O departamento financeiro é sem dúvida um dos pilares mais importantes dentro de uma empresa. Quer seja uma PME ou uma grande empresa, este departamento é essencial para a sobrevivência de qualquer empresa, mas como é que o futuro afectará os departamentos financeiros, que processos devem ser redefinidos? Falaremos de tudo isto neste artigo, onde lhe daremos as chaves para adaptar os departamentos financeiros para os empregos do futuro.
Tabela de conteúdos
1. Como é que funciona o departamento financeiro?
O progresso tecnológico é uma realidade. Os processos estão a tornar-se cada vez mais digitalizados e estão constantemente a sofrer alterações. Quer na nossa vida diária quer nos nossos locais de trabalho, vemos novas tecnologias a serem implementadas diariamente que nos ajudam a optimizar o nosso tempo e a ser mais eficientes.
Apesar disto, ainda existem tarefas que requerem a mais alta precisão e embora a tecnologia tenha provado a sua capacidade de evitar erros, muitas empresas ainda optam por um sistema analógico.
Este sistema pode ter certas desvantagens em certos processos. Alguns destes encontram-se no departamento financeiro, que trabalha com uma das informações mais sensíveis que uma empresa pode ter: dinheiro.
Dependendo da dimensão da empresa, a dimensão do departamento financeiro variará de acordo com a carga de trabalho da empresa, mas o que é certo é que a sua existência será necessária para gerir tudo relacionado com as finanças da empresa. É possível que, se for uma pequena empresa, este departamento seja constituído por apenas uma pessoa e que esta pessoa desempenhe outras funções de natureza mais administrativa. No entanto, a figura do contabilista é necessária.
Consequentemente, quanto maior for a empresa, mais números aparecem dentro do departamento financeiro, tais como o CFO, gestores fiscais, auditores, controladores ou tesoureiros.
As principais funções do departamento financeiro são implementar estratégias baseadas nos orçamentos da empresa, bem como tudo o que esteja relacionado com o pagamento de salários, facturas, etc.
2. Chaves para adaptar o departamento financeiro
Como mencionado acima, os processos estão a sofrer alterações, com o objectivo de os melhorar com novas ferramentas.
Aqui estão algumas chaves para adaptar o departamento financeiro aos procedimentos a serem realizados no futuro.
2.1 Digitalizar e automatizar para poupar tempo
Os conceitos de eficiência e optimização tornaram-se muito importantes na maioria das empresas. Fazer mais em menos tempo e gastar menos recursos é o principal objectivo de qualquer empresa que procure crescer e manter-se competitiva.
Mas para alcançar esta eficiência, não basta optimizar apenas os departamentos conhecidos como produtores, que são os que geram o produto ou serviço que as empresas oferecem aos seus clientes. Para alcançar uma eficiência completa, é necessário optimizar todos os departamentos.
O departamento financeiro é um dos departamentos que tende a ficar para trás, como para muitas empresas, “manter a contabilidade”, como é vulgarmente conhecido, é um processo ao qual se dedica pouco esforço para o optimizar.
Vários estudos indicam que o financiamento é um dos departamentos cujos procedimentos são classificados como ineficientes e incómodos. Estima-se que o número médio de horas gastas no preenchimento de folhas de cálculo exceda duas horas por dia. Hoje em dia, este processo é muito comum em muitas empresas, um processo que pode ser automatizado, conseguindo uma redução considerável no tempo e nos recursos.
Com esta mudança, os membros do departamento financeiro podem passar mais tempo a conceber estratégias, pensando em acções que levarão a uma maior produtividade para a empresa.
2.2 Aposta em novas tecnologias
Outra das chaves para adaptar o departamento financeiro aos futuros procedimentos de trabalho é assumir um forte compromisso com a utilização de novas tecnologias.
Se a isto acrescentarmos as novas formas de trabalho, como o teletrabalho ou o trabalho híbrido, que, na sequência da pandemia, foram introduzidas em muitas empresas, é necessário dispor de ferramentas que permitam que estes sistemas de trabalho sejam realizados remotamente.
