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Ley de Registro Horario: ¿Cuál es la situación actual?

En 2019 el Gobierno aprobó una ley de control horario. Su principal objetivo es era el de registrar tanto la entrada como la salida del trabajador de su puesto de trabajo. En aquel momento, las empresas tenían dos meses para empezar a establecer los registros. Sin embargo, a día de hoy, aún son muchas las que no cumplen la normativa. ¿Quieres saber más? ¡Sigue leyendo y descúbrelo todo sobre ella!

1. Razones por las que se estableció la ley de registro horario

El Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo recogió la obligatoriedad de registrar el horario laboral. Sin embargo, hasta dos meses después, el 12 de mayo de 2019, no entró en vigor la normativa. A pesar de que el fichaje es una práctica muy normalizada en muchas empresas, lo cierto es que sigue habiendo otras que se resisten, a pesar de su obligatoriedad.

El control horario es llevar a cabo un registro diario de la jornada de cada uno de los empleados de la empresa. El fin de la ley es el cumplir con las horas laborales pactadas para evitar los abusos tanto por la parte del empresario como la del trabajador. Asimismo, también piensa en la compensación de las horas extra. 

En otras palabras, el registro de la jornada tiene como objetivo que el empleado no trabaje de menos ni que el empresario obligue a trabajar de más sin pagar de la forma que corresponde. Es decir, se trata de un sistema que beneficia a las dos partes por igual y que se tiene en cuenta en una inspección de trabajo.

2. Qué dice la ley sobre el control horario

La ley, publicada en el BOE desde 2019, establece algunos requerimientos imprescindibles dentro del registro de la jornada laboral por parte de las empresas. Estos son algunos de los más importantes:

  • Las empresas deberán registrar el horario de sus trabajadores sin importar su jornada laboral.
  • La organización tiene la obligación de guardar dicho registro durante al menos cuatro años.
  • El registro debe estar disponible tanto para los trabajadores como para los sindicatos.
  • Los trabajadores tendrán que conocer la distribución y duración de su jornada laboral ordinaria.
  • Los sindicatos deben tener conocimiento mensual de las horas extra que realizan los empleados.

3. Objetivos principales de la normativa

En cuanto a los objetivos principales de la ley, esta busca que se cumplan los horarios de trabajo. Asimismo, también pretende evitar cualquier tipo de abuso laboral, así como el fraude por no abonar o compensar como se debe las horas extra. Todo ello resulta imprescindible para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos de negocio.

Este sistema de control horario se basa en registrar el ingreso y salida de los empleados de su puesto de trabajo. También se puede hacer registrando el inicio y el final de la jornada si los empleados gozan de teletrabajo. La finalidad última es luchar contra la precarización laboral, regular las horas extra y cumplir con la ley actual.

Por otro lado, este sistema de control puede ser una herramienta clave para organizar los departamentos de la empresa mientras se fomenta la disciplina y la optimización del tiempo.

4. ¿Qué trabajadores deben contar con un control horario?

El Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social llevó a cabo una Guía sobre el Registro de la Jornada para dejar claros los puntos sobre el control del horario de los trabajadores. En la misma, se recoge que este registro se aplica a todos los trabajadores, sin importar su categoría o grupo profesional. También a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, sin importar su tamaño.

En otras palabras, todas las empresas están obligadas a registrar a diario las horas que lleven a cabo sus empleados. En este punto, no importa si estos trabajan solo de forma temporal, si son comerciales o incluso trabajadores a distancia.

Sin embargo, sí existen algunos profesionales que, debido a las características particulares de su trabajo, pueden evitar el registro de horario. Los trabajadores que están libres de dicha legislación son los siguientes:

  • Trabajadores domésticos.
  • Personal de alta dirección.
  • Penados en instituciones penitenciarias.
  • Artistas de espectáculos públicos.
  • Deportistas profesionales.
  • Socios trabajadores de cooperativas.
  • Residentes para formación de especialistas en sanidad.
  • Abogados que trabajan en despachos colectivos o individuales.
  • Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
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5. Situación actual del registro horario en las empresas

A pesar de que la ley está vigente desde 2019 y en ella queda establecida la obligatoriedad de aplicar el registro horario, aún son muchas las empresas españolas que no han implementado el sistema. En este punto, es importante dejar claro que la ley da libertad a las empresas para que adopten el sistema de acuerdo con su filosofía y posibilidades.

Es decir, pueden implementarlo a través de métodos más rudimentarios, como la hoja clásica de Excel o utilizando herramientas tecnológicas más eficientes. A pesar de las facilidades, lo cierto es que hay compañías que no cumplen la normativa.

Algunos de los inconvenientes que se interponen a la hora de implementar un sistema de registro horario pueden ser el tiempo, la falta de información o de recursos, cosas que se convierten en las excusas más habituales.

También hay que pensar en los errores y olvidos por parte de los empleados para registrar las horas de trabajo debido a los sistemas rudimentarios. Asimismo, está presente el problema de las pausas que, en muchas ocasiones, no quedan bien registradas. Esto hace que, al final, en el cómputo salgan más horas de las que se ha trabajado en realidad.

