Um guia básico para a digitalização dos processos financeiros da sua empresa

Nos últimos anos, os conceitos de automação e digitalização de processos têm adquirido um papel muito importante na maioria das empresas. Apesar disto, existe ainda uma falta de conhecimento sobre os aspectos mais essenciais com os quais uma empresa pode implementar um sistema digital e automatizado nos seus processos internos. No artigo seguinte, vamos focar-nos na digitalização da gestão financeira.

1. Porquê optar pela automatização e digitalização dos processos financeiros?

Hoje em dia, os departamentos de contabilidade e finanças perdem tempo em tarefas básicas e processos manuais repetitivos. Por esta razão, as empresas estão a optar por ferramentas que automatizam totalmente o processo de gestão de despesas, para que os seus empregados possam dedicar o seu tempo a acções mais urgentes ou que tragam mais valor para a empresa.

1.1 3 razões para optar pela automatização de processos

Há muitas razões para implementar a automatização e digitalização de processos, mas se tivéssemos de escolher apenas algumas, estas seriam as três mais importantes:

• Diminuir a margem de erro: De acordo com um estudo realizado pela empresa de comunicação social americana CIO, cerca de 80% das notas de despesa digitadas manualmente num documento Excel contêm erros e lacunas na informação. Ter uma solução que automatize este processo evitaria que o departamento de contabilidade tivesse de lidar com estas complicações.

• Poupe tempo: Tarefas manuais como a recolha de facturas, lançamento e arquivo podem ser demoradas para o pessoal administrativo, por isso optar por uma ferramenta que implemente um processo de contabilidade automatizado e digitalizado pode ser uma grande poupança de tempo para os funcionários.

• Reduzir a fraude interna: Uma vez que a digitação manual de relatórios de despesas é um método com uma elevada margem de erro, ao automatizar os processos de gestão das notas de despesas, a empresa poderia pôr fim a estes erros e, consequentemente, à fraude interna.

2. Porquê digitalizar a gestão das despesas?

A gestão de despesas é uma das tarefas que os departamentos financeiros têm de enfrentar quase diariamente e, como acontece com quase todas as tarefas, é composta por diferentes processos. Este é o caso da gestão de contas a pagar. Um processo longo e enfadonho se feito manualmente.

Este processo, como muitos outros, retira tempo produtivo ao pessoal administrativo, que deveria passar o seu dia de trabalho a fazer um trabalho mais valioso para a empresa.

Além disso, com um processo de gestão manual, perde-se o controlo e a visibilidade sobre as contas, algo que pode ser remediado utilizando ferramentas tecnológicas que permitem uma digitalização dos processos, bem como todo o fluxo de despesas e permitem à empresa ter o controlo de todas as suas facturas. Algumas das razões mais convincentes para digitalizar a gestão das despesas são as seguintes:

• Aumento da visibilidade: As ferramentas de automação de processos permitem a visibilidade dos gastos do negócio em todas as fases do ciclo de gestão dos gastos, o que também proporciona um maior controlo sobre as facturas recebidas.

• Aprovação automatizada: As soluções de gestão de despesas baseadas na nuvem digitalizam todo o processo de aprovação, tornando-o uma acção simplificada e simples. Além disso, este sistema assegura que as despesas solicitadas cumpram com a política de despesas da empresa, bem como ter alertas personalizados para os aprovadores.

3. Como é que a automatização e digitalização dos processos administrativos ajuda a sua empresa?

A melhor maneira de evitar que os departamentos de contabilidade e finanças continuem a realizar tarefas e processos repetitivos e monótonos é, como vimos acima, ter uma ferramenta inovadora que lhes permita aumentar a sua produtividade e dedicar os seus dias a tarefas mais rentáveis para a empresa.

Estas ferramentas inovadoras permitem às empresas implementar um sistema de automatização e digitalização dos processos administrativos para que os empregados não tenham de os realizar manualmente, incluindo a gestão das facturas das empresas ou a criação e supervisão das notas de despesa.

A automatização e digitalização dos processos administrativos traz consigo uma longa lista de vantagens, muitas das quais já vimos, tais como poupar tempo ou reduzir a fraude interna, bem como oferecer uma análise completa da informação, uma vez que fornece à empresa as ferramentas necessárias para analisar os dados em detalhe e assim aplicar as melhorias que considerar apropriadas.

4. Ferramentas para a digitalização de processos

Ao longo deste artigo vimos como o processo de gestão manual de processos, não só no departamento financeiro mas em toda a empresa, é uma tarefa que consome muitos recursos mas que em si não traz nenhum valor real para a empresa.

Por esta razão, muitas empresas estão a optar por ferramentas tecnológicas que lhes permitem implementar um sistema de automatização e digitalização de processos e assim aumentar a sua eficiência.

Contudo, quando as empresas decidem dar o passo de obter uma solução de gestão financeira, podem surgir algumas dúvidas, tais como, por exemplo,quais as funcionalidades que a solução a implementar deve ter?

Para responder a esta pergunta, vamos analisar 4 funcionalidades essenciais para que um software de gestão financeira seja competitivo e ajude as empresas a serem mais eficientes. Estes são os seguintes:

• Introdução automática de dados de facturação: É importante eliminar a introdução manual de dados de facturação, por isso a solução deve ter tecnologia de ponta que possa reconhecer os dados na documentação.

• Uma aplicação móvel intuitiva: Esta solução deve ter em conta a mobilidade dos empregados e assegurar que eles possam reportar as suas despesas mesmo quando não estão a trabalhar a partir do escritório. Portanto, será essencial que a solução tenha uma aplicação que possa ser acedida a partir de qualquer smartphone e que permita aos empregados reportar despesas tão facilmente quanto possível.

• Integração com outras soluções da empresa: Antes de escolher uma ferramenta de relatório de despesas, é importante verificar se ela pode ser integrada com outras soluções que a empresa já possui.

• Digitalização certificada de documentos: Uma solução sem papel permitirá ao utilizador ver-se livre de facturas e recibos em papel para sempre. No entanto, é importante certificar-se de que a solução é aprovada pelo fisco.

Soluções tais como Tickelia permitir a gestão completa das despesas a partir de uma única plataforma ligada ao sistema de gestão empresarial ou ERP da empresa, uma vez que é 100% integrável com outros softwares de gestão empresarial, tais como software de salários e de RH ou agências de viagens, entre muitos outros.

Esta solução gere totalmente o fluxo de trabalho da empresa, tais como aprovação, controlo das políticas de gastos, gestão de adiantamentos e viagens, e pagamento automático e contabilidade.

Tickelia possui a tecnologia OCR+ICR que permite que até 18 campos da factura de despesas sejam capturados com a mais alta fiabilidade no mercado, independentemente da língua e do país. Esta tecnologia permite que a Tickelia seja uma solução aprovada pela Agência Fiscal de vários países para que as despesas reportadas tenham a mesma validade legal que o original em papel.

Desta forma, a Tickelia torna possível implementar uma política sem papel, dispensando papel, tarefas manuais, perda de tempo e possíveis fraudes.

Além disso, a Tickelia é uma solução de nuvem um factor a ter em conta, pois oferece várias vantagens tais como não ter de se preocupar com manutenção ou actualizações, mas ao mesmo tempo ter a maior segurança de informação, entre muitas outras.