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¿Por qué deberías contar con un portal de empleados en tu empresa?

Comunicación, colaboración y transparencia: estos son los pilares sobre los que se sustenta la gestión de Recursos Humanos en las empresas que han incorporado un portal de los empleados. A continuación, analizaremos cuáles son los requisitos y los beneficios de implementar este espacio virtual en las organizaciones.

1. ¿Qué es un portal de los empleados?

El portal de empleados es una plataforma digital en la que los trabajadores de una compañía pueden comunicarse con la administración de recursos humanos y realizar gestiones y/o consultas relacionadas con este departamento.

En general, el portal de los empleados de una empresa permite:

En función de cómo quiera configurarlo la empresa, el portal de los empleados puede ser una herramienta colaborativa capaz de transformar las relaciones laborales, en la que tanto los managers como los empleados contribuyen para agilizar trámites y optimizar la relación entre los trabajadores y la dirección de la organización.

El portal de empleados permite ver las ausencias y presencias de los trabajadores en tiempo real.

2. Dashboard de los administradores en el portal de los empleados

Los administradores del portal de empleados de Nubhora pueden personalizar la estructura organizativa de la compañía para configurar:

  • Las horas de los distintos convenios.
  • Los turnos de trabajo, especificando la nocturnidad o el trabajo durante días festivos.
  • Los distintos calendarios laborales en función de las vacaciones concedidas a cada empleado.
  • Las jornadas de trabajo de uno o varios empleados.
  • Los horarios concretos de cada día.  
  • Los dispositivos autorizados para el registro de la jornada de trabajo.

Además, Nubhora permite configurar avisos de inicio y fin de jornada, recordatorios inteligentes y alertas de horas extra.

Además, desde el Back Office de Nubhora se puede crear el perfil manager para que los usuarios designados puedan gestionar las alertas y visualizar las presencias y ausencias de todos los miembros de su equipo de forma gráfica y en tiempo real.

3. Interfaz para los usuarios en el portal de empleados

El portal de los empleados diseñado por Nubhora es accesible desde el sitio web del portal o desde la App de Nubhora para Android o iOS.

Tras iniciar sesión con su usuario y contraseña, si la empresa lo desea, el empleado podrá:

  • Realizar el registro diario de la jornada laboral.
  • Gestionar incidencias en relación al fichaje, como, por ejemplo, el olvido de una marca. Estas correcciones tendrán que ser autorizadas por el perfil manager.
  • Solicitar días de libre disposición y vacaciones.
  • Consultar en tiempo real el estado de sus gestiones.
  • Presentar justificantes de visitas médicas y otras ausencias justificables con solo hacer una foto con el Smartphone.
  • Visualizar el calendario personalizado.
  • Recibir notificaciones y leer comunicados internos.
  • Comunicarse directamente con el departamento de recursos humanos.
Optimiza y automatiza el control horario y la gestión de presencia con Nubhora

4. Las ventajas de contar con un portal de los empleados en la empresa

4.1 Beneficios de tener un portal de empleados para la gestión de RRHH

El portal de los empleados de Nubhora es un espacio virtual colaborativo que permite simplificar la mayoría de trámites en relación con los empleados y que proporciona la máxima fiabilidad y flexibilidad en la gestión de los recursos humanos de la empresa. Algunas de sus ventajas son las siguientes:

4.2 ¿Cómo se benefician los trabajadores del portal de los empleados?

El portal de los empleados es una vía de comunicación específica entre los trabajadores y el departamento de recursos humanos, en la que la información está disponible para ambas partes. Esta garantía de transparencia hace más fácil la comunicación y repercute muy positivamente en la percepción que los empleados tienen de la empresa y, en particular, de la gerencia de recursos humanos.

Por ejemplo, que sean los mismos trabajadores los que acceden al sistema para tramitar incidencias o solicitudes, y que puedan ver en tiempo real el estado de cada trámite, es muy distinto de esperar la respuesta a un mail a una dirección de correo electrónico impersonal. En este sentido, el portal de empleados hace partícipe al trabajador de la gestión diaria de su relación laboral con la empresa.

En cuanto al registro diario de la jornada, el portal de los empleados de Nubhora permite:

  • Marcar las entradas y salidas del trabajo y los descansos desde el portal web o de manera remota con su Smartphone, lo cual soluciona el problema del fichaje para los trabajadores con movilidad y de los teletrabajadores.
  • Registrar la jornada con geolocalización mediante Google Maps, pero solo en el momento de fichar, para evitar la intromisión de la empresa en la privacidad del empleado.
  • Enviar solicitudes de modificación o anulación de marcajes para subsanar errores y olvidos.
  • Recibir alertas sobre incumplimiento de horas de trabajo, retrasos o ausencias, con la posibilidad de justificar las ausencias adjuntando documentación.
En el portal de empleados los trabajadores pueden ver el registro de su jornada y las solicitudes y permisos.

5. Performance management mediante el portal del empleado

Nubhora integra los módulos de gestión de la productividad para planificar el trabajo en equipo, segmentando proyectos y cuantificando las tareas de modo que se pueda realizar un seguimiento de la productividad en tiempo real.

La integración de los proyectos en el portal de empleados permite:

  • Planificar según disponibilidad, costes o habilidades.
  • Organizar horarios y turnos de trabajo.
  • Gestionar las distintas tareas.
  • Consultar los diversos indicadores mediante todo tipo de informes y estadísticas.
  • Llevar a cabo la gestión documental de la empresa.

6. Requisitos básicos de una buena solución para el portal de los empleados

Además de la exigencia fundamental de poder personalizar la solución, los requisitos más importantes que debe cumplir un buen portal del empleado son los siguientes:

  • Proporcionar al cliente una completa independencia.
  • Disponer de nuevas versiones sin costes para el cliente.
  • Ofrecer funciones adicionales (además del sistema de registro de la jornada) para sacar partido de todo el potencial del portal de empleados.
  • Integrarse con el resto de softwares de gestión de la empresa.
  • Tener un Cloud a prueba de ciberataques y poseer la certificación 27.001 de seguridad informática.

Nubhora cumple todos estos requisitos y además cuenta con un equipo de profesionales experimentados y expertos en la arquitectura y funcionalidades del producto, capaces de desarrollar nuevos requerimientos de forma dinámica en estrecha colaboración con los clientes.

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Silvia Solans
Redactora de contenidos en Inology. Licenciada en Ciencias de la Comunicación por la Universitat Autònoma de Barcelona.
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