Factura en papel o factura electrónica: ¿cuál es la mejor opción?

No hay empresa sin facturas. A las tradicionales en papel, han venido a sumarse en los últimos tiempos las facturas electrónicas, cada vez más usadas por empresas de todo el mundo. En este artículo, exploraremos a fondo la dualidad entre la factura en papel o factura electrónica. ¿Cuáles son sus ventajas y desventajas? ¿Cuál es la mejor opción?

1. ¿Factura en papel o factura electrónica?

La revolución digital ha transformado la forma en que las empresas manejan sus documentos financieros. La factura en papel, protagonista indiscutible durante décadas, empieza a perder relevancia y está siendo sustituida por la factura electrónica gracias a sus numerosas ventajas.

La elección entre factura en papel o factura electrónica depende de tus necesidades y preferencias, así como de los requisitos legales y las regulaciones fiscales en tu país. También intervienen otros elementos como las preferencias de tus clientes, la eficiencia operativa y el enfoque en la sostenibilidad. A menudo, las empresas optan por una combinación de ambos formatos para satisfacer las necesidades de diversos clientes y mantenerse en cumplimiento con la ley.

En España, por ejemplo, las empresas de la Administración Pública están obligadas desde 2021 a emitir todas sus facturas en formato electrónico. La Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, establece la obligatoriedad de la factura electrónica en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en una fecha aún por definir.

2. ¿Qué es una factura?

Una factura es un documento comercial que se utiliza para registrar oficialmente una transacción de compra o venta de bienes o servicios entre dos partes: el vendedor y el comprador.

Esta transacción puede ser entre empresas (B2B), entre empresas y la Administración Pública (B2G) o entre una empresa y un consumidor final (B2C). La factura es un elemento fundamental en la contabilidad y la gestión financiera de cualquier negocio.

Las facturas son documentos legales que respaldan la transacción y sirven como prueba de compra o venta. Además, son fundamentales para el registro contable y la presentación de informes fiscales de las empresas. Las empresas suelen mantener copias de sus facturas como parte de su documentación financiera y deben conservarlas durante un período determinado de acuerdo con las regulaciones fiscales locales.

2.1 Datos de una factura

Independientemente de si se trata de una factura en papel o factura electrónica, este documento debe contener obligatoriamente una serie de datos para tener validez legal. Estos datos pueden variar en función de la legislación de cada país, pero suelen incluir la siguiente información:

• Datos del emisor: Los detalles del vendedor o prestador de servicios, que incluyen su nombre, dirección, número de identificación fiscal (NIF o CIF), y otros datos de contacto.

• Datos del receptor: Los detalles del comprador o cliente, incluyendo su nombre, dirección, y número de identificación fiscal (si es una empresa).

• Fecha de emisión y vencimiento: La fecha en que se emite la factura y la fecha en que se espera el pago o el plazo límite para el pago.

• Número de factura: Un número único que identifica la factura, que suele ser consecutivo y facilita el seguimiento y la organización de las transacciones.

• Descripción de los bienes o servicios: Detalles claros y precisos sobre los productos o servicios que se han vendido, incluyendo cantidades, precios unitarios y totales.

• Impuestos: Los impuestos aplicables, como el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) u otros impuestos locales, junto con los montos correspondientes.

• Total a pagar: La suma total que el comprador debe pagar, incluyendo el coste de los bienes o servicios y los impuestos.

• Condiciones de pago: Las condiciones y términos de pago, incluyendo los métodos de pago aceptados y los plazos acordados.

• Datos bancarios: Si se especifica, la información bancaria del vendedor para que el comprador pueda realizar el pago.

2.2 Tipos de factura

Existen varios tipos de factura que están reguladas por ley. La factura electrónica es uno de estos tipos y se caracteriza por ser emitida y recibida en formato digital a través de un programa homologado la Agencia Tributaria, siguiendo unos parámetros determinados.

Los tipos más frecuentes son la factura ordinaria, la simplificada, la rectificativa y la proforma. La factura ordinaria o completa (puede ser en papel o en versión electrónica) es la más utilizada en operaciones de compraventa o prestación de servicios que no están sujetas a ninguna particularidad legal.

La factura simplificada suele utilizarse en operaciones de menor cuantía o cuando no es obligatoria la expedición de una factura completa. Por su parte, la factura rectificativa es un tipo especial que sirve para corregir errores u omisiones en una factura ya emitida.

Por último, la factura proforma es un documento informativo, sin valor fiscal ni contable, que se emplea como un presupuesto o una oferta para la realización de una operación comercial.

