El empeño de la Agencia Estatal de Administración Tributaria en combatir el fraude fiscal se intensifica año tras año. Tanto hacia personas físicas como a jurídicas, las inspecciones siempre están en funcionamiento. Una inspección de Hacienda puede llegar en cualquier momento y hacer saltar todas las alarmas con dudas y temores. A lo largo de este artículo queremos aclarar todo lo relacionado con estas inspecciones, así como evitar que una empresa acabe recibiendo multas de Hacienda.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es una inspección de Hacienda?
Una inspección es una investigación llevada a cabo por parte de la Agencia Tributaria de un país. Mediante estas inspecciones, se consigue que las empresas (personas jurídicas) y los autónomos (personas físicas), realicen una correcta declaración de sus ganancias, el pago correspondiente de los impuestos y evitar que se cometan fraudes fiscales. Te recomendamos que leas el post en el que desarrollamos el calendario tributario de 2023 para España.
En un pasado no muy lejano, las cuentas en negro o en “B” eran el pan de cada día, pero actualmente la evasión de impuestos está siendo muy perseguida y castigada. La tendencia indica que cada vez se hacen más controles y, gracias a las nuevas tecnologías digitales, se facilita el intercambio de datos entre las empresas y el fisco, estrechando así su colaboración.
2. ¿Por qué se hacen estas inspecciones de Hacienda?
Una inspección por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), es la herramienta que dispone este organismo para detectar los posibles fraudes cometidos por los contribuyentes. Esta investigación tendrá por objeto la comprobación del correcto cumplimiento con las obligaciones tributarias y, en caso de encontrar alguna irregularidad, proceder con la liquidación de la misma. Es muy posible que los incumplimientos de las obligaciones tributarias deriven en multas de Hacienda.
En el año 2021, se estimó en 6.591 los negocios investigados mediante estos procedimientos, aunque en el 99% de los casos, no se requirió presencia de un inspector para realizar el proceso de investigación. Al recibir una notificación de inspección, se solicitan ciertos documentos que, de ser entregados y no presentar irregularidades, permiten un correcto desarrollo del proceso. Por lo tanto, en una inspección de Hacienda no se plantea necesariamente la presencia de un representante de la Agencia Estatal en las instalaciones de la empresa investigada.
2.1 Si una empresa está siendo investigada, ¿está en problemas?
Cuando una empresa está bajo investigación, no implica tener problemas con Hacienda. Estas comprobaciones pueden ser rutinarias, simplemente para comprobar que se están pagando los impuestos de forma correcta.
En otras ocasiones, existen ciertos parámetros que pueden llevar a que la AEAT tenga sospechas de que se está cometiendo fraude fiscal de alguna manera, iniciando así una investigación para aclarar el asunto.
3. Posibles causas de una inspección de Hacienda
Existen varias razones por las cuales la Agencia Tributaria decide investigar a una empresa en busca de un posible desfalco. Algunas de las causas no tienen por qué realizarse intencionalmente, ya que pueden ser causa de no revisar los datos antes de facilitados o algún pequeño despiste en la contabilidad. He aquí una lista de las más recurrentes:
- Presentar un exceso de gastos deducibles.
- No presentar declaraciones obligatorias.
- Percibir y declarar subvenciones.
- Dejar sociedades inactivas y crear nuevas con socios y servicios similares.
- Solicitar el NIF intracomunitario.
- Instalación o uso de software de doble uso.
- Devoluciones tributarias muy elevadas.
- Descuadre entre modelos trimestrales y anuales.
- Descuadre entre las declaraciones de una empresa y las de sus clientes y proveedores.
- Presentar pérdidas durante años.
- Inspección al azar.
A continuación entramos en detalle con cada una de ellas.
3.1 Presentar un exceso de gastos deducibles
Cómo marca la Ley del IVA, los autónomos y las empresas pueden deducir este impuesto. Por esta razón se cae en meter gastos de más, consiguiendo la devolución de un IVA que no corresponde a la actividad económica del negocio.
Si al presentar las obligaciones tributarias se perciben demasiados gastos deducibles, puede conllevar una inspección. La inclusión de pagos ajenos a la actividad laboral incurre en fraude. Es preferible presentar declaraciones reales y no jugársela en este aspecto para así evitar recibir multas de Hacienda.
3.2 No presentar declaraciones obligatorias
Si no se presentan los tributos obligados por ley, como por ejemplo el Impuesto de Sociedades, esto puede conllevar a inspecciones y multas de Hacienda, así como intereses por demora al no presentar estas declaraciones dentro del tiempo establecido. La Agencia Tributaria pone a disposición pública un calendario fiscal para que no se pase ningún plazo.
