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Caso de éxito · Vocento

Nacido en 2002 de la fusión de grupo Correo y Prensa Española, Vocento posee publicaciones centenarias como el periódico nacional ABC (1903) y los diarios regionales La Rioja (1889), La Verdad (1903) o El Comercio (1878). También publica XLSemanal y Mujer Hoy, los dos suplementos más leídos a nivel estatal.

Los 4,5 millones de lectores en sus publicaciones en papel y 20 millones de visitas únicas en sus ediciones digitales, se logran gracias a un equipo compuesto por aproximadamente 3000 profesionales. Siendo uno de los principales grupos de comunicación multimedia, Vocento tiene a toda una plantilla de periodistas en constante movilidad.

La problemática

Una de las principales problemáticas que presentaba el grupo Vocento era el control de accesos y presencia. Con tantos trabajadores y centros de trabajo repartidos por toda España, le resultaba difícil tener un registro de las entradas y salidas riguroso del personal. Se encontraban, con frecuencia, casos de registros con horas de entrada, pero no de salida o viceversa.  A raíz de la normativa general del registro de la jornada laboral, es obligatorio tener un control sobre el inicio y el fin del horario de cualquier empleado.

El control de acceso a espacios limitados, como por ejemplo los parkings, también suponía un problema. No se tenía un registro de las plazas de parking utilizadas, echando en falta una manera visual de conocer el grado de ocupación de este espacio. Tampoco se sabía que personas no iban a acudir al trabajo, ya que estaban teletrabajando, quedando su plaza inutilizada.

En cuanto al teletrabajo, a raíz de la Covid-19, el fichaje de manera física se vio obligado a ser adaptado a un método virtual, ya que los trabajadores realizaban las tareas desde sus casas.

Todas estas necesidades de adaptación se juntaban a las complicaciones a nivel organizativo, como lograr homogeneizar la gestión de horarios en todos los centros de trabajo, repartidos por todo el territorio nacional.

Con una plantilla total de 2.803, la gestión administrativa del departamento de RRHH necesitaba una simplificación de procesos, ya que organizar todas las vacaciones, absentismos y todas las solicitudes de cada empleado, era una tarea difícil de manejar.

La solución

El primer pasó fue actualizar los sistemas de marcaje físicos en las oficinas. Se sustituyeron los terminales por unos nuevos permitiendo el fichaje mediante huella dactilar, tarjeta contactless o tarjeta virtual de la app móvil. Este sistema de marcaje está interconectado con todos los centros, consiguiendo que un empleado en movilidad pueda fichar en cualquiera de los centros de trabajo del grupo Vocento.

Por otra parte, se integró la aplicación Nubhora en el SAP de la empresa, una solución en la nube adaptado a todo tipo de necesidades, tanto para el personal que acude a los centros de trabajo, como para aquellos que teletrabajan. Mediante la app móvil o el sistema de BackOffice de los equipos de sobremesa, la gestión horaria queda más accesible que nunca. Con esto se logró ser más eficientes y tener un control más riguroso de los tiempos, cumpliendo por completo la Ley de gestión horaria.

Con Nubhora se consiguió gestionar el absentismo, las solicitudes de vacaciones, ausencias y permisos, ya que recoge las peticiones de cada usuario. Esta app cuenta con el Portal del Empleado, un proceso colaborativo entre los empleados y los managers para agilizar y simplificar las solicitudes necesarias del día a día. También permite una visualización clara del cómputo de las horas trabajadas.

En cuanto a gestión de espacios con limitaciones, Nubhora permite reconocer qué empleados están en movilidad, cediendo sus plazas de parking a otros que las necesitan. También existen terminales que permiten el acceso mediante lectura de la matrícula, facilitando el acceso y el recuento de plazas.

Los resultados

Gracias a las opciones personalizadas de control de tiempos y accesos de Nubhora, se lograron cumplir los objetivos marcados. Se ha automatizado y digitalizado todo el proceso, gracias a la integración con el ERP de la empresa. La utilización mixta de terminales físicos y móviles ha facilitado el control íntegro de las jornadas de los empleados, siendo también más accesible los marcajes y las solicitudes de permisos, ausencias y vacaciones. También se ha conseguido ser totalmente rigurosos con la Ley de gestión horaria.

Como dice el propio Director de Infraestructura y Aplicaciones de Negocio de Vocento, Ángel Luís Ramírez, “Hemos logrado dar homogeneidad, dentro de toda la organización, en cuanto a controles de acceso. El tener este control, independientemente al centro del trabajo, nos ha permitido facilitar el tránsito entre centros.” También asegura que el departamento de RRHH se libra de trabajos tediosos, consiguiendo así “dedicar ese tiempo a labores de mayor valor y eliminar la parte de errores que surgen a causa de procesos manuales.”

Desde el grupo Vocento, se ha pasado de un anticuado proceso manual a otro automatizado y digitalizado, liberando tareas engorrosas al departamento de RRHH, simplificando procesos y ahorrando tiempo y dinero.

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Gemma Mondéjar
Redactora de contenidos en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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