3. La factura electrónica

Una factura electrónica es aquella que se emite y recibe en formato electrónico, cumpliendo con ciertas normativas y requisitos legales. La factura electrónica puede ser una factura simplificada o completa, pero se presenta en formato digital en lugar de en papel. En España, la factura electrónica es ampliamente utilizada y regulada por la Agencia Tributaria.

3.1 Ventajas de la factura electrónica

La digitalización de facturas ofrece una serie de ventajas que hacen que sea la opción más atractiva para muchas empresas en la actualidad. La adopción de la factura electrónica mejora significativamente la gestión financiera y contribuir a un entorno empresarial más eficiente y sostenible.

Aquí tienes las principales ventajas de utilizar factura electrónica:

• Eficiencia y rapidez: Las facturas digitales se pueden generar, enviar y recibir de manera instantánea, lo que acelera el proceso de facturación y reduce los tiempos de pago. Esto mejora la liquidez de las empresas y ayuda a evitar retrasos en los pagos.

• Ahorro de costes: La factura digital elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y archivar documentos en papel. Esto reduce los gastos asociados con la impresión, el papel, el envío postal y el almacenamiento físico de facturas.

• Sostenibilidad: Al eliminar el uso de papel y la necesidad de transporte físico, las facturas digitales son una opción respetuosa con el medio ambiente. Contribuyen a la reducción del consumo de papel y la emisión de carbono asociada con el transporte de documentos.

• Reducción de errores: Las facturas digitales suelen generarse automáticamente a partir de los datos de la transacción, lo que reduce significativamente la posibilidad de errores humanos en cálculos o escritura. Esto puede ayudar a evitar disputas y retrasos en los pagos.

• Almacenamiento y acceso sencillos: Las facturas digitales se pueden archivar de manera organizada en sistemas electrónicos, lo que facilita su búsqueda y recuperación en el futuro. Esto es especialmente útil en auditorías o para el cumplimiento de regulaciones fiscales.

• Seguridad: Las facturas digitales suelen contar con medidas de seguridad avanzadas, como la firma electrónica, que garantizan su autenticidad e integridad. Además, se pueden respaldar en múltiples ubicaciones para evitar pérdidas de datos.

• Facilita la conciliación: Las empresas pueden integrar sistemas de gestión financiera con facturación electrónica para una conciliación más eficiente de cuentas y una visión en tiempo real de su situación financiera.

• Acceso remoto: La factura digital se puede acceder desde cualquier lugar con una conexión a Internet, lo que permite una gestión financiera más flexible y eficaz, incluso cuando se trabaja de forma remota o en movimiento.

• Cumplimiento normativo: En muchos países, la adopción de la factura electrónica cumple con los requisitos legales y fiscales. Puede facilitar el cumplimiento de las regulaciones y simplificar la presentación de informes fiscales.

• Mejora en la relación con los clientes: La rapidez y la eficiencia en el envío de facturas pueden mejorar la satisfacción de los clientes, lo que a su vez puede impulsar la lealtad y la repetición de negocios.

3.2 Desventajas de la factura electrónica

A pesar de las muchas ventajas que ofrece la factura electrónica, también puede presentar algunos condicionantes que es importante tener en cuenta:

• Requisitos tecnológicos: La implementación de sistemas y software para la factura electrónica puede requerir una inversión inicial en tecnología. Las empresas más pequeñas pueden encontrar esta inversión costosa.

• Conexión a internet: Para enviar y recibir facturas electrónicas, es necesario tener acceso a Internet. Aunque es un problema cada vez menor, ciertas áreas con conectividad deficiente pueden experimentar dificultades en la implementación de la factura electrónica.

• Seguridad cibernética: La factura electrónica está sujeta a riesgos de seguridad cibernética. No obstante, las empresas que ofrecen este servicio deben de ofrecer medidas para proteger sus datos y sistemas y poder recibir así la homologación correspondiente que las acredita como solución segura.

• Capacitación del personal: Implementar sistemas de factura electrónica puede requerir capacitación para que el personal comprenda cómo utilizarlos correctamente. Esto puede llevar tiempo y recursos.

• Dependencia de la tecnología: Si hay problemas técnicos o una interrupción del servicio, la capacidad de emitir o recibir facturas electrónicas puede verse comprometida, lo que podría afectar las operaciones comerciales.

• Adaptación de los clientes: Algunos clientes pueden preferir las facturas en papel o no estar equipados para recibir facturas electrónicas. Convencer a los clientes para que adopten la factura electrónica puede ser un desafío en algunos casos.

