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Payroll o nómina: todo lo que necesitas saber

La gestión de las nóminas de una empresa es una tarea fundamental que debe hacerse correctamente para garantizar el buen funcionamiento de la misma. Contar con un servicio de payroll para ello es muy importante ya que afecta a la satisfacción de los trabajadores, a la operativa de la empresa y debe cumplir con los requisitos legales vigente.

1. ¿Qué es payroll y qué importancia tiene en una empresa?

Payroll es el término que se utiliza para referirse a la gestión de nóminas o la administración de sueldos en una empresa. Implica el cálculo y distribución de los pagos a los empleados, así como la retención y el pago de impuestos y contribuciones sociales a las autoridades pertinentes. Además, la gestión de nóminas suele incluir la administración de otros beneficios laborales como bonificaciones, prestaciones y deducciones.

El payroll representa todos los registros necesarios para garantizar la precisión de los salarios y abarca el cumplimento de las obligaciones legales y fiscales asociadas a esos pagos. Un servicio de payroll eficiente es esencial para el buen funcionamiento empresarial, asegurando que los empleados reciban sus pagos de manera oportuna y precisa. Esto tiene una influencia directa en la motivación y la productividad de la plantilla.

2. Funciones esenciales del payroll

Las funciones esenciales del payroll en una empresa son:

  • Registro y mantenimiento de la información de cada trabajador.

  • Registro de las horas trabajadas. Utilizar una solución integral como Nubhora es una gran ayuda para automatizar y controlar de forma transparente y precisa este aspecto.

  • Cálculo preciso de salarios considerando diversos aspectos como el periodo de liquidación, devengos, beneficios y deducciones.

  • Realizar los pagos correspondientes a cada trabajador.

  • Mantener las actualizaciones legales en las nóminas con agilidad y precisión.

  • Resolución rápida de cualquier incidencia que surja.

  • Generar informes sobre nóminas de cada empleado o departamento

3. Tipos de payroll según el pago

Los tipos de payroll según el método de pago pueden variar según la estructura de compensación de una empresa. Aquí hay algunos tipos comunes de payroll basados en cómo se realiza el pago:

  • Payroll por depósito directo: En este método, los empleados reciben sus salarios directamente en sus cuentas bancarias. Es una opción eficiente y segura.
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  • Payroll en efectivo: Aunque cada vez es menos frecuente, algunas empresas pueden pagar a los empleados en efectivo.

  • Payroll por cheque: Los empleadores emiten cheques de pago a los empleados, que pueden ser entregados en persona o enviados por correo.

  • Payroll por transferencia electrónica: Aparte del depósito directo, algunas empresas pueden utilizar sistemas de transferencia electrónica para pagar a sus empleados.

  • Payroll en tarjeta de débito prepagada: Algunas empresas ofrecen tarjetas de débito prepagadas a los empleados en las que se carga su salario. Los empleados pueden retirar dinero en efectivo o utilizar la tarjeta para compras.

  • Payroll por PayPal u otros servicios online: Algunas empresas pagan a través de plataformas en línea como PayPal, especialmente cuando se trata de empleados remotos o trabajadores independientes.

  • Payroll por cheque: Algunas empresas emiten cheques electrónicos en lugar de cheques físicos, que luego pueden ser depositados en cuentas bancarias.

  • Payroll en criptomonedas: En casos muy específicos, algunas empresas pueden optar por pagar a los empleados en criptomonedas, aunque esta práctica es muy poco común.

La elección del método de pago de nómina puede depender de diversos factores, como la infraestructura de la empresa, las preferencias de los empleados y las regulaciones laborales y fiscales locales. Cada método tiene sus ventajas y desventajas en términos de eficiencia, seguridad y costos asociados.

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4. Tipos de payroll según los empleados

Existen varios tipos de payroll o gestión de nóminas que pueden aplicarse a los empleados, dependiendo de las circunstancias y las políticas internas de la empresa. Algunos de los tipos más comunes son:

  • Nómina por horas trabajadas: Los empleados reciben un salario basado en las horas que han trabajado durante un período específico.
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  • Nómina por salario fijo: Los empleados reciben un salario constante, independientemente de las horas trabajadas. Esto es común en puestos asalariados.

  • Nómina por comisiones: Los empleados ganan un porcentaje de sus ventas o ingresos generados como parte de su compensación.

  • Nómina por tareas o proyectos: Se paga a los empleados por completar tareas o proyectos específicos en lugar de un salario mensual fijo.

  • Nómina por turnos o rotación: Empleada en sectores como la hostelería o la salud, donde los empleados trabajan en turnos o rotación y se les paga según su horario de trabajo.

  • Nómina por temporada: Los empleados son contratados durante ciertas temporadas o períodos específicos del año y reciben pagos en consecuencia.

  • Nómina por jornada parcial o completa: Los empleados pueden tener contratos de jornada completa o parcial, lo que afecta sus pagos y beneficios.

  • Nómina por beneficios en especie: Algunas empresas ofrecen beneficios no monetarios, como vales de comida o transporte, como parte de la nómina de los empleados.

  • Nómina por bonificaciones: Se otorgan bonificaciones adicionales a los empleados por alcanzar ciertos objetivos o logros.

  • Nómina por contratistas independientes: No se trata de empleados permanentes, sino de contratistas externos que reciben pagos por proyectos específicos.

Estos son solo algunos ejemplos de los tipos de nómina que pueden aplicarse a los empleados en función de sus roles y las políticas de la empresa. Cada tipo tiene sus propias implicaciones en términos de cálculo de salarios, beneficios y retenciones fiscales.

5. Beneficios del payroll

Las ventajas de emplear un sistema de payroll tanto para la empresa como para los empleados son significativas y abarcan diversos aspectos.

5.1 Para la empresa

Para la empresa, la utilización de servicios de payroll ofrece varios beneficios como la reeducción de costes y el ahorro de tiempo. La optimización de procesos mediante el uso del payroll permite al departamento de Recursos Humanos destinar su tiempo a actividades más estratégicas y productivas, lo que conlleva un ahorro de costes en términos de eficiencia operativa. Además, garantiza una gestión organizada y ágil de los procesos de nómina, lo que resulta en un considerable ahorro de tiempo para el departamento y otros involucrados.

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La disminución de errores otro de los beneficios asociados al payroll, ya que la automatización de los cálculos de nómina y la gestión de datos minimizan el riesgo de cometer errores manuales, lo que favorece la precisión en el procesamiento de las remuneraciones. Esto favorece la seguridad y cumplimiento normativo. Los datos sensibles de los empleados están protegidos y se cumple con las normativas de privacidad y protección de datos, lo que brinda tranquilidad y confianza a los trabajadores.

Todo ello hace el departamento de RR.HH. gane en eficacia al disponer de más tiempo y recursos que puede dedicar a otras tareas importantes, como trabajar en la atracción de talento, hacer procesos de selección más efectivos o analizar la situación de la empresa y la plantilla.

5.2 Para el empleado

En cuanto al empleado, la implementación de sistemas de payroll también presenta ventajas. La más importante de todas es que garantiza que reciba sus remuneraciones de manera precisa y puntual, lo que genera confianza y seguridad en la relación laboral. Esto hace que mejore el clima laboral, lo que influye positivamente en la motivación, el cumplimiento de objetivos profesionales y la productividad.

Una gestión de nóminas eficiente aporta seguridad y transparencia. Los empleados pueden estar seguros de que sus aportaciones a la Seguridad Social y las deducciones fiscales se gestionan adecuadamente, cumpliendo con las disposiciones legales vigentes, lo que proporciona confianza en la gestión de sus salarios.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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