digitalización de documentos y facturas

10 Ventajas de la digitalización de facturas y documentos en las empresas

Las empresas buscan constantemente formas de optimizar sus operaciones, reducir costos y mejorar la eficiencia. Una de las tendencias que ha ganado terreno en los últimos años es la digitalización de facturas y documentos. Pero ¿por qué es tan relevante este proceso? ¿Qué beneficios concretos aporta a las organizaciones? Descubre más en este artículo.

1. ¿Qué es la digitalización en las empresas?

La digitalización en las empresas se refiere al proceso de convertir información analógica en formato digital. Esto implica la transformación de documentos físicos, como papel, a formatos electrónicos que pueden ser almacenados, gestionados y compartidos a través de sistemas informáticos. Pero la digitalización va más allá de simplemente escanear documentos; es una reinvención de cómo las empresas operan y entregan valor a sus clientes, aprovechando las tecnologías digitales.

2. Ventajas de la digitalización en las empresas

La digitalización de facturas y documentos en las empresas ofrece numerosas ventajas que pueden impulsar la eficiencia, reducir costos y mejorar la gestión global. A continuación 10 ventajas destacadas de este proceso:

2.1 Reducción de Costos

Es la disminución de gastos operativos y administrativos que resulta de la transición de sistemas basados en papel a sistemas digitales. Esta reducción de costos puede manifestarse de diversas maneras:

  • Ahorro en Materiales: Al digitalizar, las empresas reducen o eliminan la necesidad de comprar papel, tinta, carpetas, archivadores y otros suministros relacionados con la documentación física.
  • Reducción de Espacio de Almacenamiento: Los documentos físicos requieren espacio para su almacenamiento, ya sea en archivadores, estanterías o incluso en almacenes dedicados. Al digitalizar, este espacio se libera y puede ser reutilizado o eliminado, lo que puede traducirse en ahorros significativos, especialmente en áreas donde el costo del espacio es elevado.
  • Disminución de Costos de Envío: Enviar facturas y documentos físicos por correo o mensajería tiene un costo. Al digitalizar y enviar estos documentos por medios electrónicos, se eliminan estos gastos.
  • Eficiencia en la Gestión: La búsqueda, recuperación y gestión de documentos digitalizados es más rápida y eficiente que con documentos físicos. Esto puede reducir las horas de trabajo necesarias y, por lo tanto, los costos laborales asociados.
  • Reducción de Pérdidas: Los documentos físicos pueden perderse, dañarse o destruirse, lo que podría incurrir en costos de reemplazo o incluso en sanciones legales. Los documentos digitales, si se gestionan adecuadamente, tienen menos riesgo de pérdida y pueden ser respaldados para mayor seguridad.
  • Automatización de Procesos: La digitalización permite la automatización de ciertos procesos, como la aprobación de facturas o la conciliación de cuentas. Esto puede reducir la necesidad de intervención manual y, por ende, los costos asociados.
  • Ahorro en Costos de Cumplimiento: Mantener y acceder a registros digitales puede facilitar el cumplimiento de regulaciones y normativas, evitando multas o sanciones y reduciendo los costos asociados con auditorías y revisiones.

En resumen, la reducción de costos en la digitalización de facturas y documentos en las empresas es una de las principales ventajas que motiva a las organizaciones a adoptar tecnologías digitales. Estos ahorros, sumados a otros beneficios, hacen que la inversión inicial en sistemas de digitalización tenga un retorno de inversión positivo a medio y largo plazo.

2.2 Acceso Rápido y Fácil

Es la capacidad de localizar, visualizar y gestionar documentos digitales de manera inmediata y sencilla, en contraposición al proceso más lento y laborioso de buscar documentos físicos.

