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Compliance laboral: ¿qué es y por qué es obligatorio?

En el complejo entramado del mundo empresarial, el cumplimiento normativo laboral es uno de los pilares fundamentales para el bienestar de los trabajadores y la salud organizacional de las empresas. Desde la protección de los derechos laborales hasta la preservación de la reputación corporativa, el compliance laboral abarca una serie de aspectos cruciales que no deben pasarse por alto. ¿Exploras con nosotros su importancia e implicaciones?

1. Importancia del compliance laboral en la gestión de Recursos Humanos

El compliance laboral, también conocido como cumplimiento normativo laboral, juega un papel fundamental en la gestión eficaz de Recursos Humanos dentro de una empresa. Se refiere al conjunto de procesos, políticas y prácticas diseñadas para asegurar que la organización cumpla con todas las leyes, regulaciones y normativas relacionadas con el empleo y las relaciones laborales. Por tanto, podríamos decir que el compliance laboral es uno de los pilares de la gestión de RR.HH. en las empresas y su cumplimiento o no impacta directamente en el éxito y reputación de la organización.

1.1 Objetivos y beneficios del cumplimiento normativo laboral

  • Protección legal y mitigación de riesgos: el cumplimiento normativo laboral proporciona a las empresas una sólida protección legal al asegurar que todas las prácticas de empleo estén alineadas con las leyes y regulaciones vigentes. Esto ayuda a mitigar los riesgos legales asociados con posibles demandas por parte de empleados, exempleados o autoridades regulatorias. Una empresa que cumple con las leyes laborales tiene menos probabilidades de enfrentar sanciones, multas o litigios que podrían afectar su reputación y estabilidad financiera.
  • Fomento de un entorno laboral ético: el cumplimiento normativo laboral promueve un entorno laboral ético y justo donde se respetan los derechos de los empleados. Al cumplir con las leyes laborales relacionadas con aspectos como el salario mínimo, la jornada laboral, la igualdad de oportunidades y la prevención del acoso laboral, la empresa demuestra su compromiso con el bienestar y la equidad de su fuerza laboral. Esto contribuye a fortalecer la cultura corporativa y a mejorar la moral y la satisfacción de los empleados.
  • Atracción y retención de talento: las empresas que cumplen con las leyes laborales y promueven un entorno laboral seguro y respetuoso tienen más probabilidades de atraer y retener talento calificado. Los empleados valoran trabajar en organizaciones que se preocupan por su bienestar y cumplen con las normativas laborales, lo que puede ayudar a mejorar la reputación de la empresa como empleador deseable. Además, el cumplimiento normativo laboral puede ser un factor diferenciador clave en un mercado laboral competitivo.
  • Reducción de costes y aumento de la eficiencia: el cumplimiento normativo laboral puede ayudar a las empresas a reducir costes asociados con multas y litigios por infracciones laborales. Además, al implementar políticas y prácticas que garantizan el cumplimiento de las leyes laborales, las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa al minimizar el tiempo y los recursos dedicados a resolver problemas legales. Esto permite a la empresa centrarse en sus actividades principales y aumentar su competitividad en el mercado.

2. ¿Qué son las leyes laborales y cuál es su función?

Las leyes laborales son un conjunto de normativas, regulaciones y disposiciones legales que establecen los derechos y obligaciones de los empleadores y los empleados en el ámbito laboral. Estas leyes están diseñadas para regular las relaciones laborales y proteger los derechos de los trabajadores, así como para garantizar un ambiente de trabajo seguro, justo y equitativo.

Esta legislación abarca un amplio espectro de regulaciones laborales que pueden variar según el país y la jurisdicción, pero cuyo objetivo principal es establecer estándares mínimos de protección para los trabajadores y regular diversas áreas de la actividad laboral, como la contratación, el salario, las horas de trabajo, la seguridad y salud en el trabajo, la protección contra la discriminación y el acoso laboral, entre otros.

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2.1 Principales leyes y normativas laborales españolas

España cuenta con un marco legal laboral completo que regula diversas áreas de las relaciones laborales.

