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¿Cómo calcular la baja laboral?

Si estás de baja laboral debido a una situación que no te permite ir a trabajar de forma temporal y aún no sabes cuánto cobrar, ¡te explicamos todo lo que debes saber sobre cómo medir esta cifra y recibir tu compensación económica sin tener ningún inconveniente!

1. ¿Qué es la baja laboral?

La baja laboral o también conocida como Incapacidad Temporal se refiere a una situación en la que un trabajador debe ausentarse temporalmente de su empleo debido a una enfermedad, lesión o incapacidad temporal que le impide desempeñar sus funciones habituales. La baja laboral es reconocida y regulada por la Seguridad Social en España.

Cuando un trabajador se encuentra enfermo o sufre un accidente y necesita tiempo para recuperarse, puede solicitar una baja laboral. Para ello, debe acudir a un médico, quien evaluará su condición y determinará si es necesario que el empleado se ausente del trabajo. El médico emitirá un informe médico y, en caso de ser necesario, extenderá un parte de baja laboral, también conocido como parte médico de baja.

Durante la baja laboral, el trabajador puede recibir una prestación económica por incapacidad temporal (IT) de la Seguridad Social. Esta prestación se calcula de acuerdo con la base reguladora del trabajador y tiene un límite máximo establecido por la legislación vigente.

Es importante destacar que la baja laboral debe ser comunicada al empleador de inmediato, siguiendo los procedimientos y plazos establecidos. Además, el trabajador está obligado a seguir el tratamiento médico prescrito y a someterse a las evaluaciones médicas requeridas durante la baja.

La duración de la baja laboral puede variar en función de la gravedad de la enfermedad o lesión. Una vez que el trabajador se recupera, debe obtener el alta médica, que será emitida por el médico, y puede regresar a su puesto de trabajo.

La baja también se puede dar si el trabajador se encuentra en un periodo de observación de enfermedades profesionales.

2. Requisitos para pedir la baja laboral

Según el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones existen una serie de requisitos para pedir una baja laboral, estos son:

  • Tener Seguridad Social: Como requisito principal, el trabajador debe estar afiliado y en alta en la Seguridad Social como trabajador por cuenta ajena. Esto implica estar afiliado y cotizando al sistema de seguridad social.
  • Cumplir con el periodo de carencia: Existe un periodo de carencia, también conocido como periodo mínimo de cotización, que debe ser cumplido para poder acceder a la prestación por incapacidad temporal (IT). En general, se requiere haber cotizado al menos 180 días en los cinco años anteriores a la baja laboral.
  • Certificado médico: Es necesario contar con un certificado médico que indique que el trabajador está incapacitado temporalmente para realizar su trabajo debido a una enfermedad, lesión o incapacidad.
  • Comunicar la baja al empleador: El trabajador debe informar a su empleador de su situación de incapacidad temporal y presentar los documentos médicos correspondientes, como el parte de baja emitido por el médico

Es importante mencionar que los requisitos pueden variar en función de la situación individual y del tipo de contrato de trabajo. Además, la Seguridad Social puede requerir evaluaciones médicas periódicas para verificar la continuidad de la incapacidad temporal.

3. ¿Cómo calcular el pago de los días de baja laboral?

Cuando una persona se encuentre de baja laboral, puede tener derecho a recibir una prestación económica por incapacidad temporal (IT) de la Seguridad Social, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos según dice el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones.

Este pago es en realidad un subsidio diario calculado en función de la base reguladora y el origen de la incapacidad, que se abonará durante los días naturales en que el interesado se encuentre en la situación de incapacidad temporal. Sin embargo, este subsidio no equivale al sueldo completo, sino a un porcentaje de la base reguladora del trabajador.

La base reguladora es la media de las bases de cotización del trabajador en los últimos meses anteriores a la baja laboral. El porcentaje de la base reguladora que se recibe como prestación económica varía según los días de baja. A continuación, se muestran los porcentajes aproximados:

  • Primeros 3 días de baja: No se percibe ninguna prestación económica, ya que se consideran días de espera.
  • Día 4 al día 20 de baja: Se suele recibir el 60% de la base reguladora.
  • A partir del día 21 de baja: La prestación se incrementa al 75% de la base reguladora.

