Durante los últimos años, los conceptos de automatización y digitalización de procesos han adquirido un rol muy importante en la mayoría de empresas. Pese a ello, sigue habiendo un desconocimiento de los aspectos más esenciales con los que una empresa puede implantar un sistema digital y automatizado en sus procesos internos. En el siguiente artículo, nos centraremos en la digitalización de la gestión financiera.
Tabla de contenidos
1. ¿Por qué apostar por una automatización y digitalización de procesos financieros?
A día de hoy, los departamentos de contabilidad y finanzas pierden tiempo en tareas básicas y en procesos manuales y repetitivos. Por este motivo, las empresas están optando por herramientas que automaticen íntegramente el proceso de gestión de gastos, para que sus empleados puedan dedicar su tiempo a acciones más urgentes o que aporten más valor a la empresa.
1.1 3 motivos para decantarse por la automatización de procesos
Existen muchos motivos por los que implantar una automatización y digitalización de procesos, pero si tenemos que quedarnos con algunos, estos serían los tres más importantes:
- Disminuir le margen de error: Según un estudio llevado a cabo por el medio de comunicación estadounidense CIO, alrededor de un 80% de las notas de gastos escritas manualmente en un documento Excel contienen errores y lagunas de información. Contar con una solución que automatizase este proceso, evitaría que el departamento de contabilidad tuviese que hacer frente a estas complicaciones.
- Ahorrar tiempo: Tareas manuales como la recopilación de facturas, contabilización y archivo, puede suponer una gran pérdida de tiempo para los administrativos, por lo que optar por una herramienta que implante una sistema de automatización y digitalización de procesos la contabilización, supone un gran ahorro de tiempo para los empleados.
- Reducir el fraude interno: Dado que teclear manualmente el reporte de gastos es un método con un elevado margen de error, automatizando los procesos de gestión de notas de gasto, la empresa podría acabar con estos errores y, por consecuencia, con el fraude interno.
2. ¿Por qué digitalizar la gestión de gastos?
La gestión de los gastos es una de las tareas con la que los departamentos financieros deben lidiar, prácticamente, a diario y como pasa con casi todas las tareas, estas compuestas por diferentes procesos. Es el caso de la gestión de las cuentas pendientes de pago. Un proceso largo y tedioso si se hace de manera manual.
Este proceso, al igual que muchos otros quitan tiempo productivo a los administrativos, quienes deberían dedicar su jornada laboral a realizar acciones de más valor para la empresa.
Además, con un proceso de gestión manual se pierde control y visibilidad sobre las cuentas, algo que puede remediarse utilizando herramientas tecnológicas que permitan una digitalización de procesos, así como todo el flujo de gastos y permitan a la compañía tener el control de todas sus facturas. Algunas de las razones con más peso para digitalizar la gestión de gastos son las siguientes:
- Más visibilidad: Las herramientas de automatización de procesos permiten mantener la visibilidad sobre los gastos de empresa durante cada etapa del ciclo de gestión, cosa que también proporciona un mayor control sobre las facturas recibidas.
- Aprobación automatizada: Las soluciones cloud de gestión de gastos digitalizan todo el proceso de aprobación, convirtiéndolo en una acción ágil y sencilla. Además, este sistema garantiza que los gastos solicitados cumplen con la política de gastos de la empresa, además de contar con alertas personalizadas para los aprobadores.
3. ¿Cómo ayuda la automatización y digitalización de procesos administrativos a tu empresa?
La mejor forma de evitar que los departamentos de contabilidad y finanzas sigan llevando a cabo tareas y procesos repetitivos y monótonos es, tal y como hemos visto anteriormente, contar con una herramienta innovadora que les permita aumentar su productividad y dedicar sus jornadas a gestiones más rentables para la compañía.
Estas herramientas innovadoras permiten a las compañías implantar un sistema de automatización y digitalización de procesos administrativos para que los empleados no los tengan que seguir realizando manualmente, entre ellos, la gestión de facturas de empresa o la creación y supervisión de las notas de gasto.
La automatización y digitalización de procesos administrativos conlleva una gran lista de ventajas, muchas de las cuales ya hemos visto, como el ahorro de tiempo o la reducción del fraude interno, además de ofrecer un análisis completo de la información, ya que permite a la compañía contar con las herramientas necesarias para analizar los datos al detalle y, así, aplicar las mejoras que se crean convenientes.
4. Herramientas para la digitalización de procesos
A lo largo de este artículo hemos visto como el proceso de gestionar los procesos de manera manual, ya no solo en el departamento financiero, sino en toda la empresa, es una tarea que consume muchos recursos pero que de por sí no aporta ningún valor real a la empresa.
Por ese motivo, muchas compañías están optando por herramientas tecnológicas que les permitan implantar un sistema de automatización y digitalización de proceso y así aumentar su eficiencia.
Pero, en el momento en que las empresas deciden dar el paso de obtener una solución de gestión financiera pueden surgir algunas dudas como, por ejemplo, ¿qué funcionalidades debe tener la solución que se implantará?
Para responder a esta pregunta, veremos 4 funcionalidades imprescindibles para que un software de gestión financiera sea competitivo y permita ayudar a las empresas a ser más eficientes. Estas son las siguientes:
- Entrada automática de los datos de las facturas: Es importante eliminar la introducción manual de los datos de la factura, por lo que la solución deberá contar con tecnología de última generación que pueda reconocer los datos de la documentación.
- Una App móvil intuitiva: Esta solución debe de tener en cuenta la movilidad de los empleados y asegurar que estos puedan reportar sus gastos incluso cuando no estén trabajando desde la oficina. Por lo tanto, será esencial que la solución tenga una App a la que se pueda acceder desde cualquier Smartphone y que permita a los trabajadores hacer el reporte de gastos de la manera más sencilla posible.
- Integración con otras soluciones de la empresa: Antes de elegir una herramienta de notas de gastos es importante comprobar que se pueda integrar con las demás soluciones que ya tenga la empresa.
- Digitalización certificada de documentos: Una solución paperless permitirá al usuario deshacerse de las facturas y tiques en papel para siempre. Pero, eso sí, hay que asegurarse de que la solución esté homologada por la Agencia Tributaria.
Soluciones como Tickelia permiten llevar a cabo la gestión íntegra de los gastos desde una única plataforma enlazada con el sistema de gestión empresarial o ERP de la empresa, ya que es 100% integrable con otros softwares de gestión empresarial como softwares de nóminas y RR.HH. o agencias de viajes, entre muchos otros.
Esta solución gestiona íntegramente el flujo de la compañía como la aprobación, el control de políticas de gasto, la gestión de anticipos y viajes, hasta el pago y contabilización automática.
Tickelia cuenta con tecnología OCR+ICR que permite capturar hasta 18 campos del gasto de la factura del gasto con la mayor fiabilidad del mercado independientemente del idioma y el país. Esta tecnología permite que Tickelia sea una solución homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel.
De este modo, Tickelia permite implantar una política paperless, prescindiendo del papel, de las tareas manuales, de las pérdidas de tiempo y de los posibles fraudes.
Además, Tickelia es una solución cloud, un factor a tener en cuenta pues ofrece varias ventajas como la despreocupación del mantenimiento o actualizaciones, pero a su vez disponer de la más alta seguridad de la información, entre muchas otras.