Si por alguna razón, se ha olvidado la presentación de alguno de los tributos o se ha presentado de manera errónea, finalizando en una sanción, existe la posibilidad de pagar una multa online.
Aunque existe un plazo marcado, se puede presentar una declaración fuera de este. Si se le ha pasado la fecha límite a un autónomo o a una empresa, pero se ha dado cuenta de este error, recomendamos que de manera voluntaria se realice la declaración cuanto antes. De esta manera los intereses por demora no se aplicarán.
Para efectuarla de forma voluntaria, aunque fuera de plazo, el procedimiento es el mismo a seguir que la realización dentro del tiempo habilitado. La única diferencia es que se aplicará un recargo dependiendo del tiempo pasado de la fecha límite de entrega y, si el tiempo es superior a 1 año, unos intereses de demora.
| Plazo | Recargo | Intereses por demora |
| Dentro de los 3 primeros meses | 5% del importe a pagar | No |
| Entre 3 y 6 meses de retraso | 10% del importe a pagar | No |
| Entre 6 y 12 meses de retraso | 15% del importe a pagar | No |
| Pasados los 12 primeros meses | 20% del importe a pagar | Sí |
Si es Hacienda quien notifica la no presentación de alguna declaración o autoliquidación, las penalizaciones son mayores. En este caso se abre automáticamente un procedimiento administrativo sancionador. Al llegar esta notificación, lo primero es presentar la declaración requerida por la Agencia Tributaria. Si la resolución es una cantidad positiva (sale a pagar), se deberá abonar esta cifra más una sanción de entre el 50% y el 150% del total de este resultado.
Para determinar la gravedad de estas multas de Hacienda, se tienen en cuenta dos factores:
- Si se ha incurrido en perjuicio económico a la Agencia Tributaria.
- Si se han cometido otras infracciones tributarias anteriormente.
Una vez determinado el importe de estas multas de Hacienda, se puede conseguir aplicar reducciones a las mismas por estas dos razones:
- Estar conforme con la sanción. Implica una reducción del 30%. En el caso de no estar de acuerdo, la multa puede ser recurrida perdiendo el derecho a la reducción.
- Pagar dentro de un periodo señalado en la notificación. Implica una reducción del 25% del importe.
Estas reducciones no se suman entre sí mismas. En caso de aplicarse las dos reducciones, primero se aplica la de culpabilidad y después la de pago, no se consigue una reducción directa del 55% del total. Para ejemplificar esto, vamos a calcular la reducción ante una multa de 10.000 euros, con una sanción del 100%:
| Cantidad no pagada del impuesto | 10.000 € |
| Sanción impuesta del 100% | + 10.000 € |
| Reducción del 30% por aceptación de culpabilidad | 10.000 – 3.000 = 7.000 € |
| Reducción del 25% por pago dentro del plazo fijado | 7.000 – 1.750 = 5.250 € |
| Cantidad total a pagar | 10.000 (impuesto) + 5.250 (sanción total reducida) = 15.250 € |
3.3 Percibir subvenciones
Si se otorga una subvención pública de cualquier tipo a una persona física o jurídica, el organismo que la entrega debe proporcionar toda la información a la AEAT. El dinero percibido mediante subvención, también debe ser declarado. Si la información ofrecida por la administración que subvenciona y la información que ofrece la empresa no coinciden, se crea un indicio de fraude que conllevará a una inspección y las pertinentes multas de Hacienda.
3.4 Dejar sociedades inactivas y crear nuevas similares
Existen casos de sociedades que quedan inactivas, pero no se dan de baja. En lugar de esto, se crea una nueva sociedad, con los mismos socios, en la misma sede y ofreciendo los mismos servicios. Este tipo de acciones conduce a sospechas de alguna actividad irregular y casi con total seguridad, llevará a una inspección de Hacienda.
Una sociedad se mantiene inactiva con la intención de reactivase en un futuro, pero pasado un año desde su inactivación, entra en causa de disolución. Además una sociedad inactiva sigue teniendo obligaciones fiscales, como el pago del Impuesto de Sociedades.
3.5 Solicitar el NIF intracomunitario
Cuando una empresa o un autónomo se inscribe en el Registro de Operadores Intracomunitarios, puede dar lugar a inspección. Con un NIF intracomunitario, se pueden realizar operaciones comerciales dentro de la Unión Europea con un sistema especial de IVA. Algunas empresas se han aprovechado de este sistema para cometer fraude y por ello se les presta una atención especial a los negocios que operan con un NIF de este tipo. Si las operaciones son válidas, no llegarán multas de Hacienda.
