Comment gérer les dépenses liées aux indemnités journalières et aux frais kilométriques ?

La gestion des indemnités journalières des salariés est l’un des concepts les plus importants auxquels une entreprise doit faire face. Elle doit être gérée correctement car il s’agit d’un facteur fondamental pour équilibrer positivement la balance économique d’une organisation. Mais que comprennent ces dépenses, comment sont-elles imposées, sont-elles exemptées de l’impôt sur le revenu des personnes physiques, comment peuvent-elles être gérées de manière efficace et productive ? Dans cet article, nous allons clarifier tout cela pour vous.

1. Indemnités journalières et kilométrage : concepts clés

Les indemnités journalières correspondent aux frais de nourriture, d’hébergement ou de transport que les salariés consomment lorsqu’ils doivent se déplacer pour le travail ou en dehors de leur lieu de travail habituel. Il s’agit d’une rémunération supplémentaire pour le travail. Elle est réglementée par le statut général des travailleurs et ses conditions sont exprimées dans la convention collective. Dans le cas contraire, c’est l’entreprise, en collaboration avec le département des ressources humaines, qui stipule ses propres règles dans la politique des frais.

1.1 Qu’est-ce que les frais de séjour ?

Les frais de séjour comprennent tous les frais de logement et de nourriture encourus par un employé qui doit se déplacer pour des raisons professionnelles.

Les indemnités de déplacement compensent les frais encourus par les salariés lorsqu’ils se déplacent en dehors de leur lieu de résidence ou de la localité de leur lieu de travail, ce qui les oblige à passer la nuit ou à prendre leurs repas en dehors de leur domicile. Ces frais doivent être pris en charge par l’employeur, qui fixe parfois à l’avance, par contrat, le montant de l’indemnité journalière.

Le salarié a droit à une indemnité de séjour conformément à la convention collective de son secteur ou au règlement intérieur de son entreprise. En règle générale, le salarié doit se déplacer ou exercer une activité en dehors de la localité de son emploi de manière ponctuelle, de sorte que si la mutation est définitive, il ne percevra aucune des indemnités.

Le montant de l’indemnité journalière peut varier en fonction de la politique de dépenses de chaque entreprise et de la réglementation du travail propre à chaque État. En général, des montants journaliers fixes ou des pourcentages du salaire de base sont établis et donnés aux employés ou remboursés à une date ultérieure pour couvrir les besoins de base d’un voyage d’affaires.

La création d’une politique de dépenses de l’entreprise peut grandement contribuer à une gestion et à un contrôle efficaces des indemnités journalières. Elle peut être régie par un document qui définit chaque type d’indemnité de subsistance et la manière dont ces dépenses sont comptabilisées, ainsi que le mode de paiement utilisé. Une bonne politique de frais définit le modus operandi de la gestion des frais : les paiements doivent être correctement étayés par des reçus et des factures, ainsi que par la justification du motif du voyage.

Si la convention collective ou le règlement de l’entreprise ne prévoit pas le droit à une indemnité journalière, l‘entreprise prend en charge tous les frais encourus pendant le voyage d’affaires.

Il convient de garder à l’esprit qu’il existe des réglementations spécifiques dans chaque pays afin d’éviter les abus et les actions frauduleuses dans le cadre de l’utilisation des régimes alimentaires.

1.1.1 Types d’indemnités de travail

Il existe plusieurs types d’allocations de travail et elles sont classées en fonction des repas qu’elles comprennent, du logement et du transport. Elles sont classées en fonction des repas qu’elles comprennent, du logement et du transport :

• Indemnités de travail : Compensation pour le déjeuner, le dîner, le petit-déjeuner et le logement en fonction de la convention collective. Le logement n’est pas toujours inclus. Comme il s’agit d’une indemnité de subsistance complète, le coût est compris entre 33 et 90 euros.
• Demi-journée : ne comprend qu’un ensemble d’aliments consommés, tels que le déjeuner ou le dîner (pas les deux) en dehors du lieu de travail, pour l’exercice d’activités professionnelles. Le coût d’une demi-journée est compris entre 8 et 25 euros.
• Hébergement et nuitée : Si l’employé doit passer la nuit à l’hôtel pour des raisons professionnelles, ces frais sont considérés comme des frais d’hébergement et doivent être indemnisés par l’entité.
• Déplacement : Nous développerons ce point, mais il s’agit de la mobilité qu’un travailleur effectue en dehors de son poste de travail habituel, ce qui implique une dépense supplémentaire, dérivée de l’exécution de son travail en dehors des locaux de l’entreprise.

