Quando falamos de contabilidade, referimo-nos habitualmente à contabilidade financeira, embora também exista a contabilidade administrativa e a contabilidade de gestão, entre outros tipos. Muitas empresas ainda desconhecem os benefícios que a contabilidade de gestão lhes pode trazer. Se quer saber mais sobre este tipo de contabilidade, continue a ler!
Tabela de conteúdos
1. O que é a contabilidade de gestão?
A contabilidade de gestão, contabilidade gerencial ou contabilidade de gestão é um processo de recolha, análise, interpretação e apresentação de informações financeiras e não financeiras, a fim de tomar decisões e gerir eficazmente uma empresa.
Estes dados podem ser utilizados como uma ferramenta útil para acrescentar valor às informações contabilísticas de uma empresa, desde os níveis de existências, ao controlo de gestão e ao cálculo dos custos dos serviços, actividades e produtos.
O principal objetivo da contabilidade de gestão é fornecer informações úteis e relevantes aos decisores de uma empresa.
1.1 Funções e vantagens da contabilidade de gestão
O estabelecimento de um modelo de contabilidade de gestão trará uma série de vantagens para a nossa empresa, uma vez que nos permitirá conhecer em pormenor os aspectos contabilísticos e financeiros de uma empresa. Isto facilita e acelera a tomada de decisões ao dispor de dados concretos sobre as nossas finanças e permite-nos obter um maior controlo e planificação dos nossos recursos.
No processo de planeamento e controlo, a contabilidade de gestão pode ser de grande ajuda na elaboração do orçamento, fornecendo informações sobre as receitas e despesas que revelam indicadores-chave de desempenho e avaliações de eficiência. Esta pode fornecer uma perspetiva alargada sobre o desempenho dos diferentes departamentos da empresa e proporcionar possíveis melhorias a implementar.
É igualmente aplicável aos centros de custos da empresa. Com a contabilidade de gestão, podemos calcular a rentabilidade tendo em conta outros factores para além dos puramente financeiros, como por exemplo, no caso de vários locais, qual deles é mais rentável ou o retorno gerado por um determinado departamento.
O processo de decisão torna-se também mais fácil, uma vez que os relatórios financeiros e não financeiros permitem analisar o impacto financeiro das nossas decisões e avaliar os riscos envolvidos.
1.2 Principais características da contabilidade de gestão
A contabilidade de gestão é um tipo de contabilidade muito difundido nas empresas a nível mundial, embora seja uma prática incipiente, ou seja, uma prática nova e ainda em fase inicial de aplicação. A contabilidade de gestão, que representa uma mistura operacional entre a contabilidade financeira e a contabilidade analítica, rege-se por estas características principais:
- Este tipo de contabilidade é trabalhado internamente e a sua aplicação não é difundida ou publicitada fora da própria empresa.
- O seu principal objetivo é facilitar a tomada de decisões, tendo em conta a política que define a empresa e cada um dos seus detalhes.
- Estuda e analisa as diferentes estruturas da empresa e avalia a eficiência de cada uma delas em relação à produtividade.
- Estuda detalhadamentevários indicadores, tais como períodos de produção, medição de tempo e recursos empregues, preços, entre outros. Além disso, o estudo dos indicadores não se centra num único departamento, mas engloba vários departamentos da empresa.
Existe um elemento que faz parte da contabilidade de gestão, a contabilidade de custos, que, por sua vez, faz parte da contabilidade analítica.
2. A contabilidade analítica e as principais diferenças em relação à contabilidade de gestão
A contabilidade analítica e a contabilidade de gestão são semelhantes na medida em que ambas identificam, classificam e controlam os custos da empresa para efeitos de análise financeira.
A diferença é que o termo contabilidade de gestão é mais abrangente, pois regista detalhadamente todas as operações financeiras e reporta-se às demonstrações financeiras, extraindo informações úteis que permitem a tomada de decisões estratégicas e uma maior e melhor análise da rentabilidade.
Outra caraterística fundamental da contabilidade de gestão que a contabilidade analítica não possui é a utilização de dados qualitativos, sem se ater estritamente a dados quantitativos. Uma das formas de obter informação qualitativa é a realização de inquéritos.
