Descubre cómo gestionar de manera eficiente los gastos suplidos, desde su definición hasta su correcta facturación. En esta guía aprenderás a diferenciar los gastos propios de los suplidos, cómo registrarlos contablemente y las mejores prácticas para evitar errores fiscales y administrativos.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué son los gastos suplidos?
Los gastos suplidos son pagos que un profesional realiza en nombre de su cliente, siendo este último el responsable final del gasto. Por ejemplo, un abogado que abona unas tasas judiciales en nombre de su cliente.
La clave es que estos gastos no forman parte de los costes propios del profesional, sino que son un adelanto de pagos para agilizar un trámite por cuenta del cliente.
En sectores como el de Recursos Humanos, los gastos suplidos también pueden ser relevantes. Por ejemplo, cuando una empresa gestiona el desplazamiento o alojamiento de empleados expatriados o en asignaciones temporales. Estos gastos, que inicialmente asume la empresa, pueden luego ser transferidos al cliente final, quien es el responsable de cubrir esos costes.
1.1 Definición de gastos suplidos
Son pagos realizados en nombre de un cliente que luego se reembolsan. Para que un gasto se considere suplido, es imprescindible que la factura o el recibo esté a nombre del cliente y no del profesional que realiza el pago.
Es importante que las empresas implementen procesos claros para rastrear y justificar estos gastos a lo largo del tiempo, especialmente en proyectos largos o complejos. Un control eficiente de los suplidos reduce la posibilidad de malentendidos con los clientes sobre qué gastos deben ser reembolsados.
1.2 Diferencias entre gasto y gasto suplido
La diferencia principal es que los gastos propios son parte del funcionamiento de tu empresa, mientras que los suplidos son desembolsos externos que haces por cuenta del cliente. Un gasto propio tiene impacto en tu resultado, mientras que los suplidos no afectan directamente a tu contabilidad más allá del momento en que recuperas el dinero.
En el contexto de la gestión de personal, especialmente en RR.HH. internacionales, la distinción entre gastos reembolsables y suplidos es vital. Cuando se gestionan expatriaciones o asignaciones internacionales, los gastos relacionados con vivienda o seguros pueden tratarse como suplidos si la empresa paga en nombre del cliente o del empleado, y luego solicita el reembolso.
1.3 Requisitos para que un gasto sea considerado como gasto suplido
Para que un gasto sea suplido, se deben cumplir tres requisitos clave:
- El gasto debe realizarse en nombre del cliente y no del profesional.
- El cliente debe aprobar el gasto de forma previa y explícita.
- El gasto debe ser perfectamente justificable con la documentación correspondiente, como la factura a nombre del cliente.
La existencia de acuerdos contractuales claros en los que se especifiquen las condiciones bajo las cuales se gestionarán estos gastos es una práctica recomendada. Incluir cláusulas sobre suplidos en los contratos de prestación de servicios ayuda a que ambas partes comprendan las responsabilidades desde el inicio de la relación.
2. Aprende a facturar correctamente los gastos suplidos
Facturar los gastos suplidos requiere cumplir con ciertas normas, ya que estos no se incluyen en la base imponible para IVA o IRPF. Esto es clave para no generar confusión entre tus servicios y los suplidos.
Cuando se trata de gastos relacionados con el personal, es vital que el departamento de RR.HH. asegure una correcta clasificación de los gastos suplidos frente a otros reembolsos que pudieran incluirse en la nómina. Los gastos suplidos deben quedar documentados adecuadamente, asegurando que su tratamiento sea independiente de los sueldos.
2.1 Cómo incluir los gastos suplidos en la factura de manera clara
Los suplidos deben aparecer en una sección separada dentro de la factura. Es fundamental que no se mezclen con los honorarios o servicios prestados para que no generen errores fiscales.
La utilización de plantillas de facturación específicas puede ser una estrategia útil para que todos los gastos suplidos se clasifiquen adecuadamente. Esto asegura que el cliente entienda claramente cada parte de la factura y evita posibles malentendidos sobre los conceptos facturados.
2.2 Diferenciación entre gastos suplidos y servicios prestados
Los gastos suplidos no están sujetos a IVA ni a IRPF, ya que no son parte de tus ingresos. Por otro lado, los servicios que ofreces sí están sujetos a estos impuestos. Esta diferenciación debe quedar clara en la factura.
En proyectos de consultoría de RR.HH., es importante mantener esta distinción clara, ya que algunos gastos que inicialmente parecen ser suplidos, como tarifas de inscripción o costes de formación para el cliente, pueden estar sujetos a impuestos si no se gestionan correctamente.
2.3 Relevancia del IVA en los gastos suplidos
Es importante recordar que los gastos suplidos no llevan IVA, ya que el cliente es el responsable final del gasto. Por lo tanto, estos no forman parte de la base imponible, aunque el gasto en sí mismo pueda haber incluido IVA.
