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Cómo afrontar una inspección de trabajo sobre el control horario

Temidas por empresas y departamentos de RR.HH., las inspecciones de trabajo son al mismo tiempo la mejor motivación para llevar un buen control horario, así como para otras áreas de cualquier organización. Sirven como aliciente para hacer una gestión horaria efectiva y acorde a la legalidad vigente. A continuación, detallamos en qué consisten las inspecciones laborales sobre el control de horas y cómo un software puede ser un gran aliado para afrontarlas con plenas garantías.

1. ¿Qué es una inspección de trabajo y qué tipos existen?

Comenzando por lo que es una inspección de trabajo, se trata de una evaluación que se realiza en el lugar de trabajo para verificar el cumplimiento de las leyes laborales y las normas de seguridad y salud. Estas inspecciones las llevan a cabo inspectores de trabajo, que son funcionarios públicos que supervisan el cumplimiento de las normativas.

Debido a que una inspección de trabajo y seguridad social examina diversas áreas de una compañía, existen varios tipos de inspecciones de trabajo. En función de la finalidad y el objetivo de cada una, las más comunes son:

  • Programadas. Son las que se realizan periódicamente en empresas consideradas de alto riesgo o que tienen un historial de infracciones.
  • No programadas. Aquellas realizadas “por sorpresa” tras una denuncia o queja de los trabajadores o de otras organizaciones.
  • Inspecciones de seguimiento. Las que se llevan a cabo tras detectar una infracción y para comprobar si la situación ha sido corregida.
  • Especiales. Son las que se hacen para verificar el cumplimiento de normas o leyes específicas. Por ejemplo, las relativas al control horario y el registro de las horas de la jornada.
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En España el control de la jornada laboral y la reforma de la normativa que lo regula ha hecho que el tema de las inspecciones de trabajo esté muy de actualidad. De hecho, el mismo Gobierno ofrece una Guía sobre el registro de jornada.

2. ¿Qué es el control horario laboral?

En concreto, el BOE en 2019 publicó la última reforma de la regulación sobre el control horario en las empresas españolas. Pero, ¿qué entiende por control de horas la legislación actual? O, más bien, ¿qué exige a las compañías y departamentos de RR.HH. esta última reforma?

El control horario laboral en España se refiere a la obligación de las empresas de llevar a cabo un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores. Así lo recoge el Real Decreto-ley 8/2019, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Por eso, entre otras razones, es tan importante el control de las horas trabajadas.

A través de esta ley se busca garantizar que las empresas cumplan las normas laborales relacionadas con los horarios de trabajo y con el tiempo de descanso que merecen los empleados.

inspecciones trabajo control horario

3. ¿Es obligatorio el registro de jornada?

La ley que citábamos en el punto anterior se mide precisamente mediante inspecciones de trabajo. Así mismo, establece que cualquier empresa está obligada a llevar a cabo un registro de la jornada de todos sus trabajadores, independientemente de su contrato, modalidad o jornada de trabajo. El registro debe incluir:

  • Hora de entrada.
  • Hora de salida, contabilizando horas extra.
  • Duración de cada pausa y descanso.
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Además, este control horario debe ser diario. También es obligatorio que los trabajadores, sus representantes y los inspectores encargados de la inspección de trabajo y seguridad social tengan acceso a él en cualquier momento.

4. ¿Puede una inspección de trabajo sancionar a un trabajador?

Debido a que las autoridades pueden exigir conocer el control horario de las empresas, éstas se esfuerzan en controlarlo escrupulosamente. De lo contrario, las compañías pueden enfrentarse a sanciones diversas.

Tales sanciones no las imponen como tal las propias inspecciones de trabajo y seguridad social. Su función es verificar el cumplimiento de las normas laborales y de seguridad. Sin embargo, en base a su análisis e informes, las autoridades sí pueden aplicar las siguientes sanciones:

  • Multas económicas de entre 626 y 6.250 euros por trabajador, dependiendo de la gravedad y la reincidencia.
  • Sanciones laborales. Las empresas pueden ser obligadas a regularizar las situaciones de los trabajadores afectados por la infracción, como el pago de horas extras no registradas, el descanso semanal no concedido o la contratación de empleados para compensar la falta de horas trabajadas.
  • Responsabilidad penal. En los casos más graves, las organizaciones y sus representantes legales pueden enfrentarse a procesos penales con inhabilitaciones o, incluso, prisión.

Por lo tanto, es clave el papel de las inspecciones de trabajo para que las empresas cumplan con la obligación de llevar un control horario si quieren evitar sanciones.

5. Cómo ayuda un software de control horario a las empresas

Es en este punto donde la tecnología y un buen software para la gestión del control horario pueden tener un rol fundamental. Sin ir más lejos, Nubhora ofrece beneficios como los que enumeramos a continuación:

  • Cumplimiento de la legislación: El software de control horario ayuda a cumplir con la obligación legal de llevar a cabo un registro diario de la jornada laboral porque está adaptado a la normativa vigente.
  • Ahorro de tiempo: Un software de control horario de trabajadores automatiza el registro de las entradas y salidas. Con lo cual es más rápido y eficaz que el clásico control de horas en papel y manual. De esa forma, se reduce el tiempo y los recursos necesarios de equipo y personal.
  • Mejora de la precisión: Con un sistema de control de horas digital, la probabilidad de errores humanos es menor, puesto que los datos se recogen automáticamente y se almacenan en un espacio seguro.
  • Mayor control de las horas extras: Los softwares de control horario como Nubhora permiten realizar un seguimiento de las horas extraordinarias y su contabilización para calcular los costes derivados.
  • Mejora de la productividad: Un software de control horario puede ayudar a identificar patrones de absentismo, lo que mejora la productividad y reduce costes de personal.
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Como ves, implantando un buen software de control horario, las empresas pueden afrontar con total seguridad las inspecciones de trabajo que les hagan. Además, con Nubhora, también se pueden gestionar otras áreas del negocio, como el control de accesos. ¿Quieres saber más sobre Nubhora? ¡Haz clic en el siguiente banner y solicita una demo totalmente gratuita!

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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