Por otro lado, también existe un fuerte rechazo por parte de los trabajadores, que no quieren que la empresa controle sus tiempos. Este es otro motivo principal por el que el registro no ha triunfado en España. Sin embargo, cabe recordar que la ley nació con el objetivo de proteger a los trabajadores para que no hagan horas extra excesivas y sin retribución.

6. Sanciones por no cumplir con la ley de control horario

A la hora de implementar este tipo de sistemas es el empleado quien ficha a la salida y entrada del trabajo. Sin embargo, la ley establece que es la compañía la que está obligada a ofrecer los medios que sean necesarios para facilitar dicho fichaje. Después de las últimas modificaciones, la empresa está obligada a registrar el horario de comienzo y final de la jornada laboral de cada trabajador. También de los que tengan un contrato de media jornada o los que trabajan de forma remota.

Por otro lado, la empresa también debe ofrecer a los trabajadores la posibilidad de hacer ese registro de forma sencilla. Asimismo, debe guardar dicha información durante un mínimo de cuatro años y también informar a los sindicatos de la cantidad de horas extra que se han llevado a cabo cada mes.

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7. Cómo realizar el registro horario en tu empresa

Para ahorrarse el tener que abonar una sanción que puede llegar a ser cuantiosa en muchos casos, lo ideal es no mantenerse al margen de la ley. Es decir, las empresas deben hacer un registro fiable de la jornada laboral de cada trabajador. Además, deben hacerlo contando con un soporte eficaz que no se preste a la manipulación y que pueda computar el horario de trabajo de la forma adecuada.

A pesar de que cumplir con este sistema de registro horario puede ser algo que carece de complicación, lo cierto es que, en la práctica, aún son muchas las compañías que necesitan un extra de ayuda. En el caso de no querer recibir una sanción y se busque cumplir con la normativa, es necesario tener en cuenta algunos aspectos clave como los que verás a continuación.

7.1 Registro de inicio, fin y pausas de la jornada

Para que el sistema de registro sea correcto, se debe incluir tanto la hora de inicio como de finalización de la jornada laboral de cada trabajador de forma diaria. Una de las dudas que pueden surgir es la necesidad o no de registrar las pausas. De forma general, y a no ser que el convenio colectivo especifique otra cosa, las pausas no se tienen que registrar.

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No obstante, sí es muy recomendable que las pausas también queden registradas. De lo contrario, se podría pensar que la jornada laboral se ha extendido más de lo estipulado cuando no ha sido así, algo que le corresponde al trabajador apuntar.

7.2 Hacer un registro diario

Los horarios generales que tiene la empresa, así como los cuadrantes, no son suficientes para poder demostrar que se está cumpliendo con el sistema de registro horario de los empleados. La razón es que estos se llevan a cabo antes de comenzar la jornada. Por ello, es necesario emplear un método que pueda registrar de manera efectiva las horas registradas en el día. De esta forma, se puede saber si se han realizado o no horas extra.

Emplear un método de registro efectivo

El método de registro es una de las claves principales para implementar el sistema de la forma adecuada. Para llevar a cabo dicho registro, la empresa puede usar métodos en soporte papel o telemáticos. Sin embargo, cualquiera de los utilizados debe asegurar que la información es fiable y que no se puede modificar después ni por el empresario ni por el trabajador.

Por este motivo, a pesar de que se puede registrar la jornada en papel, lo mejor es hacerlo a través de un software de control horario. Así, se evitará que haya dudas sobre la veracidad de la información ofrecida por el sistema.

A pesar de que en la ley no queda especificado el tipo de soporte que se debe utilizar, en la era de las nuevas tecnologías, lo más lógico es apostar por sistemas informáticos que ayuden tanto a los empresarios como a los empleados a poder registrar los horarios de forma precisa. De hecho, de acuerdo con la Audiencia Nacional, lo mejor será hacerlo utilizando para ello medios telemáticos.

7.3 Protección de datos

Otro de los temas que hay que tener en cuenta que la normativa de protección de datos personales. Por ello, es imprescindible que el método que use la empresa cumpla con todos los requisitos de esta normativa. En este sentido, es importante que los trabajadores queden informados de todo lo siguiente:

  • Cuál es el método que se utiliza para registrar la jornada laboral.
  • Cuál es la finalidad que se persigue.
  • Cuál es el alcance de la medida.

7.4 Digitalización

Las empresas se enfrentan a diversos problemas en cuanto al registro del horario se refiere. Sin embargo, uno de los más graves es que se pueden perder los documentos, sobre todo, cuando estos son en papel. Por ello, una de las claves reside en digitalizarlos lo antes posible o en utilizar un software para controlar el horario de los empleados.

