Cuando un trabajador causa baja temporal, RRHH debe reaccionar con agilidad… y precisión legal. El contrato de sustitución es la herramienta clave para cubrir ausencias sin complicaciones, pero su gestión requiere cuidado. En este artículo te contamos cuándo utilizarlo, cómo formalizarlo correctamente y qué errores evitar para no poner en riesgo a tu empresa.
Puntos clave
- Se usa para sustituir a un trabajador con derecho a reserva del puesto (por baja médica, maternidad, excedencia, etc.).
- En el contrato debe figurar el nombre del trabajador sustituido y la causa de la ausencia.
- El contrato dura lo que dure la ausencia justificada. Finaliza automáticamente cuando se reincorpora el trabajador titular.
Tabla de contenidos
1. ¿Qué es un contrato de sustitución?
Un contrato de sustitución (o contrato de interinidad, como se llamaba antes de la reforma laboral de 2021) es un tipo de contrato temporal que se utiliza para sustituir a un trabajador con derecho a reserva de su puesto. Es decir, alguien que está de baja o ausente pero que volverá a ocupar su puesto más adelante.
El contrato de sustitución debe aplicarse desde el mismo momento en que el trabajador titular causa baja o se ausenta de su puesto, siempre que exista un derecho de reserva del puesto de trabajo. Es decir, no se puede utilizar de forma preventiva o general para cubrir una vacante sin justificar la ausencia concreta de una persona.
Este tipo de contrato está pensado para situaciones en las que el trabajador sustituido va a volver a su puesto una vez finalice su baja o permiso. Por tanto, su aplicación debe estar directamente ligada al inicio efectivo de la ausencia. No es válido firmarlo con fechas anteriores o posteriores que no coincidan con la causa real que lo justifica.
Además, en el contrato debe constar expresamente el nombre de la persona a la que se sustituye, el motivo de la sustitución y la duración estimada (aunque esta sea incierta, como en el caso de una baja médica prolongada). En caso de que la reincorporación del trabajador titular se adelante o retrase, el contrato se ajusta a ese periodo, finalizando automáticamente cuando el titular regrese.
Gestionarlo correctamente desde el inicio no solo evita conflictos legales, sino que también garantiza que la empresa está actuando conforme a la normativa vigente, especialmente tras la reforma laboral de 2021, que restringe el uso de contratos temporales y exige una mayor justificación documental.
2. ¿Qué normativas regulan el contrato de sustitución?
El contrato de sustitución está regulado, en primer lugar, por el Estatuto de los Trabajadores, concretamente en su artículo 15, que establece las condiciones generales de los contratos de duración determinada. Tras la reforma laboral de 2021 (Real Decreto-ley 32/2021, de 28 de diciembre), este contrato se denomina oficialmente “contrato de duración determinada por sustitución de persona trabajadora” y reemplaza al anterior contrato de interinidad. El artículo 15 detalla que este contrato puede celebrarse cuando sea necesario sustituir a una persona trabajadora con derecho a reserva del puesto, como ocurre en casos de baja médica, maternidad, paternidad, excedencias, entre otros.
Junto al Estatuto, también sigue en vigor el Real Decreto 2720/1998, que desarrolla los aspectos formales de los contratos temporales. Aunque algunos apartados han quedado obsoletos tras la reforma, este decreto sigue siendo un marco de referencia en lo relativo a la forma escrita del contrato, contenido mínimo y requisitos específicos que deben cumplirse para que sea válido.
Además, la reforma laboral de 2021 ha endurecido el uso de contratos temporales en general, exigiendo mayor justificación y reduciendo el margen de aplicación de estos modelos. En este contexto, el contrato de sustitución se mantiene como una de las pocas fórmulas temporales permitidas, pero siempre que exista una causa real, identificable y documentada, y se indique expresamente a quién se sustituye y por qué motivo.
Por último, es importante tener en cuenta que los convenios colectivos también pueden establecer condiciones adicionales sobre el uso de este contrato. Por ejemplo, algunos convenios exigen notificar al comité de empresa, limitan su duración o establecen mejoras en las condiciones del trabajador sustituto.
El contrato de sustitución no tiene una duración fija predeterminada por la ley, ya que su validez depende directamente del tiempo que dure la ausencia del trabajador sustituido. En otras palabras, el contrato puede extenderse tanto como dure la causa que lo justifica, siempre que exista un derecho de reserva del puesto para la persona ausente.
Por ejemplo, si se trata de una baja médica, el contrato podrá mantenerse activo durante toda la duración de la incapacidad temporal del trabajador titular, incluso si esta se prolonga durante varios meses. Lo mismo ocurre con excedencias o permisos de maternidad o paternidad: el contrato finalizará automáticamente en el momento en que el trabajador sustituido se reincorpore.
