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¿Cómo gestionar de manera eficiente las solicitudes de vacaciones de los empleados?

Gestionar las solicitudes de vacaciones de los empleados de manera manual supone una gran pérdida de tiempo y esfuerzo para el departamento de recursos humanos. Además, suele ser uno de los principales motivos de desacuerdos y tensiones entre trabajadores y managers. Por suerte, una solución de gestión horaria puede ayudarnos a crear una plantilla común y automatizar todo el proceso de gestión de vacaciones para que sea más fácil para todos.

1. Las vacaciones, un derecho de todos los trabajadores

En España, todos los trabajadores tienen derecho a un mínimo de 2,5 días de vacaciones por mes trabajado, tal y como se indica en el artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores. Esto se traduce en 30 días naturales, que corresponden a 22 días hábiles de descanso cada año. Obviamente, estos días se han de disfrutar al margen de permisos, ausencias por motivos justificados y festivos.

1.1. Claves para gestionar las vacaciones de los empleados

Cada trabajador es un mundo y nos va a plantear retos diferentes a la hora de pedir sus vacaciones. La mayoría de la plantilla querrá coger días libres en las mismas fechas (como en agosto o en Navidad), pero debemos repartirlos de forma que la empresa pueda seguir funcionando sin que el flujo de trabajo se vea demasiado afectado. La clave radica en establecer unas normas claras y en buscar un equilibro que satisfaga a todos los implicados.

Según un análisis realizado por la consultora española Ábaco Siglo XXI, el 85% de las compañías afirman tener dificultades a la hora de distribuir días libres y vacaciones. Por ese motivo, las empresas están optando por implementar soluciones tecnológicas que digitalicen todo el proceso, permitan una planificación eficiente de las ausencias y faciliten al departamento de recursos humanos la asignación de los días de descanso.

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En este sentido, Nubhora es la solución integral y colaborativa de gestión del tiempo que cubrirá las necesidades de tu empresa. A través de una plataforma fácilmente accesible, los trabajadores pueden enviar sus solicitudes de vacaciones. Por su parte, los managers tienen una visualización completa de las solicitudes y podrán aprobarlas o denegarlas tocando un botón.

1.2. ¿Qué pasa si no se gastan los días de vacaciones?

Si un trabajador no gasta sus días de vacaciones, los pierde. No hay más vuelta de hoja.

Las vacaciones no disfrutadas no se pueden acumular y tampoco cambiarse por una compensación económica, según establece el artículo 38.1 del Estatuto de los Trabajadores. Solo en el caso de despido, baja por paternidad o maternidad, permiso de lactancia o incapacidad temporal se pagan los días de descanso no disfrutados.

En resumen: si te quedan días de vacaciones, cógelos antes de que sea demasiado tarde.

2. ¿Cómo se fijan los días de vacaciones?

El artículo 38.2 del Estatuto de los Trabajadores indica que el periodo (o periodos) de disfrute se fija de común acuerdo entre el empresario y el trabajador. Además, también se tienen que tener en cuenta las normas sobre planificación anual de las vacaciones recogidas en los convenios colectivos. Si no se llega a un acuerdo, hay que recurrir a la vía judicial a través de la jurisdicción social.

Otro detalle importante es que cada empresa establece el calendario de vacaciones. El trabajador debe saber las fechas que le corresponden al menos dos meses antes del comienzo del disfrute.

2.1. ¿Me puede imponer la empresa los días de vacaciones?

Aquí conviene hacer un breve inciso. Existe la creencia popular de que el trabajador tiene la facultad de elegir las fechas de 15 días de vacaciones, mientras que los otros 15 los elige la empresa. Sin embargo, dicha norma no aparece en el Estatuto de los Trabajadores.

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Obviamente, se trata de un falso mito… a no ser que dicha norma aparezca recogida en el convenio colectivo. Por regla general, los periodos de vacaciones se señalan de común acuerdo entre empresa y trabajador.

2.2. Detalles a tener en cuenta a la hora de gestionar las solicitudes de vacaciones de los empleados

Obviamente, el departamento de recursos humanos no puede dedicarse a aprobar vacaciones sin ton ni son cuando las piden los trabajadores. Es muy duro denegar unos días de vacaciones que ha solicitado un empleado, pero hay motivos justificados para hacerlo.

Por ejemplo, seguramente nadie quiera trabajar en un restaurante en Nochevieja. Pero si todos los cocineros piden vacaciones para estar con su familia, no podría haber servicio.

Por lo tanto, la empresa debe tomar medidas y comunicárselas a sus trabajadores para gestionar de manera eficiente y justa sus solicitudes de vacaciones. Algunas de las disposiciones que suelen aplicar las compañías son las siguientes:

  • Eliminar del calendario vacacional los periodos de mayor productividad.
  • Realizar consultas para analizar qué días prefieren coger las vacaciones los empleados.
  • Estudiar si el resto de empleados puede asumir las tareas de los que están ausentes o si es necesario recurrir a un contrato temporal por sustitución.
  • Establecer preferencias en función de la antigüedad de los trabajadores.
  • Utilizar un software que simplifique la gestión de solicitudes de vacaciones con procesos automatizados.
  • Preparar la vuelta de las vacaciones de tus empleados con iniciativas que incentiven la reincorporación.

2.3. 6 ventajas de que los empleados participen activamente en el proceso

Al disponer de un portal del empleado, los trabajadores pueden participar activamente en el proceso de solicitud de las vacaciones y aliviar la carga de trabajo del departamento de recursos humanos. Algunas de las ventajas que aporta integrar a los empleados en la solución de gestión horaria en la organización son:

  • Los empleados pueden ver de un vistazo sus horarios y días previstos de vacaciones.
  • Gestión personal de sus solicitudes de ausencias y vacaciones a través de flujos automatizados.
  • Mejora de la comunicación interna y envío de solicitudes automatizado a través de un canal específico.
  • Control automatizado de las vacaciones para evitar solapamientos y respetar acuerdos individuales.
  • Control y balance de días de vacaciones restantes.
  • Visibilidad de los días de descanso planificados para los empleados desde cualquier lugar.
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3. Cómo gestionar automáticamente las vacaciones de los empleados de una empresa

Claro, todo esto suena muy bien sobre el papel. ¿Pero cómo se aplican estas propuestas en la empresa? Pues nada más fácil que recurrir a una solución de gestión horaria como Nubhora.

Nubhora es una solución integral y en la nube, que ofrece herramientas colaborativas de gestión del tiempo y accesos para la mediana y la gran empresa. Gracias a sus funciones inteligentes, los empleados pueden solicitar sus vacaciones y días libres fácilmente y de manera intuitiva, tanto a través del Back Office como de su App móvil (disponible para iOS y Android).

De esta manera, los empleados tienen la posibilidad de gestionar sus solicitudes de vacaciones en cualquier momento y lugar. Solo hace falta un ordenador, una tablet o un smartphone.

Nubhora también automatiza y agiliza el proceso de aprobación por parte de los managers, de forma que los trabajadores podrán ver en tiempo real el estado de todas sus peticiones. Además, permite a los responsables tener una vista calendarizada de las vacaciones y días libres de sus equipos para contribuir a una planificación laboral más eficaz y libre de malentendidos.

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Bea Naveros
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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