3.6 Instalación de software de doble uso
El 11 de octubre de 2021 se dio luz verde a la Ley antifraude. Bajo esta ley, queda prohibida la instalación de softwares de doble uso y su uso. Este tipo de softwares, permiten llevar una doble contabilidad y crear así una caja en “B” con datos ocultos ante la Agencia Tributaria. La Ley antifraude, obliga a las empresas y a los autónomos a utilizar programas informáticos verificados para conseguir la conservación, accesibilidad, legalidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
3.7 Devoluciones tributarias muy elevadas
Las empresas o los autónomos deben realizar ciertas declaraciones, tales como el IVA, el IRPF o presentar la declaración de Renta. A la hora de recibir devoluciones por parte de la administración del estado, si la cantidad resulta sospechosamente generosa, es posible que Hacienda decida investigar el porqué. Como en el punto 3.1, estos casos fraudulentos conllevan la posibilidad de recibir multas de Hacienda.
3.8 Descuadre entre modelos trimestrales y anuales
Es tan obvio como suena. Si el cómputo de los modelos trimestrales no cuadra con la declaración anual, algo se ha hecho mal. Ya sea de manera intencionada o sin ser consciente de ello, saltaran las alarmas de la Agencia Tributaria. Si curiosamente la empresa sale beneficiada de este descuadre, razón de más para que se de la orden de investigación de estas cuentas.
3.9 Descuadre entre las declaraciones de una empresa y las de sus clientes y proveedores
Algo similar al punto anterior. Al realizar una comparativa entre lo que declara una empresa y lo que declaran sus clientes y los proveedores de la misma, deben cuadrar los datos ofrecidos por todas las partes. Si esto no resulta así, la AEAT puede sospechar que alguna de las compañías está ocultando datos en sus declaraciones.
3.10 Presentar pérdidas durante años
Entre los planes de cualquier empresa, la obtención de beneficios suele ser prioritaria. Cuando una empresa no consigue generar un beneficio superior a los gastos generados, entra en pérdidas. Si esta situación se alarga a través de demasiados años, puede conseguir que Hacienda ponga el foco sobre esta compañía, ya que se puede interpretar como que tiene una parte de la facturación oculta y no está siendo declarada. La ocultación de estos datos conlleva severas multas de Hacienda.
3.11 Denuncias anónimas
El Ministerio de Empleo y Seguridad Social habilitó un buzón de denuncias en el año 2013 para recoger aquellas acusaciones de situación irregular para luchar contra el fraude. Estas denuncias son anónimas y cada vez está más extendido su uso. Estas denuncias se pueden realizar de estas tres formas:
- Presencial: acudiendo a las oficinas de Inspecciones Provinciales de Trabajo y Seguridad Social, en los registros de los demás órganos de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas o en las administraciones locales.
- Telemática: a través de la página web del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
- Vía postal: dirigida a la oficina correspondiente de la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social.
Para más información, la pestaña de “INSPECCIÓN DE TRABAJO” de la página web del Ministerio de Empleo y Seguridad Social detalla en profundidad todo lo necesario para este tipo de denuncias.
Desde el ministerio recuerdan que anteriormente se daba un pequeño porcentaje de estas multas de Hacienda a la persona denunciante, pero esto ya no se realiza.
3.12 Inspección al azar
Evitar todos los motivos anteriores no garantiza que una empresa se libre de recibir una inspección de parte del Ministerio de Hacienda, ya que un gran volumen de las mismas se realiza totalmente al azar. Cómo esto es impredecible, se recomienda tener toda la contabilidad al día y clasificar todos estos documentos de manera ordenada y digitalizada, para poder acceder a ellos sin problemas en caso de necesidad.
El componente del azar no se puede descartar en ningún caso, ya que todas las empresas del estado están dentro del “sorteo”. Una investigación determinada al azar en la se encuentren irregularidades, equivaldrá a recibir multas de Hacienda de manera asegurada.
4. Notificación de inspección de Hacienda
Si por alguna de las razones listadas en el punto anterior, la Agencia Tributaria decide investigar a una empresa o a un autónomo, existen dos maneras de hacer llegar la notificación que fija el inicio de la inspección.