Eso sí, es importante tener en cuenta que el contrato debe formalizarse desde el inicio de la ausencia, y que la causa debe estar bien documentada y justificada. Si se alarga más allá del tiempo legalmente permitido para la causa original (por ejemplo, si la persona sustituida ya no tiene derecho a reserva del puesto), el contrato de sustitución podría considerarse fraudulento y derivar en una conversión en contrato indefinido.
Además, si la persona sustituida no se reincorpora finalmente (por ejemplo, si causa baja definitiva o renuncia), el contrato de sustitución debe extinguirse en ese momento, ya que desaparece la causa que lo sustentaba.
3. ¿Cómo transformar un contrato de sustitución en indefinido?
Aunque el contrato de sustitución es temporal por naturaleza, hay situaciones en las que puede transformarse en indefinido, ya sea por decisión de la empresa o por aplicación de la ley. Esta transformación puede darse de forma voluntaria o automática, dependiendo del contexto.
La vía más directa es la transformación voluntaria: la empresa puede, en cualquier momento, comunicar al trabajador su decisión de convertir el contrato en indefinido, mediante una modificación contractual por escrito. Esta opción es habitual cuando la persona sustituida no regresa y la empresa desea mantener al trabajador que la estaba reemplazando por su buen desempeño.
Por otro lado, puede haber una transformación automática por uso fraudulento del contrato. Esto ocurre, por ejemplo, cuando:
- No se ha justificado correctamente la causa de la sustitución.
- No se ha identificado a la persona sustituida en el contrato.
- Se ha superado el tiempo razonable de sustitución sin causa válida.
- El contrato continúa sin que exista ya derecho a reserva del puesto.
En estos casos, si hay una inspección de trabajo o una demanda del trabajador, el contrato puede declararse en fraude de ley y considerarse indefinido desde el inicio. También puede haber transformación si se produce un encadenamiento de contratos temporales en el mismo puesto, lo cual está muy limitado desde la reforma laboral. Aunque en el contrato de sustitución esto tiene menos impacto (porque el puesto sigue ocupado por el trabajador titular), conviene tenerlo en cuenta si hay varios contratos seguidos en distintas funciones.
En resumen, la conversión a indefinido puede ser una oportunidad para retener talento o una consecuencia de una mala gestión. Por eso es clave que RRHH controle bien las causas, plazos y documentación asociada al contrato de sustitución.
4. ¿Cómo tener una buena gestión del contrato de sustitución?
Una buena gestión del contrato de sustitución comienza por entender bien su naturaleza: se trata de un contrato temporal que solo puede utilizarse cuando un trabajador con derecho a reserva de su puesto está ausente. Por tanto, el primer paso es justificar correctamente la causa, asegurándose de que existe una baja médica, una excedencia, una situación de maternidad o cualquier otro motivo válido. En el contrato debe constar de forma clara tanto el motivo de la sustitución como el nombre del trabajador sustituido.
Es fundamental que el contrato se formalice siempre por escrito, incluso si la duración va a ser corta. El documento debe incluir todos los datos necesarios, como la causa de la sustitución, la duración estimada y la persona sustituida. Omitir cualquiera de estos datos puede acarrear consecuencias legales, como que el contrato se declare fraudulento y se considere indefinido.
Otro aspecto clave es ajustar bien las fechas. El contrato debe comenzar el mismo día en que se produce la ausencia del trabajador titular y finalizar en cuanto este se reincorpore. Si el contrato se alarga más allá de ese momento sin una causa justificada, la empresa se expone a una inspección o a una reclamación por parte del trabajador sustituto.
Desde RRHH es recomendable llevar un seguimiento constante de cada contrato de sustitución. Esto implica hacer un control de las fechas clave, revisar la duración real de la ausencia y estar pendientes de cualquier comunicación relacionada con la reincorporación del trabajador titular. Además, es muy útil documentar cada paso del proceso, guardando copia de los partes de baja, comunicaciones oficiales o autorizaciones, lo que permitirá justificar la contratación en caso de inspección.
Es también una buena práctica informar con claridad al trabajador sustituto sobre las condiciones de su contrato, su carácter temporal y el motivo que lo justifica. De este modo, se evitan expectativas erróneas o malentendidos que puedan afectar el clima laboral. Si llegado el momento la persona sustituida no regresa y el sustituto ha demostrado un buen desempeño, se puede valorar su continuidad mediante una transformación del contrato a indefinido.
Por último, es importante revisar lo que establece el convenio colectivo aplicable, ya que puede contener condiciones específicas sobre este tipo de contratos: requisitos adicionales, procesos de notificación o mejoras en las condiciones del sustituto. Una gestión eficaz del contrato de sustitución permite a RRHH actuar con agilidad y seguridad jurídica ante ausencias temporales, evitando errores formales y optimizando la planificación del equipo.
