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Pago delegado: qué es y cómo funciona

En este artículo exploraremos qué es el pago delegado y cómo funciona en el ámbito laboral y financiero. Aprenderás sobre este proceso que simplifica la gestión de pagos, protege los derechos de los trabajadores y garantiza el cumplimiento de obligaciones fiscales y de seguridad social. ¡Sumérgete con nosotros en esta práctica herramienta y desentraña sus beneficios y consideraciones clave!

1. ¿Qué es el pago delegado y por qué es importante?

El pago delegado es un proceso que puede aplicarse en diversos contextos, como por ejemplo para cubrir gastos o deudas en nombre de un trabajador, pero especialmente, y el caso más destacado, es en la ocasión de una incapacidad temporal que impide al trabajador recibir una prestación económica durante ese período.

Hablamos de pago delegado, por tanto, cuando la empresa asume la responsabilidad de realizar el pago directo al trabajador durante su período de baja temporal, adelantando la cantidad correspondiente a la prestación por incapacidad en lugar de que sea la entidad gestora de la seguridad social la que realice este proceso de pago.

Este enfoque simplifica el proceso de pago y garantiza que el trabajador reciba sus ingresos de manera oportuna durante su incapacidad. Al centralizar el proceso de pago y asegurar la continuidad de los ingresos del trabajador durante su incapacidad temporal, esta forma de pago facilita la gestión administrativa tanto para el trabajador como para la empresa.

No obstante, existen algunos requisitos que tanto el profesional como la empresa deben cumplir para que este pago pueda realizarse. Por una parte, el trabajador debe estar afiliado a la Seguridad Social y haber cotizado al menos 180 días en los últimos cinco años. Por otro lado, la empresa debe contar con más de diez personas en plantilla y no llevar más de seis meses consecutivos abonando el subsidio.

Un último apunte que es importante recalcar es la diferencia entre el pago delegado y el pago directo: tal y como su propio nombre indica, en el pago delegado una entidad adelanta el pago del subsidio y luego es reembolsado por la entidad gestora de la seguridad social, mientras que en el pago directo la propia entidad gestora de la seguridad social realiza el pago directamente al trabajador.

2. Proceso del pago delegado

El proceso del pago delegado por incapacidad temporal implica una serie de pasos coordinados entre el trabajador, el empleador y la entidad gestora de la seguridad social. A continuación, detallaremos el funcionamiento de este proceso:

  • Inicio de la incapacidad temporal: cuando un trabajador se encuentra incapacitado temporalmente para trabajar debido a una enfermedad o lesión el parte de baja médica se emite automáticamente por el médico correspondiente.
  • Registro de la baja médica: la baja médica del trabajador queda registrada en el sistema de gestión de RRHH de la empresa y se notifica a la entidad gestora de la seguridad social sobre esta situación.
  • Inicio del pago delegado: esto implica calcular la cantidad correspondiente a la prestación por incapacidad temporal que el trabajador tiene derecho a recibir durante su periodo de baja médica e iniciar el proceso de gestión del pago.
  • Pago directo al trabajador: el empleador realiza el pago directo al trabajador, adelantando la cantidad correspondiente a la prestación por incapacidad temporal. Este pago se realiza de acuerdo con la frecuencia salarial habitual del trabajador y garantiza que este continúe recibiendo sus ingresos durante su IT.
  • Reclamación del reembolso: posteriormente, el empresario presenta la reclamación del reembolso ante la entidad gestora de la seguridad social. Esta reclamación incluye la documentación necesaria que respalda el pago realizado al trabajador en cuestión.
  • Reintegro por parte de la entidad gestora: una vez que la reclamación del reembolso se ha procesado y aprobado por la entidad gestora, esta realiza el reintegro de la cantidad correspondiente a la empresa. Este reintegro se realiza de acuerdo con los procedimientos establecidos y puede tardar un tiempo en completarse.
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2.1 Roles y responsabilidades involucradas

  • Empleador: su responsabilidad principal es garantizar que el trabajador reciba los pagos correspondientes durante su IT, adelantando la cantidad debida a la prestación por incapacidad y posteriormente reclamando el reembolso a la entidad gestora. También debe mantener registros precisos y actualizados sobre la situación de sus empleados en incapacidad temporal. 
  • Trabajador: debe informar a su empleador sobre su incapacidad temporal y proporcionar la documentación necesaria, como el parte de baja médica. También debe cooperar con el empresario y la entidad gestora de la seguridad social en caso de que se requiera más información o documentación durante el proceso.
  • Entidad gestora de la seguridad social: su función principal es gestionar los pagos de prestaciones por incapacidad temporal y procesar las reclamaciones de reembolso presentadas por los empleadores. Debe garantizar que los trabajadores reciban los pagos correspondientes de manera oportuna y que los empresarios reciban el reintegro de los pagos adelantados de acuerdo con los procedimientos establecidos.