1.1.2 Qu’est-ce qui n’est pas compris dans l’indemnité journalière ?

Les situations suivantes ne font pas partie de cette section :

• Indemnités de subsistance en dehors de l’indemnité de subsistance contractuelle.
• Si des invitations sont reçues, les indemnités ne peuvent pas être cumulées et si elles ne sont pas utilisées, elles sont simplement perdues. Si le salarié l’accepte, il ne peut plus bénéficier de l’indemnité qui lui était due.

1.1.3 Per Diem vs. Tique Restaurant

L’indemnité journalière est souvent associée aux voyages d’affaires et aux déplacements professionnels. Ces déplacements impliquent souvent d’autres frais de voyage, tels que le logement ou le transport. Les agents commerciaux, par exemple, sont le prototype de la catégorie professionnelle qui a régulièrement recours aux indemnités journalières.

Les titres-restaurant sont généralement destinés à l’usage quotidien des salariés pendant les pauses de la journée de travail , sur le lieu de travail habituel. L’entreprise récompense ainsi le personnel en nature en prenant en charge tout ou partie du coût du déjeuner quotidien.

1.2 Kilométrage

L’entreprise prend en charge les frais kilométriques, car ils doivent être indemnisés lorsqueles employés utilisent leur propre véhicule à des fins professionnelles. Ces frais comprennent le carburant et l’usure liée au trajet. En 2022, les frais kilométriques sont facturés à 0,19 €/km, comme les deux années précédentes. Chaque entreprise a son propre accord, et dans le cas où il n’a pas été établi par l’organisation, il est stipulé dans le secteur de cette activité.

En ce qui concerne les frais kilométriques, Tickelia a réalisé une étude sur les frais professionnels. Plus de 2 millions de frais kilométriques déclarés par plus de 1800 entreprises ont été analysés.

Au cours du premier trimestre 2023, l’étude a révélé que le prix du kilomètre se situait entre 0,19 et 0,30 € environ, la moyenne étant de 0,24 €.

En outre, l’étude a révélé que 7 % de ces entreprises définissaient les taux kilométriques en fonction de la communauté autonome à laquelle elles appartiennent.

1.2.1 Comment les frais kilométriques sont-ils calculés ?

Chaque entreprise a sa propre politique de coûts lorsqu’il s’agit de déterminer le montant qu’elle paie par kilomètre parcouru. Ce prix n’est pas réglementé en Espagne. Cependant, certains facteurs peuvent faciliter cette décision, par exemple :

• Le secteur auquel appartient l’entreprise a son propre accord.
• La politique des frais : Les frais kilométriques font partie des frais de voyage, qui correspondent à l’indemnité journalière de subsistance, également appelée indemnité de séjour et de subsistance.
• En fonction de l’ancienneté et des responsabilités : Selon votre ancienneté dans l’entreprise et votre position dans l’organigramme, le montant peut varier, comme c’est souvent le cas pour les salaires.

1.2.2 Que comprennent les frais kilométriques ?

• Tout d’abord, ils couvrent le carburant, qui représente la part la plus importante des dépenses.
• En relation avec ce qui précède, on trouve l’usure des pneus, de l’huile et de toute pièce mécanique nécessaire au fonctionnement du véhicule. Cela comprend également les pannes et tout ce qui peut être réparé et remplacé.
• Taxes de circulation et d’immatriculation : la taxe de circulation est une taxe fixe et obligatoire qui est payée annuellement et qui sert à maintenir la propriété des véhicules afin qu’ils puissent circuler sur les voies publiques. La taxe d’immatriculation , quant à elle, est payée une fois par an et sert à immatriculer le véhicule une fois qu’il a été acheté.
• L’assurance est également incluse, car il est absolument obligatoire d’en avoir une pour pouvoir conduire.
• Coûts des services : Le véhicule utilisé n’étant pas toujours une voiture, les transports publics tels que les billets d’avion, les billets de train, les frais de taxi, etc. sont inclus ici.

1.2.3 Qu’est-ce qui n’est pas inclus dans les frais kilométriques ?

Cependant, tous les frais de voyage ne peuvent pas être indemnisés, en particulier en cas d’infraction.