  • Estatuto de los Trabajadores: es la principal normativa que regula las relaciones laborales en España. Contiene disposiciones sobre contratación, condiciones de trabajo, salarios, jornada laboral, vacaciones, licencias, despidos y otros aspectos relacionados con el empleo. Esta ley establece los derechos y obligaciones tanto de los empleadores como de los trabajadores y gracias a sus múltiples reformas llevadas a cabo desde 1980, se adapta a las demandas y requerimientos que establece el mercado laboral actual.
  • Convenios Colectivos: son acuerdos negociados entre los representantes de los trabajadores y los empleadores de un determinado sector o empresa. Estos convenios regulan las condiciones de trabajo específicas para cada sector o empresa, como salarios, horarios, vacaciones, formación, seguridad laboral y otros aspectos. Los convenios colectivos pueden complementar o modificar las disposiciones establecidas en el Estatuto de los Trabajadores y tienen fuerza legal para las partes que los suscriben.
  • Ley de Prevención de Riesgos Laborales: tiene como objetivo garantizar la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo. Establece las obligaciones de los empleadores en materia de prevención de riesgos laborales, incluyendo la evaluación de riesgos, la adopción de medidas de prevención, la formación de los trabajadores en materia de seguridad laboral y la realización de controles periódicos de seguridad y salud.
  • Ley de Igualdad de Género: tiene como objetivo promover la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres en el ámbito laboral. Esta ley prohíbe la discriminación por razón de género y establece medidas para promover la igualdad salarial, la conciliación de la vida laboral y familiar, y la prevención del acoso sexual y por razón de sexo en el trabajo.
  • Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS): establece el régimen de infracciones y sanciones en materia laboral. Contempla sanciones para las empresas que incumplen las normativas laborales, como el impago de salarios, la contratación irregular, el incumplimiento de las medidas de seguridad laboral, entre otros. Las sanciones pueden ser económicas o administrativas, y su cuantía varía según la gravedad de la infracción y el tamaño de la empresa.
  • Ley del Trabajo Autónomo: regula las condiciones laborales y los derechos de los trabajadores autónomos en España. Contiene disposiciones sobre la cotización a la seguridad social, la protección por desempleo, la jubilación, la conciliación laboral y familiar, entre otros aspectos específicos del trabajo por cuenta propia.
compliance laboral

3. Procesos y políticas de compliance laboral

La implementación de procesos y políticas de compliance laboral es fundamental para que las empresas cumplan con las leyes y regulaciones laborales vigentes y protejan tanto a los empleados como a la organización. Estos procesos y políticas están diseñados para garantizar que las prácticas de empleo sean éticas, transparentes y estén alineadas con las normativas laborales.

En cuanto a los procesos de implementación de compliance laboral, deben asegurarse diversos aspectos:

  • Evaluación de riesgos laborales: identificar y evaluar riesgos laborales existentes en el lugar de trabajo como todo lo relacionado con la seguridad y salud, pero también la discriminación o el acoso laboral con la finalidad de tomar medidas para minimizarlos, paliarlos y controlarlos.
  • Desarrollo de políticas y procedimientos: establecer políticas y procedimientos claros que regulen aspectos clave de la relación laboral, como la contratación, las condiciones laborales, la igualdad de oportunidades, la seguridad laboral y la prevención del acoso y la discriminación de cualquier tipo, ya sea por raza o sexo. Estas políticas deben ser comunicadas a los empleados y revisadas periódicamente para garantizar su eficacia.
  • Formación y capacitación: son fundamentales para garantizar que los trabajadores estén al tanto de sus derechos y responsabilidades en el lugar de trabajo, así como de políticas y procedimientos empresariales. Debe existir una formación regular en materia como seguridad laboral, igualdad de oportunidades o prevención del acoso.
  • Monitorización y seguimiento: deben establecerse este tipo de mecanismos para asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de compliance laboral. Esta monitorización puede incluir la realización de auditorías internas, la recopilación de datos y métricas relevantes o la revisión de procesos para identificar áreas de mejora.
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Algunas de las políticas más destacadas que defiende el compliance laboral son:

  • Igualdad de oportunidades: el compromiso de la empresa con la igualdad de oportunidades y la no discriminación en el lugar de trabajo. Contiene disposiciones sobre la contratación equitativa, la promoción basada en el mérito, la prevención del acoso y la discriminación, y la protección de la diversidad y la inclusión en la empresa.
  • Conciliación laboral y familiar: promover un equilibrio adecuado entre la vida laboral y personal de los empleados. Contiene disposiciones sobre flexibilidad de horarios, teletrabajo, permisos por maternidad y paternidad, y apoyo a la conciliación de responsabilidades familiares y laborales.
  • Prevención de riesgos laborales: todas aquellas medidas y procedimientos necesarios para garantizar un ambiente laboral seguro y saludable. Incluye disposiciones sobre evaluación de riesgos, prevención de accidentes, formación en seguridad laboral, uso adecuado de equipos de protección personal y procedimientos de emergencia.