3. Beneficios del pago delegado

No únicamente el trabajador es el que sale bien parado en esta ecuación que es el pago delegado, también la empresa tiene sus ventajas en cuanto a la gestión y realización del pago delegado a un trabajador por IT. Conozcamos cuáles son estos beneficios:

3.1 Beneficios para los empresarios y la empresa

  • Mantenimiento de la productividad: el pago delegado permite a los empleadores mantener la productividad en el lugar de trabajo al garantizar que los trabajadores continúen recibiendo sus ingresos durante su incapacidad temporal. Esto contribuye a minimizar el impacto en la operatividad de la empresa y asegura la continuidad en la prestación de servicios.
  • Mejora del flujo efectivo: al permitirles gestionar de manera más eficiente los pagos de las prestaciones por incapacidad temporal, el flujo de efectivo de las empresas puede verse beneficiado. Al realizar los pagos directamente, las empresas pueden planificar y administrar mejor sus recursos financieros y evitar posibles retrasos o interrupciones de los pagos.
  • Reducción de la carga administrativa: al asumir la responsabilidad del pago directo de la prestación por incapacidad temporal, los empleadores pueden reducir la carga administrativa asociada con la gestión de los trámites y los pagos relacionados con las incapacidades temporales de sus empleados. Esto permite que el departamento de recursos humanos se enfoque en otras tareas críticas para el funcionamiento de la empresa.
  • Reducción de costes administrativos: al reducir la carga administrativa asociada con la gestión de las incapacidades temporales, el pago delegado puede ayudar a las empresas a minimizar los costes relacionados con la tramitación y el seguimiento de las prestaciones por incapacidad temporal, lo que contribuye a una gestión más eficiente de los recursos financieros de la empresa.
  • Optimización de los procesos contables: el pago delegado simplifica los procesos contables asociados con las incapacidades temporales al centralizar el proceso de pago y la documentación correspondiente. Esto puede facilitar la gestión de registros y la generación de informes contables, lo que contribuye a una mayor eficiencia en el departamento de contabilidad de la empresa.
  • Control sobre el proceso de pago: el pago delegado proporciona a los empleadores un mayor control sobre el proceso de pago de las prestaciones por incapacidad temporal. Al realizar los pagos directamente, pueden asegurarse de que se cumplan los plazos y que los trabajadores reciban sus ingresos de manera oportuna, lo que contribuye a mantener una buena relación laboral y a evitar posibles reclamaciones o disputas.
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3.2 Beneficios para los trabajadores

  • Continuidad de los ingresos: la principal y mejor ventaja del pago delegado es que los trabajadores tienen garantizada la recepción de sus ingresos durante su IT. Esto les proporciona estabilidad financiera y les permite cubrir sus gastos y necesidades básicas mientras se recuperan de su enfermedad o lesión.
  • Proceso simplificado: el pago delegado simplifica el proceso de recepción de la prestación por incapacidad temporal para los trabajadores. Al recibir el pago directamente de su empleador, no tienen que preocuparse por realizar trámites adicionales o esperar a que la entidad gestora de la seguridad social realice el pago.
  • Mayor transparencia: al recibir el pago directamente de su empresario, los trabajadores obtienen una mayor transparencia sobre el proceso de pago y pueden tener una mejor comprensión de las cantidades y los plazos de sus prestaciones.
pago delegado

4. Aspectos legales y regulaciones del pago delegado

El pago delegado está sujeto a diversas normativas y regulaciones que buscan garantizar que se realice de manera adecuada y que se protejan los derechos de los trabajadores. Algunos de los aspectos legales y regulaciones relevantes son:

  • Ley General de la Seguridad Social: establece las disposiciones generales en materia de seguridad social en España, incluyendo la regulación de las prestaciones por incapacidad temporal. En ella se establecen los requisitos y procedimientos para la concesión y gestión de estas prestaciones, así como las obligaciones de los empresarios y trabajadores en relación con las mismas.
  • Real Decreto 625/2014, de 18 de julio: regula determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros 365 días de su duración. Establece las normas y procedimientos específicos para la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal, incluyendo la posibilidad de realizar el pago delegado por parte de los empleadores.
  • Normativa laboral: además de la normativa específica en materia de seguridad social, la legislación laboral propia también puede contener disposiciones relevantes relacionadas con este pago. Por ejemplo, pueden establecerse derechos y obligaciones adicionales para empresarios y trabajadores en relación con este tema.

Por otra parte, tanto el trabajador como la empresa tienen una serie de obligaciones o derechos que deben cumplirse durante el proceso de gestión y realización del pago delegado. Para el trabajador se contempla:

  • Derecho a la prestación por incapacidad temporal: los trabajadores tienen derecho a recibir una prestación por incapacidad temporal en caso de enfermedad común o accidente no laboralque les impida trabajar. Esta prestación debe ser gestionada de acuerdo con las normativas y procedimientos establecidos.
  • Derecho a la información y transparencia: los trabajadores tienen derecho a recibir información clara y completa sobre los procedimientos relacionados con la gestión de su incapacidad temporal, incluyendo el proceso de pago delegado si corresponde.