• C’est le cas des amendes, qu’il s’agisse d’amendes de stationnement ou d’amendes de circulation. Elles ne sont pas à la charge de l’entreprise ; un manque de responsabilité n’est pas lié aux déplacements professionnels. De plus, lorsqu’un véhicule de société reçoit une amende, l’organisation doit identifier le conducteur.
• Les déplacements qui ne sont pas liés à des raisons professionnelles ne sont, pour des raisons évidentes, pas indemnisés.
• Les péages et le stationnement ne sont pas non plus couverts. Cela ne signifie pas qu’ils ne peuvent jamais être indemnisés, mais seulement qu’ils ne sont pas considérés comme des frais kilométriques. Pour obtenir un remboursement, chaque employé doit les inclure et les justifier dans sa note de frais, en tenant compte des politiques de l’entreprise.

Chaque entité a ses propres lignes directrices pour pouvoir justifier correctement ces dépenses et la procédure à suivre pour les récompenser.

1.3 Relation entre la gestion des indemnités journalières et celle des frais kilométriques

Les indemnités de séjour et les frais kilométriques ne relèvent pas nécessairement du même groupe, chacune de ces dépenses ayant ses propres particularités, mais il est vrai qu’elles sont liées, l’une étant la conséquence de l’autre.

La loi portant révision du montant des frais de déplacement et de séjour dans l’impôt sur le revenu des personnes physiques (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) considère les frais de séjour comme des frais de subsistance et les définit comme suit : « les paiements que les employés reçoivent pour la nourriture, le logement et le transport lorsqu’ils travaillent en dehors des locaux de l’entreprise ou lorsqu’ils voyagent ».

En effet, cette loi inclut les frais de déplacement, c’est-à-dire ceux qui découlent de l’utilisation d’un moyen de transport lors d’un déplacement professionnel. Il s’agit des billets de train, des billets d’avion et du kilométrage de la voiture personnelle. C’est pourquoi, dans les sections suivantes, nous examinerons brièvement ce type de frais.

2. Que dit la loi sur la gestion des indemnités journalières ?

Dans le statut général des travailleurs, le BOE stipule que les entités peuvent déplacer temporairement leur personnel dans une ville autre que leur lieu de travail, en payant les frais de déplacement ou les kilomètres, en plus du salaire prévu.

Après le voyage, le salarié doit recevoir le montant total de l’indemnité journalière de subsistance sur sa fiche de paie, qui figure dans la section relative au paiement, à moins qu’il n’ait demandé une avance à l’entreprise pour couvrir les frais de voyage.

Le statut des travailleurs stipule que

« Toutes les sommes financières perçues par les travailleurs en contrepartie de leur travail ont le caractère de salaire et doivent être incluses dans l’assiette des cotisations« .

En revanche, les éléments suivants ne sont pas inclus dans l’assiette des cotisations :

« L’indemnité journalière et les indemnités pour frais de déplacement, les frais de voyage, lorsqu’ils correspondent aux déplacements du salarié hors de son lieu de travail habituel pour effectuer son travail dans un lieu différent ».

2.1 La convention collective pour la gestion des indemnités journalières

Dans de nombreux cas, la convention collective définit le montant de l’indemnité journalière. Bien que nous ayons spécifié la moyenne dans les taux d’indemnités journalières, il existe des accords qui font varier le montant en fonction du nombre de jours que dure le voyage. C’est le cas des conventions suivantes :

• La convention collective de l’industrie métallurgique de Madrid stipule que si le voyage dure plus de 7 jours, il est rémunéré à 39,9 € et s’il ne dure que 7 jours, à 46,12 €. Si le voyage a lieu en dehors du lieu de travail ou du domicile habituel du salarié, l’indemnité journalière moyenne est de 9,45 €. Le jour de l’arrivée, si l’hébergement se fait à domicile, le montant de l’indemnité est divisé par deux. Enfin, si le voyage dure plus de 3 mois, le montant de l’indemnité peut être réduit d’un tiers.
• Pour la convention collective de Madrid Metal, l’indemnité journalière complète est de 45,45 € par jour et l’indemnité journal ière réduite de moitié est de 11,17 € par jour. Pour les jours d’arrivée et de départ, ce montant est divisé par deux, à condition qu’aucun repas ne soit pris en dehors du domicile. Lorsque les dépenses dépassent ce montant, l’entreprise doit payer la différence et le travailleur doit justifier la dépense. L’entreprise avance également 25 % supplémentaires, que le travailleur est tenu de rembourser ou de justifier.
• La convention collective du transport routier de voyageurs de Madrid comporte des variantes selon que le travail comprend ou non des nuitées ou qu’il est effectué en Espagne, au Portugal ou en Andorre.