- Notificación a distancia: Las notificaciones que remite la Agencia Tributaria son llamados requerimientos. Este aviso consiste en un escrito en cual viene indicado qué documentación se necesaria para que la AEAT pueda realizar las comprobaciones pertinentes. Esta notificación puede llegar a través del correo certificado o por correo electrónico. Si se recibe este tipo de comunicado, en ningún caso debe ser ignorado, ya que contiene detalles importantes sobre el proceso de la investigación.
Si se comete el fallo de ignorar este primer tipo de notificaciones, los plazos pasarán sin haber presentado nada, conllevando las pertinentes multas de Hacienda que el fisco considere necesarias.
- Notificación presencial: el otro caso se suele dar en las ocasiones más obvias de fraude fiscal por parte de una empresa. Un representante de la Agencia Tributaria se presenta en la sede de la empresa o en el domicilio fiscal, notificando él mismo el inicio de la investigación. Estos casos se conocen como visita sorpresa.
5. Visita sorpresa de un representante del fisco
Según el Sindicato de Técnicos del Ministerio de Hacienda, este acto es un claro indicador de que la AEAT tiene una enorme sospecha de que dicha empresa está cometiendo fraude fiscal. Se realiza esta visita sorpresa para evitar que se recurra a la destrucción de los indicios que indican el posible fraude. En la mayor parte de los casos, estas visitas se realizan a grandes empresas, siendo anecdóticos los casos de visita sorpresa a autónomos.
En estos casos en los que el funcionario se presenta por sorpresa en la empresa, no está de más saber qué se puede permitir y qué no. Un detalle a tener en cuenta es que el agente de la Agencia Tributaria no puede moverse por todo el edificio sin una orden judicial. Ante una visita sorpresa y sin una orden, solo podrá acceder a los espacios abiertos al público. Quedan fuera de estos espacios lugares como almacenes, cocinas, oficinas, trastiendas, etc.
En cuanto a una persona que ejerza su actividad laboral desde casa, siempre se requiere de orden judicial para realizar una inspección en un domicilio.
Se debe tener en cuenta que también es una opción válida autorizar al inspector para acceder a cualquier lugar de la empresa o el domicilio, aunque no cuente con una orden emitida por un juez. Esto puede indicar la clara cooperación con el proceso y ser el inicio de una relación cordial con el agente inspector. Por otra parte, si existen dudas sobre si el agente tiene la orden, se puede pedir que la muestre. En el momento que se permita el acceso, haya o no enseñado la orden, se consiente el registro de manera implícita.
Una vez que el inspector de Hacienda tenga acceso a las zonas “restringidas” de la empresa, este podrá recopilar cualquier documento de naturaleza contable o fiscal, así como preguntar sobre el funcionamiento de la empresa a los trabajadores que allí se encuentren.
6. ¿Cómo prepararse ante una inspección de Hacienda?
Cuando una empresa recibe una notificación por primera vez, es normal que no se sepa afrontar la situación. Para estos casos, la preparación es esencial para evitar llevarse multas de Hacienda.
Una vez recibida la notificación, sea por la vía que sea, la preparación es imprescindible ya que una inspección requiere tiempo y mucha atención. El primer paso es anotar el día de recepción de la notificación. Este día queda marcado para calcular los plazos establecidos de entrega de documentos, realizar reclamaciones y demás.
Como ya hemos mencionado, en la notificación de inspección se ven reflejados detalles de gran importancia del proceso de investigación:
- Fecha y lugar de la comparecencia.
- Qué tributos o ejercicios serán revisados.
- El carácter parcial o general de la inspección.
- Lugar y fecha de expedición de la notificación.
Si la revisión es de carácter parcial, se inspecciona un tramo de un ejercicio. Por ejemplo, el IRPF del segundo trimestre del año 2021. Si la inspección es general, se aplica a todo el ejercicio. Algo que puede resultar muy útil es solicitar, dentro de un plazo de 15 días desde la recepción del aviso, la ampliación del alcance de la inspección. De esta manera, una revisión parcial se convierte en una general. Esto, que a priori parece innecesario, se realiza ya que las actas de la inspección pueden tener carácter definitivo, dejando el ejercicio del año 2021 cerrado a otras posibles investigaciones futuras.
Una vez se tiene claro qué tributo será investigado y bajo qué carácter, se debe tener preparada la documentación requerida. Es aconsejable revisarla previamente para detectar datos erróneos o irregularidades y tratar de solucionarlos antes de que causen algún problema. Lo óptimo para prevenir contratiempos, dificultades y multas de Hacienda, es llevar siempre una contabilidad al día y de manera ordenada.