A pesar de estos condicionantes, la factura electrónica sigue siendo una opción muy atractiva para muchas empresas debido a sus numerosas ventajas en términos de eficiencia, sostenibilidad y agilidad. En última instancia, la elección entre la factura electrónica y la factura en papel dependerá de las necesidades y circunstancias específicas de cada negocio, así como de las exigencias legales vigentes.

4. La factura en papel

4.1 Ventajas de la factura en papel

Aunque las facturas digitales son la elección preferida en la actualidad, las facturas en papel aún tienen sus defensores. Aquí hay algunas razones por las que algunas empresas se aferran a las facturas tradicionales:

• Compatibilidad: Algunas empresas aún no han implementado sistemas digitales, lo que hace que las facturas en papel sean más compatibles con sus procesos existentes.

• Requerimientos legales: En ciertos lugares, las regulaciones pueden requerir el uso de facturas en papel para ciertas transacciones.

4.2 Desventajas de la factura en papel

Comparadas con la factura electrónica, la versión en papel presenta ciertas desventajas, lo que explica por qué muchas empresas están optando por la digitalización de los procesos contables. Algunas de las desventajas más significativas de las facturas en papel son las siguientes:

• Mayor coste: La producción de facturas en papel implica gastos adicionales, como la compra de papel, tinta de impresora, envío postal y gastos de almacenamiento físico. Esto puede resultar en un aumento de los gastos operativos para las empresas.

• Poca agilidad: La creación, impresión y envío de facturas en papel puede llevar tiempo, lo que puede retrasar el proceso de facturación y el flujo de efectivo. En contraste, las facturas digitales se pueden enviar de manera instantánea.

• Riesgo de pérdida o daño: Las facturas en papel son vulnerables a pérdidas o daños físicos, como incendios, inundaciones o deterioro debido al tiempo. Esto puede llevar a la pérdida de información financiera importante.

• Dificultad en la gestión y organización: El almacenamiento y la recuperación de facturas en papel pueden ser complicados y consumir mucho tiempo, especialmente para empresas que manejan grandes volúmenes de documentos. En cambio, las facturas digitales se pueden archivar y buscar fácilmente en sistemas electrónicos.

• Menos ecológicas: La producción de papel y su eliminación pueden tener un impacto ambiental negativo. Las facturas en papel contribuyen al consumo de recursos naturales y la tala de árboles.

• Limitaciones de accesibilidad: Las facturas en papel no se pueden acceder de forma remota, lo que puede dificultar la gestión financiera para empresas con empleados que trabajan de forma remota o desde múltiples ubicaciones.

• Mayor propensión a errores humanos: Las facturas en papel pueden contener errores de escritura, cálculos incorrectos o información faltante debido a la intervención humana en el proceso de creación y manipulación.

• Menos seguridad: Las facturas en papel pueden ser más vulnerables al acceso no autorizado o al robo en comparación con las facturas digitales que pueden estar protegidas por medidas de seguridad electrónica, como la encriptación.

• Falta de trazabilidad: El seguimiento y la auditoría de transacciones pueden ser más complicados con facturas en papel, ya que no proporcionan un registro electrónico de la actividad, como lo hacen las facturas digitales.

5. Beneficios de automatizar la gestión de facturas en la empresa

Utilizar un software de gestión de gastos como Tickelia supone una mejora sustancial en la gestión de las facturas de una empresa al automatizar y simplificar muchos aspectos del proceso. Con Tickelia cada empleado puede reportar gastos de una forma muy sencilla. Basta hacer una foto con el móvil de cualquier tique o recibo para que el sistema OCR/ICR/QR lea todos los campos necesarios y genere el registro. Este documento digital cumple con los requisitos de la Agencia Tributaria y tiene plena validez, por lo que el comprobante en papel puede ser descartado.

Tickelia archiva y guarda con toda seguridad toda la documentación de los gastos de la empresa, que pueden ser consultados, conciliados y liquidados con agilidad. Además, la solución permite utilizar métodos de pago inteligente como las tarjetas Visa Tickelia que ayudan a mejorar el control sobre los gastos de la compañía. El uso de estas tarjetas virtuales puede personalizarse con restricciones y límites que aseguren el cumplimiento de la política de gastos de la empresa.

En resumen, un software de gestión de gastos como Tickelia simplifica y optimiza el proceso de gestión de facturas de una empresa, lo que resulta en una mayor eficiencia, precisión y control en la gestión financiera. Esto es especialmente beneficioso para empresas que manejan un gran volumen de facturas y gastos de manera regular.

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