3. Quand et comment l’indemnité journalière est-elle versée ?

Lorsqu’un salarié doit se déplacer en dehors de son lieu de travail, l’entreprise est tenue de lui verser l’indemnité journalière de subsistance, pour autant que la convention collective soit prise en compte ou que l’indemnité soit couverte par le règlement intérieur de l’entreprise. Il existe différentes manières de procéder :

• Directement : Si le paiement direct est choisi, le travailleur avance l’argent et veille à conserver les reçus de paiement pour que l’entreprise puisse le rembourser plus tard. L’entreprise peut également lui donner un montant spécifique et, une fois le travail terminé, vérifier s’il reste de l’argent et le travailleur restitue le reste. Ou si c’est le travailleur qui a avancé une partie de ce montant, l’organisation paie la différence.
• Indirectement : Si l’indemnité journalière est versée indirectement, l’entreprise prend toutes les dispositions préalables, y compris la réservation d’un moyen de transport ou d’un logement ou l’octroi d’un montant journalier spécifique pour la nourriture. L’organisation peut également inclure le montant correspondant dans le salaire du mois suivant sur la fiche de paie, au titre des paiements non salariaux.
• Avec une carte d’entreprise: Les cartes d’entreprise offrent la solution la plus efficace et la plus fonctionnelle lorsque vous souhaitez optimiser la gestion de vos dépenses. Elles associent la gestion des frais à des méthodes de paiement intelligentes.

De cette manière, l’entité dispose d’un contrôle exhaustif et assure la maîtrise des dépenses de la politique de l’entreprise, puisque la configuration offre des restrictions multiples, adaptées à chaque besoin.

4. La gestion des indemnités journalières est-elle incluse dans le salaire ?

Lorsque nous parlons d’indemnités journalières, nous nous référons à un concept de salaire supplémentaire, car elles ne sont pas liées à l’exécution de la fonction de travail, mais elles compensent les dépenses dérivées d’un voyage qui implique une dépense supplémentaire, que l’employé ne doit pas payer, lorsqu’il consomme en dehors de son lieu de travail pour des raisons professionnelles. Par conséquent, les indemnités de séjour ne font pas partie du salaire.

4.1 Comment faire un devis ?

Les indemnités de subsistance ne faisant pas partie du salaire, elles sont exonérées de cotisations, sauf si elles dépassent le montant fixé par le règlement. Ils ne paient pas non plus de cotisations lorsque :

• Il existe un affichage de l’employé en dehors du lieu de travail.
• L’indemnité journalière est utilisée en dehors de la commune du lieu de travail et de la commune de résidence .
• Si le montant n’est pas imposé comme revenu.

Les indemnités de séjour sont versées lorsqu’elles dépassent les montants prévus :

• En Espagne: 26,67 € sans hébergement et 53,34 € avec hébergement
• A l’étranger: 48,08 € sans hébergement et 91,35 € avec hébergement.

Bien que nous nous concentrions sur les indemnités de subsistance, il existe des différences entre les frais de déplacement, que la loi appelle « moyens de locomotion », et les indemnités de subsistance, qui sont considérées comme des« frais de subsistance ». Pour les frais de déplacement, il n’y a pas de contribution, sauf en cas d’utilisation des transports publics (train, taxi, avion, etc.) et s’il s’agit d’une dépense qui peut être prouvée par des reçus et une facture complète. En outre, l’employé devra prouver que le montant a été payé par lui.

En ce qui concerne l’application de la TVA sur les indemnités journalières, l’article 96 de la loi 37/1992 stipule que

« Les frais de voyage, d’hôtel et de restaurant, entre autres, ne peuvent pas être déduits, sauf si leur montant est considéré comme des dépenses déductibles de l’impôt sur le revenu des personnes physiques ou de l’impôt sur les sociétés.

Les entreprises devront alors déclarer toutes les transactions économiques effectuées sur les frais de voyage d’affaires.