Ante los requerimientos del inspector, se recomienda mantener una actitud colaborativa. Crear un buen clima a lo largo de la inspección ayuda a que el proceso llegue a buen puerto y evitar contratiempos que alarguen innecesariamente el proceso.
Para facilitar el buen funcionamiento de la inspección, se puede valorar el contratar los servicios de un asesor. Este, gracias a su conocimiento en la materia y un supuesto buen manejo de sus dotes comunicativas, puede librar de dolores de cabeza a la persona o empresa investigada, incluso de manera telemática. Por otro lado, si se cuenta con los servicios de una gestoría, su conocimiento de estas inspecciones será de gran ayuda.
7. Proceso, duración y trámites
El proceso de investigación puede alargarse varios meses. Se suele estimar entre 6 y 18 meses, aunque existen algunas investigaciones más problemáticas, aunque menos comunes, en los que se alarga hasta los 27 meses. El inicio de los plazos queda fijado el día que se recibe la notificación.
Durante el proceso, la documentación requerida podrá ser:
- Declaraciones, liquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes presentadas.
- Documentos de contabilidad de la empresa, como facturas justificantes.
- Otras documentaciones que acrediten requerimientos por parte del inspector.
Los documentos requeridos se entregan en la Delegación de Hacienda asignada para el control del caso. Allí se encuentra el inspector encargado del proceso de investigación y se concretan las reuniones con el mismo. De oponerse a entregar los documentos requeridos, o no hacer caso a una citación, se considerará una obstrucción o resistencia a la actuación inspectora, acción que conlleva a una o varias multas de Hacienda.
A lo largo del tiempo transcurrido durante todo el procedimiento, el funcionario representante de la AEAT, desarrollará una diligencia recopilando toda la información solicitada para resolver el proceso.
El proceso de investigación puede finalizar de 3 maneras distintas:
- Acta de conformidad. Para aquellos casos en los que el contribuyente esté de acuerdo con la resolución final de la inspección.
- Acta de disconformidad. Cuando el contribuyente no está conforme con la propuesta de regularización planteada por el inspector. Se dispone de 15 días para alegar las razones de la disconformidad.
- Acta con acuerdo. Si el contribuyente y la AEAT han llegado a un acuerdo dentro del procedimiento, a raíz de circunstancias difíciles de calificar o sujetas a valoración.
8. Infracciones y multas de Hacienda
Si durante una inspección se detecta alguna infracción, se procede a clasificarse. Para poder establecer el nivel de gravedad de la infracción se recurre a la Ley 58/2003 del 17 de diciembre. Existen 3 tipos de infracciones, agrupadas en:
- Infracciones leves.
- Infracciones graves.
- Infracciones muy graves.
Las principales diferencias entre los niveles de gravedad de una infracción son los siguientes:
- Ocultación de datos.
- Utilización de medios fraudulentos.
- Cantidades de dinero defraudado.
La ocultación de datos consiste en no presentar documentos y declaraciones o, habiéndolas presentado, omitir partes de manera consciente para conseguir beneficios.
La utilización de medios fraudulentos hace referencia a documentos falsos, utilizar personas para ocultar la identidad de alguien (también conocido como testaferro) o cometer, siendo consciente de ello, alguna de las infracciones mencionadas en el punto 3 de este artículo.
La cantidad de dinero defraudado determina la gravedad del desfalco. A mayor cantidad, mayores serán las multas de Hacienda. Las cantidades están explicadas a continuación, junto a un detalle de cada nivel.
8.1 Infracción leve
Una infracción leve es el nivel más bajo. Se determina infracción leve cuando no se cumplen ninguna de las circunstancias que implican los niveles grave o muy grave. Se reduce a estos dos casos:
- Cuando la base de la sanción sea inferior o igual a 3.000 euros, con o sin ocultación.
- Cuando la base de la sanción sea superior a 3.000 euros, pero sin ocultación.
Estas infracciones son sancionadas con un 50% de la cantidad que no se ha pagado.
La cantidad de dinero de las multas de Hacienda siempre se tienen en cuenta mediante un porcentaje de la base de las sanciones. Para ejemplificar este concepto de “base de la sanción” a continuación explicamos un caso ficticio.
Un autónomo no presenta la declaración de IVA trimestral, la cual resuelta, debería pagar 4000 euros por ella. Al no presentarla Hacienda le comunica la infracción, siendo la base de esta los 4000 euros no pagados. El porcentaje actuará pues, sobre estos 4.000 euros. En este caso, se sumaría el % establecido a la cantidad no presentada. Aplicando un 10% de 4.000, sería un total de 4.400 euros.