Características:

  • Ubicación Instantánea: A través de sistemas de gestión de documentos electrónicos o bases de datos, los usuarios pueden introducir palabras clave, números de factura, fechas u otros criterios para encontrar el documento que necesitan en segundos.
  • Acceso desde Cualquier Lugar: Gracias a la nube y a sistemas de almacenamiento en línea, los documentos digitalizados pueden ser accedidos desde cualquier lugar con una conexión a internet, ya sea desde una oficina, desde casa o incluso desde otro país.
  • Múltiples Usuarios: Los documentos digitales pueden ser visualizados por varios usuarios al mismo tiempo. Esto es especialmente útil para equipos que trabajan en colaboración o para procesos de revisión y aprobación.
  • Integración con Otros Sistemas: Los documentos digitalizados pueden integrarse con otros sistemas empresariales, lo que facilita el acceso y la gestión conjunta de la información. Por ejemplo, una factura digitalizada podría vincularse automáticamente con un sistema contable.
  • Versionado: Algunos sistemas permiten mantener diferentes versiones de un documento, lo que facilita el seguimiento de cambios y revisiones.
  • Seguridad y Control: Aunque el acceso es rápido y fácil, también puede ser controlado. Los sistemas digitales permiten establecer permisos y niveles de acceso, garantizando que solo las personas autorizadas puedan ver o modificar ciertos documentos.
  • Interfaz Amigable: Muchos sistemas de gestión de documentos están diseñados para ser intuitivos y fáciles de usar, lo que reduce la curva de aprendizaje y permite un acceso más fluido a la información.

En resumen, es una de las ventajas más destacadas de la digitalización de documentos en las empresas. Permite una gestión más ágil de la información, mejora la productividad y optimiza los procesos de toma de decisiones al tener la información necesaria al alcance de la mano en todo momento.

2.3 Seguridad Mejorada

Es el conjunto de medidas, protocolos y herramientas que protegen la información digitalizada contra accesos no autorizados, pérdidas, alteraciones o amenazas. La digitalización ofrece múltiples capas de seguridad que a menudo superan las capacidades de protección de los documentos físicos. A continuación, detallo lo que implica este concepto:

  • Control de Acceso: Los sistemas digitales permiten establecer permisos y niveles de acceso específicos. Esto significa que solo las personas autorizadas pueden acceder, modificar o eliminar documentos específicos.
  • Cifrado: Los documentos digitales pueden ser cifrados para garantizar que, incluso si alguien logra acceder a ellos sin autorización, no pueda leer ni utilizar la información sin la clave de descifrado adecuada.
  • Respaldo y Recuperación: Los documentos digitalizados pueden ser respaldados en múltiples ubicaciones o en la nube. En caso de fallos del sistema, desastres naturales o cualquier otro incidente, la información puede ser recuperada rápidamente.
  • Auditoría y Registro: Los sistemas de gestión de documentos digitales a menudo tienen capacidades de registro que rastrean quién accedió a un documento, cuándo y qué cambios se realizaron. Esto es invaluable para la transparencia y la rendición de cuentas.
  • Protección contra Desastres: Mientras que un incendio, inundación o cualquier otro desastre podría destruir documentos físicos, los documentos digitales, especialmente aquellos almacenados en la nube, están protegidos contra estos riesgos.
  • Actualizaciones y Parches de Seguridad: Los sistemas de software utilizados para almacenar documentos digitalizados se actualizan regularmente para abordar vulnerabilidades y mejorar la seguridad.
  • Integridad de Datos: Las herramientas digitales pueden garantizar la integridad de los documentos, asegurando que no se modifiquen sin autorización y que cualquier cambio sea registrado.
  • Autenticación de Dos Factores: Para acceder a sistemas o documentos sensibles, se puede requerir una autenticación de dos factores, lo que añade una capa adicional de seguridad al proceso de inicio de sesión.
  • Alertas y Notificaciones: Los sistemas pueden configurarse para enviar alertas en caso de actividades sospechosas o no autorizadas, permitiendo una respuesta rápida a posibles amenazas.
  • Reducción del Riesgo de Pérdida o Robo: A diferencia de los documentos físicos, que pueden ser fácilmente robados, perdidos o dañados, los documentos digitales están protegidos contra estos riesgos comunes.
  Digitalización de las facturas recibidas

La Seguridad Mejorada es una ventaja crucial de la digitalización de documentos en las empresas. Al adoptar prácticas y herramientas adecuadas, las empresas pueden garantizar que su información esté protegida, accesible solo para aquellos que deben acceder a ella y resguardada contra amenazas tanto internas como externas.