Según el Ministerio de Trabajo y Economía Social cuando el trabajador agote el período máximo de duración de la incapacidad temporal, y hasta el momento de la calificación de la incapacidad permanente, continuará percibiendo el importe de las prestaciones en concepto de prolongación de efectos de incapacidad temporal.

3.1 ¿Cuál es la base reguladora de una baja laboral?

Cuando un trabajador se encuentra en situación de baja por contingencia común o accidente no laboral, la prestación económica que se recibe se calcula utilizando la base de cotización por contingencias comunes del trabajador del mes anterior a la fecha de inicio de la baja.

El cálculo se realiza dividiendo la base de cotización por contingencias comunes del trabajador del mes anterior por el número de días correspondientes a esa cotización. Esto significa que se toma la base de cotización mensual (que es la cantidad sobre la cual se calculan las cotizaciones a la Seguridad Social) y se divide por el número de días que corresponden a esa cotización en el mes anterior.

Este cociente obtenido se utiliza como base para determinar la cuantía diaria de la prestación económica por incapacidad temporal durante la baja por enfermedad común o accidente no laboral.

La situación es similar cuando un trabajador se encuentra en situación de baja debido a un accidente de trabajo o una enfermedad profesional. Sin embargo, hay una consideración adicional: si el trabajador ha realizado horas extraordinarias en los doce meses previos, se tomará el promedio de las cotizaciones efectuadas por este concepto durante ese periodo y se incluirá en el cálculo.

El cociente obtenido se utiliza como base para determinar la cuantía diaria de la prestación económica por incapacidad temporal durante la baja por accidente de trabajo o enfermedad profesional. Es importante tener en cuenta que el cálculo específico puede variar según la legislación vigente y las circunstancias individuales de cada trabajador.

3.2 ¿Cuánto dura el subsidio por baja laboral?

Si la situación de baja laboral es por enfermedad común o profesional, y o accidente, la duración máxima será de 365 días que son prorrogables a 180 días cuando se presuma que por ese determinado tiempo el trabajador puede ser dado de alta. Según el Ministerio de Trabajo y Economía Social, para establecer el período máximo de duración de la incapacidad temporal, se tienen en cuenta los episodios de recaída y los períodos de observación.

Una recaída ocurre en un mismo proceso cuando un trabajador experimenta una nueva baja médica debido a la misma o una patología similar dentro de los 180 días naturales siguientes a la fecha en que se dio de alta médica anteriormente o se emitió una resolución denegatoria de incapacidad permanente.

En otras palabras, si un trabajador se recupera de una enfermedad o lesión, es dado de alta médica o se le niega la incapacidad permanente, y luego vuelve a tener la misma o una condición similar dentro de los 180 días siguientes, se considera una recaída.

La recaída se suma al período de incapacidad temporal previo. Esto implica que el período máximo de incapacidad temporal puede extenderse si se producen recaídas en el mismo proceso, ya que se toman en cuenta los períodos de recuperación y los episodios adicionales de incapacidad temporal. Es importante tener en cuenta que estos plazos y conceptos pueden variar según la legislación vigente y las circunstancias individuales de cada trabajador.

Si llega a existir el caso de que una persona haya agotado el plazo de duración de 365 días, la entidad encargada de regular esta temporada de tiempo de baja es el Instituto Nacional de la Seguridad Social, que se encargará de evaluar, calificar y revisar la incapacidad permanente de dicho trabajador, según estableció el Ministerio de Inclusión, Seguridad Social y Migraciones, además, será la única en determinar la iniciación de un expediente de incapacidad permanente.

3.3 ¿Cuándo finaliza la prestación por baja laboral?

Como se mencionó previamente, el límite de tiempo máximo de la baja laboral, en la mayoría de los casos, es de 365 días prorrogables por otros 180 días, dependiendo cada caso. Y cuando se finaliza la baja principalmente es por:

  • Trascurso del plazo máximo establecido.
  • Por alta médica.
  • Por pasar a ser pensionista.
  • Y por no presentarse a los reconocimientos.

4. ¿Cuáles son las obligaciones que tiene una empresa para gestionar una baja laboral?

