El concepto de bolsa de horas está estrechamente relacionado con la distribución irregular de la jornada, que está regulada por ley. Para responder a la pregunta de si la empresa puede obligar a modificar el horario habitual de un empleado, antes hay que examinar la legislación laboral en detalle. Y esto es justamente lo que hemos hecho.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es una bolsa de horas de trabajo?
Una bolsa de horas no es otra cosa que una herramienta para gestionar la distribución irregular de la jornada de trabajo.
El Estatuto de los Trabajadores establece que la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de 40 horas semanales de promedio en el cómputo anual. Los convenios colectivos pueden establecer cómputos alternativos, pero siempre sin superar este máximo legal.
Por lo tanto, en una jornada estándar de 40 horas semanales, la necesidad de utilizar una bolsa de horas surge cuando estas no se reparten de manera uniforme durante la semana, sino que en algunos días se realizan más horas que en otros.
Esta distribución irregular de la jornada puede producirse por:
- Las medidas de flexibilidad concedidas a los empleados.
- Las necesidades de producción de la empresa.
Dicho de otro modo, la creación de una bolsa de horas puede originarse a partir de las necesidades del trabajador o bien del empresario.
Las bolsas de horas se pueden gestionar de forma manual o automatizada, pero en cualquier caso deben registrar:
- Las horas reales trabajadas por el empleado.
- Los saldos positivos o negativos respecto a la jornada habitual.
- Las horas extra remuneradas.
- Las horas compensadas.
1.1 Bolsa de horas positivas y negativas
El saldo de horas en una jornada irregular puede generar horas positivas y negativas. Es decir, puede ser que, por algún tipo de ausencia o por la política de flexibilidad, el trabajador le deba horas a la empresa. O viceversa, cuando el empleado haya realizado un exceso de horas a petición de la compañía, y que estas se encuentren pendientes de compensación.
1.2 ¿Cómo se compensan los excesos de horas?
El exceso de tiempo trabajado respecto al calendario laboral suele compensarse con horas equivalentes, para que el cómputo final no supere los límites establecidos en el contrato de trabajo.
No obstante, estas horas adicionales también pueden traducirse en:
- Horas extra retribuidas, observando el máximo de 80 horas extraordinarias anuales.
- Días libres. Esto es posible cuando, por ejemplo, el trabajador acumula 8 horas de exceso en su bolsa de horas.
2. ¿Me pueden obligar a tener una bolsa de horas?
La respuesta es sí, pero con limitaciones. La principal de ellas es que la distribución irregular de la jornada solo puede afectar al 10% de la misma a lo largo del año. Es decir, esta flexibilidad forzada del trabajador en forma de bolsa de horas solo puede imponerse para casos muy puntuales, por un incremento de las necesidades de producción.
En este sentido, en el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores sobre la jornada laboral se señala lo siguiente:
“Mediante convenio colectivo o, en su defecto, por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores, se podrá establecer la distribución irregular de la jornada a lo largo del año. En defecto de pacto, la empresa podrá distribuir de manera irregular a lo largo del año el diez por ciento de la jornada de trabajo”.
Para que quede más claro qué significa el 10% de la jornada anual en una bolsa de horas vamos a poner el ejemplo de este 2022: este año tiene 225 días laborables, lo que supone 1800 horas anuales máximas de trabajo, si el convenio colectivo no fija un número inferior.
Esto significa que la bolsa de horas solo puede tener saldos positivos o negativos de 180 horas a lo largo de todo el año. O, dicho de otro modo, en 2022 solo se puede alterar la jornada habitual durante un máximo de unos 22 días.
2.2 Otras limitaciones en la bolsa de horas de trabajo
Además del límite del 10% de la jornada anual, existen otras importantes restricciones a la hora de configurar una bolsa de horas para la distribución irregular de la jornada. Son las siguientes:
2.2.1 Bolsa de horas y descansos
La bolsa de horas de trabajo debe respetar los periodos mínimos de descanso diario legal. Si el convenio colectivo no lo establece de otro modo, este máximo es de nueve horas diarias.
