Una de las estrategias más utilizadas por parte de las empresas para mantener relación con otras organizaciones y mejorar su imagen es llevar a cabo actividades que permitan aumentar su visibilidad. Estas acciones comportan gastos de representación y es importante tenerlos en cuenta a la hora de gestionar todos los gastos de la empresa. A continuación, explicaremos más en detalle qué incluyen exactamente, sus características e información a tener en cuenta.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los gastos de representación?
Los gastos de representación tienen como objetivo principal mejorar o apoyar la imagen empresarial con una finalidad comercial ante clientes y proveedores que puedan beneficiar a la empresa. La Ley del Impuesto sobre Sociedades indica que sirven para generar ingresos. Como hemos comentado en artículos anteriores, nos ayudan a demostrar nuestro valor y efectividad tanto a proveedores como a clientes.
1.1 Gestión de gastos de viaje y de representación
1.1.1 Diferencias
Sin embargo, en ocasiones resulta difícil distinguirlos y esto es un tema que a la larga dificulta su gestión a nivel contable. En el pasado ya exploramos de pleno las características de ambos tipos. De todas formas, para refrescar un poco la memoria y facilitar su distinción vemos que:
- Los gastos de viaje se centran en la administración de los gastos generados por los empleados en el momento de desempeñar sus funciones, por ejemplo el kilometraje y las dietas, entre otros.
- Los gastos de representación, por contra, están destinados a impulsar los elementos que destacan de nuestro posicionamiento en el sector. Como comentaremos más adelante, algunos gastos de representación son deducibles.
1.1.2 Finalidad
Es posible plantearnos los gastos de representación como todos aquellos que sirven para que la marca pueda publicitarse y darse a conocer. Para ponernos en situación, si por ejemplo la empresa quisiese organizar un evento de networking para promocionar su producto, ofreciendo una dieta en concreto o bien alojamiento para posibles clientes o partners, las empresas estarían efectuando un gasto de representación.
Aunque nos centraremos en la gestión de los de representación, el objetivo que los une, es que ambos modelos comparten la misma meta: mantener los lazos y asegurar la fidelización de sus consumidores potenciales y los ya establecidos.
2. Tipos de gastos de representación
En el entorno laboral, hay muchas ocasiones en las que se presentan costes derivados de la actividad profesional. Si hablamos de los de representación, hay que tener cuidado con saber en qué momentos estamos efectuando un gasto de ese tipo y cuándo no entra en esta categoría. Lo cual es una de las partes más relevantes si queremos obtener una buena gestión.
2.1 ¿Qué gastos se consideran de representación?
Consideramos parte de esta categoría el tipo de gasto que tiene el fin de generar ganancias y beneficios para la empresa, mejorando su percepción y aumentado su visibilidad, mientras reforzamos los vínculos corporativos con otras compañías.
A través del departamento comercial, los empleados destinan parte de su trabajo a crear y desempeñar acciones que confluyen con esta meta. Es por eso que se trata de una inversión fundamental en el desarrollo profesional. A pesar de que existen muchas actividades laborales que fomentan los gastos de representación, las más habituales son:
- Regalos de empresa para ocasiones especiales: el wrap up de una campaña o proyecto, agradecimiento por el trabajo realizado, regalos para celebrar fechas señaladas en el ámbito profesional, etc.
- Invitación a establecimientos de hostelería.
- Pago de entradas para eventos culturales como teatro, conciertos, actividades deportivas o cine.
- Pago de servicios de cuidado personal y relajación en centros de bienestar, spas, balnearios o peluquerías.
- Matriculación en formaciones, congresos, ponencias, seminarios o coloquios.
- Costeamiento de hospedajes en hoteles.
Como podemos ver, las situaciones presentadas en el día a día son muy variadas y el límite entre lo que puede considerarse como gasto de representación o no puede resultar complejo, por lo que aprender a diferenciarlos y gestionarlos de manera eficiente y efectiva puede ser de gran utilidad para la compañía.
