Allianz Partners es la filial del Grupo Allianz que se dedica a la gestión de los negocios de asistencia, principalmente la asistencia en carretera, en los hogares y las prestaciones asociadas a la ayuda a las personas. Además, se encarga de crear y distribuir seguros muy concretos en mercados con gran crecimiento. La compañía lidera los mercados de Europa, Asia y Latinoamérica, con presencia en 45 países, atendiendo a 7 millones de clientes finales y cuenta con más de 20.000 empleados directos.
En España, la compañía sigue creciendo en todas las líneas de negocio gracias a la innovación y la tecnología, que impulsan la mejora de los servicios y la atención al cliente. El objetivo es ofrecer soluciones rápidas y seguras que den el mejor servicio en los momentos más complicados. Además, la estrategia de Allianz Partners España es apostar por un crecimiento sostenible que centre la mirada en la protección del medio ambiente, la inclusión, la ayuda a las personas más vulnerables, la diversidad y la igualdad.
La problemática
Si por algo se caracteriza Allianz Partners es por su plena apuesta por la digitalización de todos sus procesos y productos. Pese a su convicción en la transformación tecnológica, aspectos como el control de accesos y presencia continuaba siendo uno de los aspectos a mejorar en el seno empresarial.
La gran cantidad de empleados, sucursales y delegaciones repartidas por toda España demandaban un nuevo sistema de fichaje que respondiese a las demandas que necesitaban. Su anterior solución implicaba la gestión de procesos manuales a través de correo electrónico, provocando la saturación del nivel de trabajo del departamento de RR.HH., y comenzaba a quedarse obsoleta con la creciente evolución del grupo.
El Grupo Allianz Partners requería de una herramienta con un mayor soporte en la gestión de solicitudes de los empleados y que, a su vez, automatizase todos aquellos procesos que requerían demasiado tiempo para Recursos Humanos. Cuestiones como el control de ausencias, permisos, bolsas de horas o teletrabajo suponían un gran coste de gestión administrativa para el departamento y, con la implementación de una nueva solución, este tiempo podría destinarse a tareas de mayor valor estratégico.
A nivel estructural, se encontraban con dificultades a la hora de gestionar y homogeneizar los horarios en las diferentes sedes de trabajo, por lo que era necesaria una simplificación también de estos procesos.
La solución
La vasta magnitud de la compañía implicaba multitud de requerimientos técnicos a nivel de seguridad que debían cumplirse en la implementación de una nueva herramienta de control de accesos y del tiempo. Además, también suponía la involucración de todos los departamentos y de las distintas empresas que conforman el Grupo Allianz.
Entre la evaluación de distintos proveedores, Allianz Partners encontró en Nubhora el candidato ideal que se adaptase a todas sus peticiones y exigencias. La implantación de la herramienta comenzó con los controles de acceso y sistemas de control horario en los centros de trabajo. En el día a día no únicamente mejoró la situación para la organización y su departamento de RR.HH., sino que también supuso una mayor libertad para sus empleados: ahora, gracias a la fusión de hardware y software, la información de acceso puedes realizarse a través de terminales físicos, pero también virtuales con la aplicación móvil o el sistema BackOffice sin necesidad de estar presencialmente en la oficina.
Con Nubhora se consiguieron métricas e informes a tiempo real que permitieron el control de las situaciones de todos los trabajadores: absentismo, solicitud de vacaciones… El portal del empleado de la propia solución también agilizó y facilitó el contacto entre empleados y managers para la gestión de todo tipo de peticiones.
Los resultados
Con Nubhora se consiguieron transformar procedimientos manuales y tediosos que suponían una gran carga para departamentos como el de RR.HH. automatizando, simplificando y digitalizando las gestiones relacionadas con el control de accesos.
Según Amparo Merino Alañon, Chief Happiness Officer de Allianz Partners, el cambio a Nubhora como herramienta de gestión de tiempos estuvo motivado por distintas razones: “por un lado, el encontrar una herramienta en la que los justificantes o documentos anexos pudieran venir a través de la propia herramienta. Por otro lado, tener una App y que las personas puedan adjuntar documentación desde cualquier sitio y en cualquier momento sin tener que estar presentes en la oficina. Y, por último, poder como RR.HH. sacar informes a nuestra medida de temas de absentismo, vacaciones, etc. Esos tres puntos eran muy importantes para nosotros” y con su implantación todas estas necesidades se vieron cubiertas.
La implantación de Nubhora ha conseguido una mayor independencia y autonomía para los empleados de Allianz Partners, así como un mayor alivio de la carga laboral en tareas manuales.