Revisar las regulaciones fiscales periódicamente es una buena práctica, especialmente cuando se realizan operaciones internacionales. Las normas sobre IVA en los suplidos pueden variar de un país a otro, por lo que estar informado es crucial para una correcta gestión contable y fiscal.
2.4 Prácticas recomendadas en la gestión de gastos suplidos
Siempre es recomendable pedir la factura a nombre del cliente y guardarla en tus archivos por si la administración tributaria te la solicita. Incluir la descripción detallada en la factura da transparencia a la transacción.
En las auditorías internas realizadas en grandes organizaciones, es recomendable hacer un seguimiento de los gastos suplidos para asegurarse de que cada uno esté adecuadamente registrado y coincida con las autorizaciones emitidas por el cliente. Un control riguroso de estos gastos es clave para evitar problemas legales y fiscales.
3. ¿Cómo se contabilizan los gastos suplidos?
En la contabilidad, los gastos suplidos se registran en una cuenta independiente, generalmente dentro del grupo de «partidas pendientes de aplicación», para evitar confundirlos con los gastos propios de la empresa.
Establecer políticas claras de contabilización ayuda a garantizar que los gastos suplidos se registren de manera oportuna y correcta, minimizando el riesgo de errores que puedan afectar los balances financieros. En empresas con múltiples proyectos, esta política puede incluir revisiones periódicas de las cuentas.
3.1 Uso del grupo 55 para la contabilidad de gastos suplidos
En España, los suplidos suelen contabilizarse en cuentas específicas como la cuenta 5550, para reflejar correctamente su naturaleza transitoria.
Los departamentos de contabilidad pueden utilizar subcuentas específicas para diferentes tipos de suplidos, lo que permite un control más preciso sobre los gastos, especialmente en empresas que gestionan varios proyectos o clientes simultáneamente.
4. ¿Cuál es la diferencia entre gastos suplidos y provisiones de fondos?
Los gastos suplidos se reembolsan después de haberse realizado en nombre del cliente, mientras que las provisiones de fondos son anticipos que el cliente entrega para cubrir gastos futuros.
En contratos de consultoría de RR.HH., es común que los clientes realicen provisiones de fondos para cubrir los gastos esperados. Las provisiones deben gestionarse adecuadamente para evitar que se mezclen con los suplidos, asegurando una transparencia financiera.
5. Descubre un ejemplo práctico de gastos suplidos
Imagina que una empresa consultora paga 300€ en tasas en nombre de su cliente. Este importe aparece en la factura del cliente como gasto suplido, sin IVA, separado de los servicios ofrecidos.
En el ámbito de RR.HH., si una consultora internacional gestiona permisos de trabajo o visas para empleados en nombre de un cliente, los pagos realizados en nombre de este cliente se clasifican como gastos suplidos, lo que permite una correcta devolución de estos importes.
6. Preguntas frecuentes sobre gastos suplidos
6.1 ¿Llevan IVA los gastos suplidos?
No, los gastos suplidos no llevan IVA porque el cliente ya paga el IVA en el momento en que el gasto es facturado a su nombre. En el contexto de operaciones internacionales, la aplicación del IVA en los gastos suplidos puede variar significativamente dependiendo del país, por lo que es necesario comprender la legislación local para evitar sorpresas fiscales.
6.2 ¿Se deben incluir los gastos suplidos en la factura del cliente?
Sí, pero deben estar separados de los servicios que ofreces para que no se apliquen impuestos erróneamente sobre ellos. Las empresas de consultoría que operan en varios sectores deben asegurarse de que cada tipo de gasto se clasifique correctamente en las facturas emitidas a los clientes, para garantizar un cumplimiento legal adecuado y evitar problemas contables.
6.3 ¿Es necesario adjuntar los justificantes originales en la factura de los gastos suplidos?
No es obligatorio adjuntar los justificantes originales en la factura, pero sí es recomendable mantenerlos archivados por si el cliente o la administración tributaria los solicitan. Mantener una documentación detallada y accesible asegura una mayor transparencia y puede prevenir disputas o problemas durante auditorías fiscales.
6.4 ¿Pueden los gastos suplidos ser aplicables en todas las industrias?
Sí, los gastos suplidos pueden aplicarse en cualquier industria en la que se realicen pagos en nombre del cliente, como los sectores legal, consultoría y recursos humanos internacionales, donde se gestionan desplazamientos o permisos de trabajo. Es fundamental que estos gastos se gestionen y contabilicen correctamente, independientemente de la industria.
6.5 ¿Qué ocurre si un gasto suplido no cumple con los requisitos necesarios?
Si un gasto suplido no cumple con los requisitos necesarios (como que la factura esté a nombre del cliente o que no se haya autorizado previamente), no podrá considerarse como tal. En ese caso, deberá incluirse como un gasto propio de la empresa o profesional, lo que puede tener implicaciones fiscales y afectar la base imponible para el IVA y otros impuestos.