Durante la baja de cualquier empleado, las empresas deben prepararse para saber los protocolos de acción para tener una correcta organización durante este tiempo. Estos son algunos pasos principales que se deben seguir:

  • Recepción de la comunicación: La empresa debe recibir y registrar la comunicación oficial de baja laboral del empleado, la cual generalmente se realiza a través del parte médico de baja emitido por el médico tratante.
  • Comunicación a la Seguridad Social: La empresa tiene la responsabilidad de informar a la Seguridad Social sobre la baja laboral del empleado dentro de los plazos establecidos. Esto implica realizar los trámites necesarios y enviar la documentación requerida a la entidad correspondiente. Los empresarios están obligados a comunicar el alta, la baja o la variación de datos de los trabajadores que presten servicios en su empresa.
  • Facilitar el acceso del empleado a la asistencia médica: La empresa debe permitir y facilitar que el empleado tenga acceso a la asistencia médica necesaria durante el periodo de baja. Esto puede incluir proporcionar información sobre los servicios médicos disponibles, ayudar en la gestión de citas médicas o brindar apoyo logístico según sea necesario.
  • Mantener la relación laboral: Durante la baja laboral, la empresa debe mantener la relación laboral con el empleado, lo cual implica no tomar acciones que perjudiquen sus derechos laborales, como el despido o la modificación unilateral de las condiciones de trabajo.
  • Colaborar con el proceso de evaluación médica: Si la Seguridad Social o el Instituto Nacional de la Seguridad Social solicitan una evaluación médica del empleado, la empresa debe colaborar proporcionando la información y documentación necesaria sobre el caso.
  • Cumplir con las obligaciones salariales: A menos que exista un acuerdo o convenio colectivo que establezca lo contrario, la empresa tiene la obligación de pagar el salario correspondiente al periodo de baja laboral de acuerdo con las prestaciones económicas proporcionadas por la Seguridad Social.
conoce cómo calcular la baja laboral

5. ¿Cómo funciona la baja laboral para autónomos?

El sistema de baja laboral para autónomos se rige por el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y tiene algunas particularidades:

  • Obligatoriedad de cotizar por contingencias profesionales: Los autónomos tienen la opción de cotizar por contingencias profesionales, lo cual les otorga cobertura en caso de enfermedad o accidente laboral. Esta cotización es opcional, pero se recomienda elegirla para tener derecho a la prestación por incapacidad temporal (IT).
  • Periodo de carencia: Para acceder a la prestación por incapacidad temporal, los autónomos deben haber cotizado al menos 180 días en los cinco años anteriores a la fecha de la baja. Este período de carencia puede variar según la edad y la situación particular de cada autónomo.
  • Cálculo de la prestación: La cuantía de la prestación por IT para autónomos se calcula en base a la base de cotización por contingencias comunes. Durante los primeros 21 días de baja, no se recibe ninguna prestación económica. A partir del día 22, se puede percibir el 60% de la base reguladora.
  • Duración de la prestación: La duración máxima de la prestación por IT para autónomos es de 12 meses, aunque se puede extender hasta 18 meses en casos de embarazo, parto o lactancia.
  • Trámites y documentación: El autónomo debe presentar el parte médico de baja a la Seguridad Social y a su mutua colaboradora para iniciar el proceso de reconocimiento de la incapacidad temporal. También es necesario realizar los trámites correspondientes y proporcionar la documentación requerida para solicitar y mantener la prestación.

5.1 Cálculo de la baja laboral para autónomos

La cuantía de la prestación por Incapacidad Temporal para autónomos se determina aplicando ciertos porcentajes a lo que se llama “base reguladora“. La base reguladora es la base de cotización del trabajador autónomo correspondiente al mes anterior al de la baja médica. Esta base de cotización se divide entre 30 días para obtener un valor diario.

A partir de ese valor diario, se aplican los porcentajes establecidos para determinar la cuantía de la prestación. Esos porcentajes pueden variar dependiendo de la duración de la baja laboral. En caso de enfermedad común o accidente no laboral se aplicará el 60 % desde el día 4 al 20 de la baja. En caso de enfermedad común o accidente no laboral se aplicará el 75 % a partir del día 21 de la baja.

Por ejemplo, si la base de cotización mensual del autónomo es de 1.800 euros, la base reguladora diaria sería de 60 euros (1.800 euros divididos entre 30 días). Entonces, si el autónomo está de baja a partir del día 22, recibiría una prestación diaria de 36 euros (60% de 60 euros).