2.4 Optimización del espacio

La Optimización del Espacio es el proceso de reorganizar, reconfigurar o rediseñar un área o ambiente para maximizar su utilidad, eficiencia o capacidad. En el contexto de la digitalización de facturas y documentos en las empresas, la optimización del espacio se relaciona directamente con la reducción o eliminación de la necesidad de almacenar documentos físicos, lo que a su vez libera espacio valioso en las instalaciones de la empresa. Aquí te detallo lo que implica este concepto:

  • Reducción de Archivadores y Almacenamiento Físico: Al digitalizar documentos, las empresas pueden disminuir o eliminar por completo la necesidad de archivadores, estanterías y habitaciones dedicadas al almacenamiento de papel.
  • Reutilización del Espacio Liberado: El espacio que anteriormente se destinaba al almacenamiento de documentos puede ser reutilizado para otros fines, como áreas de trabajo adicionales, salas de reuniones, espacios de descanso o cualquier otra necesidad que tenga la empresa.
  • Ahorro Económico: En áreas urbanas o en edificios con alquileres elevados, el espacio es un recurso costoso. Al optimizar el espacio mediante la digitalización, las empresas pueden reducir costos al no necesitar áreas de almacenamiento adicionales o incluso al poder mudarse a instalaciones más pequeñas y económicas.
  • Mejora en la Estética y Organización: Un espacio libre de montones de papel y archivadores puede resultar en un ambiente de trabajo más limpio, ordenado y estéticamente agradable, lo que puede tener un impacto positivo en la moral y productividad del equipo.
  • Reducción del Riesgo de Deterioro: Los documentos físicos pueden deteriorarse con el tiempo debido a factores ambientales como la humedad, el polvo o la luz. Al digitalizar y optimizar el espacio, se reduce el riesgo asociado con el almacenamiento de documentos importantes en condiciones no ideales.
  • Accesibilidad Mejorada: Al no tener que buscar documentos en archivadores o habitaciones de almacenamiento, los empleados pueden acceder a la información que necesitan de manera más rápida y eficiente desde sistemas digitales.

La Optimización del Espacio en la digitalización es una ventaja significativa que permite a las empresas aprovechar mejor sus recursos físicos, mejorar la eficiencia operativa y, en muchos casos, generar ahorros económicos.

2.5 Mejora en la Toma de Decisiones

Se refiere a cómo la accesibilidad, organización y análisis de la información digitalizada potencian la capacidad de las organizaciones para tomar decisiones más informadas, rápidas y efectivas. Acá el detalle de lo que implica este concepto:

  • Acceso Inmediato a la Información: La digitalización permite a los tomadores de decisiones acceder a la información que necesitan de manera instantánea, eliminando el tiempo que se gastaría buscando documentos físicos.
  • Análisis de Datos: Una vez que la información está en formato digital, puede ser analizada utilizando herramientas y software especializados. Esto permite identificar tendencias, patrones y insights que no serían evidentes al revisar manualmente documentos físicos.
  • Integración de Información: Los documentos digitalizados pueden integrarse con otros sistemas empresariales, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta integración proporciona una visión más completa y holística de la situación de la empresa.
  • Historial y Registro: La digitalización permite mantener un registro histórico ordenado y fácilmente accesible. Esto es esencial para evaluar el desempeño pasado, comparar datos y tomar decisiones basadas en tendencias a lo largo del tiempo.
  • Colaboración Mejorada: Los documentos digitales pueden ser compartidos y revisados por múltiples partes interesadas simultáneamente, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones colectiva.
  • Reducción de Errores: La digitalización y automatización de procesos reduce la posibilidad de errores humanos, lo que significa que las decisiones se basan en datos más precisos y confiables.
  • Respuesta Rápida: En situaciones que requieren decisiones urgentes, tener acceso inmediato a documentos y datos digitalizados permite a las empresas responder rápidamente a desafíos o aprovechar oportunidades.
  • Visión Futura: Con herramientas analíticas avanzadas, las empresas pueden realizar proyecciones y simulaciones basadas en sus datos, lo que ayuda en la planificación y toma de decisiones estratégicas.
  • Transparencia: La digitalización puede mejorar la transparencia en la toma de decisiones, ya que todos los involucrados pueden tener acceso a la misma información y entender cómo se llegó a una determinada conclusión.
  • Cumplimiento y Auditoría: La toma de decisiones también implica asegurarse de que se cumplan las regulaciones y normativas. Los documentos digitalizados facilitan este proceso al permitir revisiones y auditorías más sencillas.
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2.6 Automatización de Procesos

Es el uso de tecnologías para ejecutar procedimientos y tareas repetitivas sin intervención humana directa, o con una intervención mínima. Al convertir documentos y facturas en formatos digitales, las empresas pueden integrarlos en flujos de trabajo automatizados que mejoran la eficiencia y precisión.

