No mundo empresarial, as faturas desempenham um papel central na documentação das operações financeiras, refletindo a natureza das transações e as obrigações fiscais. Uma compreensão sólida dos diversos tipos de faturas que existem é fundamental para empresas de todos os tamanhos, garantindo conformidade legal e uma gestão financeira eficaz. Continue a ler para saber tudo sobre tipos de faturas.
Tabela de conteúdos
1. O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento comercial que regista uma transação de compra ou venda de bens ou serviços entre um vendedor (fornecedor) e um comprador (cliente). Este documento detalha os itens ou serviços fornecidos, os preços, as quantidades, os impostos aplicáveis, os termos de pagamento e outras informações relevantes. A fatura é uma prova legal da transação e serve como um registo contábil essencial para ambas as partes envolvidas.
A fatura desempenha vários papéis importantes:
- Registo de transação: Ela documenta a natureza e os detalhes da transação, ajudando a evitar mal-entendidos ou disputas futuras entre as partes.
- Prova de compra/venda: A fatura serve como prova de que um produto foi adquirido ou um serviço foi fornecido, o que pode ser importante para questões de garantia, devoluções ou outras situações pós-venda.
- Contabilidade e regulamentação: A fatura é um elemento essencial na contabilidade das empresas, auxiliando no cálculo de impostos, no controle de estoque e nas obrigações fiscais.
- Reclamações e garantias: Se houver problemas com os produtos ou serviços, a fatura pode ser usada como referência para iniciar reclamações ou acionar garantias.
- Comprovação para deduções fiscais: Tanto empresas como indivíduos podem usar faturas para comprovar despesas e solicitar deduções fiscais legais, quando aplicáveis.
- Registo de pagamento: Para o vendedor, a fatura também pode ser usada como um registro de pagamentos pendentes e liquidação de contas.
- Rastreamento financeiro: A fatura ajuda a rastrear as transações financeiras e monitorar o fluxo de dinheiro entre as partes.
Em muitos países, incluindo Portugal, a emissão e a receção de faturas estão sujeitas a regulamentações fiscais específicas, para garantir que as transações sejam devidamente tributadas e documentadas. Portanto, é fundamental que as faturas sejam emitidas de acordo com as normas e requisitos legais aplicáveis.
2. Tipos de faturas em Portugal
Em Portugal, é um requisito legal emitir uma fatura sempre que ocorre uma aquisição de bens ou serviços. Mesmo se o consumidor não pedir explicitamente, o vendedor ou prestador é obrigado a emitir a fatura.
Todas as faturas, independentemente se são emitidas por indivíduos ou empresas envolvidas em transações sujeitas ao IVA, precisam ser comunicadas à Autoridade Tributária (AT), conforme a legislação vigente.
Existem vários tipos de faturas que podem ser emitidas, dependendo da natureza da transação e das atividades comerciais. Alguns dos tipos de faturas mais comuns incluem:
- Fatura normal: É a mais comum, utilizada para a maioria das transações comerciais. Inclui informações detalhadas sobre o vendedor, o comprador, os produtos/serviços fornecidos, os preços, impostos e outros detalhes relevantes.
- Fatura simplificada: Usada para transações de menor valor e para situações específicas, como vendas a retalho. Contém menos detalhes do que uma fatura normal.
- Fatura-recibo: Combinação de fatura e recibo de pagamento. Pode ser usada quando o pagamento é feito no momento da emissão da fatura.
- Fatura de adiantamento: Emitida quando é feito um adiantamento para garantir a prestação de serviços ou entrega de produtos no futuro.
- Fatura de autoconsumo: Usada quando bens ou serviços são utilizados pelo próprio fornecedor ou para fins pessoais, em vez de serem vendidos.
- Fatura de exportação: Emitida em transações comerciais de exportação de bens ou serviços para países estrangeiros.
- Fatura de recibo verde: Usada em transações com trabalhadores independentes ou prestadores de serviços.