En cuanto a las responsabilidades de la empresa y la entidad financiera:

  • Obligación de realizar el pago delegado de manera correcta: los empleadores que opten por realizar el pago delegado por incapacidad temporal deben asegurarse de cumplir con todas las normativas y procedimientos establecidos para ello. Esto incluye calcular correctamente la cantidad a pagar, realizar los pagos en los plazos establecidos y mantener registros precisos de las operaciones realizadas.
  • Responsabilidad en caso de incumplimiento: los empleadores que no cumplan con sus obligaciones en relación con el pago delegado por incapacidad temporal pueden enfrentar sanciones y responsabilidades legales. Esto puede incluir la obligación de pagar las cantidades adeudados, así como posibles multas o penalizaciones adicionales.
  • Colaboración con las autoridades competentes: las entidades financieras que participan en el proceso de pago delegado también tienen responsabilidades legales, como colaborar con las autoridades competentes en la verificación y seguimiento de las operaciones realizadas. Deben asegurarse de cumplir con todas las disposiciones legales y normativas aplicables y cooperar con las investigaciones o inspecciones que puedan llevarse a cabo en relación con el pago delegado por incapacidad temporal.
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5. Consideraciones y precauciones al implementar el pago delegado

A la hora de implementar esta modalidad de pago en el entorno empresarial, es importante tener en cuenta diversos aspectos.

  • Cumplimiento legal: es fundamental asegurarse de que el pago delegado por incapacidad temporal se realice de acuerdo con todas las normativas y regulaciones aplicables, incluyendo la Ley General de la Seguridad Social y cualquier otra normativa laboral o de seguridad social relevante. Esto incluye garantizar que se cumplan los requisitos de información, plazos de pago y documentación necesaria.
  • Transparencia y comunicación: es importante mantener una comunicación clara y transparente con los trabajadores sobre el proceso de pago delegado y sus derechos y responsabilidades en relación con el mismo. Se deben proporcionar explicaciones detalladas sobre cómo se llevará a cabo el pago, la suma que recibirán y cualquier otro aspecto relevante para su comprensión.
  • Gestión adecuada de la documentación: se debe llevar un registro preciso y actualizado de todas las operaciones relacionadas con el pago delegado por incapacidad temporal, incluyendo los pagos realizados, la documentación presentada y cualquier otra información relevante. Esto facilitará la gestión administrativa y el cumplimiento de las obligaciones legales.
  • Protección de datos personales: es importante garantizar la confidencialidad y protección de los datos personales de los trabajadores en el proceso de pago delegado. Se deben implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información confidencial y cumplir con la normativa de protección de datos aplicable.
  • Supervisión y seguimiento: se deben establecer mecanismos de supervisión y seguimiento para asegurar que el proceso de pago delegado se lleve a cabo de manera adecuada y que se detecten y corrijan posibles errores o irregularidades a tiempo. Esto puede incluir la realización de auditorías internas periódicas y la revisión de los procedimientos establecidos.
  • Capacitación del personal: es importante proporcionar capacitación adecuada al personal involucrado en el proceso de pago delegado por incapacidad temporal, incluyendo a los responsables de recursos humanos, contabilidad y gestión financiera. Esto asegurará que comprendan los requisitos legales y operativos del proceso y puedan llevarlo a cabo de manera eficiente y efectiva.

6. Soluciones digitales para la gestión de incapacidad temporal

Nuestra solución Nubhora se presenta como una herramienta ideal para gestionar este tipo de situaciones laborales. Proporciona una plataforma integral para la gestión de incapacidades o bajas temporales, ayudando a las empresas a gestionar este proceso de manera eficiente, precisa y conforme a la normativa vigente.

Nubhora ayuda en este proceso a la hora de registrar y realizar el seguimiento de la incapacidad temporal del trabajador. Esto incluye la subida de documentación médica relevante y la asignación de fechas de inicio y fin de la incapacidad temporal. Por tanto, esta solución también se convierte en un lugar en el que generar reportes y documentación necesaria para este proceso.

Otra funcionalidad a tener en cuenta en estas situaciones es la capacidad de organizar turnos de tus trabajadores a través de la herramienta, lo que facilita una distribución equitativa de las jornadas laborales y, en casos como este, la redistribución de las tareas de cada uno de ellos para lidiar con la baja del trabajador correspondiente.

Además, también puede integrarse con sistemas ERP, lo que facilita la sincronización de la información sobre incapacidades temporales y pagos realizados con estos sistemas. Esto asegura una gestión coherente y precisa de la información en todos los procesos relacionados con la gestión de RR.HH. y contabilidad.

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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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