  • Flujos de Trabajo Automatizados: Una vez digitalizados, los documentos pueden ser procesados automáticamente según reglas preestablecidas. Por ejemplo, una factura recibida puede ser revisada, aprobada y procesada para el pago sin intervención manual.
  • Reducción de Errores: La automatización minimiza los errores humanos que pueden surgir al ingresar datos, procesar documentos o realizar cálculos.
  • Eficiencia Mejorada: Las tareas que anteriormente podían llevar horas o días para ser completadas manualmente, como la conciliación de facturas, pueden ser realizadas en minutos o segundos.
  • Integración de Sistemas: La automatización permite que diferentes sistemas empresariales (como sistemas de contabilidad, CRM o ERP) se comuniquen entre sí, compartiendo y procesando información de manera fluida.
  • Notificaciones y Alertas: Los sistemas automatizados pueden enviar notificaciones o alertas en caso de irregularidades, aprobaciones pendientes o cualquier otro evento importante.
  • Consistencia: Al seguir reglas y protocolos predefinidos, la automatización garantiza que los procesos se realicen de manera uniforme, lo que resulta en resultados consistentes y predecibles.
  • Ahorro de Tiempo: Al eliminar o reducir la necesidad de intervención manual en ciertas tareas, los empleados pueden dedicar su tiempo a actividades más valiosas y estratégicas.
  • Mejora en la Toma de Decisiones: Con procesos automatizados, la información se procesa y presenta de manera más rápida y clara, lo que facilita la toma de decisiones basada en datos.
  • Escalabilidad: Los procesos automatizados son más fáciles de escalar. A medida que la empresa crece y el volumen de documentos y facturas aumenta, los sistemas pueden manejar la carga adicional sin la necesidad de aumentar proporcionalmente el personal.
  • Cumplimiento y Auditoría: La automatización puede garantizar que se sigan protocolos y regulaciones específicas, y también facilita el proceso de auditoría al mantener registros claros y trazables de todas las acciones realizadas.
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2.7 Reducción del Impacto Ambiental

Es la disminución de la huella ecológica y el consumo de recursos naturales gracias a la transición de sistemas basados en papel a sistemas digitales. La digitalización contribuye a la sostenibilidad y a prácticas empresariales más ecológicas.

  • Menor Consumo de Papel: Al digitalizar facturas y documentos, las empresas reducen significativamente la necesidad de papel. Esto tiene un impacto directo en la reducción de la tala de árboles y en la conservación de bosques.
  • Reducción de Residuos: Menos papel implica menos desechos. Además, se reduce el consumo de otros materiales asociados, como tintas, cartuchos, carpetas y otros suministros de oficina.
  • Ahorro de Energía: La producción de papel requiere energía, tanto en la fase de producción como en el proceso de reciclaje. Al reducir el uso de papel, se disminuye indirectamente el consumo de energía.
  • Menos Emisiones de Transporte: Al enviar facturas y documentos de forma digital, se eliminan las emisiones asociadas con el transporte físico de esos documentos, ya sea por correo tradicional, mensajería o cualquier otro medio.
  • Reducción del Uso de Productos Químicos: La producción de papel a menudo implica el uso de productos químicos que pueden ser perjudiciales para el medio ambiente. Al reducir la demanda de papel, se disminuye la necesidad de estos productos químicos.
  • Optimización del Espacio: Al requerir menos espacio físico para almacenar documentos, las empresas pueden optar por instalaciones más pequeñas, lo que puede traducirse en una construcción más sostenible y un menor consumo de recursos.
  • Extensión de la Vida Útil de Equipos: Al reducir la impresión y copia de documentos, se extiende la vida útil de impresoras, copiadoras y otros equipos relacionados, lo que a su vez reduce la necesidad de reemplazo y disminuye el desecho de equipos electrónicos.
  • Promoción de una Cultura Sostenible: Al adoptar prácticas de digitalización, las empresas envían un mensaje a empleados, clientes y socios sobre su compromiso con la sostenibilidad, lo que puede influir en otros para adoptar prácticas similares.
  • Cumplimiento de Normativas Ambientales: En algunas jurisdicciones, existen regulaciones que promueven prácticas empresariales sostenibles. La digitalización puede ayudar a las empresas a cumplir con estas normativas.
  • Reducción del Consumo de Agua: La producción de papel también requiere grandes cantidades de agua. Al reducir la demanda de papel, se contribuye indirectamente a la conservación del agua.