4.2 Quelle est l’incidence sur l’impôt sur le revenu des personnes physiques ?

Le bureau des impôts précise qu’il en va de même pour l’impôt sur le revenu des personnes physiques. Si le montant des indemnités journalières et des frais de déplacement ne dépasse pas le montant fixé par l’Agence des impôts, ils ne sont pas imposables. En revanche, s’ils les dépassent, ils sont imposables. Il faut également tenir compte du fait que le lieu, le jour et la raison du voyage doivent être justifiés auprès de l’administration fiscale, de même que la facture complète.

Lorsque les employés paient personnellement leurs repas dans un premier temps et que l’entreprise leur rembourse ensuite l’argent qu’ils ont dépensé. En général, ces montants, appelés « indemnités de repas », sont pris en compte dans leur salaire. Elles sont donc considérées comme une forme de rémunération pour les employés. Cela implique qu’elles sont soumises à l’impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF) et que la TVA y afférente est déductible.

En revanche, les indemnités pour frais de séjour pour les nuitées dans une commune autre que le lieu de travail habituel et le lieu de résidence du bénéficiaire sont établies comme suit :

• Voyages à l’intérieur du territoire espagnol: un maximum de 53,34 euros par jour.
• Voyage en territoire étranger: maximum 91,35 euros par jour.

En revanche, lorsqu’aucune nuitée n’a été effectuée dans une commune autre que le lieu de travail habituel et le lieu de résidence du bénéficiaire :

• Voyagez sur le territoire espagnol avec : 26,67 euros par jour en règle générale.
• Voyage en territoire étranger : maximum 48,08 euros par jour.

5. Comment améliorer la gestion des dépenses des indemnités journalières ?

Comme cela ne fait pas partie de la convention collective, de nombreuses entreprises créent leur propre politique de dépenses afin d’améliorer la gestion des indemnités journalières. Les clés d’une gestion optimale et précise sont les suivantes :

5.1 Création d’une politique de dépenses

Si l’entreprise élabore et définit rigoureusement sa politique en matière d’indemnités journalières, l’ensemble du processus de gestion devient beaucoup plus clair et plus facile à gérer. Ce document doit comprendre

• Chaque type de régime alimentaire.
• Justification des dépenses, à l’aide de reçus, de justificatifs, de la facture complète et, si l’entreprise l’exige, d’un rapport expliquant la raison du voyage et le nom des clients visités.
• Mises à jour annuelles, le cas échéant.
• Le mode de paiement.

5.2 Numérisation des dépenses de l’entreprise

La déclaration des indemnités journalières est l’une des dépenses les plus fréquentes dans les entreprises. C’est pourquoi le fait de disposer d’un outil technologique capable d’optimiser cette gestion permettra à l’entreprise de gagner du temps et de transformer cette tâche en un processus plus agile et plus simple.

Des solutions telles que Tickelia gèrent l’ensemble du cycle des dépenses professionnelles: du paiement au règlement et à la comptabilisation. De plus, Tickelia vous permet de déclarer n’importe quel type de dépense de la manière la plus simple qui soit : il vous suffit de prendre une photo du reçu et de la télécharger dans l’application Tickelia ; c’est aussi simple que cela. En outre, la solution offre d’autres possibilités de déclaration. Si vous recevez des reçus par email, vous pouvez les transmettre à Tickelia, ainsi que déclarer le kilométrage à l’aide de Google Maps ou d’itinéraires prédéfinis ou, dans le cas des per diem, les déclarer par accord .

Tickelia joue un rôle important à cet égard, car il permet également de créditer les indemnités journalières sur les fiches de paie des employés qui ont dû faire une avance de leur poche. Cette opération est possible grâce à l ‘intégration de Tickelia avec les logiciels de gestion des ressources humaines et des salaires.

D’autre part, les employés peuvent également demander des avances par l’intermédiaire de Tickelia pour couvrir les besoins et les dépenses survenant au cours d’un voyage d’affaires. Cela évite aux employés d’avoir à couvrir des dépenses d’entreprise de leur propre poche, ce qui peut nuire à leur expérience de voyage.

Il est également possible d’utiliser des cartes d’entreprise telles que les cartes Visa Tickelia, qui facilitent le paiement, le contrôle et la déclaration des dépenses, ainsi que le rapprochement bancaire ultérieur.

Si vous souhaitez optimiser vos frais de voyage d’affaires et améliorer votre gestion des per diem, demandez une démonstration via la bannière suivante et découvrez comment faire !