Asimismo, deben respetarse los descansos mínimos semanales. En la configuración de la bolsa de horas hay que tener en cuenta que los trabajadores tienen derecho a un descanso mínimo semanal de un día y medio ininterrumpidos, acumulables por periodos de hasta 14 días.
También debe tenerse en cuenta que, cuando la duración de la jornada diaria continuada exceda de seis horas, deberán establecerse pausas o descansos de 15 minutos como mínimo. Estos descansos computarán como tiempo de trabajo efectivo.
Finalmente, entre la conclusión de una jornada de trabajo y el inicio de la siguiente deben transcurrir, como mínimo, 12 horas de descanso.
2.2.2 Preavisos en la bolsa de horas
La legislación laboral establece que el empleado debe ser informado, como mínimo, cinco días antes de cualquier modificación de su horario habitual mediante preaviso, detallando el día y las horas en que deberá ir a trabajar.
2.2.3 Plazos de compensación de la bolsa de horas
Todas las descompensaciones en la bolsa de horas deben quedar compensadas en un plazo de doce meses desde el día o días en que se producen. Por lo tanto, no es obligatorio que se liquiden al final de cada ejercicio.
3. ¿Cómo se gestiona una bolsa de horas de trabajo?
El control y gestión de las bolsas de horas está indisolublemente vinculada al registro de la jornada real que ha realizado diariamente cada miembro de la plantilla, independientemente del horario teórico.
El Estatuto de los Trabajadores obliga a que el tiempo de trabajo se compute de modo que “tanto al comienzo como al final de la jornada diaria el trabajador se encuentre en su puesto de trabajo”. El registro de la jornada debe incluir “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo” de cada empleado, reflejando asimismo la distribución irregular de la jornada, en caso de producirse.
La complicación surge cuando hay que dejar constancia de las horas de más o de menos realizadas por los trabajadores. En las empresas que registran la jornada con métodos manuales no es fácil crear una bolsa de horas, porque las anotaciones de los empleados deben contabilizarse manualmente para obtener el saldo de horas reales.
Y muchas veces estas anotaciones ni siquiera son fiables, ya que el registro horario a menudo se realiza mediante una hoja de Excel con el horario estándar de la plantilla. Los trabajadores firman las entradas y salidas, pero si extienden su jornada habitual tienen que añadir comentarios a pie de página.
Debido a estas deficiencias, en plantillas de cierto tamaño son increíblemente frecuentes los desacuerdos entre el registro de horas trabajadas de los managers y el control que realiza el empleado por su cuenta.
De modo que es muy complicado tener una bolsa de horas si no se cuenta con una solución tecnológica y colaborativa para la gestión integral del tiempo en la empresa.
Las herramientas para el registro horario como Nubhora facilitan enormemente la gestión de la flexibilidad y la bolsa de horas de trabajo, porque las dos partes pueden ver en tiempo real los datos del registro. Además, cuentan con la posibilidad de que, si se desea, sea el propio empleado el que autogestione su bolsa de horas.
A partir su sistema de control horario multidispositivo, Nubhora calcula el tiempo de trabajo efectivo de cada trabajador, obteniendo un recuento de horas reales, horas extraordinarias, horas compensadas y el total del saldo de cada trabajador. Gracias a ello, pueden crearse saldos positivos y negativos que se compensan dentro de los periodos máximos establecidos legalmente.
Asimismo, esta innovadora solución permite configurar distintos calendarios y planificar los turnos de trabajo en función de cada contrato de trabajo o del convenio, de forma que el manager pueda comprobar visualmente el estado de las bolsas de horas de cada trabajador y del equipo en su conjunto.
Nubhora facilita la gestión de la flexibilidad laboral y las bolsas de horas mediante un sistema que mejora la comunicación interna en la empresa y que supone un ahorro del 75% del tiempo de gestión.