Algumas das ferramentas tecnológicas que podem facilitar o trabalho do departamento financeiro são a utilização de software que permite a comunicação virtual com colegas de outros departamentos. Estes programas são conhecidos por permitirem chamadas de vídeo, troca de mensagens, ficheiros, documentos, etc.
Outros tipos de software são aqueles que permitem a gestão do tempo dos empregados. Estes são softwares que permitem a gestão de agendas, reuniões, etc.
Finalmente, a utilização de tecnologia específica é muito importante. O software dedicado aos processos relacionados com o departamento financeiro é uma vantagem competitiva muito importante. Existem soluções que permitem automatizar o controlo das despesas, a regulamentação das contas, a gestão dos pagamentos, etc.
Esta tecnologia permite também que tanto os empregados como os gestores financeiros trabalhem em conjunto, por exemplo, ao comunicar as despesas de viagem, que podem ser digitalizadas, eliminando o registo manual e em papel.
2.3 Modernização dos métodos de remuneração
O que sempre funcionou, não implica que seja o mais eficiente. Ser conservador com alguns procedimentos pode evitar erros, mas mudanças controladas também são positivas e podem trazer benefícios para as empresas.
Um dos procedimentos mais comuns no departamento financeiro é o pagamento de salários. Isto é convencionalmente estabelecido como um pagamento mensal que, na maioria dos casos, é normalmente feito durante os últimos dias do mês, embora existam algumas empresas que o fazem durante os primeiros dias do mês seguinte.
A este respeito, podem ser procuradas inovações que permitam uma maior flexibilidade tanto para o empregado como para o gestor financeiro.
Uma das últimas tendências é permitir que o trabalhador tenha o seu salário gerado quando precisar dele. Desta forma, não é necessário esperar até ao final do mês para receber o salário. A ideia é que se um trabalhador gerar uma quantia de salário por cada dia de trabalho, poderá receber essa quantia quando necessitar.
O objectivo destas alternativas é a automatização dos processos de recolha de salários, que muitas empresas continuam actualmente a realizar manualmente e uma a uma para cada trabalhador. Um processo que, dependendo da dimensão da empresa e do número de empregados, requer muito tempo.
2.4 Criação de um sistema de colaboração
Muitas empresas ainda dependem de um sistema de controlo absoluto pelos gestores e chefes de departamento. Este sistema está a tornar-se obsoleto e, cada vez mais, os organogramas das empresas e a tomada de decisões estão a substituir o modelo vertical por um modelo horizontal.
Capacitar os trabalhadores com autonomia e responsabilidade cria um impacto positivo, um sentimento de pertença a uma empresa que valoriza o seu trabalho. Investir em soluções e ferramentas para criar este sistema de colaboração é, portanto, um ponto-chave.
As principais soluções que estão a ser utilizadas dentro do departamento financeiro são aquelas que permitem aos empregados reportar as suas despesas, principalmente ajudas de custo e despesas de viagem. Estas soluções criam uma parceria entre empregado e gestor.
2.5 Abrir o departamento financeiro a toda a empresa
Finalmente, dada a importância do departamento financeiro, é aconselhável abri-lo a toda a empresa. O objectivo é que o departamento financeiro tenha conhecimento de todos os departamentos existentes na empresa.
Este processo é levado a cabo porque o departamento financeiro é responsável pelo controlo dos aspectos económicos de cada departamento, mas em muitas empresas, limitam-se a conhecer apenas os dados necessários para realizar o seu trabalho.
Ao abrir a visão, tem um ponto de vista diferente. É por isso que se recomenda que o CFO esteja presente nos processos decisórios ou criativos dos diferentes departamentos.
3. Tickelia nos departamentos financeiros do futuro
Como vimos ao longo deste artigo, o departamento financeiro é um elemento chave para o desenvolvimento e crescimento de uma empresa. Sem uma boa gestão financeira, é impossível continuar a ser uma empresa competitiva em qualquer sector.
Pudemos também ver algumas das chaves para adaptar os departamentos financeiros aos empregos futuros, que, se seguirem a tendência actual, terão certos aspectos em comum como, por exemplo, a procura de eficiência e a optimização tanto do tempo como dos recursos. Para alcançar estes dois objectivos, estão a ser utilizadas ferramentas tecnológicas para digitalizar e automatizar os processos dos diferentes departamentos.
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