3. Deducción de los gastos de representación
Una de las dudas más frecuentes que suele surgir al hablar sobre este tema cuando pretendemos clasificarlos de manera adecuada, es sobre si se pueden deducir o no.
Teniendo en cuenta la normativa actual, los gastos de representación son deducibles. Según el artículo 15 de la Ley 27/2014, del 27 de noviembre de 2014, del Impuesto sobre Sociedades, se enumeran los siguientes casos:
- Los que surgen de atenciones a clientes y proveedores.
- Los que están correlacionados con la cultura empresarial para el beneficio de los trabajadores.
- Los que están directamente relacionados con los ingresos.
- Los que promocionan directa e indirectamente la venta de bienes o la prestación de servicios.
Además, como hemos mencionado anteriormente, en el momento en el que se facilita la promoción de una empresa y se afianzan conexiones con clientes, a largo plazo los beneficios aumentan. Es por eso que los costes que forman parte de esta lista son deducibles.
3.1 Excepciones en la deducción de gastos de representación
Ahora bien, no todos los desembolsos generados por una empresa pueden ser deducibles. Para hacer una distinción más exacta y evitar caer en confusiones, vemos que la misma ley también menciona una serie de gastos no deducibles:
- Las pérdidas causadas por el juego.
- Multas y sanciones penales o bien administrativas.
- Consecuencia de actuaciones en contra de la ley.
- Relacionados con servicios o personas residentes en paraísos fiscales.
- Provenientes de la gestión de contabilidad, específicamente los del Impuesto sobre Sociedades.
- Remuneración de los fondos propios.
3.2 Límites en la deducción de gastos de representación
Para saber si los gastos de representación tienen algún límite nos basamos, una vez más, en el Artículo 15 del Impuesto sobre Sociedades, que especifica que solamente es posible deducir un máximo del 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese período impositivo, con tal de evitar fraudes fiscales y controlar los deducibles y los no deducibles. En años anteriores a 2015, la normativa era diferente, ya que antes no había restricciones al respecto.
3.3 ¿Cómo contabilizar los gastos de representación?
Los gastos de representación pueden ser difíciles de catalogar para el equipo de contabilidad de una organización. Pero la explicación principal es que deben considerarse parte de pérdidas y ganancias, y estos se incluyen dentro del Plan General Contable de cada compañía.
3.3.4 El Plan General de Contabilidad y la gestión de desembolsos
El Plan General de Contabilidad es un texto que regula la contabilidad de las sociedades españolas. Es el marco legal que obliga a todas las sociedades mercantiles establecidas en territorio de aplicación en la forma de valorar y registrar todas sus operaciones y de presentar sus cuentas anuales.
En el 2007 se llevó a cabo una completa actualización para adaptar el reglamento a las directrices europeas e internacionales. En ese mismo año también se aprobó una versión del Plan General de Contabilidad específica para las Pymes, donde estas tienen menos obligaciones tanto en la contabilización como en la información en las cuentas anuales.
Dentro del Plan General de Contabilidad, podemos ver que los gastos de representación se recogen en el grupo 6, que comprende todos los gastos del ejercicio. Seguidamente, deberíamos acceder al subgrupo 62. En él se incluyen los servicios de naturaleza diversa, que no forman parte del precio de la adquisición. Y finalmente, dentro de este, encontramos la cuenta 627 que encaja los que están destinados a la publicidad, propaganda y relaciones públicas.
4. Fiscalidad de los gastos de representación
4.1 ¿Cómo se justifican?
Dentro del marco fiscal, los gastos de representación tienen sus propias particularidades. Cuando presentamos nuestros pagos ante Hacienda, es necesario saber exactamente cómo se justifican. De cara a la deducción, es de absoluta importancia presentar las facturas completas, manteniendo un registro detallado de cada una de ellas, incluyendo:
- El número de participantes.
- La fecha.
- El motivo del gasto (comida, evento, taller…).
- El número de factura.
- El NIF.
- Los datos de proveedor.
- El nombre de la empresa.