Es importante tener en cuenta que estos porcentajes y cálculos pueden variar según la legislación vigente y los casos individuales. Además, existen topes máximos y mínimos establecidos para la cuantía de la prestación.

Por otro lado, es importante resaltar que las personas autónomas deberán seguir cotizando durante la baja laboral. Esta cotización se realiza sobre la base de cotización por contingencias comunes, que es la cantidad sobre la cual se calculan las cotizaciones sociales. Estas cotizaciones son necesarias para mantener la protección social y los derechos laborales del autónomo, incluyendo la prestación por incapacidad temporal.

También, en algunos casos, los autónomos pueden estar exentos de pagar las cotizaciones durante la baja laboral, si cumplen ciertos requisitos y solicitan la correspondiente suspensión de las cotizaciones. Esto puede aplicarse en situaciones especiales, como la maternidad, el cuidado de menores o el inicio de una incapacidad permanente. En cualquier caso, es recomendable consultar con la Seguridad Social las especificaciones.

6. ¿Cuáles son los tipos de baja laboral?

Existen diferentes tipos de baja laboral que pueden ser reconocidos según las circunstancias y condiciones del trabajador. Estos son algunos:

  • Baja por accidente de trabajo: Ocurre cuando el trabajador sufre una lesión o enfermedad debido a un accidente relacionado con su trabajo. En este caso, la baja laboral es considerada como accidente de trabajo y el trabajador puede recibir una prestación económica y otros beneficios específicos.
  • Baja por enfermedad profesional: Se produce cuando el trabajador padece una enfermedad directamente relacionada con su actividad laboral o las condiciones en las que realiza su trabajo. Al igual que en el caso de un accidente de trabajo, la baja laboral por enfermedad profesional puede otorgar derecho a prestaciones económicas y otros beneficios específicos.
  • Baja por maternidad o paternidad: Se concede a los trabajadores que se encuentran en período de maternidad o paternidad. Durante este tiempo, los trabajadores tienen derecho a recibir una prestación económica por parte de la Seguridad Social.
  • Baja por riesgo durante el embarazo o la lactancia: Se otorga a las trabajadoras embarazadas o en período de lactancia cuando su actividad laboral representa un riesgo para su salud o la del feto o del bebé. Durante este tiempo, las trabajadoras pueden solicitar una baja laboral y recibir una prestación económica.

La legislación laboral y la Seguridad Social establecen los criterios y requisitos específicos para cada caso en particular de baja laboral.

7. ¿Cómo gestionar la organización de las empresas si hay trabajadores con baja laboral?

Las empresas deben tener un correcto reporte de los trabajadores que se encuentren en baja laboral, ya que, necesitan saber los días que lleve el trabajador de baja y también ver cómo gestionar las tareas que hacia el trabajador sin afectar al equipo y al ritmo de trabajo normal de la empresa.

Algunas empresas utilizan métodos tradicionales como el registro en papel y documentos en físico para tener los reportes de asistencia de sus empleados, sin embargo, con estas metodologías, se pueden llegar a cometer muchos errores y no registrar bien las bajas laborales.

Es por eso, que ahora las empresas están viendo alternativas más eficientes que ayuden a tener un mayor orden de estos registros y así coordinar de mejor manera las ausencias.

Herramientas tecnológicas como Nubhora, son ejemplo de soluciones prácticas y muy claras que gestionan el horario y las jornadas laborales. Esta solución tecnológica permite gestionar y administrar las bajas e incapacidades temporales. Además, facilita que los empleados puedan adjuntar sus solicitudes, justificantes o partes de baja, si fuera necesario, con una fotografía o subiendo la solicitud fácilmente desde su ordenador o teléfono móvil. Por lo que el equipo de RR.HH puede gestionar todos estos trámites desde el back office empresarial

De igual forma, Nubhora es un aliado para el equipo de RR.HH. ya que visualiza el estado actual de todos los empleados y permite así gestionar las ausencias, y a su vez crea informes de horas trabajadas. Esto facilita la coordinación de tareas y no interrumpe el flujo normal de trabajo, ayudando así a cumplir los objetivos de cada compañía.

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Laura Sierra
Redactora de contenidos en Inology. Graduada en Comunicación Social y Periodismo por la Universidad de La Sabana.
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