2.8 Integración con Otros Sistemas

Es la capacidad de conectar y hacer que diferentes sistemas de software y plataformas tecnológicas interactúen y compartan información de manera fluida y automática. Al tener documentos en formatos digitales, es posible vincularlos con otros sistemas empresariales para mejorar la eficiencia y cohesión de los procesos. A continuación, te detallo lo que implica este concepto:

  • Flujo Continuo de Información: La integración permite que la información se mueva automáticamente entre sistemas. Por ejemplo, una factura digitalizada puede ser importada directamente a un sistema contable sin necesidad de ingreso manual.
  • Eliminación de Silos de Información: Al conectar diferentes sistemas, se rompen barreras entre departamentos o funciones, permitiendo una visión más holística y unificada de la información empresarial.
  • Automatización de Procesos: La integración puede desencadenar acciones automáticas en otros sistemas. Por ejemplo, la recepción de una factura digital en un sistema puede activar automáticamente un proceso de aprobación en otro sistema.
  • Reducción de Errores: Al minimizar la entrada manual de datos y permitir que los sistemas compartan información directamente, se reduce el riesgo de errores humanos, duplicaciones o inconsistencias.
  • Acceso en Tiempo Real: La integración permite que los cambios o actualizaciones en un sistema se reflejen instantáneamente en otros sistemas conectados, garantizando que todos los departamentos trabajen con la información más actualizada.
  • Optimización de Recursos: Al conectar sistemas, se pueden automatizar y simplificar muchas tareas, lo que libera tiempo y recursos para centrarse en actividades más estratégicas.
  • Mejora en la Toma de Decisiones: Al tener sistemas integrados, los tomadores de decisiones pueden acceder a información más completa y contextualizada, lo que facilita decisiones más informadas.
  • Flexibilidad y Escalabilidad: Las soluciones de integración modernas suelen ser modulares y flexibles, permitiendo añadir más sistemas o cambiar configuraciones a medida que la empresa crece o evoluciona.
  • Consistencia de Datos: Al asegurarse de que todos los sistemas estén sincronizados y compartan la misma información, se garantiza la consistencia y precisión de los datos en toda la organización.
  • Mejora en la Experiencia del Cliente: Al integrar sistemas como CRM, ERP y plataformas de atención al cliente, las empresas pueden ofrecer respuestas más rápidas y personalizadas a sus clientes, basadas en información integrada y completa.
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2.9 Mejora en la Atención al Cliente en la digitalización de facturas y documentos en las empresas

Se refiere a cómo la transformación digital y la gestión electrónica de documentos potencian la capacidad de las organizaciones para ofrecer un servicio más rápido, eficiente y personalizado a sus clientes. La digitalización impacta directamente en la experiencia del cliente al facilitar el acceso a la información y agilizar procesos. A continuación, te detallo lo que implica este concepto:

  • Respuesta Más Rápida: Con la información digitalizada, las empresas pueden acceder y recuperar datos relevantes de manera instantánea, permitiendo responder a las consultas o problemas de los clientes con mayor agilidad.
  • Acceso 24/7: Los sistemas digitales a menudo permiten que los clientes accedan a sus facturas, estados de cuenta u otros documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, ofreciendo comodidad y flexibilidad.
  • Personalización del Servicio: Al tener datos estructurados y digitalizados, las empresas pueden segmentar y analizar la información del cliente para ofrecer soluciones, ofertas o comunicaciones más personalizadas.
  • Reducción de Errores: La automatización y digitalización minimizan los errores humanos en la gestión de documentos, lo que se traduce en menos inconvenientes o problemas para el cliente.
  • Integración con Plataformas de Atención: La digitalización permite integrar documentos y datos con plataformas de atención al cliente, CRM o chatbots, facilitando la interacción y proporcionando a los agentes de servicio la información necesaria para asistir al cliente.
  • Historial Consolidado: La digitalización permite mantener un registro histórico ordenado de todas las interacciones, compras, facturas y comunicaciones con el cliente, lo que facilita entender sus necesidades y preferencias.
  • Transparencia: Los sistemas digitales pueden ofrecer a los clientes una visión clara y transparente de sus transacciones, estado de sus solicitudes o cualquier otro proceso relevante.
  • Facilidad en Procesos de Pago: La digitalización de facturas puede integrarse con sistemas de pago en línea, ofreciendo a los clientes métodos de pago más sencillos y rápidos.
  • Comunicación Mejorada: Con documentos digitales, las empresas pueden enviar notificaciones, facturas, estados de cuenta y otras comunicaciones importantes de manera electrónica, asegurando una entrega rápida y eficiente.
  • Feedback y Mejora Continua: Los sistemas digitales facilitan la recopilación de feedback del cliente, lo que permite a las empresas adaptar y mejorar continuamente sus servicios basándose en las opiniones y necesidades de sus clientes.

2.10 Cumplimiento Normativo

Capacidad de una organización para adherirse y responder a las regulaciones, leyes, normas y directrices establecidas por entidades reguladoras o gobiernos, particularmente en lo que respecta a la gestión, almacenamiento, acceso y protección de la información digitalizada.

La digitalización puede facilitar el cumplimiento de estas normativas al proporcionar herramientas y procesos que aseguran la integridad, seguridad y trazabilidad de la información.

Almacenamiento Seguro: Los sistemas digitales ofrecen opciones de almacenamiento cifrado y protegido, garantizando que los documentos se conserven de manera segura y conforme a las normativas pertinentes.

  • Acceso Controlado: La digitalización permite establecer controles de acceso detallados, asegurando que solo las personas autorizadas puedan acceder a ciertos documentos, lo que puede ser una exigencia en muchas regulaciones.
  • Trazabilidad y Auditoría: Los sistemas de gestión de documentos digitales suelen registrar quién accede a un documento, cuándo y qué cambios se realizaron. Esta trazabilidad es esencial para cumplir con muchas normativas que requieren un registro detallado de las interacciones con la información.
  • Retención de Documentos: Muchas normativas exigen que ciertos documentos se conserven durante un período específico. Los sistemas digitales pueden automatizar este proceso, garantizando que los documentos se retengan el tiempo necesario y se eliminen de forma segura cuando ya no sean requeridos.
  • Protección de Datos: Con la creciente preocupación por la privacidad de los datos, muchas regulaciones exigen protecciones específicas para la información personal. La digitalización facilita la implementación de estas protecciones.
  • Respuesta Rápida: En caso de auditorías o inspecciones, los sistemas digitales permiten recuperar y presentar la información requerida de manera rápida y eficiente.
  • Integridad de la Información: La digitalización garantiza que los documentos no se alteren sin autorización, manteniendo la integridad de la información conforme a las normativas.
  • Automatización de Cumplimiento: Algunos sistemas digitales pueden estar programados para garantizar automáticamente el cumplimiento de ciertas normativas, como enviar notificaciones cuando se acerca una fecha límite de retención o realizar copias de seguridad regulares.
  • Actualizaciones y Adaptabilidad: A medida que las normativas cambian, los sistemas digitales pueden ser actualizados o adaptados para garantizar el cumplimiento continuo.
  • Transparencia: La digitalización puede mejorar la transparencia en la gestión de documentos y datos, lo que puede ser una exigencia en ciertas regulaciones.

La digitalización no solo facilita este cumplimiento, sino que también puede reducir los riesgos asociados con sanciones, multas o daños a la reputación que podrían surgir por no adherirse a las normativas pertinentes.

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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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