- La razón social.
- El tipo impositivo.
- El desglose de conceptos.
- La base imponible.
En definitiva, se trata de recopilar toda aquella información de cada factura que pueda validar el motivo de los gastos realizados de forma concreta y específica, quedando así imputado en la cuenta contable.
También hay que saber que para justificarlos, es necesario ser capaz de especificar y justificar su razón, -para asegurarnos de que se trata de un gasto hecho por cuestiones laborales y en ningún caso para uso personal-, ya sea la preservación de un lazo empresarial, una comida de negocios o el cierre de un trato.
4.2 ¿Cómo recuperar el IVA de los gastos de representación?
En el caso de los gastos de representación, el IVA puede ser recuperado. Sin embargo hay que remarcar que esto suele ser difícil ya que una vez más, la factura completa y las pruebas de la naturaleza del tipo de gasto tienen que poder demostrar que está económicamente conectado exclusivamente con las actividades del ámbito profesional y no para uso propio.
Por lo que es necesario recopilar cada factura completa, cuanto más detallada mejor, para verificar su deducibilidad. A pesar de todo, incluso presentando la documentación adecuada, los gastos que resulten excesivos no suelen ser aceptados y la normativa al respecto es especialmente inflexible.
5. Gestión de gastos manual vs. digital
Actualmente la mayor parte de las empresas utilizan las tradicionales hojas de cálculo, como Excel, para la gestión de costes relacionados con los gastos de representación y los desplazamientos profesionales. Cada gasto queda pendiente de la aprobación del departamento de administración. Una vez la nota es aprobada, los datos son ingresados en el sistema central contable de la empresa para su tratamiento y su reembolso. Esto genera un proceso lento y muy costoso para las compañías, además de perjudicar directamente la gestión eficaz de los datos.
Las soluciones que automatizan el tratamiento de los costes de empresa son fundamentales para el ahorro de tiempo y la reducción de costes. Los importes que están vinculados con los gastos de representación y desplazamientos aumentan cada vez más y son una carga importante para las compañías.
Los viajes de empresa, la gestión de costes y los desplazamientos profesionales tienden cada vez más hacia las nuevas tecnologías y a la automatización. Por ello, el objetivo de las empresas debe ser integrar herramientas de gestión automatizada para las notas de gasto y la gestión de tiques, con el fin de establecer un control riguroso, ahorrar dinero y aumentar la productividad.
5.1 Beneficios de digitalizar la gestión de gastos
En el mercado encontramos soluciones como Tickelia que gestionan la totalidad del proceso de notas de gasto y viajes de empresa de principio a fin: desde los anticipos hasta la contabilización con ERP, respondiendo al conjunto de estas necesidades.
Su implementación permite dotar a las empresas de cualquier sector un medio para optimizar adecuadamente el proceso global de gestión de los gastos profesionales, a la vez que se contribuye a la rentabilidad de la compañía. Tickelia, reduce un 75% el tiempo dedicado a este proceso y además es 100% integrable con softwares de gestión ERP, CRM y de nóminas y recursos humanos. Además, permite establecer alertas automáticas para llevar un mayor control de los pagos en función de la política de cada organización y dispone de un proceso inteligente de detección de fraude.
Una de las funcionalidades que hace que Tickelia sea tan práctica es que para digitalizar los tiques solo es necesario hacerles una foto desde la APP y después, se encarga de la gestión de desembolsos completa. Esto es muy beneficioso, especialmente de cara al departamento financiero y a los empleados en movilidad, para llevar un control y seguimiento de este tipo de costes, cuando por ejemplo los empleados hacen desplazamientos para reunirse con clientes.
Gracias a Tickelia, se optimizan los procesos internos y externos de la empresa, se obtiene una visión de 360º de los costes de la compañía, se digitaliza íntegramente el proceso y todo ello, con la seguridad de que es una solución homologada por las Agencias Tributarias de múltiples países, por lo que todos los tiques digitalizados tienen la misma validez que el original en papel.