4. Herramientas y tecnologías para el cumplimiento del compliance laboral

El uso de herramientas y tecnologías adecuadas puede facilitar la gestión del compliance laboral en las empresas, ayudando a asegurar el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales de manera eficiente y efectiva. Algunas soluciones que pueden utilizarse en este ámbito son:

  • Software de gestión de cumplimiento (compliance software): es una herramienta diseñada específicamente para ayudar a las empresas a administrar y cumplir con sus obligaciones legales y regulatorias en diferentes áreas, incluido el ámbito laboral. Algunas de sus funcionalidades son la automatización de procesos de cumplimiento, la gestión de políticas y procedimientos, el seguimiento de auditorías y controles internos, la generación de informes y análisis y la gestión de riesgos laborales. Los beneficios de su uso son diversos:
    • Centralización de la información relacionada con el compliance laboral en una sola plataforma.
    • Automatización de procesos para mejorar la eficiencia y reducir errores.
    • Seguimiento y monitorización en tiempo real del cumplimiento de políticas y procedimientos.
    • Generación de informes y análisis para evaluar el estado de cumplimiento y tomar decisiones informadas.

Una de las soluciones tecnológicas que juega un papel fundamental en el cumplimiento legislativo vigente es Nubhora. Esta herramienta de control de accesos y del tiempo de los empleados permite efectuar la normativa de registro del horario laboral. La ley del control horario se aprobó con el Real Decreto Ley 8/2019 y establece la obligatoriedad del fichaje en España. Con Nubhora, los trabajadores tienen la posibilidad de realizar sus marcajes estén donde estén gracias a las modalidades tanto físicas (tornos, terminales…) como virtuales (App, BackOffice) que ofrece la solución. Con la automatización y simplificación de estos procesos, las labores y gestiones diarias del departamento de RR.HH. también se ven facilitadas.

Tickelia - Compliance laboral: ¿qué es y por qué es obligatorio?
  • Plataformas de formación en línea (e-learning): son herramientas que permiten la capacitación y la formación de los empleados de forma virtual. Este tipo de plataformas pueden usarse para impartir cursos de formación en cumplimiento laboral, cubriendo temas como la seguridad en el trabajo, la prevención del acoso o las políticas de igualdad. Algunos de sus beneficios son:
    • Acceso flexible y remoto a la formación, facilitando la participación de los empleados.
    • Personalización de los contenidos formativos en función de las necesidades y los roles específicos de los trabajadores.
    • Seguimiento del progreso y la participación en los cursos.
    • Actualización rápida y sencilla de los contenidos formativos según los cambios en las leyes y regulaciones laborales.
  • Herramientas de comunicación interna: intranets corporativas, aplicaciones móviles o plataformas de mensajería empresarial son importantes para asegurar que los empleados estén informados sobre las políticas y procedimientos de compliance laboral gracias al envío de noticias, comunicados o recordatorios. Sus ventajas son:
    • Facilitación de comunicación entre empleadores y empleados.
    • Distribución rápida y eficiente de la información a todos los niveles de la organización.
    • Fomento de la transparencia y la colaboración en temas de cumplimiento laboral.
    • Registro y archivo de comunicaciones para futuras auditorías.
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5. Importancia del cumplimiento laboral

El incumplimiento de las leyes y regulaciones laborales puede tener serias consecuencias para las empresas, que van desde sanciones legales y financieras hasta daños en la reputación y la pérdida de talento. Es fundamental que las empresas tomen medidas proactivas para cumplir con las normativas laborales y evitar enfrentar estas consecuencias, porque además de preservar la integridad de sus empleados, también deben preservar la propia y esto incide directamente en las perspectivas de futuro de la organización.

No cumplir con las normativas laborales establecidas legalmente puede resultar en acciones legales por parte de las autoridades competentes, pero también por parte de empleados y sindicatos. Algunos ejemplos que ilustran el incumplimiento laboral y sus consecuencias son los siguientes:

  • En 2018, una cadena de supermercados nacional fue multada con más de 150.000€ por violar la normativa laboral en materia de horarios de trabajo y descanso de sus empleados.
  • En 2016, una empresa tecnológica estadounidense fue demandada por discriminación de género y acoso sexual en el lugar de trabajo. La demanda resultó en una indemnización millonaria para las empleadas afectadas, así como en la pérdida de clientes y la caída del valor de las acciones de la empresa.

El compliance laboral, por tanto, es esencial en el ejercicio de las empresas. Los derechos fundamentales de los trabajadores deben estar velados por la organización con la finalidad de promover un ambiente laboral ético, transparente y seguro en el que los empleados puedan prosperar y sentirse valorados. La Asociación Española de Normalización publicó la norma UNE 19604 “Sistemas de gestión de compliance sociolaboral. Requisitos con orientación para su uso”elaborado por un Comité que guía a las empresas para garantizar el cumplimiento normativo laboral.

Solo de esta manera podrá existir una retención de talento y una evaluación de desempeño real acorde con los objetivos de prosperidad empresarial alejada de litigios y disputas legales.

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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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