolidar el sentido de pertenencia de los empleados hacia la organización con arreglo a los usos y costumbres. Típicamente se trata de la cesta de Navidad, aunque también pueden incluirse otro tipo de pequeños obsequios a los trabajadores en fechas señaladas.
  • Gastos corporativos para la promoción de los productos de la empresa o para reforzar el posicionamiento de la marca. Asimismo, también entra dentro de esta categoría la participación de la empresa en actividades destinadas a reforzar las sinergias de un determinado sector económico, en colaboración con otras empresas del mismo ámbito. Por ejemplo, la creación de eventos, asistencia a ferias sectoriales o la organización de conferencias y seminarios.

2.2 Gastos no deducibles

Ahora bien, no todos los gastos de la empresa son deducibles. Para hacer una distinción más exacta y evitar caer en confusiones, vemos que la ley que rige el Impuesto de Sociedades menciona una serie de gastos no deducibles:

  • Las pérdidas causadas por el juego.
  • Multas y sanciones penales o bien administrativas.
  • Planes y fondos de pensiones.
  • Gastos procedentes de actuaciones en contra de la ley.
  • Pagos a servicios o personas residentes en paraísos fiscales.
  • Gastos provenientes de la gestión de contabilidad, específicamente los del Impuesto sobre Sociedades.
  • Donaciones u otros gastos innecesarios para realizar la actividad comercial.
  • Retribución de los fondos propios
  • Comidas de negocios en domicilios particulares.
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2.3 Límites en la deducción de gastos de representación

El Artículo 15 del Impuesto sobre Sociedades especifica que solamente es posible deducir un máximo del 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese período impositivo.

Además, hay que recordar que aquellos gastos cuya finalidad no es la obtención de beneficio empresarial en un futuro no tienen derecho a ventajas fiscales. Algunos ejemplos de ello son invitar a comer a un restaurante a personas no vinculadas con la empresa o la adquisición de entradas a eventos o espectáculos para amigos o familiares.

3. Contabilización de los gastos de representación

Dentro del plan contable, podemos ver que los gastos de representación se recogen en el grupo 6, que comprende todos los gastos del ejercicio, y dentro de este, en el subgrupo 62, que hace referencia a los servicios de naturaleza diversa. Y finalmente encontramos la cuenta 627 que encaja los que están destinados a la publicidad, propaganda y relaciones públicas.

4. ¿Cómo recuperar el IVA de los gastos de representación?

Dentro del marco fiscal, los gastos de representación tienen sus propias particularidades. Los requisitos básicos de la AEAT son los siguientes:

  • Que los gastos estén vinculados a la actividad económica desarrollada por la compañía.
  • Que se encuentren convenientemente justificados y con la correspondiente factura.
  • Que estén registrados en la contabilidad de la empresa.

Por ejemplo, en el caso de una comida con clientes o proveedores, que es uno de los gastos de representación más comunes, habrá que registrar los siguientes datos:

  • El motivo del gasto.
  • El número de participantes.
  • Nombre, fecha y tipo de evento.
  • Datos de la factura completa: empresa, NIF, razón social, concepto, base imponible y tipo impositivo.

En definitiva, para recuperar el IVA de los gastos de representación hay que recopilar toda la información que pueda explicar el motivo de los gastos realizados de forma concreta y específica, quedando así imputados en el registro contable correspondiente y demostrando que estos gastos tienen un propósito empresarial.

A pesar de todo, incluso presentando la documentación adecuada, los gastos que resulten excesivos no suelen ser aceptados ya que la normativa al respecto es especialmente inflexible.

Digitalizar los gastos de representación hace que su gestión sea más rápida y eficaz

5. Gestión de gastos de representación

Algunas empresas utilizan las tradicionales hojas de cálculo en Excel para la gestión de los gastos de la empresa, incluyendo los de representación. Esto implica la recolección de facturas y tiques y la introducción manual de los datos relevantes. Posteriormente hay que realizar la conciliación bancaria e ingresarlos en el sistema contable de la empresa para su tratamiento, liquidación y posterior deducción del IVA. Se trata de un proceso lento y muy costoso para las compañías, que además suele provocar muchos errores durante la introducción de datos.

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Automatizar el proceso de gestión de los gastos de representación proporcionará a la empresa una nueva y práctica manera de trabajar y de ahorrar. La compañía tendrá más control en cuanto a los gastos del empleado, e incluso podrá detectar irregularidades o casos de fraude interno. Además, la empresa tendrá una visión global de los gastos de representación, reduciendo drásticamente los costes adicionales de administración.

Por ello, numerosas empresas se decantan por la gestión automatizada de gastos mediante el uso de herramientas tecnológicas diseñadas específicamente para este propósito.

6. Beneficios de digitalizar la gestión de los gastos de representación

En el mercado encontramos soluciones como Tickelia que gestionan la totalidad del proceso de notas de gasto y viajes de empresa de principio a fin: desde los anticipos hasta la contabilización con ERP, respondiendo al conjunto de estas necesidades.

Su implementación permite dotar a las empresas de cualquier sector de un medio para optimizar adecuadamente el proceso global de gestión de los gastos profesionales, a la vez que se contribuye a la rentabilidad de la compañía. Tickelia reduce un 75% el tiempo dedicado a este proceso y además es 100% integrable con softwares de gestión ERP, CRM y de nóminas y recursos humanos. Asimismo, permite establecer alertas personalizables para llevar un mayor control de los pagos en función de la política de cada organización y dispone de un proceso inteligente de detección de fraude.

Otraa de las funcionalidades que hace que esta solución sea tan práctica es que para digitalizar los tiques solo es necesario hacerles una foto desde la app y listo, Tickelia se encarga de gestionar íntegramente el flujo de empresa como la aprobación, el control de las políticas de gasto, la gestión de anticiposla contabilización con el ERP.

Además, Tickelia es la única solución de gestión de gastos que se responsabiliza íntegramente del proceso de recuperación del IVAtanto nacional como internacional, mediante un fee a éxito y con el mayor porcentaje de recuperación del mercado.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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