8. La ley de registro horario y el teletrabajo

Otro de los puntos clave que hay que tener en cuenta es qué sucede con el teletrabajo. En este sentido, aunque antes no estaba tan extendido, en la actualidad son cada vez más las empresas que han optado por el teletrabajo para sus empleados. Por ello, hay que tener claro que, en este caso, la norma también les atañe. Es decir, aquellos trabajadores que realizan su actividad de forma remota también deben fichar por sus horas de forma obligatoria.

Esta es otra de las razones por las que utilizar un sistema telemático será la mejor opción, tanto para las empresas como para los departamentos de Recursos Humanos. De este modo, podrán controlar el acceso y la información desde cualquier punto geográfico.

Hace tan solo unos años, que un trabajador pudiera fichar desde su casa de manera fiable era casi imposible. Sin embargo, en la actualidad, son muchos los mecanismos que existen para poder hacerlo de manera precisa. En este sentido, las empresas pueden optar por el fichaje a través de la web o desde dispositivos móviles, uno de los más utilizados por los propios trabajadores.

9. Consejos para evitar que los trabajadores se olviden de “fichar”

Ahora que conoces más sobre los sistemas de control horario, es importante también conocer algunos consejos para que los empleados no se olviden de fichar. La razón es que, en muchas ocasiones, puede llegar a ser complicado que todos se acuerden de hacer clic tanto al inicio de la jornada como al final de la misma. Para lograr que todo el equipo ponga de su parte, puedes seguir las prácticas que verás a continuación.

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9.1 Incentivos

La mayoría de las ocasiones, los trabajadores tan solo necesitan algunos incentivos para no olvidarse de fichar. Ofrecer recompensas puede contribuir a la motivación y alentar a los empleados y miembros del equipo a hacer ese extra de esfuerzo por fichar sin olvidos.

9.2 Recordatorios

Otra buena forma de conseguir que los empleados no se olviden de fichar es animándolos a que configuren sus propios recordatorios. Estos pueden ser sencillos, como una alarma de teléfono, pero también se pueden instalar en dispositivos como el ordenador.

Este sencillo gesto puede marcar la diferencia, ya que, en la actualidad, los trabajadores suelen llevar siempre consigo su teléfono y utilizar en todo momento herramientas como el correo electrónico.

9.3 Beneficios

Al contrario de lo que se pueda pensar, son muchos los beneficios que tiene el registrar la hora de entrada y de salida del puesto de trabajo. En este sentido, se puede optar por explicar a los empleados algunos de los más importantes:

  • Saber quién está en el puesto de trabajo: de esta forma, el responsable siempre sabrá quién está disponible y quién no, con la ventaja que eso supone a la hora de repartir las tareas diarias.
  • Conocer en qué momento el empleado es más productivo: de este modo, podrán realizarse las tareas más importantes o complicadas en este tiempo determinado.
  • Confianza: gracias al control horario, los empleados conocerán cuál es su tiempo trabajado. Así, podrán realizar un registro por cuenta propia de las horas extra que han realizado, para conocer qué pago les corresponde por su trabajo.

9.4 Resuelve problemas

En muchas ocasiones, puede que el registro de horario no sea efectivo no solo porque los trabajadores se olviden de apuntarlo. Es decir, puede haber otro tipo de problemas, como el tener que asistir a una reunión tan tarde que, después, no da tiempo a volver a lugar de trabajo o que los primeros empleados no puedan fichar a través del ordenador porque estos aún no estén en funcionamiento.

Sea como fuere, averiguar el problema es clave para darle una solución. De este modo, además, conseguirás reforzar el compromiso por parte de los trabajadores, viendo cómo la empresa se preocupa por sus equipos.

9.5 Manual del empleado

A pesar de que no todas las empresas cuentan con un manual del empleado, esta puede ser una buena herramienta para fomentar el fichaje. Para que el registro horario no se convierta en un problema, dentro de este manual debes incluir lo siguiente:

  • Cuál es el sistema donde los trabajadores deben hacer su registro de entrada y salida, así como cuándo y cómo deben llevarlo a cabo.
  • Qué protocolo existe para informar o corregir las faltas en caso de haberlas.
  • La respuesta que ofrecerá la empresa ante errores que se repiten.

10. Nubhora, una solución experta de gestión horaria

Nubhora es una solución integral y experta de gestión horaria que permite a los empleados fichar estén donde estén, a través de terminales físicos y ‘no touch’ (como biométricos faciales o sensores ópticos) o virtuales, accesibles a través de ordenadores, Tablets o Smartphones, gracias a Nubhora APP, que cuenta con una función de geolocalización.

Además, Nubhora cuenta con múltiples ventajas como un diseño avanzado de horarios, reporting experto, dashboards de control, gestión de diarios y avisos, gestión de incidencias, planificación de jornadasrecepción y envío de notificaciones, entre muchas otras, que garantizan al usuario una experiencia óptima para todos aquellos asuntos relacionados con la gestión de su jornada laboral.

Con Nubhora, la compañía puede no solo registrar correctamente la jornada laboral de sus empleados, sino también mantener en todo momento el control de su equipo esté donde esté.

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Gemma Mondéjar
Redactora de contenidos en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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