La gestión por procesos representa un modelo operativo de gestión empresarial que permite dirigir una organización desde una visión global y horizontal. Todas las partes trabajan por un objetivo común, en lugar de actuar de manera autónoma y sin una coordinación adecuada. ¿Te gustaría conocer las ventajas de este enfoque empresarial? ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
1. Situación actual de la gestión por procesos en las empresas
La gestión basada en procesos pone solución a un problema de actualidad. En muchas empresas, la falta de comunicación entre departamentos se ha convertido en uno de sus principales inconvenientes para poder avanzar de forma ágil y óptima. ¿Te suena esto a una realidad cotidiana?
Cambiar a un modelo de gestión por procesos permite abandonar este sistema de dirección empresarial vertical, funcional y tradicional, donde la empresa se divide en departamentos segmentados, pero en los que no hay una adecuada sincronización en los procedimientos.
En este post te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre gestión basada en procesos y de qué forma una solución de gestión de gastos de viajes como Tickelia puede ayudarte a aplicarla.
2. ¿Qué es la gestión por procesos?
La gestión por procesos consiste en una disciplina orientada a la mejora continua de la práctica de la gestión empresarial.
Se trata de un sistema en el que todas las áreas de la empresa interactúan para operar de manera conjunta, trabajando en una misma dirección.
La gestión basada en procesos requiere de una cultura de empresa cuyo objetivo es tener el control de las distintas áreas del negocio para la mejora del rendimiento global de la organización. Es decir, al desarrollo de ventajas competitivas, según el concepto desarrollado por Michael E. Porter en su libro «Competitive Advantage».
Además, este enfoque exige representar mediante un mapa de procesos toda la cadena de valor de la organización. Aquí deben quedar reflejados los diferentes elementos de la gestión empresarial.
3. Gestión horizontal vs. modelo funcional
Hay dos modelos de gestión empresarial opuestos. La gestión funcional es el modelo tradicional en la gestión de las organizaciones.
- Es vertical y jerárquica: las decisiones se toman según los intereses del área directiva.
- Hay una alta segmentación: la fuerte separación entre departamentos provoca descoordinación. Cada área busca sus propios intereses, que no necesariamente tienen que ser los mejores para el conjunto de la organización.
- No pone el foco en el cliente: por su parte, cada área funciona casi de forma autónoma, y el foco está en seguir las pautas del director del departamento, sin un enfoque de conjunto.
Por el contrario, las ventajas de la gestión basada en procesos son evidentes.
- Es un modelo horizontal: hay una comunicación interna eficaz entre las diferentes áreas de la empresa, que actúan sabiendo lo que hace el resto.
- Se evita la duplicidad de tareas: lo que ayuda a que la empresa pueda ser más eficiente.
- Está orientada a satisfacer al cliente: para eso la organización actúa de forma conjunta y coordinada para facilitar la mejora continua.
4. Elementos para diseñar un mapa de procesos
El mapa de procesos permite representar los diferentes niveles y subprocesos de la cadena de valor de la empresa, así como sus relaciones entre sí.
De acuerdo con la Asociación Española de la Calidad (AEC), los procesos pueden definirse como una “secuencia de actividades mutuamente relacionadas, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. O dicho con otras palabras, los procesos son aquellas tareas interrelacionadas que permiten dar lugar a un resultado y ofrecer una solución al problema del cliente.
Para hacer un mapeo de procesos que tener en cuenta diferentes elementos, muchas veces representado a través de un diagrama de flujo:
- Acciones y procedimientos: deben detallarse todos y cada uno de los procesos de cada área del negocio en su orden y forma adecuados, indicando los pasos que se siguen para realizarlos.
- Puntos de decisión: dentro de la cadena de valor, hay puntos en los que un responsable de área o directivo debe aprobar o verificar que el proceso continúa.
- Indicadores de rendimiento: en todo mapa de procesos deben existir unas métricas que permitan evaluar el rendimiento de las acciones que se están realizando. Las métricas permiten establecer KPI’s de acuerdo a la estrategia de la organización.
- Profesionales implicados: en este diagrama debe quedar reflejado también qué profesionales están involucrados en cada proceso. Pueden ser personas de distintas áreas de la empresa.
- Cuantificación de materiales: hay que destacar también las herramientas, materiales y costes derivados de cada proceso
- Tiempo invertido: en todo mapa de procesos debe reflejarse también el timing ideal en el que las acciones tienen que llevarse a cabo.
5. Fases de la gestión por procesos
¿Cómo implementar un modelo de gestión basada en procesos? Vamos a explicártelo paso a paso.
- Obtener la aprobación de la directiva: la dirección de la empresa debe estar implicada.
- Analizar la situación de la empresa: se debe hacer un inventario de todos los procesos de la compañía, tal como se ha indicado antes.
- Evaluar la cadena de valor: categorizar los procesos según su papel en la cadena de valor. Existen procesos estratégicos o de apoyo.
- Rediseñar los procesos empresariales: una vez que se pueden visualizar todos los procesos de la empresa, estos se pueden rediseñar para optimizarlos.
- Realizar el seguimiento: hay que analizar los resultados según los objetivos estratégicos de la organización.
6. Ejemplos de gestión por procesos en la empresa
Si buscas ejemplos de gestión por procesos en una organización, uno que puede resultar muy útil es el control de los gastos.
El control de los gastos de una empresa implica diferentes acciones de distintos departamentos y áreas de negocio. Por ejemplo, el equipo comercial se desplaza a una feria para hacer una presentación de producto, lo que supone una serie de gastos (desplazamiento, dietas, material de exposición, gasto comercial, etc.).
Si se lleva a cabo desde un enfoque vertical o de gestión por procesos, únicamente se tendrán en cuenta los aspectos que el Departamento Comercial considera esenciales. Sin embargo, hay diferentes áreas de la empresa que están implicadas, cada una con sus propios intereses y prioridades: marketing, Producto, proceso productivo, Recursos Humanos, finanzas, contabilidad…
Estas acciones tienen que abordarse a partir de un enfoque global, que tenga en cuenta la línea estratégica de la organización.
- Hay que establecer KPI’s que permitan evaluar el ROI de la asistencia al evento.
- Es necesario planificar y organizar al equipo humano que participará en la feria.
- Hace falta también planificar y gestionar el viaje, con atención al control de los gastos asociados al evento.
- La información de todos los gastos de la empresa debe llegar al área de contabilidad en el tiempo y forma adecuados.
Como puedes ver, una sola actividad implica la acción coordinada y eficaz de diferentes departamentos, ya que deben actuar de forma interdependiente. Cada eslabón de la cadena de valor de un producto aporta valor añadido a los procesos, por lo que hay que abordarlos de forma horizontal.
7. Cómo ayuda la gestión por procesos a la mejora continua
Si tu empresa quiere desarrollar un flujo de gestión por procesos que ayude a la mejora continua, es imprescindible contar con las herramientas adecuadas.
Analiza los datos, selecciona las áreas en las que necesitas mejorar (por ejemplo, el control de los gastos) y utiliza soluciones como Tickelia, que te ayudan a llevar la gestión de las notas de gastos y viajes de empresa con éxito, facilitando la coordinación de todas las partes involucradas.