8.2 Infracción grave
La infracción de nivel medio. Se puede dar por estas razones:
- No pagar una deuda tributaria resultado de una autoliquidación.
- No presentar declaraciones obligatorias o documentos necesarios de estas.
- Resistencia, obstrucción, escusas o negativa a presentar datos a la AEAT.
- Solicitar devoluciones, beneficios o incentivos fiscales de manera indebida.
También se determina mediante estos parámetros referentes a cantidades económicas:
- La base de la sanción es superior a 3.000 euros y existe ocultación.
- Si la contabilidad no se lleva de forma correcta, perjudicando la realización de las obligaciones tributarias y, además, si este fallo supone entre el 10% y el 50% de la base de la sanción.
- La infracción está relacionada a cantidades retenidas o con ingresos a cuenta repercutidos y el importe total es igual o inferior al 50% de la base de la sanción.
- Se hayan utilizado facturas, justificantes o documentos falsos, sin que sea constitutivo de medio fraudulento.
Ante este tipo de infracciones, las correspondientes sanciones van de entre el 50% y el 100% de la base de la sanción.
8.3 Infracción muy grave
Esta es la infracción de nivel más alto y se centra en estos dos puntos:
- Siempre que se haya utilizado algún medio fraudulento.
- La infracción está relacionada a cantidades retenidas y el importe total es superior al 50% de la base de la sanción.
Ante este último tipo de infracción se sanciona entre el 100% y el 150% de la base de la sanción.
9. ¿Cómo evitar multas de Hacienda?
No existe ningún secreto para evitar recibir multas de Hacienda. La mejor manera de evitar problemas ante el proceso de contribución con la AEAT es la siguiente:
- Llevar la contabilidad al día.
- Mantener todos los documentos bien ordenados.
- Cumplir los plazos marcados por la Agencia Tributaria para cada gestión.
- No cometer fallos al presentar una autoliquidación.
Ante una inspección, se recomienda:
- Mantener una actitud colaborativa y cordial.
- Tener presentes los datos importantes de la inspección: fechas, alcance, lugar de la comparecencia, etc.
- No excusarse o complicar el acceso a los datos requeridos por el inspector.
- Aportar únicamente la documentación que se solicita. No entregar documentos de más.
- Digitalizar todos los documentos para evitar pérdidas, daños o decoloración de los mismos.
- Utilizar programas de gestión contable que cuenten con un enlace al SII de la Agencia Tributaria.
- Automatización de tareas manuales, minimizando el posible error por el factor humano del proceso.
Una de las mejores maneras de tener todos estos puntos bajo control, es contar con una solución que mantenga tus cuentas en orden, automatizadas, 100% digitalizadas y homologadas. De esta manera, se facilita el presentar las obligaciones fiscales de forma correcta y estar preparado ante una inspección, evitando así dichas multas de Hacienda.
9.1. Herramientas útiles para la digitalización y automatización de gastos corporativos
Para ser lo más precavido posible ante cualquier desajuste con la contabilidad de una empresa y evitar recibir multas de Hacienda, los programas que automatizan, digitalizan y clasifican todas las notas de gastos y viajes de empresa, hoy en día, son una solución que agiliza los requerimientos por parte de Hacienda. El ejemplo lo tenemos con Tickelia, la solución integral de gastos corporativos.
Esta herramienta de gestión automatiza y simplifica el proceso financiero de la organización. Ante una posible visita de un inspector de Hacienda, los datos fiscales siempre estarán al día y listos para ser consultados en unos pocos clics. Además, como se guardan en la nube, no ocupan espacio físico, eliminando así el almacenamiento de todos los justificantes de pago pasados los cuatro años, que por obligatoriedad, deben guardarse.
Además, la App de Tickelia permite la digitalización de tiques y facturas mediante fotografías gracias a la tecnología OCR + ICR, que reconoce hasta 18 campos de gasto en un documento, sea impreso o escrito a mano. Así, se consigue un documento virtual con la misma validez legal que el original en papel. Esto es posible gracias a la homologación por parte de la propia AEAT.
También, cuenta con una comunicación integral al SII de la Agencia Tributaria, garantizando una puesta al día constante de toda la gestión financiera de la empresa. Actualmente, existe una normativa por la cual ciertas empresas están obligadas a acogerse al sistema de IVA en tiempo real, recibiendo multas de Hacienda en caso de no integrar este tipo de herramientas.
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