A contabilidade analítica analisa os custos de produção de bens e serviços da empresa, de uma forma mais limitada do que a contabilidade de gestão, com uma abordagem exclusivamente monetária que incide sobre um período contínuo de tempo, enquanto a contabilidade de gestão permite avaliações e auditorias em períodos específicos, sejam eles semanais, mensais ou anuais.
A contabilidade de gestão permite um conhecimento mais detalhado de cada despesa decorrente de cada atividade, como por exemplo as despesas efectuadas com o meio de transporte numa viagem de negócios, ao contrário da contabilidade analítica, que apenas fornecerá uma contagem agregada, como por exemplo as despesas efectuadas numa viagem de negócios.
Para dar um exemplo, a contabilidade analítica pode especificar apenas as despesas de alojamento, transporte e outras ajudas de custo. A contabilidade de gestão, pelo contrário, vai mais longe e permite uma discriminação muito mais pormenorizada do tipo de despesas: despesas com táxis, transportes públicos, quilómetros percorridos em automóvel, parques de estacionamento, etc.
Esta análise detalhada permite detetar melhorias no investimento de capital e nos recursos, para que, por exemplo, se o transporte privado for um custo muito elevado para a empresa, possa tomar decisões: Chegar a um acordo com a empresa de táxis habitual, promover a utilização de transportes públicos para as deslocações profissionais ou considerar a possibilidade de adquirir veículos da empresa para deslocações curtas ou intra-urbanas.
É de salientar que tanto a contabilidade de gestão como a contabilidade analítica são processos para uso interno, não tendo qualquer aplicação fora do ambiente da empresa. Além disso, são processos complementares que não são obrigatórios, mas as previsões e estimativas derivadas da sua análise podem ser de grande ajuda no planeamento e na tomada de decisões.
Este último conceito é particularmente importante na aplicação da contabilidade de gestão.
Pode também ser de grande utilidade para planear projectos futuros que sejam rentáveis para a organização e, desta forma, promover potenciais novos clientes.
3. Técnicas utilizadas na contabilidade de gestão
Para atingir as metas e os objectivos que a empresa se propõe com a contabilidade de gestão, são aplicadas diferentes técnicas:
- Análise marginal: Processo em que é feita uma avaliação dos lucros face a diferentes tipos de custos, focando-se nos lucros obtidos com os custos de produção mais elevados. Esta técnica aplica o cálculo do ponto de equilíbrio, o ponto económico em que os custos e as receitas de uma empresa estão alinhados e o lucro é zero.
- Análise de restrições: Técnica que monitora as restrições dos lucros em relação à produção da empresa. Permite analisar o fenómeno económico conhecido como estrangulamento e os problemas que o causam, bem como calcular as receitas, os lucros e o fluxo de caixa.
- Orçamento de capital: Análise contabilística para a tomada de decisões em relação às despesas de capital. É efectuado um cálculo do valor atual líquido e da taxa interna de rentabilidade para apoiar a gestão na tomada de decisões relativas ao orçamento.
- Avaliação e cálculo de custos de inventário: Este processo inclui o cálculo dos custos globais e a avaliação dos custos directos, que estão associados ao custo das mercadorias vendidas.
- Análise de tendências e previsão: Esta técnica efectua um estudo das variações dos custos dos produtos. Os relatórios gerados são úteis para identificar padrões invulgares e para identificar e resolver problemas.
4. Utilização do scorecard na contabilidade de gestão
O scorecard e a contabilidade de gestão estão intimamente relacionados, uma vez que ambos são utilizados para medir e monitorizar o desempenho de uma organização a partir de diferentes perspectivas.
O scorecard ou painel de controlo é um instrumento de gestão e de informação empresarial utilizado pela direção de uma empresa para facilitar a tomada de decisões. O scorecard permite estabelecer planos de ação nos diferentes departamentos da empresa. A informação contida no scorecard deve ser clara e concisa e fornecer um contexto global da situação da empresa, pelo que deve conter ferramentas intuitivas, rápidas e fáceis de compreender.