- Fatura proforma: Emitida antes do fornecimento efetivo de bens ou serviços, muitas vezes usada para fins de orçamento ou pré-pagamento.
- Fatura retificativa: Emitida para corrigir erros em faturas anteriores, seja em termos de detalhes incorretos ou montantes errados.
- Fatura eletrónica: É uma versão digital de qualquer um dos tipos de faturas mencionados acima, que é gerada, transmitida e armazenada eletronicamente.
É importante notar que os requisitos e as especificações para cada tipo de faturas podem variar com base nas regulamentações fiscais e nas leis em vigor em Portugal. Consulte as autoridades fiscais ou um profissional de contabilidade para garantir o cumprimento adequado das obrigações fiscais ao emitir faturas.
3. O que é a fatura eletrónica
A fatura eletrónica em Portugal é uma versão digital das tradicionais faturas em papel, que são emitidas, transmitidas e armazenadas eletronicamente. Este documento é reconhecido legalmente e tem os mesmos efeitos fiscais e comerciais que as faturas em papel.
Diferentemente de apenas digitalizar uma fatura manual, a faturação eletrónica requer a utilização dum software de faturação certificado. Além disso, a fatura deve ser enviada diretamente pelo sistema do emissor para o sistema do comprador.
Em Portugal, a fatura eletrónica é obrigatória em contratos públicos e para entidades públicas.
A adoção da fatura eletrónica em Portugal visa modernizar e agilizar os processos comerciais e administrativos, reduzindo a burocracia e o uso de papel. A fatura eletrónica em Portugal está sujeita a regulamentações específicas, definidas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que transpôs a Diretiva Europeia 2014/55/EU sobre faturação eletrónica nos contratos públicos. Aqui estão alguns pontos-chave sobre a fatura eletrónica em Portugal:
- Formato eletrónico: As faturas eletrónicas devem ser geradas em formato eletrónico estruturado, como o formato XML, para que possam ser processadas automaticamente pelos sistemas de faturação e contabilidade.
- Assinatura eletrónica e certificação: As faturas eletrónicas devem ser assinadas eletronicamente usando um certificado digital qualificado, que garante a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade do documento.
- Transmissão eletrónica: As faturas eletrónicas podem ser transmitidas através de diferentes meios eletrónicos, como EDI (Intercâmbio Eletrónico de Dados), plataformas eletrónicas de faturação ou por e-mail.
- Arquivo eletrónico: Tanto o emitente como o recetor da fatura devem manter uma cópia eletrónica das faturas por um período definido por lei (geralmente, 10 anos).
- Simplificação administrativa: A fatura eletrónica visa simplificar os processos administrativos, reduzir os custos de impressão e envio de faturas em papel, bem como acelerar os fluxos de trabalho.
- Contratos públicos: A utilização da fatura eletrónica é obrigatória para as transações relacionadas com contratos públicos em Portugal.
- Adoção progressiva: A adoção da fatura eletrónica pode variar dependendo do tipo de empresa, setor e transações. Muitas empresas já adotaram a fatura eletrónica, enquanto outras estão em processo de transição.
É importante que as empresas estejam familiarizadas com as regulamentações e os padrões de faturação eletrónica em Portugal para garantir a conformidade legal ao emitir e receber faturas eletrónicas.
4. Automatizar a gestão de despesas e viagens
Processar centenas de faturas anualmente é uma tarefa crucial para todas as empresas, que consome horas de trabalho burocrático. Garantir a precisão e a conformidade legal é fundamental para a operação eficaz da companhia. Contudo, gerir e contabilizar todas essas faturas pode rapidamente tornar-se um desafio.
É aqui que entram soluções como a Tickelia, que automatiza e digitaliza o processo de gestão das faturas de maneira simples e eficiente. Basta capturar uma imagem da fatura e o software, por meio da Inteligência Artificial lê e extrai automaticamente todas as informações relevantes da mesma.
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