Cómo mejorar la gestión de gastos de empresa

5 indicadores que reflejan la necesidad de mejorar tu sistema de gestión de gastos

Abr 21, 2021 | Gestión de gastos

Gestionar los gastos de empresa puede ser una tarea bastante tediosa si no se cuentan con las herramientas adecuadas. Lo más común es reportar los gastos en hojas de Excel y conciliar y archivar las facturas de forma manual. Sin embargo, esta práctica no solo hace perder tiempo y dinero a la empresa y empleados, sino que puede ser la causa de una desmotivación, sobre todo para los administrativos, que son los encargados de llevar a cabo tareas repetitivas y monótonas de gestión.

Si crees que ya es hora de cambiar de método para gestionar los gastos de empresa, a continuación, presentamos 5 indicadores que podrían estar avisándote de que optar por un nuevo sistema de gestión es más una necesidad que no un capricho:

  • Descontrol en el proceso de conciliación de tarjetas: Comprobar de manera manual los gastos que aparecen en los tiques y facturas con la tarjeta corporativa puede ser desesperante. Además, llevar a cabo esta práctica de manera manual puede conllevar a errores que se traducen en gastos extras para la compañía.
  • No se cumplen las políticas de gasto: A pesar de tener una política de gastos de empresa establecida y detallada, puede darse el caso de que más de un empleado no se rija por ella a la hora de efectuar sus gastos, lo que probablemente provocará excesos de presupuesto.
  • La necesidad de una herramienta global: Si se opta por una solución que automatice la gestión de gastos es importante que la tecnología utilizada para la captación de campos de la factura o tique sea capaz de reconocer los datos independientemente del idioma y país. Esto será una ventaja cuando el empleado tenga que viajar al extranjero por trabajo y reportar sus gastos.
  • Traspapelación y deterioro de facturas: Gestionar las facturas de los gastos de empresa de manera manual puede conllevar errores irreparables, como la traspapelación accidental o deterioro de las facturas a largo plazo.
  • Errores en los reportes de gastos: Reportar los gastos en un documento manualmente hace posible que el empleado pueda teclear mal por error el importe de un gasto o, incluso, apuntarlo más de una vez, lo que favorece el fraude interno.

Sin embargo, existen soluciones como Tickelia que automatizan íntegramente el proceso de gestión de los gastos de empresa como la aprobación, el control de las políticas de gasto, la gestión de anticipos y viajes, hasta el pago y la contabilización con el ERP de la empresa.

Esta es una solución paperless y está homologada por las Agencias Tributarias de múltiples países, para que los gastos reportados tengan la misma validez que el original en papel. Además, Tickelia cuenta con tecnología OCR+ICR que permite capturar hasta 18 campos del gasto con la mayor fiabilidad del mercado independientemente del idioma y país.

Además, esta herramienta incluye las tarjetas Visa Tickelia que permiten aplicar restricciones y límites en base a la política de gastos de la empresa para que los trabajadores se ciñan al presupuesto establecido.

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