O scorecard, por outro lado, é uma ferramenta visual que utiliza indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como KPI, para medir e monitorizar o desempenho global de uma organização ou de áreas específicas da mesma. O scorecard baseia-se na recolha e análise de dados de várias fontes, incluindo a contabilidade de gestão.
Ao integrar o scorecard na contabilidade de gestão, obtém-se uma visão mais completa e equilibrada do desempenho da organização. Os dados financeiros fornecidos pela contabilidade de gestão são combinados com outros indicadores-chave de desempenho para fornecer uma visão holística da situação atual para a tomada de decisões estratégicas.
Esta ferramenta pode medir métricas financeiras como as receitas, os custos, as margens de lucro ou o retorno do investimento, mas um dos pontos-chave que oferece é a interpretação de indicadores não financeiros, também conhecidos como indicadores qualitativos. Estes indicadores medem a satisfação do cliente, a qualidade do produto ou a produtividade do pessoal, que são fundamentais para a contabilidade de gestão.
4.1 Características do scorecard
O scorecard tem as seguintes características, entre as quais as mais importantes são a grande capacidade de recolha e síntese de dados, com o objetivo principal de melhorar o desempenho da empresa:
- Visualização de dados: O scorecard apresenta os dados de uma forma visual, recorrendo frequentemente a gráficos, quadros, tabelas, diagramas e outros elementos que facilitam a rápida compreensão da informação.
- Indicadores-chave de desempenho(KPIs): Dá prioridade aos indicadores mais relevantes e representativos do desempenho de uma organização ou de um processo. Os KPI’s variam consoante o contexto, mas estão normalmente relacionados com áreas como vendas, produção, finanças, qualidade, serviço ao cliente, entre outras.
- Consolidação de dados: Reúne informação de diferentes fontes de dados, como sistemas de gestão, bases de dados, folhas de cálculo, etc. Esta consolidação permite uma visão abrangente e actualizada dos dados relevantes.
- Interatividade: Um bom dashboard oferece a possibilidade de interagir com os dados, permitindo-lhe explorar diferentes perspectivas, filtrar informação, efetuar análises mais detalhadas e obter respostas a questões específicas.
- Atualização imediata: Em muitos casos, o dashboard é atualizado automaticamente em tempo real ou com uma frequência predefinida, permitindo-lhe obter informações actualizadas para a tomada de decisões.
- Personalização: O dashboard deve ser adaptável às necessidades e preferências dos utilizadores. Permite personalizar a visualização, adicionar ou remover indicadores e ajustar os parâmetros de análise de acordo com requisitos específicos.
- Acessibilidade: Para aumentar a eficiência, deve ser acessível aos utilizadores, seja através de aplicações Web, dispositivos móveis ou outros meios, para que possam aceder à informação a qualquer momento e em qualquer lugar.
- Orientação estratégica: O scorecard centra-se em aspectos-chave para a tomada de decisões estratégicas. Fornece uma visão abrangente e de alto nível do desempenho, permitindo-lhe identificar áreas de melhoria, tendências e padrões significativos.
5. Otimizar o processo contabilístico com as ferramentas certas
A contabilidade de gestão permite conhecer mais detal hadamente as despesas efectuadas num determinado período, até mesmo analisar os custos desagregados numa viagem da empresa, entre muitas outras vantagens. Este conjunto de acções implementadas na empresa tem um objetivo fundamental: aumentar as receitas e a rentabilidade.
Com a utilização de ferramentas digitais como o Tickelia, para além da otimização dos recursos e da gestão eficiente das despesas da empresa, é possível reduzir a carga de trabalho do departamento de contabilidade, uma vez que com esta solução o reporte e a aprovação das despesas são processados diretamente.
Uma vez ultrapassada a fase de aprovação, segue-se a fase de liquidação. O Tickelia oferece uma gestão financeira completa e um processo automático de liquidação e contabil ização através dos sistemas ERP das empresas, como o Sage, Oracle ou SAP.
Para além disso, oferece também a possibilidade de obter uma análise detalhada dos custos das viagens da empresa, bem como a geração de relatórios que fornecem dados essenciais sobre a liquidez e a situação financeira de uma empresa. Com todas estas vantagens, a tomada de decisões estratégicas torna-se mais eficaz.
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